Kazanimlar:
- Politika ve prosedür metinlerinin ilk taslaklarını yapı ve netlikle AI ile hazırlayabilme
- Duyuru, e-posta ve hassas iç iletişim metinlerini doğru ton ve empatiyle üretebilme
- Yasal ve hassas politika metinlerinde uzman/hukuk onayını zorunlu kılan bir süreç kurabilme
İK, şirketin sesi olduğu kadar kural koyucusudur da. İzin politikasından uzaktan çalışma kurallarına, disiplin süreçlerinden bayram duyurularına, zam mektuplarından yeniden yapılanma açıklamalarına kadar İK sürekli metin üretir. Bu metinlerin bir kısmı yasal sonuç doğurur, bir kısmı ise şirket kültürünü ve çalışan moralini doğrudan şekillendirir. Yapay zeka (AI), her iki tür metinde de hızlı ve tutarlı ilk taslaklar üretir. Ama politika metinlerinde AI'ın rolü ile duyuru metinlerindeki rolü çok farklıdır; bu ünitede bu ayrımı netleştirecek ve iki alanda da güvenli çalışmayı öğreneceğiz.
Birkaç terim: Politika (policy), çalışanları bağlayan, çoğu zaman yasal dayanağı olan yazılı kuraldır. Prosedür (procedure), bir politikanın nasıl uygulanacağını adım adım anlatan belgedir. İç iletişim (internal communication), şirketin çalışanlarına yönelik duyuru, e-posta ve bilgilendirmelerinin tümüdür. Ton (tone of voice), metnin duygusal rengi ve resmiyet düzeyidir; aynı bilgi farklı tonlarla çok farklı algılanır.
İç İletişim Metinleri: AI'ın Rahat Alanı
Duyurular, e-postalar, kutlama ve teşekkür mesajları gibi metinlerde AI serbestçe kullanılabilir; risk düşük, fayda yüksektir. Buradaki asıl beceri, tonu doğru ayarlamaktır.
Rolün: bir kurumsal iletişim uzmanı.Görev: Aşağıdaki duyuruyu çalışanlara e-posta olarak yaz.Konu: Yeni hibrit çalışma düzenine geçiş (haftada 2 gün ofis)Ton: net, olumlu, çalışan odaklı. Değişimin gerekçesini vefaydasını açıkla. Uzunluk: kısa, madde işaretleriyle taranabilir.Sonunda soruların nereye iletileceğini belirt.Kural: Kesin tarih/kişi/lokasyon bilgilerini [KÖŞELİ PARANTEZ]bırak, ben dolduracağım.
İpucu: İç iletişimde tonu her zaman belirtin: "net ve olumlu", "empatik", "resmi ama sıcak" gibi. Aynı bilgi, kötü haber (ör. yan hak kesintisi) ile iyi haber (ör. yeni sosyal imkân) için tamamen farklı bir tonla verilmelidir. AI tonu şaşırtıcı derecede iyi ayarlar — ama yalnızca söylerseniz.
Hassas bir haber söz konusuysa (kısıtlama, değişiklik, kötü haber), empati ve şeffaflık dengesi kurmak kritiktir:
Aşağıdaki hassas haberi çalışanlara duyuran bir metin yaz.Haber: Bu yıl performans primi bütçesi geçen yıla göre düşük.Ton: dürüst, empatik, savunmacı değil. Gerçeği yumuşatarak gizleme,ama umut ve gelecek perspektifi de ver. Suçlayıcı veya soğuk olma.Çalışanın "neden" sorusuna saygılı bir cevap ver.
Politika Metinleri: AI'ın Dikkatli Alanı
İzin, disiplin, mesai, veri gizliliği gibi politikalar yasal bağlayıcılık taşır. Burada AI taslak üretir, ama metin asla doğrudan yürürlüğe girmez. Adım adım güvenli süreç:
- Taslak vurgusu yapın. AI'a "bu bir taslaktır, nihai metin değil" deyin.
