Lợi nhuận:
- Hiểu nơi trí tuệ nhân tạo trích xuất dữ liệu và tạo ra các bản nháp trong các tài liệu hậu cần như phiếu giao hàng, hóa đơn, tờ khai hải quan và hợp đồng.
- Khả năng thực hiện đọc tài liệu (OCR), đối chiếu dữ liệu và kiểm tra sự không nhất quán ở dạng bản nháp với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Hiểu rằng dữ liệu do trí tuệ nhân tạo tạo ra không được xử lý nếu không có sự xác minh của con người trong các lĩnh vực hải quan, thuế và pháp lý.
Logistics là dòng chảy của giấy tờ và dữ liệu. Đằng sau mỗi chuyến hàng đều có phiếu giao hàng, hóa đơn sau mỗi lần mua hàng, tờ khai hải quan đằng sau mỗi lần nhập khẩu và hợp đồng đằng sau mỗi mối quan hệ kinh doanh. Một trung tâm phân phối xử lý hàng trăm tài liệu mỗi ngày; Việc đọc thủ công, nhập dữ liệu vào hệ thống và phát hiện những điểm không thống nhất vừa chậm vừa dễ mắc lỗi. Tự động hóa tài liệu - tự động trích xuất và xử lý dữ liệu từ tài liệu - giảm bớt gánh nặng này. Trí tuệ nhân tạo thực hiện hai việc ở đây: nó trích xuất dữ liệu từ tài liệu (với OCR - Nhận dạng ký tự quang học, nghĩa là chuyển đổi văn bản trong hình ảnh thành văn bản và phân tích cú pháp thông minh) và gắn cờ sự không nhất quán giữa các tài liệu. Nhưng hãy nói rõ: mọi dữ liệu do AI tạo ra trong lĩnh vực hải quan, thuế và hậu quả pháp lý sẽ không được xử lý nếu không có con người có trách nhiệm so sánh và xác nhận nó với tài liệu gốc.
Ngôn ngữ của tài liệu hậu cần
Một bảng thuật ngữ ngắn gọn: Phiếu giao hàng (phiếu vận chuyển): Tài liệu cho biết hàng hóa được vận chuyển từ ai đến ai và với số lượng bao nhiêu; di chuyển cùng với hàng hóa. Hóa đơn: Chứng từ tài chính thể hiện số tiền, mặt hàng và thuế bán hàng. Tờ khai hải quan: Văn bản chính thức khai báo chủng loại, trị giá và mã GTIP của hàng hóa xuất nhập khẩu (Vị trí thống kê thuế hải quan - mã phân loại quốc tế của hàng hóa xác định mức thuế). Vận đơn: Là chứng từ chứng minh việc nhận hàng và hợp đồng vận chuyển. Hợp đồng: Văn bản pháp lý xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
Đặc điểm chung của những tài liệu này là mọi con số, mã số trong đó đều cho ra kết quả. Mã GTIP không chính xác có thể dẫn đến sai thuế và bị phạt hải quan; sai sót trong kế toán và thanh toán số tiền hóa đơn không chính xác; Số lượng phiếu giao hàng không chính xác có nghĩa là có sự khác biệt về tồn kho. Vì vậy, dữ liệu do AI tạo ra là “bản nháp” và phải được xác minh.
Mẹo: Khi bạn yêu cầu AI đọc tài liệu, hãy hỏi nó không chỉ về dữ liệu mà còn về thông tin "Tôi không chắc chắn về trường nào". Lời nhắc tốt cho phép AI đánh dấu các khu vực mà nó không thể đọc hoặc thấy là không rõ ràng; Bạn chú ý đến chính xác những lĩnh vực đó.
AI có thể làm gì và không thể làm gì?
