กำไร:
- ความสามารถในการแปลงการบันทึกการโทรให้เป็นบันทึก CRM ที่มีโครงสร้าง
- ความสามารถในการดึงรายการการดำเนินการและล้างขั้นตอนถัดไปจากการประชุม
- ความสามารถในการใช้เทมเพลตบันทึกย่อที่สอดคล้องกันซึ่งสรุปความสมบูรณ์ของโอกาสและความเสี่ยง
เมื่อการขายสิ้นสุดลง เวลาจะกลายเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ คุณมีบทสนทนาสี่หน้าในหัว ข้อโต้แย้งสามข้อ การพาดพิงเรื่องงบประมาณ และประโยคสำคัญที่ลูกค้าพูดว่า "ลองถามทีมไอทีดู" แต่เหลือเวลาอีกสิบนาทีก่อนถึงการประชุมครั้งถัดไป และบันทึกที่คุณเขียนถึง CRM ส่วนใหญ่เป็นเพียงประโยคที่ว่า "การประชุมผ่านไปด้วยดี จะติดตามผล" ช่องว่างนี้เองที่ทำให้โอกาสต่างๆ หายไปอย่างเงียบๆ ในหน่วยนี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีใช้ AI เพื่อเปลี่ยนบันทึกการโทรหรือบันทึกย่อแบบหลวม ๆ ให้เป็นบันทึก CRM ที่มีโครงสร้างและสร้างขึ้นในไม่กี่วินาที เป้าหมายไม่ใช่การทำให้การจดบันทึกเป็นแบบอัตโนมัติ รับรองว่าจะมี “ก้าวต่อไป” ที่ชัดเจนจากทุกการสนทนา
เหตุใดจึงต้องมีบันทึก CRM แบบมีโครงสร้าง
บันทึกข้อความฟรีไม่มีประโยชน์หลังจากหกสัปดาห์ ประโยค "ลูกค้าพบว่าราคาสูง"; ไม่ได้บอกว่านี่เป็นกลยุทธ์การต่อรอง อุปสรรคด้านงบประมาณอย่างแท้จริง หรือการเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ในทางกลับกัน บันทึกที่มีโครงสร้างมีช่องคงที่: สรุป การตัดสินใจ การคัดค้าน สัญญาณงบประมาณ/เวลา และขั้นตอนถัดไป ช่องเหล่านี้ช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานเข้าใจการบันทึกได้ภายในห้าวินาที นอกจากนี้ การรายงานไปป์ไลน์ ความแม่นยำในการคาดการณ์ และการติดตามความสมบูรณ์ของข้อตกลงสามารถทำได้เฉพาะกับฟิลด์มาตรฐานดังกล่าวเท่านั้น
จุดสำคัญคือ: หากการสนทนาไม่ก่อให้เกิดขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน การสนทนานั้นก็จะไม่สมบูรณ์ และขั้นต่อไปจะต้องมีสองสิ่ง: เจ้าของและประวัติ “เราจะส่งใบเสนอราคา” ไม่ใช่ขั้นตอนต่อไป "ฉัน (ฝ่ายขาย) ส่งต่อข้อเสนอที่แก้ไขแล้วไปยัง CFO ภายในวันพฤหัสบดีที่ 18 กรกฎาคม" เป็นขั้นตอนต่อไป การกระทำที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์ไม่ใช่เรื่องของใคร การกระทำที่ไม่มีประวัติศาสตร์ไม่เคยเกิดขึ้น
เทมเพลตบันทึกย่อที่สอดคล้องกัน
การใช้เทมเพลตเดียวกันเป็นทีมทำให้ CRM สามารถค้นหาและรายงานได้ พื้นที่แนะนำ:
พื้นที่
เนื้อหา
ตัวอย่าง
