Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu các khái niệm về lập bản đồ quy trình, dòng giá trị và nút thắt cổ chai, đồng thời sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra các ý tưởng cải tiến và phân tích quy trình
- Khả năng chuẩn bị phân tích nguyên nhân gốc rễ (5 lý do, xương cá) và dự thảo mô phỏng kịch bản với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Hiểu rằng tính khả thi tại hiện trường và tác động đến an toàn bệnh nhân của cải tiến do trí tuệ nhân tạo đề xuất phụ thuộc vào xác minh của nhóm.
Điều mà bệnh nhân phàn nàn nhiều nhất ở bệnh viện thường không phải là việc điều trị mà là sự chờ đợi, bối rối: xếp hàng đăng ký, được đưa đi khám từ nơi này đến nơi khác để khám, lại xếp hàng chờ kết quả. Hầu hết những điều này không phải là sự cần thiết về mặt y tế mà là kết quả của một quy trình được thiết kế kém. Cải tiến quy trình là nguyên tắc cải thiện quy trình bằng cách làm cho các bước của công việc trở nên rõ ràng và giảm lãng phí cũng như sự chậm trễ. Trong phần này, chúng ta sẽ sử dụng trí tuệ nhân tạo trong việc lập bản đồ quy trình, phát hiện tắc nghẽn, phân tích nguyên nhân gốc rễ và mô phỏng kịch bản. Ranh giới: AI tạo ra các ý tưởng để phân tích và cải tiến; nhưng tính khả thi tại hiện trường và tác động đến an toàn bệnh nhân của khuyến nghị này phụ thuộc vào việc xác nhận của nhóm.
Quản lý tinh gọn và các khái niệm cơ bản
Quản lý tinh gọn là một cách tiếp cận để đặt câu hỏi cho từng bước xem liệu nó có mang lại giá trị cho bệnh nhân hay không và loại bỏ những lãng phí không tạo ra giá trị (chờ đợi, vận chuyển không cần thiết, làm lại). Ánh xạ luồng giá trị đang trực quan hóa tất cả các bước của một quy trình từ đầu đến cuối và thời gian chờ/xử lý ở mỗi bước. Nút cổ chai là công đoạn có dung lượng hẹp nhất quyết định tốc độ của toàn bộ quá trình; Nó giống như mắt xích yếu nhất trong một chuỗi. Nguyên tắc quan trọng nhất là nỗ lực cải tiến nên tập trung vào nút cổ chai trước tiên, bởi vì việc đẩy nhanh bước ra ngoài nút cổ chai sẽ không làm tăng tốc độ tổng dòng chảy - nước sẽ vẫn chảy nhanh như khi nó đi qua đường ống hẹp nhất.
Có hai công cụ cổ điển để tìm ra gốc rễ của vấn đề. 5 Whys là việc đi từ triệu chứng bề mặt đến nguyên nhân gốc rễ bằng cách đặt câu hỏi "tại sao" cho một vấn đề năm lần liên tiếp. Sơ đồ xương cá (Ishikawa) ánh xạ các nguyên nhân có thể xảy ra của một vấn đề bằng cách chia chúng thành các loại (con người, phương pháp, vật liệu, máy móc, môi trường). Ngoài ra còn có mô phỏng: lập mô hình thay đổi quy trình theo từng kịch bản để xem “điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta làm điều này” trước khi thực sự triển khai nó. AI tạo ra các bản nháp và ý tưởng bằng tất cả các công cụ này.
Cải tiến quy trình trong chăm sóc sức khỏe có một hạn chế duy nhất giúp phân biệt nó với các ngành khác: tốc độ không phải lúc nào cũng tốt. Bỏ qua một bước và đẩy nhanh tốc độ sản xuất trong nhà máy mang lại lợi nhuận; Trong bệnh viện, việc bỏ qua bước kiểm tra và đẩy nhanh quá trình có thể khiến bệnh nhân phải trả giá. Vì vậy, khi cải thiện, hãy loại bỏ từng bước bằng hai câu hỏi: “Bước này có mang lại giá trị cho bệnh nhân không?” và “Bước này có phải là rào cản an toàn không?” Câu hỏi đầu tiên tìm thấy sự lãng phí; Câu hỏi thứ hai bảo vệ tầng lớp tiện dân. Có thể dễ dàng loại bỏ một công việc giữ lại hoặc lặp lại không tạo thêm giá trị; nhưng nó được bảo vệ ngay cả khi hàng rào bảo mật (kiểm tra kỹ thuốc, xác thực bệnh nhân, kiểm tra thời gian chờ phẫu thuật) làm chậm nó lại, tốt nhất là nó được thực hiện bằng phương pháp nhanh hơn. AI rất giỏi ở câu hỏi đầu tiên; Chỉ đội am hiểu hiện trường mới có thể tự tin trả lời câu hỏi thứ hai.
