Lợi nhuận:
- Khả năng tạo ra một kế hoạch và nội dung giới thiệu có cấu trúc, cụ thể theo vai trò cho nhân viên mới
- Khả năng tạo bản đồ đường đi ngày/tuần/tháng đầu tiên, danh sách kiểm tra và kế hoạch 30-60-90 ngày
- Khả năng điều chỉnh tài liệu giới thiệu cho phù hợp với văn hóa công ty, phong cách và làm việc từ xa/kết hợp
Ngay sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc, một cuộc đua mới bắt đầu: giúp nhân viên mới bắt đầu làm quen với công việc. Quá trình này được gọi là giới thiệu; Đó là khoảng thời gian được lên kế hoạch từ thời điểm ứng viên chấp nhận lời đề nghị cho đến khi họ trở thành một nhân viên làm việc hiệu quả và cảm thấy mình thuộc về. Thực tế thật đau lòng: ở nhiều công ty, việc giới thiệu tất cả chỉ là một chiếc máy tính xách tay vào ngày đầu tiên, một vài tệp PDF và cụm từ "bàn của bạn ở bên phải". Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy rằng việc giới thiệu có cấu trúc làm giảm đáng kể tỷ lệ thôi việc trong năm đầu tiên và rút ngắn thời gian để nhân viên mới đạt được năng suất tối đa. Điều tồi tệ nhất là việc tạo ra nội dung giới thiệu tốt phải mất nhiều công sức: lộ trình dành riêng cho vai trò, danh sách kiểm tra, kế hoạch giới thiệu... Đây là lúc trí tuệ nhân tạo (AI) phát huy tác dụng.
Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng AI như một nhà thiết kế mới. Hãy làm rõ một vài điều khoản. Kế hoạch 30-60-90 ngày được chia thành các giai đoạn nhằm đặt ra các mục tiêu mà nhân viên mới dự kiến sẽ đạt được trong ba tháng đầu tiên. Lên máy bay trước là khoảng thời gian từ khi chấp nhận lời đề nghị đến ngày làm việc đầu tiên; Nếu được quản lý tốt, nó sẽ củng cố cảm giác của nhân viên rằng “Tôi đã chọn đúng nơi”. Buddy (vợ/chồng cố vấn) là một nhân viên giàu kinh nghiệm, đồng hành cùng nhân viên mới trong những tuần đầu tiên.
Chia nhỏ quá trình giới thiệu thành các lớp
Quá trình giới thiệu tốt không phải là một tài liệu đơn lẻ mà là một trải nghiệm được lan truyền theo thời gian. Nếu bạn cung cấp cho AI những lớp này, nó sẽ đưa ra một kế hoạch tạo ra dòng chảy thay vì ngắt kết nối. Đây là quá trình từng bước:
- Thu thập đầu vào. Vai trò, bộ phận, ai sẽ báo cáo, từ xa/kết hợp/văn phòng, các nhiệm vụ quan trọng trong tháng đầu tiên, các công cụ họ sẽ sử dụng, các nhóm mà họ sẽ làm việc cùng.
- Xác định trục thời gian. Preboarding, ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, tháng đầu tiên và 30-60-90.
- Có nội dung được tạo cho mỗi lớp. Danh sách kiểm tra, kế hoạch giới thiệu, mục tiêu học tập.
- Thích ứng với văn hóa và giọng điệu. Phong cách hội nhập của một công ty khởi nghiệp chân thành và một ngân hàng doanh nghiệp không thể giống nhau.
- Thêm sự khác biệt từ xa/hybrid. Nhiều việc bình thường trong văn phòng thực tế (chẳng hạn như các cuộc họp nghỉ giải lao) nên được lên kế hoạch từ xa.
- Xác minh bằng thực tế. Xác nhận tên công cụ, chính sách hoặc bước quy trình mà AI có thể tạo ra dựa trên kiến thức thực tế của công ty.
Vai trò của bạn: chuyên gia giới thiệu có kinh nghiệm. Nhiệm vụ: Chuẩn bị kế hoạch giới thiệu nhiều lớp cho vai trò sau. Các lớp: Chuẩn bị, Ngày đầu tiên, Tuần đầu tiên, Tháng đầu tiên. Đối với mỗi lớp: - Danh sách kiểm tra 5-8 điểm (người chịu trách nhiệm: Nhân sự / người quản lý / nhân viên) - Mục tiêu học tập hoặc giới thiệu - Có thể chuyển giao hữu hình (ví dụ: "thiết lập công cụ đã hoàn thành") Giọng điệu: ấm áp, chào đón, không áp đảo.<vai trò: Chuyên gia tiếp thị kỹ thuật số Bộ phận: Tiếp thị, 6 nhóm mọi người, báo cáo cho Giám đốc tiếp thịMô hình: Kết hợp (văn phòng 2 ngày một tuần)Các công cụ quan trọng: Google Analytics, Meta Ads, HubSpotMục tiêu của tháng đầu tiên: Có thể chuẩn bị báo cáo chiến dịch một cách độc lập</role>
Mẹo: Lỗi giới thiệu phổ biến nhất là cung cấp quá nhiều thông tin cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên. Hãy nói rõ với AI rằng bạn muốn có một kế hoạch “không áp đảo, dần dần”; Ngày đầu tiên là "chào mừng và thiết lập", với chương trình đào tạo chuyên sâu trải rộng trong các tuần tiếp theo.