สรุป
2-3 ประโยค สาระสำคัญของการสนทนา
พวกเขากำลังมองหาเครื่องมือในการวางแผนประจำปี แต่ไม่พอใจกับโซลูชันปัจจุบัน
ผู้เข้าร่วม + บทบาท
ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้มีอิทธิพล ผู้ใช้
Ayşe (CFO, ผู้มีอำนาจตัดสินใจ), Mert (ผู้จัดการฝ่ายการเงิน, อินฟลูเอนเซอร์)
การตัดสินใจดำเนินการ
ชี้แจงประเด็นแล้ว
นักบินจะเริ่มต้นด้วย 2 แผนก
ข้อโต้แย้ง
แสดงความห่วงใยออกมา
ราคา เวลาในการบูรณาการ
สัญญาณงบประมาณ/เวลา
งบประมาณ ความเร่งด่วน ไทม์ไลน์
พวกเขามีงบประมาณในไตรมาสที่ 4 และต้องการเผยแพร่จริงในเดือนมกราคม
จัดการเรื่องสุขภาพ/ความเสี่ยง
สุขภาพและความเสี่ยงของโอกาส
สุขภาพดี; ความเสี่ยง: ยังไม่ได้รับอนุมัติด้านไอที
ขั้นตอนต่อไป
เจ้าของ + วันที่
ฝ่ายขาย: จะส่งเอกสารการรวมระบบภายในวันที่ 18 ก.ค
ตั้งแต่การคัดเลือกนักแสดงไปจนถึงการดำเนินการ: ขั้นตอนการทำงาน
ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เป็นระบบเพื่อแปลบันทึกการโทร (บันทึกการประชุม เอาต์พุตข้อความเสียง หรือบันทึกดิบของคุณ) ให้เป็นการดำเนินการ:
- เตรียมแหล่งที่มา. ย่อข้อความหรือบันทึกช่วยจำให้เป็นบล็อกข้อความเดียว หากจำเป็นต้องมีการลบข้อมูลระบุตัวตน ให้ปกปิดชื่อ/บริษัทในขั้นตอนนี้
- วางเทมเพลต ระบุฟิลด์เอาต์พุตอย่างชัดเจนในพรอมต์ เพื่อให้โมเดลไม่สามารถเขียนได้อย่างอิสระ
- แยกสัญญาณ ให้โมเดลทำเครื่องหมายงบประมาณ เวลา และสัญญาณการคัดค้านแยกกัน
- ถามขั้นตอนต่อไปพร้อมเจ้าของ + วันที่ หากไม่ชัดเจนขอให้นางแบบพูดว่า "ไม่ชัดเจน" และอย่าปรุงแต่ง
- ตรวจสอบ. เปรียบเทียบทุกประเด็น วันที่ และส่งมอบผลลัพธ์ของโมเดลกับแหล่งที่มาดิบ
- วางลงใน CRM เพิ่มบันทึกย่อที่ได้รับอนุมัติไปยังเรกคอร์ดข้อตกลง เปิดขั้นตอนถัดไปเป็นงาน
พร้อมท์ที่คัดลอกได้: สรุปการถอดเสียง
คุณเป็นผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการขาย B2B ที่มีประสบการณ์ แปลงสำเนาบทสัมภาษณ์ต่อไปนี้เป็นบันทึก CRM ที่มีโครงสร้างโดยยึดตามข้อมูลในสำเนาเท่านั้น อย่าเพิ่มสิ่งใดที่ไม่ได้อยู่ในดัมพ์ เขียนว่า "ไม่ระบุ" หากคุณไม่แน่ใจ รูปแบบผลลัพธ์: - สรุป (สูงสุด 3 ประโยค) - ผู้เข้าร่วมและบทบาทของพวกเขา - การตัดสินใจ (รายการ) - การคัดค้าน (รายการ; เพิ่มข้อความของลูกค้าในแต่ละรายการ) - สัญญาณงบประมาณ/เวลา (พร้อมคำพูดแบบคำต่อคำ) - ความพร้อมของข้อตกลง: แข็งแรง / มีความเสี่ยง / สำคัญ + การให้เหตุผลหนึ่งประโยค - ขั้นตอนถัดไป: [เจ้าของ] + [การดำเนินการ] + [วันที่] หากไม่มีวันที่ในทรานสคริปต์ ให้เขียนว่า "ควรระบุวันที่" ถือเป็นข้อมูลปลอม บทถอดเสียง: {{gorusme_doku}}