Có thể: Trích xuất thông tin về số tiền, ngày tháng, mặt hàng và nhà cung cấp từ hàng trăm hóa đơn và sắp xếp chúng thành một bảng; so sánh phiếu giao hàng và hóa đơn và đánh dấu sự không khớp về số lượng/giá; tóm tắt một hợp đồng và lưu ý bạn những điều khoản rủi ro hoặc bất thường; tạo ra một bản thảo phản hồi hoặc tóm tắt tiêu chuẩn; Dịch và tổng hợp tài liệu đa ngôn ngữ.
Không thể (một mình): quyết toán tờ khai hải quan; xác nhận hợp pháp một cách hợp pháp; quyết định cuối cùng về mã số chịu thuế; kích hoạt một khoản thanh toán. Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi trách nhiệm và quyền hạn, đồng thời những sai lầm sẽ dẫn đến sự trừng phạt và kiện tụng. AI tăng tốc, con người quyết định và ra dấu.
Đặc biệt cẩn thận với hợp đồng: AI có thể tóm tắt một hợp đồng và nói “điều khoản đó thật bất thường”, điều này rất có giá trị; Nhưng giá trị pháp lý, trách nhiệm pháp lý và đánh giá rủi ro là công việc của luật sư. AI không phải là cố vấn pháp lý.
Thận trọng: AI có thể trộn lẫn các số (0/0, 1/7, dấu phẩy/dấu chấm), bỏ qua bút hoặc trộn lẫn hai tài liệu trong OCR. Những lỗi này được ẩn trong một đầu ra trông mượt mà và mượt mà. Luôn so sánh các trường quan trọng (số lượng, mã, số lượng) với bản gốc.
Từng bước: Làm việc trên tài liệu với AI
- Chuẩn bị tài liệu. Hình ảnh quét rõ ràng; Công cụ được bảo đảm bí mật, được tổ chức phê duyệt dành cho các tài liệu nhạy cảm.
- Yêu cầu trích xuất có cấu trúc. Chỉ định rõ ràng trường nào bạn muốn (số tiền, ngày, mục, mã).
- Đánh dấu những điều không chắc chắn. Yêu cầu AI liệt kê riêng các lĩnh vực mà nó không chắc chắn.
- Kiểm tra chéo. Loại bỏ sự không nhất quán giữa phiếu giao hàng-hóa đơn-đơn hàng.
- Xác minh của con người. So sánh các khu vực quan trọng với bản gốc; Chuyên gia có trách nhiệm phê duyệt.
- Lưu trữ và xem. Nhận dữ liệu được phê duyệt vào hệ thống; hồ sơ người đã phê duyệt (dấu vết kiểm toán).
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Phát hiện phiếu giao hàng hóa đơn không khớp. Một công ty phân phối đang xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi tháng và sau đó nhận ra rằng thỉnh thoảng vẫn có những khoản thanh toán vượt mức. Kế toán có AI so sánh dữ liệu hóa đơn và phiếu giao hàng; YZ đánh dấu rằng một nhà cung cấp đã lập hóa đơn nhiều hơn 3 mặt hàng so với phiếu giao hàng. Con người đã kiểm tra và xác minh bản gốc và yêu cầu chỉnh sửa. Những vụ rò rỉ hàng tháng trị giá hàng nghìn lira đã bị đóng lại. AI cho thấy sự thiếu nhất quán; Sự phản đối được thực hiện bởi con người.
Trường hợp 2 - Tầm quan trọng của việc xác minh tại hải quan. Một nhà điều hành nhập khẩu đã trích xuất mã GTIP và số tiền từ hóa đơn chiếu lệ chứa hàng chục mặt hàng sang YZ. Trước khi chuyển, chuyên gia chịu trách nhiệm đã kiểm tra và nhận thấy AI đã trộn lẫn mã của các sản phẩm tương tự ở hai mặt hàng và một trong số đó anh ta đã đọc sai dấu phân cách thập phân và hiển thị số tiền 10 lần. Những sai sót này sẽ dẫn đến hình phạt và sự chậm trễ trong việc khai báo. Chuyên gia đã sửa và phê duyệt. Tự động hóa đã tăng thêm tốc độ và loại bỏ lỗi của con người.
