አቤቱታ፣ ይፋዊ የመልእክት ልውውጥ እና አስተዳደራዊ ጽሑፎች፡ ከረቂቅ እስከ ማጽደቅ

ትርፍ፡

• ጥያቄውን እና የቆይታ ጊዜውን ከመጪው አቤቱታ ያወጣል እና ከ AI ጋር መደበኛ ትክክለኛ የምላሽ ረቂቅ ያወጣል።
• ተመሳሳዩን ይዘት ለተለያዩ ኢንተርሎኩተሮች እንደ ንዑስ ክፍሎች፣ ዜጎች እና ከፍተኛ ባለስልጣኖች በተገቢው ዘይቤ ያስተካክላል እና የይዘቱን ታማኝነት ይጠብቃል።
• መደበኛ የደብዳቤ ፎርማት ደንቦችን ይፈትሻል እና AI ሲቀልል የሚጥላቸውን ማናቸውንም ሁኔታዎች ወይም ልዩ ሁኔታዎችን ይይዛል።

የሕዝብ አስተዳደር ቋንቋ እየጻፈ ነው። ገቢ አቤቱታ፣ ወጪ ምላሽ፣ ፈቃድ፣ ማጽደቅ፣ ቃለ ጉባኤ፣ የሽፋን ደብዳቤ፣ ማስታወቂያ፣ ሰርኩላር፣ የውስጥ ደብዳቤ... የሕዝብ ባለሥልጣኖች ቀን ጉልህ ክፍል ጽሑፎችን በማንበብ እና በማዘጋጀት ያሳልፋሉ። እነዚህ ጽሑፎች ሁለቱም ህጋዊ እሴት እና ጥብቅ ቅፅ አላቸው፡ ኦፊሴላዊ የደብዳቤ ልውውጥ (በህዝባዊ ተቋማት እና በዜጎች መካከል ያለው ግንኙነት በተወሰኑ የአሰራር እና መደበኛ ህጎች መሰረት በቱርኪዬ ውስጥ "በኦፊሴላዊ የመልእክት ልውውጥ ላይ የሚተገበሩ የአሰራር ሂደቶች እና መርሆዎች" በቱርክ ውስጥ የተደነገገው) የተወሰነ ርዕስ ፣ ቁጥር ፣ ቀን ፣ አድራሻ ፣ ርዕሰ ጉዳይ ፣ ፍላጎት እና የፊርማ አካላትን ይፈልጋል ። እዚህ AI ይህን ተደጋጋሚ የቅጥ ስራ እና የመጀመሪያውን ረቂቅ በመውሰድ ጊዜዎን ይቆጥባል; ነገር ግን ህጋዊ ይዘት፣ ማረጋገጫ እና የጽሑፉ የመጨረሻ እትም የእርስዎ ኃላፊነት ነው።

በዚህ ክፍል ውስጥ አጠቃላይ የደብዳቤ ልውውጥን ከ AI ጋር እንዴት ማፋጠን እንደሚቻል ፣የመጣ አቤቱታን ከመረዳት እስከ የምላሽ ደብዳቤ ረቂቅ ፣የኦፊሴላዊውን ቅርጸት ወደ ቋንቋ እና ዘይቤ መከበራቸውን ከመፈተሽ ፣የግል መረጃን ከማፅዳት እስከ መጨረሻው ንባብ ከመጽደቁ በፊት ያያሉ።

የገቢ ጽሑፍን መረዳት፡ ማጠቃለያ እና የፍላጎት ማውጣት

ረዥም እና የተዘበራረቀ አቤቱታ ሲመጣ በመጀመሪያ ማድረግ ያለብዎት ዜጋ የሚፈልገውን በግልፅ መረዳት ነው። ብዙውን ጊዜ ዜጎች ችግራቸውን በሚገልጹበት ጊዜ ትክክለኛውን ፍላጎት በጽሁፉ መካከል ይቀብሩታል; አንዳንድ ጊዜ ብዙ ጥያቄዎች አሉ። AI እዚህ ኃይለኛ ነው፡ ጽሑፉን ያጠቃልላል፣ ጥያቄዎቹን በጥይት ይመታል፣ የትኛውን ክፍል እንደሚመለከት ይጠቁማል፣ እና ካለም የጎደለውን መረጃ ያሳያል።

