Lợi nhuận:
- Khả năng soạn thảo nhân sự, dọn phòng và lập kế hoạch ca làm việc dựa trên dự báo tỷ lệ sử dụng phòng với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng thấy trước mật độ check-in/check-out, ưu tiên dọn dẹp và tắc nghẽn vận hành bằng phân tích kịch bản
- Khả năng hiểu rằng các quyết định về lịch trình và khối lượng công việc phụ thuộc vào luật lao động, sự hài lòng của khách hàng và sự chấp thuận của con người.
Bộ mặt của khách sạn mà khách nhìn thấy chính là quầy lễ tân; Xương sống vô hình nhưng giữ cho mọi thứ tồn tại là hoạt động: dọn phòng, dịch vụ kỹ thuật, an ninh, lập kế hoạch ca làm việc. Các bộ phận này đều có chung một vấn đề: khối lượng công việc không ổn định. 90 trả phòng một ngày, 20 ngày hôm sau; Vào ngày cuối tuần, tất cả các phòng đều kín chỗ, vào ngày thường một nửa số phòng trống. Nếu bạn thuê ít nhân viên hơn, khách sẽ phải chờ đợi và phòng sẽ được chuẩn bị muộn; Nếu bạn đặt quá nhiều, chi phí sẽ tăng lên. Chìa khóa để thiết lập sự cân bằng này là dự báo nhu cầu và lập kế hoạch dựa trên nó. Trí tuệ nhân tạo (AI) tăng tốc các dự đoán và bản phác thảo biểu đồ này khi bạn cung cấp dữ liệu cho chúng. Nhưng biểu đồ ảnh hưởng đến luật lao động, sự công bằng và sự hài lòng của khách; Quyết định cuối cùng thuộc về con người.
Các chỉ số hoạt động cơ bản
Hãy làm rõ một vài khái niệm. Dự báo công suất phòng là dự đoán số lượng phòng sẽ có người sử dụng trong những ngày tới; Đó là cơ sở của kế hoạch nhân sự. Mật độ nhận/trả phòng là sự phân bố lượng khách đến và đi trong ngày; xác định khối lượng công việc lễ tân và dọn phòng. Thời gian xử lý phòng là thời gian cần thiết sau khi phòng trống cho đến khi phòng sẵn sàng đón khách mới. Phòng của một người phục vụ là số phòng mà một người giúp việc dọn dẹp trong một ca; Đó là thước đo sự công bằng của khối lượng công việc. AI tính toán và diễn giải các chỉ số này khi bạn đưa ra dữ liệu và đưa ra kịch bản; Nhưng hệ thống của bạn biết những hạn chế về công suất thực tế và nhân viên.
chỉ báo
Nó đo lường cái gì?
Đóng góp của AI
dự báo công suất phòng
Khối lượng công việc trong tương lai
Xu hướng + kịch bản
Mật độ trả phòng
Khối lượng dọn dẹp buổi sáng
Tóm tắt mật độ
Thời gian chu kỳ phòng
Tốc độ chuẩn bị
Phân tích nút cổ chai
Phòng mỗi người
công bằng khối lượng công việc
Đề xuất số dư
Dự báo nhu cầu: AI làm gì và không làm gì
Khi bạn cung cấp số lượng phòng trước đây, lượng đặt phòng trong tương lai, lịch mùa và sự kiện, AI có thể tạo ước tính khối lượng công việc cho những ngày tới và kịch bản về số lượng nhân viên có thể được yêu cầu tương ứng. Ví dụ: "dự kiến có 85 lượt trả phòng vào thứ Bảy; gấp lúc 12:00; việc dọn dẹp có thể mất tới 15:00 với tốc độ hiện tại là 15 phòng mỗi người; đây là kịch bản thay ca." Đây là một dự thảo rất có giá trị. Nhưng AI không biết số lượng đặt chỗ thực tế, tình trạng nghỉ phép/báo cáo của nhân viên và giới hạn làm việc hợp pháp; Bạn gửi chúng và bạn phê duyệt lịch trình cuối cùng.
Lưu ý: Biểu đồ do AI tạo ra là một gợi ý, không phải là một mệnh lệnh được thực hiện tự động. Giờ làm việc, quyền nghỉ ngơi, ngày nghỉ hàng tuần và phân công công việc công bằng là trách nhiệm của luật lao động và người quản lý.
