Lợi nhuận:
- Nó đo lường các công việc tiêu chuẩn, lặp đi lặp lại và xác định các ứng viên tự động hóa.
- Tạo các mẫu có thể tái sử dụng với các khu vực tùy chỉnh.
- Nó duy trì một lớp phê duyệt của con người đối với mọi sản phẩm đầu ra đến tay khách hàng.
Giới hạn lớn nhất của freelancer là thời gian: 24 giờ một ngày, có thể là 8 giờ để làm việc. Đằng sau một nhân viên làm công ăn lương có đội ngũ kế toán, trợ lý và marketing; Đằng sau freelancer chỉ có chính mình. Đó là lý do tại sao tự động hóa quy trình làm việc — thiết lập một lần và chạy tự động hoặc chỉ bằng một cú nhấp chuột, thay vì thực hiện từng tác vụ lặp đi lặp lại một cách thủ công — là vấn đề sống còn chứ không phải là điều xa xỉ đối với người làm nghề tự do. Hai khái niệm cơ bản trong đơn vị này. Đầu tiên là nhiệm vụ lặp đi lặp lại: những nhiệm vụ bạn thực hiện gần như giống nhau đối với mọi khách hàng, trên mọi dự án - viết đề xuất, trả lời email, chuẩn bị hóa đơn, chia sẻ trên mạng xã hội. Thứ hai là tạo khuôn mẫu: nó bắt nguồn từ những nhiệm vụ lặp đi lặp lại này từ một khung làm sẵn thay vì thực hiện chúng từ đầu mỗi lần. Trí tuệ nhân tạo (AI) là cách nhanh nhất để tạo ra và liên tục cải tiến các mẫu này. Mục tiêu rất rõ ràng: giải phóng thời gian quý báu của bạn khỏi sự lặp lại có giá trị thấp và dành nó cho công việc thực sự kiếm tiền và khiến bạn thích thú.
Tự động hóa bắt đầu từ đâu? Đo trước
Thay vì lao vào tự động hóa một cách mù quáng, trước tiên hãy xem thời gian của bạn đang trôi đi đâu. Ghi lại sơ bộ công việc bạn đã làm trong một tuần; sau đó loại bỏ nó bằng hai câu hỏi: “Công việc này có được lặp lại thường xuyên không?” và “Công việc này có thể được tiêu chuẩn hóa không?” Những công việc mà cả hai câu trả lời đều là "có" là những ứng cử viên đầu tiên cho tự động hóa. Đừng cố gắng tự động hóa các nhiệm vụ sáng tạo, khác nhau ở mọi thời điểm (chuyên môn chính của bạn); bảo vệ họ. Tự động hóa nhắm đến những công việc nhàm chán của bạn chứ không phải bạn.
loại hình kinh doanh
Sự phù hợp cho tự động hóa
Cách tiếp cận
Viết báo giá/email
cao
Mẫu AI + cá nhân hóa
Hóa đơn/nhắc nhở
cao
Mẫu + lịch nhắc nhở
dàn ý nội dung
trung bình
Bản phác thảo AI + chỉnh sửa bằng tay
Công việc chuyên môn chính
thấp
Bằng tay; AI chỉ hỗ trợ
Mối quan hệ tin cậy với khách hàng
không có
Không bao giờ tự động hóa
Mẹo: Nếu bạn đã làm điều gì đó bằng tay lần thứ ba, hãy dừng lại lần thứ tư và tô màu nó. Công việc mà bạn nói “sẽ không bao giờ quay lại” luôn quay trở lại với công việc tự do. Phải mất 20 phút để cài đặt mẫu đầu tiên; Mỗi lần sử dụng tiếp theo giảm xuống còn 2 phút.
Từng bước: Thiết lập hệ thống tự động hóa với AI
- Hàng tồn kho thời gian. Viết ra công việc của bạn trong một tuần; đánh dấu những cái lặp đi lặp lại và tiêu chuẩn.
- Sự ưu tiên. Chọn 3 công việc lặp đi lặp lại tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
- Tạo khuôn mẫu. Tạo một mẫu có thể tái sử dụng (bộ xương + các trường để điền) với AI cho từng mẫu.
- Các trường cá nhân hóa. Đánh dấu bằng [dấu ngoặc vuông] nội dung trong mẫu sẽ thay đổi mỗi lần.