ነገር ግን ይጠንቀቁ፡ AI አንዳንድ ጊዜ በጽሁፉ ውስጥ የሌለን ጥያቄ "ማሟላት" ወይም ጥያቄን መዝለል ይችላል። ስለዚህ ሁልጊዜ የወጣውን የጥያቄዎች ዝርዝር ከመጀመሪያው አቤቱታ ጋር ያወዳድሩ።

ጠቃሚ ምክር: ማጠቃለያ ሲጠይቁ, AI ን ለህጉ ይጠይቁ "በጽሁፉ ውስጥ በግልጽ የተፃፉ ጥያቄዎችን ብቻ ያስወግዱ, ማጣቀሻዎችን አያድርጉ, የሌሉ ጥያቄዎችን ይጨምሩ." በዚህ መንገድ የተፈጠሩ የይገባኛል ጥያቄዎችን አደጋ ይቀንሳሉ.

የመልሱ ጽሑፍ ረቂቅ፡ ቅጽ + ይዘት

የምላሽ አጻጻፍ ሁለት ንብርብሮችን ያቀፈ ነው፡- ቅጽ (ርዕስ አካላት፣ አድራሻ፣ ፍላጎት፣ ቋንቋ፣ መዝጊያ) እና ይዘት (ለጥያቄው ህጋዊ እና አስተዳደራዊ ምላሽ)። AI ቅጹን በትክክል ማምረት ይችላል ምክንያቱም ይህ ንድፍ ግልጽ ነው. እንዲሁም ይዘቱን እንደ ረቂቅ ይሠራል; ነገር ግን በይዘቱ ውስጥ ያለው እያንዳንዱ ህጋዊ መሰረት - ህግ፣ ደንብ፣ ቀነ ገደብ፣ ክፍያ - ማረጋገጫ ያስፈልገዋል (አሃዶች 1 እና 4 ይመልከቱ)። AI ሙሉ በሙሉ በመተማመን እንደ ቅርጸት ጀነሬተር እና በረቂቅ እና አረጋግጥ ሁነታ እንደ ይዘት አዘጋጅ ይጠቀሙ።

የደብዳቤ ልውውጥ ደረጃ በደረጃ

1. የመጪውን ጽሑፍ ጠቅለል አድርገው ጥያቄውን ያውጡ (መሰራት የተከለከለ ነው፣ ምንጩ ታማኝ ነው)።
2. አግባብነት ያላቸውን ህጎች እና የውስጥ አሰራርን መለየት (ለመረጋገጥ).
3. ረቂቅ መልስ ያዘጋጁ (መደበኛ ቅርጸት + ግልጽ ግን መደበኛ ቋንቋ)።
4. የግል ውሂብን እና ሚስጥራዊ መረጃን ያረጋግጡ (አላስፈላጊ ውሂብ በመጻፍ)።
5. የቅርጸቱን እና የቋንቋ ማረጋገጫ ዝርዝሩን (አድራሻ, ፍላጎት, ቀን, ፊርማ ቦታ) ይከተሉ.
6. የሕግ አውድ አረጋግጥ እና ምክንያታዊነት ግልጽ አድርግ።
7. ለማጽደቅ ለተቆጣጣሪው ያቅርቡ; ከተፈቀደ በኋላ አሳውቅ።

ሶስት ጥቃቅን ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የሥራ ጫና ቀንሷል. በአንድ የክልል ዳይሬክቶሬት ውስጥ ያለ የመንግስት ሰራተኛ በቀን በአማካይ 22 የምላሽ ደብዳቤዎችን እያዘጋጀ ነበር; እያንዳንዳቸው ~ 25 ደቂቃዎች ቆዩ. ቅርጸቱን እና የመጀመሪያውን ረቂቅ ለ AI በመስጠት እና በይዘት እና በማረጋገጫ ላይ ብቻ በማተኮር የአንድ ልጥፍ ጊዜ ወደ 9 ደቂቃዎች ቀንሷል ። ባለሥልጣኑ ያስቀመጠውን ጊዜ በመጠባበቅ ላይ ባሉት የተቃውሞ ሰነዶች ላይ አሳለፈ።