Giới hạn của con người trong việc lập kế hoạch
Biểu đồ không chỉ là toán học; Đó là về con người. AI dễ rơi vào tâm lý “làm nhiều việc nhất với ít nhân viên nhất”; trong khi điều này dẫn đến kiệt sức, sai sót và vi phạm pháp luật. Lập kế hoạch tốt tôn trọng các giới hạn sau: số giờ làm việc tối đa hợp pháp và thời gian nghỉ ngơi bắt buộc, luân chuyển ca công bằng (cân bằng cuối tuần/đêm cho mọi người), quyền nghỉ phép và lý do, cân bằng kinh nghiệm (đủ kinh nghiệm trong mỗi ca). AI có thể tạo ra kịch bản, nhưng quản trị viên áp dụng các giới hạn về mặt con người và pháp lý này. Ngoài ra, dữ liệu nhân sự (tên, hiệu suất, sức khỏe) là dữ liệu cá nhân; Không được vào xe đang mở.
Từng bước: Kế hoạch vận hành với AI
- Thu thập dữ liệu ẩn danh. Tỷ lệ lấp đầy trong tương lai, số lượt trả phòng, số lượng nhân viên hiện tại (ẩn danh).
- Chỉ định các ràng buộc. Giới hạn làm việc hợp pháp, số lần nghỉ phép, giá phòng mỗi người.
- Yêu cầu một kịch bản. Tóm tắt cường độ và dự thảo ca/lịch trình thay thế.
- Xác minh. Kiểm tra luật lao động và công lý; Xác nhận tài khoản.
- Xác nhận. Bạn, với tư cách là người quản lý, hoàn thiện lịch trình cuối cùng.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Giải quyết tắc nghẽn buổi sáng. Trong một khách sạn, mãi đến trưa cuối tuần mới có phòng, và những vị khách đến sớm đều đang chờ đợi. Nhóm đã cung cấp mật độ trả phòng ẩn danh và giá phòng mỗi người cho AI và yêu cầu một kịch bản. AI đã soạn thảo kế hoạch thay đổi thời gian bắt đầu của đội dọn dẹp và ưu tiên những phòng nhận phòng sớm. Người quản lý đã xác nhận và thực hiện điều này với luật lao động và nhóm; Sự chờ đợi khiếu nại đã giảm. AI đưa ra kịch bản, quyết định là ở con người.
Trường hợp 2 - Bẫy tối ưu hóa quá mức. Khi người quản lý yêu cầu AI "giảm thiểu chi phí", AI đã đề xuất một lịch trình bỏ qua thời gian nghỉ ngơi và bố trí 28 phòng cho một người. Nếu nó được thực hiện, sẽ dẫn đến cả vi phạm pháp luật và kiệt sức. Người quản lý nhận thấy điều này và từ chối nó. Bài học: Khi đưa ra mục tiêu cho AI, cần phải viết các giới hạn về mặt pháp lý và con người dưới dạng ràng buộc.
Trường hợp 3 - Xác nhận trong dự báo nhu cầu. Một nhóm đã yêu cầu AI ước tính công suất phòng vào tuần tới nhưng không cung cấp dữ liệu đặt phòng thực tế; AI đã vẽ một đường cong chiếm chỗ trang điểm. Do đó, nhóm đã gọi thêm nhân viên và chi phí tăng lên. Cách chính xác là cung cấp dữ liệu lấy hàng và đặt chỗ thực sự, chỉ sử dụng AI để diễn giải và viết kịch bản trên đó.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Lập kế hoạch ca làm việc rẻ nhất của bạn cho tuần tới.
Yêu cầu này rất nguy hiểm: công suất sử dụng thực tế không được đưa ra (AI tạo ra) và mục tiêu "rẻ nhất" dẫn đến một kế hoạch phá vỡ ranh giới pháp lý/nhân đạo.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: trợ lý lập kế hoạch hoạt động. Quyết định và phê duyệt lịch trình là của tôi. Dữ liệu (ẩn danh): Thứ bảy dự kiến trả phòng 80, nhận phòng 75; việc trả phòng bận rộn trong khoảng thời gian từ 10:00-13:00. Số lượng nhân viên tầng: 6 người, bình quân 15 phòng/ca/người. HẠN CHẾ: không ai được làm việc quá 8 giờ một ngày, mọi người sẽ được nghỉ giải lao ít nhất 30 phút, phân công công việc sẽ công bằng. Nhiệm vụ: tổng hợp khối lượng công việc, soạn thảo kịch bản ca làm việc ưu tiên nhận phòng sớm. Đề xuất một kế hoạch vi phạm các hạn chế; tạo nên số lượng phòng không thực tế.
