Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu các khái niệm về hạng mục chi phí vận chuyển, đơn giá và tổng chi phí hậu cần, đồng thời sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích chi phí và phân tích kịch bản
- Khả năng soạn thảo đánh giá đấu thầu vận tải (tại chỗ và hợp đồng) và so sánh giá thầu với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng duy trì đầu ra chi phí trí tuệ nhân tạo dựa trên các giả định và quyết định về giá và đấu thầu cuối cùng phụ thuộc vào các quy tắc cạnh tranh và phê duyệt của ban điều hành
Hậu cần cuối cùng là một trò chơi chi phí. Hai công ty vận chuyển cùng một loại hàng hóa; người được lời, người thua; sự khác biệt là họ hiểu và quản lý chi phí tốt đến mức nào. Nhưng chi phí hậu cần đang lừa dối: bên dưới phí vận chuyển có thể nhìn thấy được là hàng tá hạng mục ẩn giấu như nhiên liệu, phí lưu kho, bảo hiểm, trả lại hàng rỗng, phạt chậm trễ và xử lý. Phân tích chi phí - trừ đi từng khoản mục trong tổng chi phí thực sự của một công việc - làm cho toàn bộ tảng băng chìm này có thể nhìn thấy được. Trí tuệ nhân tạo là một trợ lý kịch bản và tính toán mạnh mẽ ở đây: nó nhóm hàng trăm hồ sơ vận chuyển và trích xuất chi phí đơn vị, so sánh các đề nghị đấu thầu và tính toán các kịch bản "điều gì xảy ra nếu chúng ta thay đổi tuyến đường này" trong vài giây. Nhưng mọi chi phí và mức giá mà AI tạo ra đều dựa trên những giả định được đưa ra; Quyết định giá và đấu thầu cuối cùng là trách nhiệm của người quản lý tuân thủ các quy tắc cạnh tranh.
Ngôn ngữ của chi phí
Bảng thuật ngữ ngắn: Đơn vị chi phí: Chi phí của một đơn vị công việc (một lô hàng, một pallet, một km). Tổng chi phí hậu cần: Vận chuyển + lưu kho + lưu kho + xử lý + tất cả chi phí hành chính. Chi phí cố định và biến đổi: Cố định, không phụ thuộc vào khối lượng (khấu hao xe, tiền thuê); thay đổi, phụ thuộc vào khối lượng (nhiên liệu, xử lý). Deadhead: Chỗ rẽ của xe khi không chở hàng; chi phí thuần túy, doanh thu bằng không. Lưu kho/dìm hàng: Phí phạt phải trả cho việc hàng hóa hoặc container chờ đợi. Hợp nhất hàng hóa: Giảm chi phí đơn vị bằng cách kết hợp các lô hàng nhỏ và vận chuyển chúng cùng một lúc.
Nguyên tắc đầu tiên của phân tích chi phí: nhìn vào tổng chi phí, không phải mệnh giá. Phí quãng đường của hãng vận chuyển có thể thấp, nhưng nếu nó trả về trống, tích lũy dung lượng lưu trữ hoặc thường xuyên bị trì hoãn và phải chịu các hình phạt thì khoản phí đó thực sự rất đắt. AI đưa tất cả các mục này vào một bảng duy nhất và hiển thị chi phí đơn vị thực sự - miễn là bạn cung cấp cho nó dữ liệu và giả định phù hợp.
Mẹo: Luôn sử dụng cùng một phạm vi khi so sánh chi phí. Nếu một báo giá chỉ bao gồm vận chuyển và báo giá kia bao gồm bảo hiểm và xử lý, thì bạn đang so sánh "táo với lê". Bắt AI nói “bình thường hóa tất cả các trích dẫn để bao gồm các mục giống nhau” là chìa khóa để so sánh công bằng.
