Mga nadagdag:
- Kakayahang i-convert ang mga pag-record ng tawag sa mga structured na tala ng CRM
- Kakayahang kumuha ng mga item ng aksyon at i-clear ang mga susunod na hakbang mula sa pulong
- Kakayahang gumamit ng pare-parehong template ng tala na nagbabalangkas sa kalusugan at mga panganib ng pagkakataon
Kapag natapos na ang isang tawag sa pagbebenta, ang oras ang magiging pinakamahalaga mong mapagkukunan. Mayroon kang apat na pahinang pag-uusap sa iyong ulo, tatlong pagtutol, isang parunggit sa badyet, at ang kritikal na pangungusap kung saan sinabi ng customer, "Tanungin natin ang IT team." Ngunit may sampung minuto ang natitira bago ang susunod na pagpupulong, at ang tala na isinulat mo sa CRM ay kadalasang pangungusap na "Naging maayos ang pagpupulong, susundan ito." Ang mismong agwat na ito ay kung saan tahimik na namamatay ang mga pagkakataon. Sa unit na ito, matututuhan natin kung paano gamitin ang AI para gawing isang structured, action-generating na CRM record ang isang call transcript o loose notes sa loob ng ilang segundo. Ang layunin ay hindi i-automate ang pagkuha ng tala; pagtiyak ng malinaw na "susunod na hakbang" na lalabas sa bawat pag-uusap.
Bakit nakabalangkas na tala ng CRM?
Ang isang libreng text note ay walang silbi pagkatapos ng anim na linggo. Ang pangungusap na "Natuklasan ng kostumer na mataas ang presyo"; Hindi nito sinasabi kung ito ay isang taktika sa pakikipagkasundo, isang tunay na hadlang sa badyet, o isang paghahambing sa isang katunggali. Ang isang structured na tala, sa kabilang banda, ay may mga nakapirming field: buod, mga desisyong ginawa, mga pagtutol, mga signal ng badyet/oras, at susunod na hakbang. Ang mga field na ito ay nagbibigay-daan sa iyo at sa isang kasamahan na maunawaan ang pag-record sa loob ng limang segundo. Bilang karagdagan, ang pag-uulat ng pipeline, katumpakan ng hula at pagsubaybay sa kalusugan ng deal ay posible lamang sa mga naturang karaniwang field.
Ang kritikal na punto ay ito: kung ang isang pag-uusap ay hindi makagawa ng isang malinaw na susunod na hakbang, ito ay mahalagang hindi kumpleto. At ang susunod na hakbang ay dapat magkaroon ng dalawang bagay: isang may-ari at isang kasaysayan. "Magpapadala kami ng isang quote" ay hindi ang susunod na hakbang. "Ipapasa ko (mga benta) ang binagong panukala sa CFO sa Huwebes ika-18 ng Hulyo" ang susunod na hakbang. Ang hindi inaangkin na aksyon ay walang negosyo; Ang pagkilos na walang kasaysayan ay hindi kailanman.
Isang pare-parehong template ng tala
Ang paggamit ng parehong template bilang isang koponan ay ginagawang nahahanap at naiulat ang CRM. Mga inirerekomendang lugar:
lugar
Nilalaman
halimbawa
Buod
2-3 pangungusap, ang kakanyahan ng pag-uusap
Naghahanap sila ng taunang mga tool sa pagpaplano, hindi sila nasisiyahan sa kasalukuyang solusyon
Mga kalahok + mga tungkulin
Tagagawa ng desisyon, influencer, user
Ayşe (CFO, gumagawa ng desisyon), Mert (Finance Manager, influencer)
mga desisyong ginawa
Nilinaw na mga isyu
Magsisimula ang piloto sa 2 departamento
Mga pagtutol
Ipinahayag ang mga alalahanin
Presyo, oras ng pagsasama
Mga signal ng badyet/oras
Badyet, madalian, timeline
May Q4 budget sila, gusto nilang mag-live sa January
Harapin ang kalusugan / panganib
Kalusugan at mga panganib ng pagkakataon
Malusog; panganib: hindi pa natatanggap ang pag-apruba ng IT
Susunod na hakbang
May-ari + petsa
Benta: Magpapadala ng dokumento ng integration bago ang Hul 18
Mula sa pag-cast hanggang sa pagkilos: daloy ng trabaho
Sundin ang isang sistematikong daloy upang isalin ang transcript ng tawag (transcript ng pulong, output ng audio-text, o ang iyong mga hilaw na tala) sa pagkilos:
- Ihanda ang pinagmulan. I-condense ang transcript o memo sa isang bloke ng text. Kung kailangan ang anonymization, takpan ang mga pangalan/kumpanya sa hakbang na ito.
