Удосконалення процесів: економічне управління, аналіз вузьких місць і моделювання

Прибуток:

• Здатність розуміти концепції відображення процесів, потоку створення цінності та вузьких місць, а також використовувати штучний інтелект для створення аналізу процесів та ідей щодо покращення
• Здатність підготувати аналіз першопричин (5 причин, риб'яча кістка) і чернетки симуляції сценарію з підтримкою штучного інтелекту
• Розуміння того, що польова здійсненність і вплив на безпеку пацієнтів удосконалення, запропонованого штучним інтелектом, залежить від перевірки команди.

У стаціонарі пацієнт найчастіше скаржиться не на лікування, а на очікування та плутанину: черга на запис, відправлення з місця на місце на обстеження, повторна черга за результатами. Більшість із них не є медичною необхідністю, а результатом погано розробленого процесу. Удосконалення процесу — це дисципліна покращення потоку, роблячи етапи роботи видимими та зменшуючи відходи та затримки. У цьому розділі ми будемо використовувати штучний інтелект для картографування процесів, виявлення вузьких місць, аналізу першопричин і моделювання сценаріїв. Межа: AI генерує ідеї для аналізу та вдосконалення; але польова здійсненність і вплив рекомендацій на безпеку пацієнтів залежать від валідації команди.

Бережливе управління та основні поняття

Економічне управління – це підхід до перевірки кожного кроку щодо того, чи додає він цінність для пацієнта, і усунення відходів, які не додають цінності (очікування, непотрібне транспортування, переробка). Відображення потоку створення вартості візуалізує всі етапи процесу від початку до кінця та час очікування/обробки на кожному кроці. Вузьке місце - це крок з найменшою пропускною здатністю, який визначає швидкість всього процесу; Це як найслабша ланка в ланцюзі. Найважливіший принцип полягає в тому, що зусилля з удосконалення повинні спершу зосереджуватися на вузькому місці, тому що прискорення кроку поза вузьким місцем не прискорить загальний потік — вода все одно буде текти так само швидко, як вона проходить через найвужчу трубу.

Є два класичних інструменти для пошуку кореня проблеми. 5 «Чому» спрямовані на те, щоб перейти від поверхневого симптому до першопричини, запитуючи «чому» до проблеми п’ять разів поспіль. Діаграма «риб’яча кістка» (Ісікава) відображає можливі причини проблеми, розділяючи їх на категорії (людина, метод, матеріал, машина, середовище). Існує також симуляція: моделювання зміни процесу на основі сценарію за сценарієм, щоб побачити, «що станеться, якщо ми це зробимо», перш ніж фактично його реалізувати. ШІ створює чернетки та ідеї в усіх цих інструментах.

Удосконалення процесів у сфері охорони здоров’я має унікальне обмеження, яке відрізняє його від інших галузей: швидкість не завжди хороша. Пропуск кроку і прискорення виробництва на фабриці приносить прибуток; У лікарні пропуск етапу перевірки та прискорення процесу може коштувати життя пацієнту. Тому, покращуючи, виключіть кожен крок із двома запитаннями: «Чи додає цей крок цінність для пацієнта?» і «Чи є цей крок бар’єром безпеки?» Перше питання знаходить відходи; Друге питання захищає недоторканних. Затримку або повторну роботу, яка не додає цінності, можна легко усунути; але він захищений, навіть якщо бар’єр безпеки (подвійна перевірка ліків, автентифікація пацієнта, перевірка тайм-ауту операції) уповільнює його роботу, у кращому випадку це робиться швидшим методом. ШІ дуже добре відповідає на перше запитання; На друге питання може впевнено відповісти тільки та команда, яка знає поле.