Trường hợp 3 – Tóm tắt hợp đồng nhưng quyết định pháp lý là trực tiếp. Một người quản lý mua hàng đã yêu cầu AI tóm tắt một hợp đồng cung cấp dài hạn và yêu cầu anh ta “gắn cờ các mặt hàng rủi ro”. YZ nhấn mạnh điều khoản hình sự và điều khoản đơn phương chấm dứt hợp đồng; Điều này tập trung sự chú ý của người quản lý vào đúng hướng. Nhưng trước khi ký hợp đồng, người quản lý đã gửi cho bộ phận pháp lý; Bản tóm tắt AI là một bản đồ chỉ đường chứ không phải là sự chứng thực về mặt pháp lý. Hợp đồng được ký kết sau khi xem xét pháp lý.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Trích xuất dữ liệu có cấu trúc:
Vai trò của bạn: trợ lý xử lý tài liệu. Từ hình ảnh hóa đơn bên dưới, trích xuất các trường sau dưới dạng bảng: số hóa đơn, ngày tháng, nhà cung cấp cho từng mặt hàng (sản phẩm, số lượng, đơn giá, số tiền), tổng cộng, VAT. Đánh dấu bất kỳ trường nào bạn không thể đọc hoặc không chắc chắn là "UNCERTAIN". Đừng điền vào bất kỳ con số nào với những phỏng đoán.
2) Kiểm tra tính nhất quán chéo:
Dưới đây là dữ liệu về đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và hóa đơn cho cùng một lô hàng. Nhiệm vụ: đánh dấu bất kỳ sự khác biệt nào giữa ba loại dựa trên số lượng, đơn giá và mặt hàng; Nêu rõ tài liệu nào chứa từng điểm khác biệt. Lưu ý rằng quyết định sửa chữa là tùy thuộc vào mỗi người.
3) Sàng lọc rủi ro hợp đồng:
Tóm tắt văn bản hợp đồng bên dưới và đánh dấu bất kỳ điều khoản bất thường hoặc rủi ro nào (điều khoản phạt, chấm dứt đơn phương, trách nhiệm vô hạn, tự động gia hạn). Nói rõ rằng đây không phải là ý kiến pháp lý và việc đánh giá cuối cùng thuộc về luật sư.
4) Kiểm tra trước hải quan:
Trích xuất mặt hàng, số lượng, giá trị và đề xuất mã GTIP có thể có từ hóa đơn chiếu lệ bên dưới. Để tránh nguy cơ nhầm lẫn mã của các sản phẩm tương tự, hãy giải thích bằng một câu lý do bạn đề xuất từng mã. Chú ý đến số thập phân và đơn vị; Đánh dấu nếu bạn không chắc chắn. Giả sử rằng chuyên gia sẽ phê duyệt tuyên bố cuối cùng.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Nhập hóa đơn này vào hệ thống.
AI không có quyền truy cập trực tiếp vào hệ thống và ngay cả khi có, việc truy cập không được xác thực sẽ rất nguy hiểm; Cũng không rõ trường nào được yêu cầu.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: trợ lý xử lý tài liệu. Từ hình ảnh hóa đơn này, nó trích xuất số hóa đơn, ngày tháng, nhà cung cấp, mặt hàng (sản phẩm/số lượng/đơn giá/số lượng), tổng cộng và VAT dưới dạng bảng. Đánh dấu những khu vực bạn không chắc chắn là "UNCERTAIN", không tạo nên các con số. Tôi sẽ so sánh nó với bản gốc và xác nhận; Không chấp nhận bất kỳ khu vực chưa được phê duyệt nào là cuối cùng.
công việc tài liệu
vai trò AI
vai trò con người
Mức độ rủi ro
Trích xuất dữ liệu hóa đơn hàng loạt
Tạo bảng nháp
Xác minh các khu vực quan trọng
trung bình
Kiểm soát phiếu giao hàng-hóa đơn
Dấu hiệu không nhất quán
Quyết định phản đối/sửa đổi
trung bình
tờ khai hải quan
Đề xuất mã/số lượng
Phê duyệt/ký vào bản tuyên bố
cao
Xác nhận hợp đồng
Tóm tắt và sàng lọc rủi ro
Đánh giá pháp lý và chữ ký
cao
Những lỗi thường gặp
- Xử lý đầu ra OCR mà không xác minh nó. Số và mã nhầm lẫn được ẩn bên trong bảng trông gọn gàng.