Kế hoạch 30-60-90 ngày
Kế hoạch 30-60-90 ngày cung cấp cho nhân viên mới câu trả lời cho câu hỏi “thành công trông như thế nào” và điều chỉnh kỳ vọng của người quản lý. Bộ xương AI này trong vài phút:
Viết kế hoạch 30-60-90 ngày cho Chuyên gia Digital Marketing ở trên. - 0-30 ngày: Tập trung vào học tập và quan sát (công cụ, nhóm, quy trình) - 31-60 ngày: Đóng góp được hỗ trợ (sản xuất do ai đó đi cùng) - 61-90 ngày: Quyền sở hữu độc lập (đầu ra độc lập đầu tiên) Viết 3 mục tiêu có thể đo lường được cho từng giai đoạn và cách đo lường mục tiêu đó. Đừng phóng đại; phải hợp lý và phù hợp với cấp độ vai trò.
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Ngày đầu tiên oi bức. Trong một công ty phần mềm, các nhà phát triển mới được cấp quyền truy cập vào 14 tài liệu và 9 công cụ khác nhau trong ngày đầu tiên. Khi nhận xét “tuần đầu tiên rất hỗn loạn” được lặp lại trong các cuộc khảo sát về việc rời nhóm, bộ phận nhân sự đã nhờ AI tạo ra một kế hoạch theo từng lớp: chỉ còn lại 3 công cụ và 1 tài liệu chào mừng vào ngày đầu tiên, phần còn lại trải đều trong 4 tuần. Ba tháng sau, mức độ hài lòng của nhân viên mới tăng từ 3,4 lên 4,3 trên 5.
Trường hợp 2 - Cô đơn từ xa. Ở một nhóm hoàn toàn xa cách, những người mới gia nhập vẫn “vô hình” trong tháng đầu tiên, không thể gặp ai. Bộ phận nhân sự đã nhờ AI chuẩn bị một “lịch giới thiệu” có cấu trúc để làm quen từ xa: các cuộc họp uống cà phê kéo dài 20 phút với 6 người trong 2 tuần đầu tiên, phân công công việc cho một người bạn. Tỷ lệ ra đi sớm (nghỉ việc trong vòng 3 tháng đầu) trong 90 ngày giảm từ 18% xuống 7%.
Trường hợp 3 - Trải nghiệm không nhất quán. Trong một chuỗi bán lẻ gồm 40 người, mỗi người quản lý cửa hàng thực hiện việc giới thiệu theo cách riêng của mình; trải nghiệm khác nhau tùy theo từng cửa hàng. Với AI, HR đã tạo ra một danh sách kiểm tra chuẩn cho quá trình làm quen và kịch bản tuần đầu tiên cho tất cả các cửa hàng; hiệu trưởng điền nó với chi tiết địa phương. Do đó, tính nhất quán đã đạt được và mỗi người quản lý được giảm bớt gánh nặng sản xuất nội dung từ đầu.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Lời nhắc yếu: Viết kế hoạch hội nhập cho nhân viên mới.
Kết quả: một danh sách chung không gắn liền với vai trò, thời gian làm việc hay công ty, phù hợp với tất cả mọi người nhưng không ai phù hợp một cách hoàn hảo.
Lời nhắc mạnh mẽ: [vai trò + bộ phận + mô hình làm việc + công cụ quan trọng + mục tiêu tháng đầu tiên + trục thời gian theo từng lớp (chuẩn bị/ngày đầu tiên/tuần/tháng) + người chịu trách nhiệm ở mỗi lớp + hướng dẫn "dần dần, không quá áp đảo"]
Kết quả: trải nghiệm làm quen với vai trò cụ thể, kéo dài theo thời gian, có thể thực hiện được với trách nhiệm rõ ràng.
Văn hóa và Thích ứng Từ xa/Kết hợp
Kích thước
Tự nhiên nơi công sở
Cần phải lên kế hoạch từ xa
hẹn hò
Ở hành lang, trong khu vực nghỉ giải lao
Các cuộc họp 1:1 đã lên lịch, phân công bạn bè
truyền tải văn hóa
Bằng quan sát môi trường
Giá trị văn bản + câu chuyện mẫu
đừng đặt câu hỏi
quay lại bàn và hỏi
Kênh "Không hỏi ngu", giờ hành chính
thuộc về
môi trường vật lý
Nghi thức chào mừng tuần đầu tiên, giới thiệu đội
Giám sát
quan sát trực diện
Đăng ký theo cấu trúc 30-60-90
Điều chỉnh kế hoạch giới thiệu này cho người mới tham gia làm việc hoàn toàn từ xa. Hãy lên kế hoạch và lên lịch cho những khoảnh khắc gặp gỡ, giao lưu văn hóa và đặt câu hỏi ngẫu hứng trong văn phòng. Đưa ra ít nhất 4 sự tiếp xúc hữu hình (ví dụ: bạn thân, cuộc gọi chào mừng, nhịp điệu đăng ký) sẽ làm giảm nguy cơ cô đơn và mất kết nối.