Từng bước: Cải tiến quy trình với AI
- Lập bản đồ quá trình. Ẩn danh ghi lại các bước, trình tự, thời gian ước tính cho từng bước; Yêu cầu AI phác thảo bản đồ luồng thông thường.
- Tìm điểm nghẽn. Thời gian chờ/xếp hàng dài nhất xảy ra ở bước nào? Yêu cầu AI đánh dấu nó.
- Đi đến nguyên nhân gốc rễ. 5 nguyên nhân gây tắc nghẽn và phác họa xương cá
- Tạo ra các ý tưởng cải tiến. Nhận đề xuất loại bỏ các bước không tạo thêm giá trị và mở rộng nút thắt cổ chai.
- Kịch bản mô phỏng. Yêu cầu họ làm mẫu các tình huống "Điều gì xảy ra nếu chúng ta loại bỏ bước này/thực hiện song song".
- Xác minh đội. Đội ngũ tại hiện trường (bác sĩ, y tá, kỹ thuật viên) đánh giá và phê duyệt đề xuất về tính khả thi và an toàn cho bệnh nhân.
Thận trọng: Việc “tăng tốc” do AI đề xuất có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của bệnh nhân - ví dụ: loại bỏ một bước kiểm soát giúp giảm thời gian nhưng làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi. Không phải mọi cải tiến đều được triển khai mà không được nhóm kiểm tra tác động bảo mật của nó.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Tắc nghẽn trong phòng thí nghiệm. Tại một bệnh viện, thời gian có kết quả xét nghiệm máu trung bình là 140 phút và bệnh nhân phàn nàn. Nhóm chất lượng đã bàn giao quy trình từng bước (lấy mẫu, vận chuyển, nghiệm thu, phân tích, phê duyệt, báo cáo) cho YZ. YZ cho thấy rằng thời gian chờ đợi lâu nhất không phải ở bước "phân tích" mà là ở bước "vận chuyển và nghiệm thu mẫu", và 55% tổng thời gian được dành cho việc này. Tần suất vận chuyển được tăng lên và việc nhập học được số hóa. Thời gian trung bình giảm từ 140 xuống 95 phút. Nút cổ chai đã ở đúng chỗ; Máy phân tích không hề thay đổi.
Trường hợp 2 - Chữa bệnh không đúng chỗ. Một đơn vị đang cân nhắc mua một thiết bị khử trùng mới đắt tiền để tăng tốc độ di chuyển trong phòng mổ. Khi trích xuất dòng giá trị bằng AI, người ta thấy nút thắt không phải là khử trùng mà là bước "chuẩn bị và đồng ý của bệnh nhân". Nếu thiết bị được mua, tiền sẽ được tiêu và dòng tiền sẽ không tăng tốc. Thay vào đó, quá trình chuẩn bị đã được tổ chức lại; tổng số chờ đợi giảm xuống. Bài học: cải thiện bên ngoài nút cổ chai không làm tăng tốc độ tổng thể.
Trường hợp 3 - Phanh an toàn. YZ đề xuất "loại bỏ bước kiểm tra kép thuốc" để tăng tốc độ lưu chuyển bệnh nhân ngoại trú; điều đó thực sự sẽ rút ngắn thời gian. Nhóm phản đối: kiểm tra kỹ lưỡng là rào cản an toàn cho bệnh nhân và việc loại bỏ nó sẽ làm tăng nguy cơ sai sót về thuốc. Đề xuất đã bị từ chối; Thay vào đó, phương pháp tăng tốc độ kiểm soát (mã vạch) đã được chọn. AI thấy được tốc độ nhưng không thể cân nhắc sự an toàn; xác nhận nhóm là rất quan trọng.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Ánh xạ luồng giá trị:
Vai trò của bạn: trợ lý cho chuyên gia cải tiến quy trình. Dưới đây là các bước của quy trình và thời gian chờ đợi/xử lý ước tính cho mỗi bước (ẩn danh). Nhiệm vụ: sắp xếp các bước theo thứ tự trong một sơ đồ gọn gàng, trừ đi phần trăm của mỗi bước trong tổng thời gian, đánh dấu 2 bước thực hiện lâu nhất. Đừng bù giờ; Hãy sử dụng những gì tôi đưa cho bạn.
2) Tắc nghẽn + 5 nguyên nhân:
Bước mất nhiều thời gian nhất là "vận chuyển và nghiệm thu mẫu". Dự thảo phân tích 5 Tại sao cho nút thắt này: đề xuất các câu trả lời khả thi cho mỗi câu hỏi “tại sao”, tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Sau đó đề xuất 3 cải tiến để giải quyết nguyên nhân cốt lõi này, loại bỏ những công việc không mang lại giá trị. Nêu rõ đây là những giả thuyết và cần phải thử nghiệm thực địa.