พรอมต์ที่คัดลอกได้: รายการการกระทำเท่านั้น
แยกเฉพาะรายการการดำเนินการจากสำเนาการประชุมด้านล่าง มีแต่ละรายการในรูปแบบต่อไปนี้: "OWNER — สิ่งที่ต้องทำ — กำหนดเวลา" หากเจ้าของไม่ชัดเจน ให้เขียนว่า "ต้องแต่งตั้งเจ้าของ" หากไม่มีการระบุวันที่ ให้เขียนปลอมว่า "no date" อย่ารวมประโยคที่ไม่แสดงการกระทำ บทถอดเสียง: {{gorusme_doku}}
พรอมต์อ่อน / พรอมต์แข็งแกร่ง
ความแตกต่างจะกำหนดว่าเอาต์พุตจะเข้าสู่ CRM โดยตรงหรือไม่
อ่อนแอ: "สรุปบทสนทนานี้" ผลลัพธ์: ย่อหน้าที่ยาวและน่าอึดอัดใจ ไม่มีขั้นตอนต่อไป ไม่มีเจ้าของ ไม่มีประวัติ แบบจำลองสามารถเติมช่องว่างได้ด้วยตัวเอง (ภาพหลอน)
แข็งแกร่ง:"แยกบันทึกการโทรนี้ออกเป็น 7 ช่องต่อไปนี้: สรุป ผู้เข้าร่วม การตัดสินใจ การคัดค้าน สัญญาณงบประมาณ/เวลา ความสมบูรณ์ของข้อตกลง ขั้นตอนถัดไป (เจ้าของ + วันที่) เพิ่มข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในบันทึก เขียน 'ไม่ระบุ' ในช่องว่าง อ้างคำคัดค้านด้วยคำพูดของลูกค้าเอง" ผลลัพธ์: บันทึกที่ตรวจสอบได้และสม่ำเสมอซึ่งสามารถวางลงใน CRM ได้
เคสขนาดเล็ก: โอกาส SaaS
เดนิซ ตัวแทนฝ่ายขายในทีมขายซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล สาธิตกับบริษัทโลจิสติกส์ขนาดกลางเป็นเวลา 40 นาที ประมวลผลบันทึกการโทรด้วยข้อความแจ้งที่มีประสิทธิภาพด้านบน ผลลัพธ์เผยให้เห็นว่าลูกค้าชอบผลิตภัณฑ์ แต่มีการคัดค้านว่า "โมดูลบัญชีเงินเดือนควรพูดคุยกับระบบที่มีอยู่ของเรา" เกิดขึ้นซ้ำสองครั้ง และ CFO บอกว่า "งบประมาณของไตรมาสที่ 4 ได้รับการจัดสรรสำหรับสิ่งนี้" สถานะของข้อตกลงถูกทำเครื่องหมายเป็น "มีความเสี่ยง" เนื่องจากผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่อยู่ในการประชุม โมเดลดังกล่าวจะแสดงผลขั้นตอนต่อไปในชื่อ "Deniz: จะส่งต่อเอกสารไวท์เปเปอร์การบูรณาการไปยังฝ่ายไอทีภายในวันที่ 22 กรกฎาคม" เดนิซตระหนักดีว่ารายละเอียดการบูรณาการที่เขาพลาดไปในการประชุมครั้งนี้ จริงๆ แล้วเป็นกุญแจสำคัญในข้อตกลง และเชิญผู้มีอำนาจตัดสินใจเข้าร่วมการประชุมครั้งถัดไป ข้อความ "ไปได้ดี" ที่ไม่มีโครงสร้างจะไม่บ่งบอกถึงความเสี่ยงนี้
เคล็ดลับ: ควรโต้แย้งคำพูดแบบจำลองด้วยคำพูดของลูกค้าเองเสมอ "มีข้อกังวลเรื่องราคา" คือความคิดเห็น; "ฉันไม่สามารถโน้มน้าวฝ่ายบริหารของตัวเลขนี้ได้" และคุณเตรียมแบทเทิลการ์ดของคุณตามนั้น