- Maglagay ng template. Malinaw na tukuyin ang mga patlang ng output sa prompt upang ang modelo ay hindi malayang sumulat.
- I-extract ang mga signal. Ipamarkahan ng modelo ang mga signal ng badyet, oras at pagtutol nang hiwalay.
- Humingi ng susunod na hakbang kasama ang may-ari + petsa. Kung hindi malinaw, hilingin sa modelo na sabihin ang "hindi malinaw" at huwag gawin ito.
- I-verify. Ihambing ang bawat isyu, petsa, at i-commit ang mga output ng modelo sa raw source.
- I-paste sa CRM. Idagdag ang naaprubahang tala sa talaan ng deal, buksan ang susunod na hakbang bilang isang gawain.
Kopyahin na prompt: transcript recap
Isa kang makaranasang B2B sales operations assistant. I-convert ang sumusunod na transcript ng panayam sa isang structured CRM note na nakabatay LAMANG sa impormasyon sa transcript. Huwag magdagdag ng anumang bagay na wala pa sa dump; Isulat ang "Hindi Tinukoy" kung hindi ka sigurado. Output format: - Summary (max 3 sentences) - Participants and their roles - Desisyon na ginawa (item) - Objections (item; add customer's wording to each) - Budget/time signals (with verbatim quote) - Deal health: Healthy / Risky / Critical + one sentence justification - Next step: [Owner] + [Action] + [Action]. Kung wala sa transcript ang petsa, isulat ang "the date should be clarified", ito ay peke. Transcript: {{gorusme_doku}}
Copiable prompt: listahan ng aksyon lang
I-extract lang ang mga action item mula sa transcript ng meeting sa ibaba. Ilagay ang bawat item sa sumusunod na format: "MAY-ARI — kung ano ang gagawin — deadline." Kung hindi malinaw ang may-ari, isulat ang "Kailangang italaga ang may-ari." Kung hindi binanggit ang petsa, sumulat ng pekeng, "walang petsa". Huwag isama ang mga pangungusap na hindi aksyon. Transcript: {{gorusme_doku}}
Mahinang prompt / Malakas na prompt
Tinutukoy ng pagkakaiba kung ang output ay direktang napupunta sa CRM.
MAHINA: "Ibuod ang pag-uusap na ito." Resulta: Isang mahaba, awkward na talata. Walang susunod na hakbang, walang may-ari, walang kasaysayan. Ang modelo ay maaaring punan ang mga puwang sa sarili nitong (hallucination).
STRONG:"Hatiin ang transcript ng tawag na ito sa sumusunod na 7 field: buod, mga kalahok, mga desisyon, mga pagtutol, mga signal ng badyet/oras, kalusugan ng deal, susunod na hakbang (may-ari + petsa). Magdagdag ng impormasyong wala sa transcript, isulat ang 'Hindi Tinukoy' sa blangkong field. I-quote ang mga pagtutol sa sariling salita ng customer." Resulta: Auditable, pare-parehong tala na maaaring i-paste sa CRM.
Mini case: pagkakataon sa SaaS
Si Deniz, isang sales representative sa isang HR software sales team, ay nagsasagawa ng 40 minutong demo sa isang medium-sized na kumpanya ng logistik. Pinoproseso ang transcript ng tawag gamit ang malakas na prompt sa itaas. Ang output ay nagpapakita na ang customer ay nagustuhan ang produkto, ngunit ang pagtutol na "ang payroll module ay dapat makipag-usap sa aming umiiral na sistema" ay naulit ng dalawang beses, at ang CFO ay nagsabi na "ang Q4 na badyet ay inilaan para dito." Ang kalusugan ng deal ay minarkahan na "Nasa Panganib" dahil ang gumagawa ng desisyon ay wala sa pulong. Ang modelo ay naglalabas ng susunod na hakbang bilang "Deniz: Ipapasa ang integration whitepaper sa IT bago ang Hulyo 22." Napagtanto ni Deniz na ang detalye ng pagsasama na hindi niya nakuha sa pulong na ito ay talagang ang tunay na susi sa deal at iniimbitahan ang gumagawa ng desisyon sa susunod na pulong. Ang isang unstructured na "goes well" na tala ay hindi kailanman magsasaad ng panganib na ito.
