Mga nadagdag:
- Pag-unawa kung saan kinukuha ng artificial intelligence ang data at gumagawa ng mga draft sa mga dokumento ng logistik tulad ng mga tala sa paghahatid, mga invoice, mga deklarasyon sa customs at mga kontrata.
- Kakayahang magsagawa ng pagbabasa ng dokumento (OCR), pagtutugma ng data at pagsusuri ng hindi pagkakapare-pareho sa draft form na may suporta sa artificial intelligence
- Ang pag-unawa na ang data na nabuo ng artificial intelligence ay hindi dapat iproseso nang walang pag-verify ng tao sa customs, buwis at legal na mga larangan.
Logistics ay ang daloy ng papel at data. May delivery note sa likod ng bawat kargamento, isang invoice sa likod ng bawat pagbili, isang customs declaration sa likod ng bawat import, at isang kontrata sa likod ng bawat relasyon sa negosyo. Ang isang sentro ng pamamahagi ay nagpoproseso ng daan-daang mga dokumento bawat araw; Ang pagbabasa ng mga ito nang manu-mano, pagpasok ng data sa system, at pagkuha ng mga hindi pagkakapare-pareho ay parehong mabagal at madaling magkamali. Document automation — awtomatikong pagkuha at pagproseso ng data mula sa mga dokumento — nagpapagaan sa pasanin na ito. Gumagawa ang artificial intelligence ng dalawang bagay dito: kinukuha nito ang data mula sa dokumento (na may OCR — Optical Character Recognition, iyon ay, pag-convert ng text sa larawan sa text, at smart parsing) at nagba-flag ng mga hindi pagkakapare-pareho sa pagitan ng mga dokumento. Ngunit maging malinaw tayo: anumang data na nabuo ng AI sa larangan ng customs, buwis at legal na kahihinatnan ay hindi mapoproseso nang walang responsableng tao na inihahambing ito sa orihinal na dokumento at kinukumpirma ito.
Wika ng mga dokumento ng logistik
Isang maikling glossary: Tala ng paghahatid (tala sa pagpapadala): Dokumentong nagpapakita kung kanino ipinadala ang mga kalakal mula kanino kanino at sa anong dami; gumagalaw kasama ang mga kalakal. Invoice: Dokumentong pinansyal na nagpapakita ng halaga, mga item at buwis ng pagbebenta. Deklarasyon ng Customs: Opisyal na dokumento na nagdedeklara ng uri, halaga at GTIP code ng mga kalakal sa pag-import/pag-export (Posisyon ng Istatistika ng Tariff ng Customs - tinutukoy ng internasyonal na code ng pag-uuri ng mga kalakal ang rate ng buwis). Bill of lading: Ang dokumentong nagpapatunay sa pagtanggap ng mga kalakal at kontrata ng karwahe. Kontrata: Legal na teksto na tumutukoy sa mga karapatan at obligasyon ng mga partido.
Ang karaniwang katangian ng mga dokumentong ito: bawat numero at code sa mga ito ay naglalabas ng resulta. Ang maling GTIP code ay maaaring magresulta sa mga maling buwis at mga parusa sa customs; error sa accounting at pagbabayad ng hindi tamang halaga ng invoice; Ang maling dami ng tala sa paghahatid ay nangangahulugan ng pagkakaiba ng stock. Samakatuwid, ang data na ginawa ng AI ay isang "draft" at dapat ma-verify.
Tip: Kapag pinabasa mo ang AI ng isang dokumento, tanungin ito hindi lang para sa data, kundi para din sa impormasyong "Hindi ako sigurado kung aling field". Ang isang magandang prompt ay nagbibigay-daan sa AI na markahan ang mga lugar na hindi nito mabasa o nakikitang hindi malinaw; Binigyan mo ng pansin ang eksaktong mga lugar na iyon.
Ano ang magagawa ng AI at ano ang hindi nito magagawa?