- Thư viện. Thu thập các mẫu ở một nơi; Gọi là “báo giá”, “theo dõi”, “nhắc nhở hóa đơn”.
- Sự cải tiến. Sửa phần không hoạt động sau mỗi lần sử dụng; Mẫu là tài liệu sống.
Lớp "phê duyệt của con người": vành đai an toàn của tự động hóa
Giấc mơ nguy hiểm nhất của tự động hóa là ý tưởng “làm cho mọi thứ tự hoạt động hoàn toàn”. Trong công việc tự do, không có gì đến tay khách hàng được phép qua mắt con người. Mô hình đúng là thế này: AI và các mẫu chuẩn bị bản nháp, bạn phê duyệt và gửi nó. Đây được gọi là "con người trong vòng lặp". Ví dụ: AI soạn thảo phản hồi tự động cho khách hàng nhưng bạn là người nhấn gửi. Quy tắc duy nhất này bảo vệ bạn khỏi thông tin sai lệch, giọng điệu không phù hợp và lỗi bảo mật trong khi vẫn duy trì tốc độ tự động hóa. Hy sinh niềm tin để lấy tốc độ là sự đánh đổi đắt giá nhất khi làm việc tự do.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Thư viện mẫu tiết kiệm được 6 giờ mỗi tuần. Một người quản lý phương tiện truyền thông xã hội đang viết đề xuất, tóm tắt và báo cáo cho từng khách hàng từ đầu. Anh đã tạo ra 8 mẫu cơ bản bằng AI và đánh dấu các khu vực tùy chỉnh. Đến cuối tháng đầu tiên, thời gian anh dành cho công việc hành chính đã giảm từ khoảng 10 giờ/tuần xuống còn 4 giờ; Anh dành 6 giờ kiếm được để tìm kiếm khách hàng mới.
Trường hợp 2 - Lỗi tự động hóa hoàn toàn, mất khách hàng. Một nhà tư vấn đã thiết lập phản hồi AI hoàn toàn tự động cho các email đến, bỏ qua lớp xác nhận. AI đã gửi phản hồi robot và không liên quan đến một khiếu nại nhạy cảm; khách hàng "bạn có hướng dẫn tôi đến bot không?" Anh ta nói rồi rời đi. Bài học: bỏ qua sự xác nhận của con người về tốc độ là con đường tắt tốn kém nhất.
Trường hợp 3 - Tự động hóa hóa đơn giúp giảm các khoản thanh toán trễ. Một dịch giả đã chuẩn hóa hóa đơn và lời nhắc thanh toán lịch sự của cô ấy bằng các mẫu AI và đặt lời nhắc trong lịch của cô ấy. Việc thanh toán chậm đã giảm đáng kể nhờ có sự nhắc nhở thường xuyên và chuyên nghiệp; Kỳ thu tiền bình quân giảm từ 40 ngày xuống còn 22 ngày. Không có bất kỳ cuộc trò chuyện khó khăn nào, chỉ vì hệ thống.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Phân bổ khoảng thời gian tồn kho cho các ứng viên tự động hóa:
Vai trò của bạn: tư vấn năng suất. Xem qua danh sách việc cần làm hàng tuần của tôi và hỏi "nó có lặp lại thường xuyên không?" và “nó có thể được tiêu chuẩn hóa không?” Hãy cho điểm họ bằng các câu hỏi. Đánh dấu những người trả lời có cho cả hai với tư cách là ứng viên tự động hóa/mẫu và đề xuất họ theo thứ tự ưu tiên. Tồn đọng: [danh sách].
2) Trình tạo mẫu có thể tái sử dụng:
Tạo mẫu có thể sử dụng lại cho công việc định kỳ sau: [job]. Đánh dấu các trường sẽ thay đổi mỗi lần bằng [dấu ngoặc vuông]. Giữ mẫu linh hoạt nhưng rõ ràng; Thêm mệnh đề "kiểm tra trước khi sử dụng" vào cuối.
3) Dự thảo trả lời tự động (đối với hồ sơ được phê duyệt):
BẢN THẢO một phản hồi mà tôi sẽ phê duyệt trước khi gửi các tin nhắn đến thuộc loại sau (sẽ không được gửi tự động): [loại tin nhắn]. Giọng điệu: chuyên nghiệp, ấm áp. Để lại [FILL] nơi để cá nhân hóa.