3) Mô phỏng kịch bản:
Trong quy trình hiện tại, tổng thời gian là 140 phút, bước thắt cổ chai mất 60 phút và được thực hiện bởi một người. Lập mô hình các tình huống sau: (1) nếu chúng ta thêm người thứ 2 vào bước này, (2) nếu chúng ta thực hiện bước này song song, (3) nếu chúng ta số hóa bước này và giảm xuống còn 20 phút thì tổng thời gian sẽ là bao nhiêu? Viết ra thời lượng ước tính và các giả định cho từng kịch bản.
4) Phác họa xương cá:
Tạo bản phác thảo xương cá (Ishikawa) cho bài toán “Thời gian chờ khám ngoại trú lâu”: liệt kê các nguyên nhân có thể xảy ra theo các hạng mục con người, phương pháp, vật liệu, máy móc, môi trường. 2-3 mặt hàng cho mỗi loại. Nói rõ rằng đây là bản dự thảo được cân nhắc kỹ lưỡng và sẽ được nhóm xác minh.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Đẩy nhanh quá trình phòng khám ngoại trú của chúng tôi.
Không có bước, không có thời gian, nút thắt không rõ ràng; AI đưa ra những lời sáo rỗng chung chung, nhắm sai địa điểm.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Dưới đây là các bước và thời gian của quy trình khám bệnh ngoại trú (ẩn danh). Tìm nút thắt theo tỷ trọng của nó trong tổng thời gian, phân tích 5 lý do tại sao cho bước đó và đề xuất 3 cải tiến giúp loại bỏ công việc không mang lại giá trị. Đồng thời lưu ý tác động an toàn của bệnh nhân đối với từng khuyến nghị; Đề nghị loại bỏ các bước là rào cản bảo mật.
xe cộ
để làm gì
đầu ra
dòng giá trị
Làm cho quá trình hiển thị
Bản đồ thời lượng từng bước
Phân tích nút cổ chai
tìm ra hạn chế
bước hẹp nhất
5 lý do
Đi đến nguyên nhân gốc rễ
gốc không có triệu chứng
mô phỏng
"Nếu như"
Kết quả kịch bản
Những lỗi thường gặp
- Cải thiện bên ngoài nút cổ chai. Tổng dòng chảy không tăng tốc, tiền bị lãng phí.
- Điều trị triệu chứng. Nếu bạn không tìm ra nguyên nhân gốc rễ, vấn đề sẽ quay trở lại.
- Loại bỏ hàng rào bảo mật. Thực hiện bước kiểm soát tốc độ sẽ làm ảnh hưởng đến sự an toàn của bệnh nhân.
- Nhầm mô phỏng với thực tế. Kịch bản là một dự đoán; Nó được thử nghiệm thí điểm trên thực địa.
- Không liên quan đến đội. Nếu không hiểu biết về lĩnh vực này thì đề xuất đó sẽ không thực tế hoặc nguy hiểm.
Mẹo: Trước khi triển khai một cải tiến trong toàn tổ chức, hãy thử nghiệm nó trong một đợt thử nghiệm nhỏ (một dịch vụ, một tuần) và đo lường thời gian trước/sau. Kịch bản AI có thể lạc quan; Dữ liệu thí điểm thực tế cho thấy liệu khuyến nghị có hiệu quả trên thực địa và không ảnh hưởng đến sự an toàn hay không.
Tóm lại
Cải tiến quy trình giúp giảm lãng phí và chậm trễ, đồng thời cải thiện trải nghiệm và hiệu quả của bệnh nhân. AI; Đây là một ý tưởng mạnh mẽ và là công cụ tạo kế hoạch chi tiết để lập bản đồ dòng giá trị, tìm kiếm nút thắt cổ chai, 5 câu hỏi Tại sao và xương cá cũng như mô phỏng kịch bản. Nhưng việc cải tiến nên tập trung vào nút thắt trước tiên; Tăng tốc bên ngoài nút cổ chai sẽ không hiệu quả. Và không phải mọi khuyến nghị, đặc biệt nếu nó chạm đến bước kiểm soát tốc độ, đều được thực hiện mà không được nhóm xác nhận về tính an toàn và tính khả thi của bệnh nhân.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một quy trình duy nhất từ tổ chức của bạn (chẳng hạn như đăng ký, phân tích, xuất viện), viết ra các bước và thời gian ước tính. Yêu cầu AI cung cấp bản đồ và nguyên nhân gốc rễ bằng các mẫu “Bản đồ dòng giá trị” và “Nút cổ chai + 5 lý do”. So sánh với quan sát của chính bạn xem nút cổ chai có đặt đúng chỗ hay không và đánh giá tác động đến an toàn bệnh nhân của một cải tiến được đề xuất ở 5 hạng mục.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi có cung cấp các bước và thời gian quy trình một cách ẩn danh không?
- [ ] Tôi có tập trung cải tiến nút cổ chai không?
- [ ] Tôi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ chưa (tôi đã dừng lại ở triệu chứng) chưa?
- [ ] Tôi đã đánh giá tác động an toàn của bệnh nhân của từng khuyến nghị chưa?
- [ ] Tôi đã lên kế hoạch xác minh phi công và phi hành đoàn trước khi triển khai chưa?