Maaari: Kunin ang halaga, petsa, item at impormasyon ng supplier mula sa daan-daang mga invoice at ayusin ang mga ito sa isang talahanayan; paghahambing ng isang tala sa paghahatid at isang invoice at pag-flag ng isang hindi tugma sa dami/presyo; ibuod ang isang kontrata at dalhin ang mga mapanganib o hindi pangkaraniwang mga sugnay sa iyong pansin; paggawa ng karaniwang tugon o draft ng briefing; Pagsasalin at pagbubuod ng mga dokumentong multilinggwal.
Hindi maaaring (nag-iisa): i-finalize ang customs declaration; legal na pagkumpirma ng isang kontrata; panghuling pagpapasiya ng isang code na maaaring pabuwisan; nagti-trigger ng pagbabayad. Ito ay mga gawain na nangangailangan ng responsibilidad at awtoridad, at mga pagkakamali na nagdudulot ng kaparusahan at paglilitis. Bumibilis ang AI, nagpapasya at pumipirma ang tao.
Maging lalo na maingat sa kontrata: ang AI ay maaaring magbuod ng isang kontrata at sabihin "ang sugnay na iyon ay hindi karaniwan", na napakahalaga; Ngunit ang legal na bisa, pananagutan at pagtatasa ng panganib ay trabaho ng abogado. Ang AI ay hindi isang legal na tagapayo.
Babala: Maaaring maghalo ang AI ng mga numero (0/0, 1/7, kuwit/panahon), laktawan ang panulat, o paghaluin ang dalawang dokumento sa panahon ng OCR. Nakatago ang mga error na ito sa isang output na mukhang tuluy-tuloy at makinis. Palaging ihambing ang mga kritikal na field (halaga, code, dami) sa orihinal.
Hakbang-hakbang: Paggawa sa mga dokumento gamit ang AI
- Ihanda ang dokumento. I-clear ang na-scan na imahe; Tool na inaprubahan ng institusyon, garantisadong kumpidensyal para sa mga sensitibong dokumento.
- Humiling ng structured extraction. Malinaw na tukuyin kung aling mga field ang gusto mo (halaga, petsa, item, code).
- Markahan ang mga kawalan ng katiyakan. Hilingin sa AI na hiwalay na ilista ang mga lugar na hindi ito sigurado.
- Magpa-cross check. Alisin ang mga hindi pagkakapare-pareho sa pagitan ng tala ng paghahatid-invoice-order.
- Pagpapatunay ng tao. Ihambing ang mga kritikal na lugar sa orihinal; Inaprubahan ng responsableng eksperto.
- I-archive at panoorin. Tumanggap ng inaprubahang data sa system; itala kung sino ang nag-apruba (audit trail).
tatlong mini case
Case 1 — Pagkuha ng invoice-delivery note mismatch. Ang isang kumpanya ng pamamahagi ay nagpoproseso ng daan-daang mga invoice sa isang buwan at napagtanto sa ibang pagkakataon na ang mga overpayment ay paminsan-minsang ginagawa. Ang accounting ay may AI na ihambing ang invoice at data ng tala sa paghahatid; Minarkahan ng YZ na ang isang supplier ay nag-invoice ng 3 item nang higit pa sa tala sa paghahatid. Sinuri at na-verify ng tao ang mga orihinal at humiling ng mga pagwawasto. Ang mga buwanang pagtagas na nagkakahalaga ng libu-libong lira ay isinara. Ang AI ay nagpakita ng hindi pagkakapare-pareho; Ang pagtutol ay ginawa ng tao.
Kaso 2 — Ang kahalagahan ng pagpapatunay sa customs. Ang isang import operator ay nag-extract ng mga GTIP code at mga halaga mula sa isang proforma invoice na naglalaman ng dose-dosenang mga item sa YZ. Bago ang paglipat, sinuri at napansin ng responsableng eksperto na pinaghalo ng AI ang mga code ng magkatulad na produkto sa dalawang item, at sa isa sa mga ito ay mali niyang nabasa ang decimal separator at ipinakita ang halaga ng 10 beses. Ang mga pagkakamaling ito ay magreresulta sa mga parusa at pagkaantala sa deklarasyon. Itinama at inaprubahan ito ng eksperto. Nagdagdag ang automation ng bilis at inalis ang mga pagkakamali ng tao.