- Yapıyı verin. Amaç, kapsam, tanımlar, kurallar, süreç, istisnalar.
- Yasal ifadeleri işaretletin. Uydurma yerine "doğrula" etiketi.
- Şirkete özgü bilgiyi boş bırakın. Rakam ve süreleri siz doldurun.
- Uzman/hukuk onayı alın. Bu adım atlanamaz.
Rolün: bir İK politika yazarı.Görev: Yıllık izin politikası için bir TASLAK oluştur.Yapı: amaç, kapsam, tanımlar, izin hakkı, talep süreci,onay akışı, istisnalar.Kural: Yasal ifadeleri ve süreleri [MEVZUATA GÖRE DOĞRULA] etiketiyleişaretle. Belirli bir kanun maddesi veya süre UYDURMA; eminolmadığını açıkça belirt. Bu bir taslaktır, nihai metin değildir.
Model burada iyi bir iskelet kurar ("Yıllık ücretli izin, çalışanın kıdemine göre belirlenir [MEVZUATA GÖRE DOĞRULA]"), ama yasal detayları uydurmaması için açıkça kısıtlanır. Mevcut bir politikanın eksiklerini de sorgulatabilirsiniz:
Şu izin politikası taslağında eksik veya belirsiz kalan noktaları listele:- Hangi durumlar tanımsız kalmış? (ör. yarım gün izin, mazeret izni)- Hangi ifade birden çok yoruma açık?- Çalışanın kafasını karıştırabilecek noktalar neler?Öneri sun ama yasal süre/madde uydurma; belirsizse "doğrula" de.
Üç Mini Vaka
Vaka 1 — Tonun gücü. Bir şirket ofise dönüş kararını soğuk, emir kipiyle duyurmuş, çalışanlar tepki göstermişti. İK aynı bilgiyi AI ile empatik ve gerekçeli bir tonda yeniden yazdı: kararın nedeni, faydası ve soru kanalı eklendi. İkinci duyurudan sonra iç kanaldaki olumsuz yorum sayısı belirgin azaldı.
Vaka 2 — Uydurma madde tehlikesi. Bir İK uzmanı, AI'a doğrudan "izin politikası yaz" dedi; metin ikna edici ama yanlış bir yıllık izin süresi içeriyordu. Neyse ki hukuk onayı adımında yakalandı. Bu olaydan sonra ekip, tüm politika promptlarına "[MEVZUATA GÖRE DOĞRULA]" ve "uydurma" kısıtını standart hâle getirdi.
Vaka 3 — Sadeleştirme. 6 sayfalık, ağır hukuk diliyle yazılmış bir uzaktan çalışma politikasını kimse okumuyordu. İK, AI'a "anlamı değiştirme, sadece anlaşılırlığı artır" kısıtıyla metni sadeleştirtti; belge 2 sayfaya indi, okunma oranı arttı, İK'ya gelen tekrarlayan soru sayısı yaklaşık üçte bir azaldı.
Zayıf Prompt / Güçlü Prompt
Zayıf prompt:Bize bir izin politikası yaz.
Sonuç: gerçek gibi görünen ama yanlış yasal süreler ve maddeler içerebilecek, doğrudan kullanılırsa riskli bir metin.
Güçlü prompt:[taslak vurgusu + net yapı + "yasal ifadeyi işaretle, uydurma" kısıtı + şirkete özgü bilgiyi köşeli parantezle boş bırak talimatı]
Sonuç: gözden geçirilmek üzere hazırlanmış, riskleri işaretlenmiş, uzman onayına hazır güvenli bir taslak.
Metin Türüne Göre AI'ın Rolü
Metin türü
AI'ın rolü
Zorunlu adım
Duyuru / e-posta
Tam taslak, ton ayarı
Bilgi doğruluğu kontrolü
Kutlama / iç mesaj
Serbest üretim
Hafif gözden geçirme
Hassas haber (kesinti vb.)