ጉዳይ 2 - የተዘለለ ጥያቄ ተያዘ። በረጅም አቤቱታ ውስጥ, ዜጋው ሁለቱንም የዞን ክፍፍል ሁኔታ እና የክፍያ ተመላሽ ጠየቀ. መጀመሪያ ላይ ባለሥልጣኑ ለዞን ክፍፍል ጥያቄ ብቻ ምላሽ ይሰጣል; በ YZ የቀረቡት የጥያቄዎች ዝርዝር ሁለተኛውን ጥያቄ ሲያሳይ ሁለቱም በአንድ ደብዳቤ ምላሽ ተሰጥቷቸዋል, እናም ዜጋው ለሁለተኛ ጊዜ ማመልከት የለበትም.

ጉዳይ 3 - የግላዊነት ስህተት ተወግዷል። በምላሽ ረቂቅ ውስጥ፣ AI ሳያስፈልግ የሶስተኛ ወገን የጤና መረጃን በፋይሉ ውስጥ አካቷል። በቅድመ-ማፅደቂያ ፍተሻ ወቅት ታይቷል እና ተወግዷል። ትምህርት፡ ረቂቁ የማይመለከተውን የግል መረጃ ሊይዝ ይችላል። ከመፅደቁ በፊት የውሂብ ማጽዳት ግዴታ ነው።

አራት ሊገለበጡ የሚችሉ አብነቶች

1) አቤቱታ ማጠቃለያ እና የይገባኛል ጥያቄ ማውጣት፡

የእርስዎ ሚና፡ የኤዲቶሪያል ስፔሻሊስት። አቤቱታውን ከዚህ በታች ያካሂዱ፡ (1) 3-4 ዓረፍተ ነገር ማጠቃለያ፣ (2) ንጥል በንጥል ይዘርዝሩ በጽሁፉ ውስጥ በግልፅ የተፃፉትን ጥያቄዎች ብቻ (ማጣቀሻ አታድርጉ፣ ጥያቄ አትጨምሩ)፣ (3) የትኛውን አሃድ/ህግ እንደሚመለከት ይጠቁሙ (መረጋገጥ አለበት)፣ (4) የጎደለ/ግልጽ ያልሆነ መረጃ ካለ ምልክት ያድርጉ። አቤቱታ፡ [ጽሑፍ ለጥፍ]

2) የምላሽ ረቂቅ (ኦፊሴላዊ ቅጽ)

የእርስዎ ሚና፡ ይፋዊ የደብዳቤ ባለሙያ። በመደበኛ የደብዳቤ ልውውጥ ዘይቤ መሠረት ለሚከተለው ጥያቄ DRAFT ምላሽ ይስጡ-ፍላጎት ፣ ርዕሰ ጉዳይ ፣ አካል (ጥያቄ - መሠረት - መደምደሚያ) ፣ መዝጋት። ቋንቋውን መደበኛ ግን ቀላል ያድርጉት። ከእያንዳንዱ ህጋዊ መሰረት ቀጥሎ "[መረጋገጥ ያለበት]" ይፃፉ። ትክክለኛውን የግል ውሂብ ይፃፉ፣ በ[PERSON]/[IDENTITY] ይተኩ። ጥያቄ፡ [ማጠቃለያ] አውድ፡ [የውስጥ አሰራር/የህግ አውጭ ማስታወሻ]

3) ቅርጸት እና የቋንቋ ቁጥጥር;

ከዚህ በታች ያለውን የኦፊሴላዊውን ደብዳቤ ረቂቅ ይመልከቱ እና ዝርዝር ያቅርቡ፡ (1) የጎደሉ የቅርጸት ክፍሎች (ፍላጎት፣ ርዕሰ ጉዳይ፣ ቀን/ቁጥር ቦታ፣ ፊርማ)፣ (2) ከኦፊሴላዊ ቋንቋ ጋር የሚቃረኑ አባባሎች፣ (3) አሻሚ/ተቃራኒ ዓረፍተ ነገሮች፣ (4) አላስፈላጊ የግል መረጃዎች። ጽሑፉን እንደገና አይጻፉ, የእርምቶችን ዝርዝር ብቻ ይስጡ. ረቂቅ፡ [ጽሑፍ]

