Lợi nhuận:
- Khả năng chuẩn bị các bản thảo đầu tiên của văn bản chính sách và thủ tục có cấu trúc và rõ ràng với AI
- Khả năng tạo thông báo, email và văn bản giao tiếp nội bộ nhạy cảm với giọng điệu và sự đồng cảm phù hợp
- Khả năng thiết lập một quy trình yêu cầu sự chấp thuận của chuyên gia/pháp lý đối với các văn bản chính sách pháp lý và nhạy cảm
Nhân sự là tiếng nói của công ty đồng thời là người đưa ra các quy tắc. HR liên tục đưa ra các văn bản, từ chính sách nghỉ phép đến quy tắc làm việc từ xa, từ quy trình kỷ luật đến thông báo nghỉ lễ, từ thư tăng lương đến tuyên bố tái cơ cấu. Một số văn bản này có hậu quả pháp lý, trong khi những văn bản khác trực tiếp định hình văn hóa công ty và tinh thần của nhân viên. Trí tuệ nhân tạo (AI) tạo ra các bản nháp đầu tiên nhanh chóng và nhất quán cho cả hai loại văn bản. Nhưng vai trò của AI trong các văn bản chính sách và vai trò của nó trong các văn bản thông báo rất khác nhau; Trong phần này, chúng ta sẽ làm rõ sự khác biệt này và học cách làm việc an toàn trong cả hai lĩnh vực.
Một số thuật ngữ: Chính sách là quy định bằng văn bản, thường có cơ sở pháp lý, ràng buộc nhân viên. Thủ tục là một tài liệu giải thích từng bước cách thực hiện chính sách. Truyền thông nội bộ là tất cả các thông báo, email và thông tin của công ty tới nhân viên của mình. Giọng điệu là màu sắc cảm xúc và hình thức của văn bản; cùng một thông tin được cảm nhận rất khác nhau với các tông màu khác nhau.
Truyền thông nội bộ: Vùng thoải mái của AI
AI có thể được sử dụng tự do trong các văn bản như thông báo, email, tin nhắn chúc mừng và cảm ơn; Rủi ro thấp, lợi ích cao. Kỹ năng thực sự ở đây là có được giai điệu phù hợp.
Vai trò của bạn: một chuyên gia truyền thông công ty. Nhiệm vụ: Viết thông báo sau dưới dạng email cho nhân viên. Chủ đề: Chuyển sang cách sắp xếp công việc kết hợp mới (văn phòng 2 ngày một tuần) Giọng điệu: rõ ràng, tích cực, tập trung vào nhân viên. Giải thích lý do và lợi ích của sự thay đổi. Độ dài: ngắn, có thể quét được bằng các dấu đầu dòng. Chỉ định ở cuối nơi các câu hỏi sẽ được chuyển tiếp. Quy tắc: Để lại thông tin chính xác về ngày/người/địa điểm [NGÓC VUÔNG] và tôi sẽ điền vào.
Mẹo: Luôn chỉ định giọng điệu trong giao tiếp nội bộ: “rõ ràng và tích cực”, “đồng cảm”, “trang trọng nhưng ấm áp”, v.v. Thông tin tương tự phải được truyền tải bằng giọng điệu hoàn toàn khác đối với tin xấu (ví dụ: cắt giảm lợi ích) và tin tốt (ví dụ: lợi ích mới). AI thiết lập giọng điệu tốt một cách đáng ngạc nhiên - nhưng chỉ khi bạn nói điều đó.
Khi nói đến những tin tức nhạy cảm (hạn chế, thay đổi, tin xấu), việc tạo ra sự cân bằng giữa sự đồng cảm và tính minh bạch là rất quan trọng:
Viết một đoạn văn thông báo những tin tức nhạy cảm sau đây cho nhân viên. Tin tức: Ngân sách thưởng hiệu suất năm nay thấp hơn năm ngoái. Giọng điệu: trung thực, đồng cảm, không phòng thủ. Đừng che giấu sự thật bằng cách làm dịu đi nó mà hãy mang lại niềm hy vọng và viễn cảnh tương lai. Đừng buộc tội hay lạnh lùng. Đưa ra câu trả lời tôn trọng cho câu hỏi “tại sao” của nhân viên.
Văn bản chính sách: Không gian chánh niệm của AI
Các chính sách như nghỉ phép, kỷ luật, làm thêm giờ và quyền riêng tư dữ liệu đều có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Ở đây, AI tạo ra bản dự thảo nhưng văn bản không bao giờ trực tiếp có hiệu lực. Quy trình từng bước an toàn:
- Nhấn mạnh vào bản dự thảo. Nói với AI “đây là bản nháp, không phải văn bản cuối cùng”.