Thận trọng: AI có thể tạo nên tên của một chiếc xe thật hoặc chính sách của công ty (“yêu cầu cấp phép được thực hiện từ hệ thống X”). Tài liệu giới thiệu là tài nguyên chính thức đầu tiên mà nhân viên mới nhìn thấy; Thông tin sai lệch làm suy yếu niềm tin. Xác minh tên công cụ, tên hệ thống và chi tiết chính sách bằng thông tin thực tế của công ty trước khi xuất bản.
Những lỗi thường gặp
- Trao mọi thứ vào ngày đầu tiên. Việc bắn phá thông tin không được ghi nhớ; truyền bá nội dung ra trong nhiều tuần.
- Một kích thước cho tất cả. Việc tuyển dụng một kế toán viên và một nhân viên bán hàng tại hiện trường không thể giống nhau; Yêu cầu nội dung dành riêng cho vai trò.
- Mục tiêu không thể đo lường được. Những mục tiêu như “Trở thành chuyên gia trong tuần đầu tiên” đang làm mất tinh thần; Cài đặt 30-60-90 theo từng giai đoạn.
- Xây dựng vùng sâu vùng xa làm văn phòng. Rời khỏi những cuộc gặp gỡ tự phát trong môi trường vật chất mà không có kế hoạch sẽ tạo ra sự cô lập ở khoảng cách xa.
- Không cập nhật nội dung gì cả. Công cụ, nhóm và quy trình thay đổi; Yêu cầu AI cập nhật tài liệu hiện có theo định kỳ.
- Xuất bản đầu ra AI mà không cần xác minh nó. Tên chính sách/công cụ bịa đặt sẽ phá hủy lòng tin.
Tóm lại
- Quá trình giới thiệu không phải là một tài liệu đơn lẻ mà là một trải nghiệm nhiều lớp trải dài từ giai đoạn chuẩn bị cho đến tháng đầu tiên; AI nhanh chóng khung hóa các lớp này.
- Làm rõ ràng các yếu tố đầu vào (vai trò, mô hình, công cụ, mục tiêu của tháng đầu tiên); Có danh sách kiểm tra với trách nhiệm cụ thể được tạo ra cho từng lớp.
- Kế hoạch 30-60-90 ngày phù hợp với kỳ vọng; Giữ các mục tiêu có thể đo lường được và dần dần.
- Trong quá trình đào tạo từ xa/kết hợp, hãy lên kế hoạch cho cuộc họp tự phát và chuyển giao văn hóa trong văn phòng.
- Hãy đảm bảo xác minh chi tiết tên, chính sách và quy trình của công cụ do AI tạo bằng thông tin thực tế của công ty.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một vai trò thực sự từ công ty của bạn (hoặc một công ty hư cấu). Với vai trò này, AI được cung cấp: (1) kế hoạch giới thiệu bao gồm các lớp chuẩn bị/ngày đầu tiên/tuần đầu tiên/tháng đầu tiên, với một người được chỉ định chịu trách nhiệm cho từng lớp; (2) kế hoạch 30-60-90 ngày; (3) có một phiên bản được sản xuất từ xa. Sau đó đánh dấu từng tên xe và yêu cầu chính sách ở đầu ra và xác nhận nó bằng thông tin thực tế. Hãy ghi kết quả xuống một trang và hỏi "nhân viên mới sẽ cảm thấy thế nào nếu họ nhìn thấy điều này vào ngày đầu tiên?" Đọc bằng mắt.
danh sách kiểm tra
- [ ] Thông tin đầu vào có cụ thể về vai trò, mô hình làm việc và mục tiêu của tháng đầu tiên không?
- [ ] Kế hoạch có được xếp lớp từ giai đoạn chuẩn bị cho đến tháng đầu tiên không?
- [ ] Người chịu trách nhiệm (nhân sự/người quản lý/nhân viên) có rõ ràng về từng mục trong danh sách kiểm tra không?
- [ ] Các mục tiêu 30-60-90 ngày có thể đo lường được và tăng dần không?
- [ ] Cuộc họp và chuyển giao văn hóa đã được lên kế hoạch cho hoạt động từ xa/kết hợp chưa?
- [ ] Nội dung có dần dần và không quá áp đảo không?
- [ ] Tên xe, tên hệ thống và chi tiết chính sách đã được xác minh với thông tin thực tế chưa?