4) ድምጽን ማለስለስ (አሉታዊ መልስ)

የሚከተለውን እምቢታ/አሉታዊ ምላሽ በአክብሮት እና ገላጭ በሆነ ቋንቋ ህጋዊ ይዘቱን እና ፍትሃዊነቱን ሳይቀይሩ ይፃፉ። የመቃወም መብትዎን እና የሚቆይበትን ጊዜ ከማስታወሻው ጋር ይግለጹ። ጽሑፍ፡ [አሉታዊ ምላሽ ረቂቅ]

ደካማ ጥያቄ / ጠንካራ ጥያቄ

ደካማ፡ "ለዚህ አቤቱታ መልስ"

ጉቺሉ፡ " ሚናው ይፋዊ የደብዳቤ ኤክስፐርት ነው። በመጀመሪያ ጥያቄዎቹን በጥያቄው ውስጥ በንጥል ያቅርቡ። ከዚያም በኦፊሴላዊው የደብዳቤ ፎርማት መሰረት ረቂቅ ምላሽ ያቅርቡ፤ የፍላጎት ርዕሰ-ጉዳይ-የሰውነት መዝጊያ መዋቅርን ያቋቁሙ፣ ቋንቋውን መደበኛ ነገር ግን ቀላል ያድርጉት። ከእያንዳንዱ ህጋዊ መሠረት ቀጥሎ 'ለመረጋገጥ]' ይጨምሩ [የመረጋገጡን]" ከእያንዳንዱ ህጋዊ መሠረት በመቀጠል መታወቂያውን በመጨረስ ላይ። የበላይ ናቸው." "ከማስገባትህ በፊት ማጣራት ያለብኝን 5 ነገሮች ዘርዝር።"

ልዩነት፡ ኃይለኛ የፈጣን ሰንሰለቶች ወደ ነጠላ ፍሰት መረጃን፣ ቅርጸትን፣ ማረጋገጫን፣ ግላዊነትን እና የማረጋገጫ ቁጥጥርን ይጠይቃሉ። ውጤቱ በቀጥታ ሊስተካከል የሚችል ረቂቅ ነው።

በየትኛው የደብዳቤ ንግድ ውስጥ AI ምን ያህል አስተማማኝ ነው?

ንግድ

AI እምነት

ማስታወሻ

መደበኛ ቅጽ (አሳስብ፣ ርዕስ፣ መዝጊያ)