- Cho cấu trúc. Mục đích, phạm vi, định nghĩa, quy tắc, quy trình, ngoại lệ.
- Đánh dấu vào các cụm từ pháp lý. Nhãn "Xác minh" thay vì trang điểm.
- Để trống thông tin cụ thể của công ty. Bạn điền số và thời gian.
- Nhận được sự chấp thuận của chuyên gia/pháp lý. Bước này không thể bỏ qua.
Vai trò của bạn: người viết chính sách nhân sự. Nhiệm vụ: Tạo BẢN DỰ THẢO cho chính sách nghỉ phép hàng năm. Cấu trúc: mục đích, phạm vi, định nghĩa, quyền nghỉ phép, quy trình yêu cầu, quy trình phê duyệt, ngoại lệ. Quy tắc: Đánh dấu các tuyên bố pháp lý và thời hạn bằng thẻ [XÁC MINH THEO QUY ĐỊNH]. LẮP một điều luật hoặc thời kỳ cụ thể; Hãy nói rõ rằng bạn không chắc chắn. Đây là bản dự thảo, không phải văn bản cuối cùng.
Mô hình này đưa ra một khuôn khổ tốt ở đây (“Việc nghỉ phép có lương hàng năm được xác định theo thâm niên của nhân viên [QUY ĐỊNH XÁC MINH]”), nhưng rõ ràng bị hạn chế trong việc tạo ra các chi tiết pháp lý. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi về những thiếu sót của chính sách hiện tại:
Liệt kê những điểm còn thiếu hoặc chưa rõ ràng trong dự thảo chính sách nghỉ phép này:- Những trường hợp nào vẫn chưa được xác định? (ví dụ: nghỉ phép nửa ngày, nghỉ phép có phép) - Câu nào có thể có nhiều cách hiểu? - Những điểm nào có thể khiến nhân viên bối rối? Đưa ra ý kiến nhưng không kéo dài thời gian/điều khoản; Nếu không rõ ràng, hãy nói "xác minh".
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Sức mạnh của giọng điệu. Một công ty thông báo quyết định quay trở lại văn phòng với thái độ lạnh lùng, cấp bách và các nhân viên đã phản ứng. HR viết lại thông tin tương tự bằng AI với giọng điệu đồng cảm và hợp lý: lý do đưa ra quyết định, lợi ích của nó và kênh câu hỏi đã được thêm vào. Sau thông báo thứ hai, số lượng bình luận tiêu cực trên kênh nội bộ đã giảm đáng kể.
Trường hợp 2 - Nguy cơ chất giả. Một chuyên gia nhân sự đã trực tiếp yêu cầu AI “viết chính sách nghỉ phép”; Văn bản có thời gian nghỉ phép hàng năm thuyết phục nhưng không chính xác. May mắn thay, anh ta đã bị bắt trong bước phê duyệt hợp pháp. Sau sự cố này, nhóm đã chuẩn hóa ràng buộc "[XÁC MINH THEO QUY ĐỊNH]" và "chế tạo" cho tất cả lời nhắc chính sách.
Trường hợp 3 - Đơn giản hóa. Không ai đọc chính sách làm việc từ xa dài 6 trang được viết bằng ngôn ngữ pháp lý nặng nề. HR đã nhờ AI đơn giản hóa văn bản với ràng buộc “không thay đổi ý nghĩa, chỉ cải thiện độ rõ ràng”; Tài liệu được giảm xuống còn 2 trang, tốc độ đọc tăng lên và số lượng câu hỏi lặp đi lặp lại mà HR nhận được giảm khoảng 1/3.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:Viết cho chúng tôi chính sách quyền.
Kết quả: một văn bản trông có vẻ như thật nhưng có thể chứa các thời kỳ và điều khoản pháp lý không chính xác và có rủi ro nếu sử dụng trực tiếp.
Lời nhắc mạnh mẽ: [nhấn mạnh nội dung + cấu trúc rõ ràng + ràng buộc "đánh dấu tuyên bố pháp lý, không bịa đặt" + để trống thông tin cụ thể của công ty trong dấu ngoặc vuông]
Kết quả: một dự thảo an toàn được chuẩn bị để xem xét, đánh dấu rủi ro và sẵn sàng để chuyên gia phê duyệt.
Vai trò của AI theo loại văn bản
loại văn bản
Vai trò của AI
Bước bắt buộc
Thông báo/email
Phác thảo đầy đủ, điều chỉnh tông màu
Kiểm tra độ chính xác của thông tin
Lễ kỷ niệm/thông điệp nội tâm
sản xuất miễn phí
Đánh giá nhẹ
Tin tức nhạy cảm (mất điện, v.v.)