Bản mẫu: dự báo công suất/khối lượng công việc:
Dữ liệu thực tế: công suất phòng hàng ngày trong 4 tuần qua [danh sách], đặt phòng vào tuần tới [danh sách]. Nhiệm vụ: diễn giải xu hướng khối lượng công việc trong tuần tới, đánh dấu những ngày nào sẽ bận rộn. Chỉ cần làm việc với dữ liệu tôi cung cấp cho bạn; Nếu thiếu thì nói "không đủ dữ liệu", đừng bịa đặt.
Bản mẫu: tóm tắt thời gian nhận phòng/trả phòng:
Dữ liệu ẩn danh: phân bổ thời gian trả phòng ngày mai [bàn], nhận phòng [bàn]. Nhiệm vụ: trích xuất giờ cao điểm của bộ phận lễ tân và bộ phận dọn phòng, ghi lại nguy cơ tắc nghẽn và ý tưởng phòng ngừa. Không sử dụng tên nhân viên.
Bản mẫu: kiểm soát công bằng ca:
Lịch trình dự thảo (ẩn danh, có mã người): [bảng]. Nhiệm vụ: đánh giá xem việc phân bổ khối lượng công việc có công bằng hay không (phòng mỗi người, số dư đêm/cuối tuần), đưa ra đề xuất nếu có sự mất cân bằng. Tôi sẽ quyết định.
Những lỗi thường gặp
- Yêu cầu ước tính mà không đưa ra công suất thực tế. AI phù hợp với đường cong; Kế hoạch đi sai hướng.
- Mục tiêu "rẻ nhất/ít nhân viên nhất". Nó tạo ra sự vi phạm pháp luật và sự kiệt sức; Viết các ràng buộc.
- Tải lên dữ liệu cá nhân của nhân sự. Tên tuổi, sức khoẻ, thành tích không vào xe mở.
- Áp dụng lịch trình tự động. Đó là một gợi ý; Luật lao động và công lý cần có sự chấp thuận của con người.
- Bỏ qua trạng thái nghỉ phép/báo cáo. Một kế hoạch được thực hiện mà không đưa ra những ràng buộc thực sự sẽ sụp đổ trên thực địa.
Mẹo: Trong khi viết mục tiêu của bạn (tốc độ, chi phí) trong lời nhắc hoạt động, hãy viết thêm các ràng buộc về mặt pháp lý và con người bên dưới: thời gian làm việc tối đa, thời gian nghỉ bắt buộc, phân bổ công bằng. Do đó, AI tạo ra kịch bản “tốt nhất trong giới hạn” chứ không phải kịch bản “rẻ nhất”.
Tóm lại
Hoạt động lễ tân và dọn phòng là nghệ thuật đáp ứng khối lượng công việc khác nhau với nhân sự và thời gian phù hợp. AI tạo ra các kịch bản dự báo nhu cầu, tóm tắt mật độ và thay đổi khi bạn đưa ra công suất và công suất thực tế. Nhưng việc đặt chỗ thực sự, những hạn chế về nhân sự và giới hạn pháp lý đều đến từ bạn; Vì lịch trình ảnh hưởng đến luật lao động, sự công bằng và sự hài lòng của khách nên việc phê duyệt cuối cùng thuộc về người quản lý. AI đưa ra kịch bản, con người đặt ra lịch trình và chịu trách nhiệm.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị dữ liệu ẩn danh trong một ngày: số lượt trả phòng dự kiến, giờ cao điểm, sức chứa của nhân viên tầng và giá phòng mỗi người. Yêu cầu kịch bản thay đổi từ AI với mẫu "lời nhắc mạnh mẽ", đưa ra các ràng buộc về pháp lý và con người. Xác minh thời gian kết thúc dọn dẹp bằng cách tính toán thủ công, kiểm tra xem các ràng buộc có bị vi phạm hay không và viết thành 5 câu lý do bạn phê duyệt/thay đổi lịch trình cuối cùng.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã cung cấp ẩn danh dữ liệu về tỷ lệ lấp đầy và sức chứa thực tế chưa?
- [ ] Tôi đã viết những hạn chế về mặt pháp lý và nhân đạo như những hạn chế đối với lời nhắc chưa?
- [ ] Tôi đã xác minh tính toán của AI (thời gian kết thúc, phòng mỗi người) chưa?
- [ ] Tôi chưa chia sẻ dữ liệu cá nhân của nhân viên phải không?
- [ ] Tôi, với tư cách là người quản lý, có phê duyệt lịch trình cuối cùng không?