Đấu thầu vận tải: giao ngay và hợp đồng
Có hai cách cơ bản để mua hàng vận chuyển. Thị trường giao ngay (tức thời): Tìm người vận chuyển cho từng lô hàng theo giá ngày hôm đó; Linh hoạt nhưng giá cả biến động. Hợp đồng (hợp đồng): Thỏa thuận giá cố định trong một khoảng thời gian và khối lượng nhất định; dự đoán được nhưng kém linh hoạt. Nhiều công ty nhầm lẫn giữa hai điều này: họ đảm bảo khối lượng cơ bản bằng hợp đồng, che đậy sự biến động bằng giao ngay.
Đấu thầu là đưa các hãng vận tải vào cuộc cạnh tranh và có được mức giá và dịch vụ tốt nhất. Trong một cuộc đấu thầu, hàng chục hãng vận tải có thể đấu thầu hàng trăm tuyến đường; So sánh chúng bằng tay sẽ mất nhiều ngày. AI có thể bình thường hóa các ưu đãi và đề xuất sự kết hợp tốt nhất dựa trên tuyến đường, có tính đến dịch vụ và năng lực. Nhưng mức giá thấp nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất: năng lực, độ tin cậy, bảo hiểm và tính liên tục của người vận chuyển cũng được cân nhắc. Và điểm quan trọng: việc định giá và đấu thầu phải tuân theo luật cạnh tranh - việc thông đồng về giá với các hãng vận tải đều bị cấm; Quá trình này phải được thực hiện minh bạch và đúng quy định.
Lưu ý: Việc xác định giá và đánh giá thầu rất nhạy cảm xét về mặt quy luật cạnh tranh. AI có thể tạo ra biểu đồ so sánh; Nhưng các vấn đề như chia sẻ thông tin về giá với đối thủ cạnh tranh, thông đồng đấu thầu hoặc hành vi phân biệt đối xử đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Luôn tiến hành quy trình với các quy tắc tuân thủ chống độc quyền và sự chấp thuận của ban điều hành.
Từng bước: Nghiên cứu chi phí với AI
- Thu thập dữ liệu. Tuyến đường/mã hãng vận chuyển ẩn danh, hồ sơ vận chuyển, tất cả các hạng mục chi phí.
- Bình thường hóa. Đưa tất cả các mục vào cùng một phạm vi; Trừ chi phí đơn vị.
- Kiểm tra sự cố. Yêu cầu AI phân bổ chi phí theo tuyến đường, nhà vận chuyển, mặt hàng.
- Tìm cơ hội. Đánh dấu các khoản lỗ như trả lại hàng trống, hợp nhất và lưu trữ.
- Thiết lập một kịch bản. Tính toán tác động của việc "Nếu chúng ta đưa lộ trình này vào hợp đồng / hợp nhất nó".
- Phán quyết. Xác thực các giả định; Đưa ra quyết định cuối cùng về giá/giá thầu với người quản lý và tuân thủ cạnh tranh.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Biến lợi nhuận trống thành tiền. Một công ty vận tải biết rằng các phương tiện của họ luôn đầy và trở về trống trên một tuyến đường, nhưng họ không đo lường được kích thước của nó. AI đã phân tích hồ sơ của một năm và cho thấy rằng lợi nhuận trống chiếm 18% tổng chi phí. Công ty xây dựng các kịch bản hợp nhất, hợp tác kinh doanh để tìm hàng trên tuyến về; lấp đầy một phần của tờ khai trống. Chi phí đơn vị giảm. AI đã đo lường tổn thất; Giải pháp được con người tạo ra và đàm phán.
Trường hợp 2 - Bình thường hóa việc chào mua. Một nhà sản xuất đã nhận được giá thầu cho 80 tuyến đường từ 12 hãng vận chuyển; Không thể so sánh các ưu đãi vì chúng thuộc các phạm vi khác nhau (một số bao gồm bảo hiểm, một số bị loại trừ). YZ đã bình thường hóa tất cả các ưu đãi cho cùng một mặt hàng và đưa ra sự kết hợp tốt nhất trên cơ sở lộ trình, cùng với xếp hạng năng lực và độ tin cậy. Nhóm mua hàng không chọn những nhà cung cấp dịch vụ thấp nhất mà là những nhà cung cấp dịch vụ có sự cân bằng tốt nhất về "giá cả + độ tin cậy" và ghi lại quy trình theo các quy tắc tuân thủ chống độc quyền. AI đã tăng tốc độ so sánh; con người quản lý quyết định và hòa hợp.