4) Danh sách kiểm tra quy trình:
Chia nhỏ các bước của dự án định kỳ này từ đầu đến cuối thành một danh sách kiểm tra để bạn không bỏ lỡ bất kỳ: [loại dự án] nào. Đánh dấu vào ô "hoàn thành" ở mỗi bước và đánh dấu riêng các điểm xác minh quan trọng.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Yếu: “Tự động hóa công việc của tôi.”
Kết quả: Lời khuyên mơ hồ, không khả thi, chung chung, không phù hợp với quy trình làm việc thực tế của bạn.
Strong: "Vai trò của bạn là nhà tư vấn năng suất. Tôi là một biên dịch viên tự do. Trong mỗi công việc mới, tôi thực hiện các công việc thủ công sau: viết báo giá, gửi tin nhắn, hóa đơn và nhắc nhở thanh toán. Tạo các mẫu có thể sử dụng lại cho bốn công việc này; đánh dấu các trường thay đổi trong mỗi công việc bằng [dấu ngoặc vuông] và thêm danh sách kiểm tra gồm 2-3 mục vào cuối mỗi mẫu mà tôi sẽ kiểm tra trước khi gửi."
Kết quả: các mẫu thực với các khu vực tùy chỉnh và kiểm soát bảo mật mà bạn có thể sử dụng trực tiếp.
Sự khác biệt đến từ việc cung cấp cho AI công việc định kỳ thực tế của bạn và lớp yêu cầu phê duyệt.
Những lỗi thường gặp
- Đang cố gắng tự động hóa công việc sáng tạo. Tự động hóa nhắm đến sự lặp lại chứ không phải chuyên môn của bạn.
- Bỏ qua sự chấp thuận của con người Không có gì đến với khách hàng nên đi qua mắt bạn.
- Đặt mẫu một lần và quên nó đi. Mẫu trực tiếp; Sửa phần không hoạt động.
- Tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Bắt đầu với 2-3 nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
- Tự động hóa dữ liệu bí mật. Đừng cung cấp bí mật của khách hàng cho các quy trình tự động.
Lưu ý: Khi đổ dữ liệu khách hàng (e-mail, tên, tài liệu) vào các công cụ tự động hóa, hãy biết dữ liệu này sẽ đi đâu. Một số công cụ tự động hóa và AI lưu trữ dữ liệu hoặc có thể sử dụng dữ liệu đó trong đào tạo. Đối với các luồng chứa thông tin bí mật của khách hàng, hãy ẩn danh dữ liệu hoặc thực hiện bước đó theo cách thủ công.
Tóm lại
Tự động hóa biến người làm việc tự do thành một nhóm một người: lập các mẫu nhiệm vụ tiêu chuẩn, lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian quý báu cho công việc thực tế. Đo lường trước tiên, chọn các bước lặp, mẫu và tinh chỉnh tốn nhiều thời gian nhất. Nhưng nguyên tắc vàng vẫn là: AI chuẩn bị bản thảo, con người phê duyệt. Đừng hy sinh sự tự tin vì tốc độ; Tự động hóa sẽ nâng cao năng lực của bạn chứ không loại bỏ trách nhiệm của bạn.
Nhiệm vụ ứng dụng
Hãy ghi lại sơ bộ công việc bạn đã làm trong một tuần. 1. Tách biệt các ứng viên tự động hóa bằng mẫu. Chọn nhiệm vụ đầu tiên tiêu tốn nhiều thời gian nhất, tạo mẫu có thể sử dụng lại bằng mẫu 2 và thêm danh sách kiểm tra bằng mẫu 4. Hãy sử dụng mẫu này cho công việc thực tế tiếp theo của bạn và đo lường xem bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đo lường thời gian của mình và xác định các nhiệm vụ tiêu chuẩn, lặp đi lặp lại.
- [ ] Tôi chọn 2-3 công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất để tự động hóa.
- [ ] Tôi đã tạo các mẫu có thể sử dụng lại và đánh dấu các khu vực tùy chỉnh.
- [ ] Tôi đã thu thập các mẫu của mình trong một thư viện duy nhất.
- [ ] Tôi duy trì lớp phê duyệt của con người đối với mọi đầu ra được gửi đến khách hàng.
- [ ] Tôi ẩn danh dữ liệu bí mật trong quy trình tự động hóa.