Крок за кроком: вдосконалення процесу за допомогою ШІ

1. Карта процесу. Анонімно запишіть кроки, порядок і приблизний час для кожного кроку; Попросіть штучний інтелект скласти звичайну карту потоку.
2. Знайдіть вузьке місце. На якому кроці відбувається найдовше очікування/черга? Попросіть AI позначити це.
3. Дізнайтеся першопричину. 5 причин вузького місця та ескізу «риб’яча кістка».
4. Генеруйте ідеї покращення. Отримайте пропозиції щодо усунення кроків, які не додають цінності та розширюють вузьке місце.
5. Симуляція сценарію. Попросіть їх змоделювати сценарії «Що трапиться, якщо ми вилучимо цей крок / зробимо це паралельно».
6. Перевірка команди. Команда на місці (лікар, медсестра, технік) оцінює та затверджує пропозицію з точки зору здійсненності та безпеки пацієнта.

Застереження: «прискорення», запропоноване штучним інтелектом, може погіршити безпеку пацієнта — наприклад, видалення кроку керування зменшує час, але збільшує ризик помилки. Не кожне вдосконалення впроваджується без перевірки командою на його вплив на безпеку.

три міні-чохла

Випадок 1 — Лабораторне вузьке місце. В одній лікарні середній час аналізу крові становив 140 хвилин, і пацієнти скаржилися. Команда з якості передала YZ крок за кроком процес (відбір зразків, транспортування, прийняття, аналіз, затвердження, звітність). YZ показав, що найдовше чекали не на етапах «аналізу», а на етапах «транспортування та прийняття зразка», і тут було витрачено 55 відсотків загального часу. Збільшено частоту транспортування та оцифровано вхід. Середній час зменшився зі 140 до 95 хвилин. Вузьке місце було в потрібному місці; Аналізатор абсолютно не змінився.

Випадок 2 — Загоєння не в тому місці. Відділення розглядало можливість придбання нового дорогого стерилізаційного пристрою для прискорення потоку в операційній. Коли потік цінностей було виділено за допомогою штучного інтелекту, було видно, що вузьким місцем була не стерилізація, а крок «підготовка пацієнта та згода». Якби прилад придбали, то гроші були б витрачені, а потік би не прискорився. Натомість було реорганізовано процес підготовки; загальне очікування впало. Урок: покращення за межами вузького місця не прискорить загальний потік.

Випадок 3 — Запобіжне гальмо. YZ запропонував «вилучити крок подвійної перевірки ліків», щоб пришвидшити амбулаторний потік; це дійсно скоротило б час. Команда заперечила: подвійна перевірка була перешкодою для безпеки пацієнтів, і її усунення збільшило б ризик помилок у лікуванні. Пропозиція була відхилена; Натомість обрано спосіб, який прискорює контроль (штрих-код). ШІ бачив швидкість, але не міг зважити безпеку; перевірка команди була критичною.

Чотири шаблони, які можна копіювати

1) Відображення потоку створення вартості:

Ваша роль: помічник спеціаліста з удосконалення процесів. Нижче наведено етапи процесу та приблизний час обробки/очікування для кожного кроку (анонімно). Завдання: розмістіть кроки по порядку в акуратній блок-схемі, відніміть відсоток кожного кроку від загального часу, відзначте 2 кроки, які зайняли найдовше. Не надолужуйте час; Використовуйте те, що я вам даю.

2) Вузьке місце + 5 причин:

Етап, який займає найдовше, – це «транспортування та прийняття зразка». Створіть аналіз 5 причин для цього вузького місця: запропонуйте можливі відповіді на кожне «чому», знайдіть першопричину. Потім запропонуйте 3 удосконалення для усунення цієї першопричини, усунувши роботу, яка не додає цінності. Зазначте, що це гіпотези та необхідні польові перевірки.

3) Симуляція сценарію:

У поточному процесі загальний час становить 140 хвилин, етап вузького місця займає 60 хвилин і виконується однією людиною. Змоделюйте такі сценарії: (1) якщо ми додамо другу особу до цього кроку, (2) якщо ми виконаємо крок паралельно, (3) якщо ми оцифруємо крок і скоротимо його до 20 хвилин, яким буде загальний час? Запишіть приблизну тривалість і припущення для кожного сценарію.