Bản nháp + giai điệu
Sự đồng cảm và kiểm tra thực tế
Chính sách nghỉ phép/làm thêm giờ
bộ xương dự thảo
Phê duyệt pháp lý/chuyên gia
Quy trình kỷ luật/chấm dứt hợp đồng
chỉ là bộ xương
Phải có sự chấp thuận hợp pháp
Thận trọng: Không xuất bản bất kỳ văn bản chính sách nào do AI tạo ra mà không có sự chấp thuận của chuyên gia hoặc đơn vị pháp lý theo luật lao động hiện hành và các điều kiện của công ty. Mô hình có thể cung cấp một cách thuyết phục những thông tin đã lỗi thời hoặc liên quan đến luật pháp của quốc gia khác. Thời gian nghỉ phép hoặc thủ tục chấm dứt hợp đồng không đúng sẽ khiến công ty gặp rủi ro pháp lý nghiêm trọng. AI tăng tốc bản thảo đầu tiên; Sự đúng đắn của pháp luật luôn là trách nhiệm của con người.
Những lỗi thường gặp
- Công bố chính sách trực tiếp. Văn bản pháp luật không nên có hiệu lực nếu không có sự chấp thuận của chuyên gia.
- Làm AI tạo nên các chi tiết pháp lý. Có thời lượng và các mục được đánh dấu và xác minh.
- Không xác định giai điệu. Nếu giọng điệu không được nêu rõ, văn bản sẽ trở nên lạnh lùng hoặc không phù hợp.
- Tin tức nhạy cảm được tung ra một cách lạnh lùng. Thiếu sự đồng cảm tạo ra sự phản ứng và mất niềm tin.
- Có AI điền thông tin cụ thể của công ty. Để trống ngày/người/số với dấu ngoặc vuông.
- Thay đổi ý nghĩa trong khi đơn giản hóa. Hãy nhớ thêm ràng buộc "không thay đổi ý nghĩa".
Tóm lại
- AI có thể được sử dụng tự do trong các văn bản giao tiếp nội bộ (thông báo, email, lễ kỷ niệm); Hãy chắc chắn chỉ định giọng điệu và kiểm tra tính chính xác của thông tin.
- Cân bằng sự đồng cảm và tính minh bạch đối với những tin tức nhạy cảm; Sử dụng ngôn ngữ tôn trọng và hy vọng mà không che giấu sự thật.
- Các văn bản chính sách (nghỉ phép, kỷ luật, làm thêm giờ) đều có hậu quả pháp lý; AI chỉ đưa ra bản nháp, văn bản không có hiệu lực trực tiếp.
- Đừng làm cho AI phải điều chỉnh từ ngữ và thời hạn pháp lý; được đánh dấu bằng thẻ "xác minh" và được chuyên gia xác nhận; Bạn điền thông tin cụ thể của công ty.
- Không xuất bản bất kỳ văn bản chính sách nào mà không có sự chấp thuận của pháp luật/chuyên gia; AI tăng tốc độ soạn thảo, tính chính xác về mặt pháp lý là trách nhiệm của con người.
Nhiệm vụ ứng dụng
Tạo hai văn bản. Đầu tiên là giao tiếp nội bộ có rủi ro thấp: Yêu cầu AI in ra thông báo thay đổi, chỉ định giọng điệu (“đồng cảm”, “rõ ràng và tích cực”) và để trống thông tin chính xác bằng dấu ngoặc vuông. Thứ hai là dự thảo chính sách có rủi ro cao: xin chính sách nghỉ phép hoặc làm việc từ xa; Đánh dấu các biểu thức pháp lý bằng thẻ "[XÁC MINH]" và áp đặt ràng buộc "bịa đặt". Sau đó, lập danh sách từng tuyên bố được đánh dấu trong dự thảo chính sách cần được xác nhận bằng pháp luật/ý kiến chuyên gia thực tế.
danh sách kiểm tra
- [ ] Rủi ro về loại văn bản (giao tiếp nội bộ thấp hoặc mang tính chính trị cao) có được phân loại chính xác không?
- [ ] Giọng điệu có được thể hiện rõ ràng trong văn bản giao tiếp nội bộ không?
- [ ] Sự cân bằng giữa sự đồng cảm và tính minh bạch có bị ảnh hưởng trong những tin tức nhạy cảm không?
- [ ] Các tuyên bố pháp lý có được đánh dấu trong dự thảo chính sách và đặt ra hạn chế "bịa đặt" không?
- [ ] Ngày/người/số cụ thể của công ty có được để trống trong dấu ngoặc vuông không?
- [ ] Văn bản chính sách có được phê duyệt về mặt pháp lý/chuyên gia không?
- [ ] Ràng buộc "thay đổi ý nghĩa" có được sử dụng trong quá trình đơn giản hóa không?