Trường hợp 3 - Lỗi khi không xác thực giả định. Một nhà phân tích ngay lập tức tin vào kịch bản "tiết kiệm 12% nếu chúng tôi thu hẹp tuyến đường đó" của YZ. Đồng nghiệp cấp cao của anh ấy hỏi về giả định: kịch bản giả định rằng khối lượng sẽ không đổi trong năm tới; Tuy nhiên, nhu cầu trên tuyến đường đó đang có xu hướng giảm. Nếu hợp đồng được ký với giả định sai thì sẽ phải trả tiền cho phần cam kết chưa sử dụng. Khi giả định được sửa chữa, số tiền tiết kiệm được sẽ nhỏ hơn nhiều. Mỗi kịch bản chỉ có giá trị khi giả định mà nó dựa vào.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Phân tích chi phí:
Vai trò của bạn: trợ lý phân tích chi phí hậu cần. Dưới đây là lộ trình/mã hãng vận chuyển ẩn danh và các mục sau: phí vận chuyển, nhiên liệu, bảo hiểm, lưu kho, xử lý, trả lại hàng rỗng. Nhiệm vụ: (1) trích tổng chi phí và đơn giá, (2) phân bổ chi phí theo hạng mục và tuyến đường, (3) đánh dấu 3 hạng mục chi phí lớn nhất. Hiển thị công thức.
2) Bình thường hóa chào mua:
Dưới đây là các ưu đãi từ các nhà mạng khác nhau; phạm vi khác nhau (một số bao gồm bảo hiểm/xử lý, một số loại trừ). Bình thường hóa tất cả các trích dẫn để bao gồm các mục CÙNG, so sánh theo lộ trình. Thêm không chỉ giá mà còn cả xếp hạng công suất và độ tin cậy mà tôi đã đưa ra vào bảng. Tùy thuộc vào tôi.
3) Quét cơ hội tiết kiệm:
Đánh dấu các lô hàng trả lại trống, lô hàng ít lấp đầy và điểm tích lũy kho trong dữ liệu vận chuyển bên dưới. Viết ra số tiền tiết kiệm ước tính cho mỗi cơ hội và dựa trên những giả định nào. Nói rõ rằng tôi có quyền quyết định việc thực hiện và đàm phán chúng.
4) Kịch bản hợp đồng và giao ngay:
Đối với lộ trình: khối lượng lịch sử [dữ liệu], giá trung bình giao ngay [x], giá hợp đồng đề xuất [y]. Tính toán chênh lệch chi phí nếu chúng tôi ký hợp đồng so với nếu chúng tôi giữ nguyên vị trí. Viết rõ ràng giả định về khối lượng mà phép tính dựa trên; Cũng cho thấy điều gì sẽ xảy ra nếu âm lượng giảm xuống.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
giảm chi phí vận chuyển của tôi.
Dữ liệu nào, mục nào, tuyến đường nào không tồn tại. AI đưa ra lời khuyên chung về “củng cố, đàm phán”.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: nhà phân tích chi phí hậu cần. Kèm theo là hồ sơ vận chuyển vô danh của 6 chặng: giá vé, nhiên liệu, bảo hiểm, lưu kho, trả lại rỗng. Trừ chi phí đơn vị, phân bổ theo mặt hàng, đánh dấu 3 khoản lỗ lớn nhất và đưa ra kịch bản tiết kiệm cho khoản hoàn trả trống; Viết giả thuyết cho từng tình huống. Quyết định cuối cùng và sự liên kết cạnh tranh là ở tôi.