- Dựa vào AI trong hải quan và thuế. GTIP hoặc số tiền không chính xác sẽ dẫn đến bị phạt và chậm trễ; Cần có sự chấp thuận của chuyên gia.
- Nhầm AI với tư vấn pháp lý Bản tóm tắt hợp đồng có giá trị nhưng việc đánh giá giá trị pháp lý là việc của luật sư.
- Không muốn đánh dấu sự mơ hồ. Nếu bạn không yêu cầu AI "chứng tỏ rằng bạn không chắc chắn", nó sẽ coi điều không chắc chắn như thể nó chắc chắn.
- Không lưu giữ dấu vết kiểm toán. Nếu không ghi rõ ai là người phê duyệt thì không thể chịu trách nhiệm pháp lý sau sai sót.
Mẹo: Bắt đầu tự động hóa tài liệu “trước tiên trên các tài liệu có khối lượng lớn, rủi ro thấp” (ví dụ: ghi chú giao hàng nội bộ định kỳ). Sau khi đã thiết lập được lòng tin và quy trình, hãy chuyển dần sang các tài liệu có rủi ro cao như hải quan và hợp đồng, luôn có sự xác minh chặt chẽ của con người. Bảo mật cũng như tốc độ đi kèm với sự trưởng thành.
Tóm lại
Logistics là một luồng tài liệu và AI là trợ thủ đắc lực trong việc phát hiện những điểm không nhất quán trong quá trình trích xuất dữ liệu trong luồng này: lập bảng hàng trăm hóa đơn, đánh dấu phiếu giao hàng không khớp với hóa đơn, tóm tắt hợp đồng và nêu bật mặt hàng rủi ro. Nhưng lỗi OCR được ẩn giấu bên trong đầu ra có vẻ mượt mà; Trong các lĩnh vực như hải quan, thuế và hậu quả pháp lý, dữ liệu của AI chỉ là bản nháp. So sánh các lĩnh vực quan trọng với bản gốc, xác nhận của chuyên gia, lưu giữ dấu vết kiểm toán. AI tăng tốc; Người dân chịu chữ ký và chịu trách nhiệm.
Nhiệm vụ ứng dụng
Lấy mẫu hóa đơn và phiếu giao hàng từ doanh nghiệp của bạn (hoặc giả định). Trích xuất dữ liệu hóa đơn từ AI bằng mẫu “trích xuất dữ liệu có cấu trúc” và lưu ý các cờ “UNCERTAIN”. Sau đó, so sánh hóa đơn với phiếu giao hàng bằng mẫu "Kiểm tra tính nhất quán chéo". Xác minh thủ công từng điểm khác biệt mà AI tìm thấy với bản gốc và ghi lại thành 5 mục mà lĩnh vực nào cần có sự xác nhận của con người.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã yêu cầu AI đánh dấu các trường "CHƯA CHẮC CHẮN" mà nó không chắc chắn chưa?
- [ ] Tôi đã so sánh các trường quan trọng (số lượng, mã, số lượng) với bản gốc chưa?
- [ ] Tôi có yêu cầu sự chấp thuận của chuyên gia về các tài liệu hải quan/thuế/hợp đồng không?
- [ ] Tôi có giao việc đánh giá pháp lý cho hợp đồng cho luật sư không?
- [ ] Tôi có lưu giữ hồ sơ kiểm tra về người đã phê duyệt không?