Tip: Palaging magkaroon ng mga pagtutol sa pag-quote ng modelo sa sariling mga salita ng customer. "Nagkaroon ng pag-aalala sa presyo" ang komento; "Hindi ko makumbinsi ang pamamahala ng figure na ito" ay ibinigay at inihanda mo ang iyong battlecard nang naaayon.
Babala: Ang isang transcript ng isang tawag sa customer ay naglalaman ng personal na data at mga lihim ng kalakalan. Ang pag-upload ng mga tunay na talaan ng customer, mga pangalan, impormasyon sa pakikipag-ugnayan o mga presyo sa isang panlabas na serbisyo ng artificial intelligence na hindi naaprubahan at walang kasunduan sa pagproseso ng data ng kumpanya ay maaaring magdulot ng paglabag sa KVKK at panganib sa privacy. Gumamit ng tool na inaprubahan ng kumpanya; kung hindi, anonymize ang pangalan/kumpanya/mga numero.
Mga karaniwang pagkakamali
- Ang susunod na hakbang ay iwanan ito nang walang pag-aalaga. Ang linyang "sumunod" ay nangangahulugang walang mananagot. Sumulat ng pangalan para sa bawat aksyon.
- Pinapayagan ang modelo na punan ang mga puwang. Kung hindi binanggit ng casting ang badyet, hindi dapat hulaan ng modelo ang "malamang na mayroon silang mid-range na badyet." Laging ibigay ang pagtuturo na "Hindi tinukoy".
- Pagre-record ng komento sa halip na isang quote. Huwag malito ang interpretasyon ng modelo sa verbatim na pahayag ng customer; Ang orihinal na pangungusap ay ginto kapag naghahanda ng tugon sa pagtutol.
- I-paste sa CRM nang walang pag-verify. Maaaring maling nabasa ng modelo ang isang petsa o numero. Suriin ang mga numero at pangako bago mag-ipon.
- Pag-upload ng kumpidensyal na data nang walang kontrol. Ang pagpapadala ng rekord ng customer sa isang hindi naaprubahang tool ay ang pinakamamahal na pagkakamali.
Sa buod
- Ang structured CRM note ay ang tanging uri ng note na gumagana pa rin pagkatapos ng anim na linggo.
- Gumamit ng mga nakapirming field: buod, mga desisyon, pagtutol, mga signal ng badyet/oras, kalusugan ng deal, susunod na hakbang.
- Ang susunod na hakbang ay dapat may may-ari at isang kasaysayan; Kung hindi, hindi kumpleto ang pulong.
- Ilagay ang template sa modelo, punan ang mga walang laman na field ng "Hindi Tinukoy", banggitin ang mga pagtutol sa pangungusap ng customer.
- I-verify ang bawat isyu, petsa, at pangako sa pinagmulan; maaaring magkasya sa isang modelo.
- Iproseso lang ang aktwal na data ng customer sa mga tool na inaprubahan ng kumpanya at secure.
Gawain ng aplikasyon
Kumuha ng isang hilaw na tala (pagtatakpan ng mga pangalan at kumpanya) ng isang kamakailang tunay na tawag sa pagbebenta na mayroon ka. Gumawa ng structured CRM note gamit ang "transcript summarization" prompt sa itaas. Pagkatapos ay suriin ang susunod na hakbang na hinuhulaan ng modelo: mayroon ba itong may-ari at kasaysayan? Kung hindi, i-update ang prompt upang markahan ang nawawalang lugar ng modelo bilang "nangangailangan ng paglilinaw" at tumakbong muli. Panghuli, i-verify sa pamamagitan ng paghahambing ng hindi bababa sa isang numero o petsa sa output sa raw note; Tandaan kung nagkakamali ang modelo.