ከፍተኛ

ንድፉ ግልጽ ነው።

ቋንቋን ማቃለል/ድምፅ

ከፍተኛ

ይዘት መቀየር የለበትም

የፍላጎት ግምት

መካከለኛ

ከመጀመሪያው ጽሑፍ ጋር አወዳድር

የሕግ መሠረት / ቆይታ / ክፍያ

ዝቅተኛ

በይፋ ምንጭ መረጋገጥ አለበት።

ጽድቅ እና አድናቆት

ዝቅተኛ

የሰው ሃላፊነት

ቅጥ፣ መደበኛነት እና የአድራሻ ተቀባይ ቅንብር

በኦፊሴላዊው የደብዳቤ ልውውጥ፣ በአድራሻው እና በዓላማው ላይ በመመስረት ተመሳሳይ መረጃ በተለያዩ ቅጦች ይፃፋል። ለአንድ ዜጋ የተጻፈው ውድቅ የተደረገበት ምክንያት ለመረዳት የሚቻል እና የተከበረ ነው; ለከፍተኛ ባለስልጣን የተጻፈው የአመለካከት ጥያቄ ተለካ እና ትክክለኛ ነው; ለበታች ክፍል የተጻፉ መመሪያዎች ግልጽ እና አስፈላጊ መሆን አለባቸው. ስታይል (የጽሁፉ፣ የቃና እና የርቀት መጠን ከኢንተርሎኩተር) በቀላሉ የሚስተካከለው ነገር ግን ከፍተኛ ቁጥጥርን የሚጠይቅ ልኬት ነው - ምክንያቱም መደበኛ የሆነ ቋንቋ ዜጋውን ያራርቃል፣ ወዳጃዊ የሆነ ቋንቋ የተቋሙን ስም ያጣል። በኦፊሴላዊ የመልእክት ልውውጥ ላይ የሚተገበሩ የአሠራር ሂደቶች እና መርሆዎች ደንብ እንደ ርዕስ ፣ ቁጥር ፣ ቀን ፣ አባሪ እና የፊርማ እገዳ ያሉ መደበኛ ግዴታዎችን ይወስናል ። AI ይህንን አጽም ይሞላል, ነገር ግን የቅርጸቱን ታማኝነት ይቆጣጠራሉ.

አነስተኛ መያዣ - አንድ ጽሑፍ ፣ ሶስት ኢንተርሎኩተሮች። የዲስትሪክቱ ገዥነት ወደ 14 ማዘጋጃ ቤቶች (ኦፊሴላዊ ትምህርት)፣ ወደ 900 የሚጠጉ ነጋዴዎች (ኤስኤምኤስ/ማስታወቂያ፣ ግልጽ ቋንቋ) እና የገዥው ጽሕፈት ቤት (የመረጃ ማስታወሻ) የሕግ አውጭ ለውጥን ወደ ሦስት የተለያዩ አድራሻዎች መቀየሩን ያስታውቃል። ኦፊሰሩ ከአንድ ዋና ጽሑፍ ከ AI ጋር ሶስት ስሪቶችን አግኝቷል; የቆይታ ጊዜ ከ 2 ሰዓት ወደ 25 ደቂቃዎች ቀንሷል. ነገር ግን በነጋዴዎቹ ማስታወቂያ ውስጥ "በአስቸኳይ" የሚለው ሐረግ ቀለል ያለ እና "በቅርቡ በነሐሴ 15" ተቀይሯል ምክንያቱም የቋንቋ መርህ ግልጽ ያልሆኑ ኦፊሴላዊ ንድፎችን አያካትትም.

ተመሳሳዩን ይዘት ከሶስት ኢንተርሎኩተሮች ጋር የሚያስማማ አብነት፡-

ተግባር፡ የሚከተለውን አንኳር መረጃ ወደ 3 ስሪቶች ይለውጡ። ዋና፡ [ማሻሻያ/ውሳኔ ጽሑፍ] ሥሪት 1 — ለበታች ክፍል መመሪያ፡ ግልጽ፣ አስገዳጅ፣ አንቀጽ በአንቀጽ የተሰራ ቀን / ጽሑፍ; ግልጽ ካልሆነ፣ [ለመሞላት] ይጻፉ።

ኢንተርሎኩተር

ቃና

ርዝመት

ትልቁ አደጋ

ንዑስ ክፍል

ማዘዝ ፣ ግልጽ

አጭር

ከስልጣን በላይ

ዜጋ

አክባሪ ፣ ቀላል

አጭር

አለመረዳት

ከፍተኛ ባለስልጣን

ተለካ፣ ምክንያታዊ

መካከለኛ

መሠረት የሌለው የይገባኛል ጥያቄ

ማስጠንቀቂያ፡ ስታይልስቲክ ማመቻቸት ይዘቱን መቀየር የለበትም። AI "ቀላል" ሲል አንዳንድ ጊዜ ልዩ ሁኔታን ወይም ሁኔታን መተው ማለት ነው; ሁልጊዜ የቀለለውን ጽሑፍ ከመጀመሪያው ውሳኔ/ሕግ ጋር ያወዳድሩ።