Kaso 3 — Buod ng kontrata ngunit ang legal na desisyon ay nasa tao. Ang isang purchasing manager ay may AI na buod ng isang mahabang kontrata ng supply at sabihin sa kanya na "i-flag ang mga mapanganib na item." Itinampok ng YZ ang penal clause at unilateral termination clause; Itinuon nito ang atensyon ng manager sa tamang direksyon. Ngunit bago pumirma sa kontrata, ipinadala ito ng manager sa legal department; Ang maikling AI ay isang mapa ng daan, hindi isang legal na pag-endorso. Ang kontrata ay nilagdaan pagkatapos ng legal na pagsusuri.
Apat na maaaring kopyahin na mga template
1) Structured data extraction:
Ang iyong tungkulin: katulong sa pagproseso ng dokumento. Mula sa larawan ng invoice sa ibaba, i-extract ang mga sumusunod na field sa isang tabular form: numero ng invoice, petsa, supplier, para sa bawat item (produkto, dami, presyo ng unit, halaga), kabuuan, VAT. Markahan ang anumang field na hindi mo mabasa o hindi sigurado bilang "UNCERTAIN". Huwag punan ang anumang mga numero ng mga hula.
2) Cross consistency check:
Nasa ibaba ang order, tala sa paghahatid at data ng invoice para sa parehong kargamento. Gawain: markahan ang anumang pagkakaiba sa pagitan ng tatlo batay sa dami, presyo ng yunit at item; Sabihin kung aling mga dokumento ang naglalaman ng bawat pagkakaiba. Tandaan na ang desisyon na itama ay nasa tao.
3) Pagsusuri sa panganib sa kontrata:
Ibuod ang teksto ng kontrata sa ibaba at markahan ang anumang hindi pangkaraniwang o mapanganib na mga sugnay (sugnay ng parusa, unilateral na pagwawakas, walang limitasyong pananagutan, awtomatikong pag-renew). Sabihin na hindi ito legal na opinyon at ang panghuling pagsusuri ay pag-aari ng abogado.
4) Paunang pagsusuri ng customs:
I-extract ang item, dami, halaga at posibleng suhestyon ng GTIP code mula sa proforma invoice sa ibaba. Upang maiwasan ang panganib na malito ang mga code ng mga katulad na produkto, ipaliwanag sa isang pangungusap kung bakit mo inirerekomenda ang bawat code. Bigyang-pansin ang mga decimal point at unit; Markahan kung hindi ka sigurado. Ipagpalagay na aaprubahan ng eksperto ang huling pahayag.
Mahinang prompt / Malakas na prompt
Mahinang prompt:
Ipasok ang invoice na ito sa system.
Ang AI ay walang awtoridad na direktang pumasok sa system, at kahit na mayroon ito, ang hindi napatotohanang pagpasok ay mapanganib; Hindi rin malinaw kung aling mga field ang hinihiling.
Napakahusay na prompt:
Ang iyong tungkulin: katulong sa pagproseso ng dokumento. Mula sa larawan ng invoice na ito, kinukuha nito ang numero ng invoice, petsa, supplier, mga item (produkto/dami/presyo/halaga), kabuuan at VAT bilang isang talahanayan. Markahan ang mga lugar na hindi ka sigurado bilang "UNCERTAIN", huwag gumawa ng mga numero. Ihahambing ko ito sa orihinal at kumpirmahin; Huwag tanggapin ang anumang hindi naaprubahang lugar bilang pangwakas.