Taslak + ton
Empati ve doğruluk kontrolü
İzin / mesai politikası
Taslak iskelet
Hukuk/uzman onayı
Disiplin / fesih süreci
Sadece iskelet
Mutlaka hukuk onayı
Dikkat: AI'ın ürettiği hiçbir politika metnini, yürürlükteki iş mevzuatına ve şirket koşullarına göre bir uzman veya hukuk birimi onaylamadan yayımlamayın. Model, güncel olmayan veya başka bir ülkenin hukukuna ait bilgiyi ikna edici biçimde verebilir. Yanlış bir izin süresi ya da fesih prosedürü, şirketi ciddi hukuki riske sokar. AI ilk taslağı hızlandırır; hukuki doğruluk daima insanın sorumluluğudur.
Sık yapılan hatalar
- Politikayı doğrudan yayımlamak. Yasal metin, uzman onayı olmadan yürürlüğe girmemeli.
- AI'a yasal detay uydurtmak. Süre ve maddeleri işaretletip doğrulatın.
- Tonu belirtmemek. Ton söylenmezse metin ya soğuk ya uygunsuz çıkar.
- Hassas haberi soğuk vermek. Empati eksikliği tepki ve güven kaybı yaratır.
- Şirkete özgü bilgiyi AI'a doldurtmak. Tarih/kişi/rakamı köşeli parantezle boş bırakın.
- Sadeleştirirken anlamı kaydırmak. "Anlamı değiştirme" kısıtını mutlaka ekleyin.
Özetle
- İç iletişim metinlerinde (duyuru, e-posta, kutlama) AI serbestçe kullanılabilir; tonu mutlaka belirtin, bilgi doğruluğunu kontrol edin.
- Hassas haberlerde empati ve şeffaflık dengesi kurun; gerçeği gizlemeden, saygılı ve umut veren bir dil kullanın.
- Politika metinleri (izin, disiplin, mesai) yasal sonuç doğurur; AI yalnızca taslak üretir, metin doğrudan yürürlüğe girmez.
- Yasal ifadeleri ve süreleri AI'a uydurtmayın; "doğrula" etiketiyle işaretletip uzmana teyit ettirin; şirkete özgü bilgiyi siz doldurun.
- Hiçbir politika metnini hukuk/uzman onayı olmadan yayımlamayın; AI taslağı hızlandırır, yasal doğruluk insanın sorumluluğudur.
Uygulama görevi
İki metin üretin. Birincisi düşük riskli bir iç iletişim: AI'a tonu ("empatik", "net ve olumlu") belirterek bir değişiklik duyurusu yazdırın ve kesin bilgileri köşeli parantezle boş bıraktırın. İkincisi yüksek riskli bir politika taslağı: bir izin veya uzaktan çalışma politikası isteyin; yasal ifadeleri "[DOĞRULA]" etiketiyle işaretletin ve "uydurma" kısıtı koyun. Ardından politika taslağındaki her işaretli ifadeyi gerçek mevzuat/uzman görüşüyle teyit edilmesi gereken bir liste hâline getirin.
Kontrol listesi
- [ ] Metin türünün riski (düşük iç iletişim mi, yüksek politika mı) doğru sınıflandı mı?
- [ ] İç iletişim metninde ton açıkça belirtildi mi?
- [ ] Hassas haberde empati ve şeffaflık dengesi kuruldu mu?
- [ ] Politika taslağında yasal ifadeler işaretlenip "uydurma" kısıtı kondu mu?
- [ ] Şirkete özgü tarih/kişi/rakam köşeli parantezle boş bırakıldı mı?
- [ ] Politika metni için hukuk/uzman onayı planlandı mı?
- [ ] Sadeleştirmede "anlamı değiştirme" kısıtı kullanıldı mı?