የተለመዱ ስህተቶች

• ጥያቄውን ወደ AI ግምት በመተው። AI ፍላጎትን ሊያመጣ ወይም ሊሰብር ይችላል; ዝርዝሩን ከመጀመሪያው አቤቱታ ጋር ያወዳድሩ።
• የሕግ መሠረትን ሳያረጋግጡ በጽሑፍ ማስቀመጥ. የእቃው ቁጥር እና የቆይታ ጊዜ ለአሳሳቢነት በጣም የተጋለጡ አካባቢዎች ናቸው።
• በረቂቁ ውስጥ አላስፈላጊ የግል መረጃዎችን መተው። ከማጽደቁ በፊት የውሂብ ማጽዳትን ያከናውኑ; አስፈላጊውን ውሂብ ብቻ ያስቀምጡ.
• ድምጹን በማለስለስ ይዘቱን መለወጥ. ውድቅ የተደረገበት ምክንያት እና የህግ ውጤቱ ቋሚ መሆን አለበት; ምላስ ብቻ ይለሰልሳል።
• የተቃውሞ መብትን እና የቆይታ ጊዜውን ለመጻፍ መርሳት. ብዙውን ጊዜ በአሉታዊ ሂደቶች ውስጥ መፍትሄዎችን መግለጽ አስፈላጊ ነው; ጊዜውን ያረጋግጡ ።
• የማረጋገጫ ደረጃውን መዝለል. የ AI ረቂቅ በጭራሽ በቀጥታ አይተላለፍም; ተቆጣጣሪ ማጽደቅ እና ማረም ያስፈልጋል።

በማጠቃለያው

AI የቅርጸት ሸክሙን በመሸከም እና የደብዳቤ ልውውጦቹን በቅድሚያ በማዘጋጀት የህዝብ ባለስልጣኑን ጉልህ ጊዜ ይቆጥባል። በቅርጸት ማመንጨት ከሞላ ጎደል ሙሉ በሙሉ እምነት የሚጣልበት፣ በቋንቋ ቀላልነት ላይ ጠንካራ; ነገር ግን የጥያቄው ማውጣት ከዋናው ጽሑፍ ጋር መወዳደር አለበት, እያንዳንዱ የህግ መሰረት ከኦፊሴላዊው ምንጭ መረጋገጥ አለበት, የግል መረጃዎችን ማጽዳት እና የመጨረሻው ጽሑፍ በአለቃው መጽደቅ አለበት. ረቂቁ AI ነው፣ምክንያቱ እና ፊርማው ያንተ ናቸው።

የመተግበሪያ ተግባር

እውነተኛ (ግን ጭምብል በተሸፈነ የግል መረጃ) አቤቱታ ይቀበሉ። ጥያቄዎችን በ"አቤቱታ ማጠቃለያ እና የይገባኛል ጥያቄ ማውጣት" አብነት ያውጡ እና ከዋናው ጽሑፍ ጋር ያወዳድሩ፣ ቢያንስ አንድ ልዩነት (የተጨመረ/የተወው ጥያቄ) እንዳለ በመገንዘብ። ከዚያም "የፅሁፍ ረቂቅ" አብነት ያለው ረቂቅ ያዘጋጁ እና የራስዎን ረቂቅ በ"ቅርጸት እና የቋንቋ ማረጋገጫ" አብነት ያረጋግጡ።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [] ጥያቄዎቹን ከመጀመሪያው አቤቱታ ጋር አነጻጽሬአለሁ (ምንም የፈጠራ/የሌሉ)።
• [] ይፋዊ የደብዳቤ ቅርፀት ክፍሎች የተሟሉ ናቸው (ፍላጎት፣ ርዕሰ ጉዳይ፣ ቀን/ቁጥር፣ የፊርማ ቦታ)።
• [ ] ሁሉንም የሕግ መሠረት ከኦፊሴላዊው ምንጭ አረጋግጫለሁ።
• [ ] አላስፈላጊ የግል መረጃዎችን ከረቂቁ አስወግጃለሁ።
• [ ] የመቃወሚያውን መብት እና የቆይታ ጊዜ በአሉታዊ ድርጊት ውስጥ ገልጫለሁ (የተረጋገጠ)።
• [ ] ጽሑፉን ለአለቃው ይሁንታ አስገባሁ; በቀጥታ አላሳወቅኳችሁም።