gawaing dokumento
tungkulin ng AI
papel ng tao
Antas ng panganib
Bultuhang pagkuha ng data ng invoice
Bumubuo ng draft na talahanayan
Bine-verify ang mga kritikal na lugar
daluyan
Delivery note-invoice control
Mga palatandaan ng hindi pagkakapare-pareho
Pagpapasya sa pagtutol/pagwawasto
daluyan
deklarasyon ng customs
Inirerekomenda ang code/halaga
Inaprubahan/lagdaan ang deklarasyon
mataas
Pagkumpirma ng kontrata
Buod at pagsusuri sa panganib
Legal na pagsusuri at lagda
mataas
Mga karaniwang pagkakamali
- Pinoproseso ang output ng OCR nang hindi ito bini-verify. Ang nalilitong numero at code ay nakatago sa loob ng maayos na mesa.
- Umaasa sa AI sa customs at buwis. Ang maling GTIP o halaga ay magreresulta sa mga parusa at pagkaantala; Kinakailangan ang pag-apruba ng eksperto.
- Napagkamalan ang AI bilang legal na tagapayo. Ang buod ng kontrata ay mahalaga, ngunit ang pagsusuri ng legal na bisa ay nasa abogado.
- Hindi gusto ang kalabuan ng pagmamarka. Kung hindi mo sasabihin sa AI na "ipakita na hindi ka sigurado", ituturing nito ang hindi sigurado na parang ito ay tiyak.
- Hindi nag-iingat ng audit trail. Kung hindi naitala kung sino ang nagbigay ng pag-apruba, hindi maaaring sundin ang pananagutan pagkatapos ng pagkakamali.
Tip: Simulan ang pag-automate ng dokumento "sa mga dokumentong may mataas na dami, mababa ang panganib" (halimbawa, karaniwang panloob na mga tala sa paghahatid). Kapag naitatag na ang tiwala at proseso, unti-unting lumipat sa mga dokumentong may mataas na peligro gaya ng customs at kontrata, palaging may malakas na pag-verify ng tao. Ang seguridad pati na rin ang bilis ay kasama ng kapanahunan.
Sa buod
Ang Logistics ay isang daloy ng dokumento, at ang AI ay isang makapangyarihang katulong sa pag-detect ng mga hindi pagkakapare-pareho sa pagkuha ng data sa daloy na ito: pag-tabulate ng daan-daang mga invoice, pagmamarka ng hindi pagkakatugma ng tala ng paghahatid-invoice, pagbubuod sa kontrata at pag-highlight sa mapanganib na item. Ngunit ang mga error sa OCR ay nakatago sa loob ng tila maayos na output; Sa mga lugar tulad ng customs, pagbubuwis at legal na kahihinatnan, ang data ng AI ay isang draft. Ihambing ang mga kritikal na lugar sa orihinal, kumpirmahin ng eksperto, panatilihin ang track ng pag-audit. Bumibilis ang AI; Taglay ng mga tao ang lagda at responsibilidad.
Gawain ng aplikasyon
Kumuha ng sample ng isang invoice at ang tala sa paghahatid nito mula sa iyong sariling negosyo (o hypothetical). I-extract ang data ng invoice mula sa AI gamit ang template na "structured data extraction" at tandaan ang mga flag na "UNCERTAIN". Pagkatapos ay ihambing ang invoice sa tala sa paghahatid gamit ang template na "Cross consistency check." Manu-manong i-verify ang bawat pagkakaiba na makikita ng AI sa orihinal at isulat sa 5 item kung saan nangangailangan ng kumpirmasyon ng tao.
checklist
- [ ] Hiniling ko ba sa AI na markahan ang mga field na "UNCERTAIN" na hindi sigurado?
- [ ] Inihambing ko ba ang mga kritikal na field (halaga, code, dami) sa orihinal?
- [ ] Nangangailangan ba ako ng pag-apruba ng eksperto sa mga dokumento ng customs/buwis/kontrata?
- [ ] Iniwan ko ba ang legal na pagsusuri para sa kontrata sa isang abogado?
- [ ] Nag-iingat ba ako ng audit trail recording na nagbigay ng pag-apruba?