4) Ескіз риб'ячої кістки:

Створіть ескіз риб’ячої кістки (Ісікава) для проблеми «Час очікування в амбулаторії довгий»: перерахуйте можливі причини в категоріях людини, методу, матеріалу, машини, середовища. По 2-3 предмети для кожної категорії. Зазначте, що це мозковий штурмовий проект, який буде перевірено командою.

Слабка підказка / Сильна підказка

Слабка підказка:

Прискорити роботу нашої амбулаторії.

Немає кроків, немає тривалості, вузьке місце не зрозуміле; ШІ вказує загальне кліше, націлює не туди.

Потужна підказка:

Нижче наведено кроки та тривалість процесу амбулаторного лікування (анонімно). Знайдіть вузьке місце відповідно до його частки в загальному часі, проаналізуйте 5 причин для цього кроку та запропонуйте 3 покращення, які усувають роботу, яка не додає цінності. Також зверніть увагу на вплив кожної рекомендації на безпеку пацієнта; Рекомендуйте видалити сходинки, які є бар’єрами безпеки.

транспортний засіб

для чого

вихід

потік цінностей

Зробіть процес видимим

Карта тривалості кроку

Аналіз вузьких місць

знаходження обмеження

найвужча сходинка

5 причин

Дізнатися першопричину

корінь не симптом

моделювання

"Що якщо"

Результати сценарію

Поширені помилки

• Поліпшення зовнішнього боку вузького місця. Загальний потік не прискорюється, гроші витрачаються даремно.
• Лікування симптому. Якщо ви не дійдете до першопричини, проблема повернеться.
• Зняття огородження. Вибір кроку контролю швидкості погіршує безпеку пацієнта.
• Приймаючи симуляцію за реальність. Сценарій — передбачення; Він пройшов пілотні випробування в польових умовах.
• Без участі команди. Без знання галузі ця пропозиція є непрактичною або небезпечною.

Порада: перш ніж запровадити вдосконалення в усій організації, протестуйте його в невеликому пілотному режимі (одна послуга, один тиждень) і виміряйте час до/після. Сценарій AI може бути оптимістичним; Фактичні пілотні дані показують, чи працює рекомендація в польових умовах і не ставить під загрозу безпеку.

Підсумовуючи

Удосконалення процесу зменшує відходи та затримки, разом покращуючи досвід пацієнтів і ефективність. ШІ; Це потужний генератор ідей і схем для картографування потоку створення цінності, пошуку вузьких місць, 5 причин і «риб’ячих кісток» і моделювання сценаріїв. Але вдосконалення має спершу зосередитися на вузьких місцях; Прискорення за межами вузького місця не вийде. І не кожна рекомендація, особливо якщо вона стосується етапу контролю швидкості, реалізується без перевірки командою щодо безпеки та здійсненності пацієнта.

Аплікаційне завдання

Виберіть один процес у вашому закладі (наприклад, реєстрація, аналіз, виписка), запишіть кроки та приблизний час. Попросіть ШІ надати карти та основні причини за допомогою шаблонів «Відображення потоку цінностей» і «Вузьке місце + 5 причин». Порівняйте з вашим власним спостереженням, чи вузьке місце знаходиться в правильному місці, і оцініть вплив запропонованого покращення на безпеку пацієнтів за 5 пунктами.

контрольний список

• [ ] Чи я анонімно надав кроки та час процесу?
• [ ] Чи зосередив я вдосконалення на вузькому місці?
• [ ] Чи я дійшов до першопричини (чи зупинився на симптомі)?
• [ ] Чи я оцінив вплив кожної рекомендації на безпеку пацієнтів?
• [ ] Чи запланував я перевірку пілота та екіпажу перед розгортанням?