Cách tiếp cận
Khả năng hiển thị chi phí
Chất lượng quyết định
Tuân thủ cạnh tranh
Nhìn vào giá hiển thị
yếu đuối
gây hiểu lầm
nguy hiểm
Tổng chi phí + giá thầu chuẩn hóa
cao
tốt
Tốt nếu quan sát
Chỉ giá thầu thấp nhất
trung bình
mất tích
Biến
Tin tưởng vào kịch bản AI mà không cần giả định
cao có thể nhìn thấy
mong manh
nguy hiểm
Những lỗi thường gặp
- Nhìn vào giá hiển thị. Các mặt hàng bị giấu trả lại, lưu trữ và phạt không có sản phẩm nào khiến cho ưu đãi "rẻ" trở nên đắt đỏ; Xem tổng chi phí.
- So sánh các ưu đãi toàn diện khác nhau. Sự so sánh mà không chuẩn hóa là táo với lê.
- Tin vào kịch bản mà không xác minh giả định. Mọi kịch bản tiết kiệm đều dựa trên giả định về khối lượng/giá cả; vấn đề.
- Tự động chọn giá thấp nhất. Nếu năng lực, độ tin cậy và tính liên tục bị bỏ qua thì lời đề nghị giá rẻ sẽ trở thành rủi ro.
- Bỏ qua các quy tắc cạnh tranh. Thông đồng và phân biệt đối xử trong đấu thầu và định giá là những rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
Mẹo: Sử dụng kết quả đầu ra AI làm “công cụ so sánh và khám phá” trong các quyết định đặt giá thầu và định giá, chứ không phải làm “cỗ máy đưa ra quyết định”. Ghi lại quy trình: ghi lại bằng văn bản về những tiêu chí bạn chọn ai và tại sao bảo vệ bạn trong cả hoạt động kiểm toán nội bộ và tuân thủ cạnh tranh.
Tóm lại
Logistics là một trò chơi về chi phí và chi phí thực sự bị ẩn trong tảng băng trôi dưới mức giá rõ ràng. AI nhóm hàng trăm hồ sơ vận chuyển và trích xuất chi phí đơn vị, bình thường hóa và so sánh các đề nghị đấu thầu, đánh dấu các cơ hội tiết kiệm như trả lại hàng trống và hợp nhất, đồng thời tính toán các kịch bản hợp đồng giao ngay. Nhưng mọi con số đều dựa trên một giả định; Đừng tin vào kịch bản mà không xác minh giả định. Giá thấp nhất không phải lúc nào cũng tốt nhất; Cũng cân nhắc năng lực và độ tin cậy. Việc định giá và đấu thầu phải tuân theo luật cạnh tranh; Giữ quy trình minh bạch và đưa ra quyết định cuối cùng với người quản lý.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị hồ sơ vận chuyển theo từng mặt hàng (giá vé, nhiên liệu, bảo hiểm, lưu kho, trả lại hàng trống) cho 5-6 tuyến đường từ hoạt động của chính bạn (hoặc giả định). Với mẫu “phân tích chi phí”, hãy yêu cầu AI phân tích chi phí đơn vị và mặt hàng, xác định 3 khoản lỗ lớn nhất. Sau đó, chọn một cơ hội bằng mẫu "Quét cơ hội tiết kiệm" và xác minh giả định dựa trên đó theo cách thủ công. Viết những phát hiện của bạn và hành động bạn muốn đề xuất trong 5 mục.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã xem tổng chi phí bao gồm tất cả các mặt hàng chứ không phải giá hiển thị phải không?
- [ ] Tôi đã bình thường hóa các đề nghị đấu thầu ở cùng phạm vi chưa?
- [ ] Tôi đã xác minh giả định dựa trên từng kịch bản chưa?
- [ ] Tôi đã cân nhắc công suất và độ tin cậy bên cạnh giá cả chưa?
- [ ] Tôi đã ghi lại quy trình với sự tuân thủ chống độc quyền và phê duyệt của ban điều hành chưa?