收益：
- 它衡量重复性的标准工作并确定自动化候选人。
- 创建具有自定义区域的可重用模板。
- 它对交付给客户的每项输出都保持一层人工批准。
自由职业者最大的限制是时间：一天24小时，也许工作8小时。受薪员工背后是会计、助理和营销团队；自由职业者的背后只有他自己。这就是为什么工作流程自动化（设置一次并自动运行或只需单击一次，而不是逐一手动执行重复性任务）对于自由职业者来说是生存问题，而不是奢侈。本单元有两个基本概念。第一个是重复性任务：你对每个客户、每个项目都以几乎相同的方式执行任务——撰写提案、回复电子邮件、准备发票、在社交媒体上分享。第二个是模板化：它从现成的框架中派生出这些重复性任务，而不是每次都从头开始执行。人工智能 (AI) 是生成并持续改进这些模式的最快方法。目标很明确：将您的宝贵时间从低价值的重复中解放出来，投入到真正赚钱且您喜欢的工作中。
自动化从哪里开始？先测量
与其盲目地投入自动化，不如先看看你的时间都花在哪里了。粗略记录一下你一周所做的工作；然后用两个问题将其排除：“这项工作经常重复吗？”以及“这项工作可以标准化吗？”两个答案都是“是”的工作是自动化的首选。不要尝试自动化创造性的、每次都不同的任务（你的主要专长）；保护他们。自动化针对的是您无聊的任务，而不是您。
业务类型
自动化适用性
方法
写报价/电子邮件
高
AI模板+个性化
发票/提醒
高
模板+日历提醒
内容大纲
中等
AI草稿+手工编辑
主要专业工作
低
用手； AI仅支持
与客户的信任关系
无
永远不要自动化
提示：如果您已经第三次手工完成某件事，请第四次停下来并用模板制作。你所说的“永远不会再来”的工作总会以自由职业的形式回归。安装第一个模板需要20分钟；随后每次使用时间减少至 2 分钟。
一步一步：利用人工智能建立自动化系统
- 时间盘点。写下你一周的工作；标记重复的和标准的。
- 优先事项。选择消耗最多时间的 3 个重复性任务。
- 模板化。为每个模板生成一个可重复使用的模板（骨架+要填充的字段），并带有 AI。
- 个性化领域。用[方括号]标记模板中每次将更改的内容。
- 图书馆。将模板收集在一处；称之为“报价”、“跟进”、“发票提醒”。
- 改进。修复每次使用时不起作用的部分；模板是活文档。
“人工审批”层：自动化的安全带
自动化最危险的梦想是“让一切完全靠自己工作”的想法。在自由职业中，发送给客户的任何内容都不应经过人眼。正确的模型是这样的：人工智能和模板准备草稿，您批准并发送。这称为“人在循环”。例如，人工智能会为客户起草一份自动回复，但你是点击发送的人。这条规则可以保护您免受错误信息、不当语气和保密失败的影响，同时保持自动化的速度。为了速度而牺牲信任是自由职业中最昂贵的权衡。
三个迷你箱子
案例 1 — 模板库每周节省 6 小时。一位社交媒体经理从头开始为每个客户撰写提案、简报和报告。他用AI创建了8个基本模板，并标记了定制区域。到第一个月末，他花在行政工作上的时间从每周约10小时减少到4小时；他把赚来的 6 个小时用来寻找新客户。
案例 2 — 完全自动化故障导致客户流失。顾问设置了对传入电子邮件的全自动人工智能响应，绕过了确认层。人工智能对敏感投诉发出了机械且不相关的回应；客户“你把我引导到机器人了吗？”他说完就离开了。教训：绕过人工验证速度是最昂贵的捷径。
案例 3 — 发票自动化减少了逾期付款。一位翻译使用人工智能模板标准化了她的发票和礼貌的付款提醒，并在她的日历中设置了提醒。由于定期和专业的提醒，逾期付款显着减少；平均收集周期从 40 天减少到 22 天。没有任何困难的对话，只是因为系统。
四个可复制模板
1) 为自动化候选人分配时间库存：
您的角色：生产力顾问。查看我的每周待办事项清单并询问“它经常重复吗？”以及“它可以标准化吗？”用问题给他们评分。突出显示那些对自动化/模板候选者都回答“是”的人，并按优先级顺序推荐他们。待办事项：[列表]。
2）可重复使用的模板生成器：
为以下重复作业创建可重复使用的模板：[作业]。用[方括号]标记每次都会更改的字段。保持模板灵活但清晰；在末尾添加“使用前检查”条款。
3）自动回复草稿（用于批准提交）：
针对以下类型的传入消息（不会自动发送），在发送之前起草一份我将批准的回复：[消息类型]。语气：专业、热情。留下 [FILL] 进行个性化设置。
4) 流程清单：
将此重复项目从开始到结束的步骤分解为一个清单，这样您就不会错过任何一个：[项目类型]。每个步骤都有一个“已完成”框，并分别标记关键验证点。
弱提示/强提示
弱：“自动化我的工作。”
结果：模糊、不可行、笼统的建议，不适合您的实际工作流程。
Strong：“你的角色是生产力顾问。我是一名自由翻译。在每项新工作中，我都会手动执行以下操作：报价编写、文件传递消息、发票和付款提醒。为这四项工作制作可重复使用的模板；用[方括号]标记每个模板中的更改字段，并在每个模板的末尾添加包含 2-3 个项目的清单，我将在发送之前检查这些项目。”
结果：具有可直接使用的自定义区域和安全控制的真实模板。
区别在于将您的实际重复工作和审批层请求交给人工智能。
常见错误
- 尝试自动化创造性工作。自动化的目标是重复，而不是您的专业知识。
- 绕过人类的认可。任何交给客户的东西都不应该经过你的眼睛。
- 设置模板一次，然后就可以忘记它。模板已上线；修复不起作用的部分。
- 一次性实现一切自动化。从消耗最多时间的 2-3 个任务开始。
- 自动化机密数据。不要向自动化流程泄露客户秘密。
注意：将客户数据（电子邮件、姓名、文档）倒入自动化工具时，请了解这些数据的去向。一些自动化和人工智能工具存储数据或可以在训练中使用它。对于包含机密客户信息的流，请对数据进行匿名化或手动执行该步骤。
综上所述
自动化将自由职业者变成了一个单人团队：模板重复、标准任务，并为实际工作腾出了宝贵的时间。首先测量，选择最耗时的迭代、模板和细化。但黄金法则仍然存在：人工智能准备草案，人类批准它。不要为了速度而牺牲信心；自动化应该增强您的能力，而不是消除您的责任。
应用任务
粗略记录一下你一周所做的工作。 1. 使用模板隔离自动化候选人。选择消耗最多时间的第一个任务，使用模板 2 创建可重复使用的模板，并使用模板 4 添加清单。在下一个实际工作中使用此模板并衡量您节省了多少时间。
清单
- [ ] 我测量了自己的时间并确定了重复的标准任务。
- [ ] 我选择了自动化消耗时间最多的2-3个工作。
- [ ] 我创建了可重复使用的模板并标记了自定义区域。
- [ ] 我将模板收集在一个库中。
- [ ] 我为发送给客户的每个输出维护人工审批层。
- [ ] 我对自动化流程中的机密数据进行匿名处理。