ข้อควรระวัง: บันทึกการโทรของลูกค้าประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลและความลับทางการค้า การอัปโหลดบันทึก ชื่อ ข้อมูลติดต่อ หรือราคาของลูกค้าจริงไปยังบริการปัญญาประดิษฐ์ภายนอกที่ไม่ได้รับการอนุมัติและไม่มีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลองค์กรอาจทำให้เกิดการละเมิด KVKK และความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัว ใช้เครื่องมือที่ได้รับอนุมัติจากองค์กร หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ปิดบังชื่อ/บริษัท/หมายเลข
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ขั้นตอนต่อไปคือปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล บรรทัด "ติดตาม" หมายความว่าไม่มีใครรับผิดชอบ เขียนชื่อสำหรับแต่ละการกระทำ
- ปล่อยให้แบบจำลองเติมเต็มช่องว่าง หากการคัดเลือกนักแสดงไม่ได้ระบุถึงงบประมาณ โมเดลก็ไม่ควรเดาว่า "พวกเขาอาจมีงบประมาณระดับกลาง" ให้คำแนะนำ "ไม่ได้ระบุ" เสมอ
- บันทึกความคิดเห็นแทนคำพูด อย่าสับสนการตีความของแบบจำลองกับคำชี้แจงของลูกค้าแบบคำต่อคำ ประโยคเดิมเป็นสีทองเมื่อเตรียมการตอบข้อโต้แย้ง
- วางลงใน CRM โดยไม่มีการตรวจสอบ โมเดลอาจอ่านวันที่หรือตัวเลขผิด ตรวจสอบตัวเลขและข้อผูกพันก่อนบันทึก
- การอัปโหลดข้อมูลที่เป็นความลับโดยไม่มีการควบคุม การส่งบันทึกลูกค้าไปยังเครื่องมือที่ไม่ได้รับการอนุมัติถือเป็นความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด
โดยสรุป
- บันทึก CRM แบบมีโครงสร้างเป็นบันทึกประเภทเดียวที่ยังคงใช้งานได้หลังจากผ่านไปหกสัปดาห์
- ใช้ฟิลด์คงที่: สรุป การตัดสินใจ ข้อโต้แย้ง สัญญาณงบประมาณ/เวลา ความสมบูรณ์ของข้อตกลง ขั้นตอนถัดไป
- ขั้นตอนต่อไปจะต้องมีเจ้าของและประวัติ มิฉะนั้นการประชุมจะไม่สมบูรณ์
- วางเทมเพลตบนแบบจำลอง กรอกข้อมูลในช่องว่างด้วยคำว่า "ไม่ระบุ" อ้างอิงคำคัดค้านในประโยคของลูกค้า
- ตรวจสอบแต่ละประเด็น วันที่ และข้อผูกพันกับแหล่งที่มา สามารถใส่โมเดลได้
- ประมวลผลข้อมูลลูกค้าจริงในเครื่องมือที่ปลอดภัยและได้รับการอนุมัติจากองค์กรเท่านั้น
งานสมัคร
จดบันทึกเบื้องต้น (ปกปิดชื่อและบริษัท) ของการโทรเพื่อขายจริงครั้งล่าสุดที่คุณมี สร้างบันทึก CRM ที่มีโครงสร้างโดยใช้ข้อความแจ้ง "การสรุปการถอดเสียง" ด้านบน จากนั้นตรวจสอบขั้นตอนต่อไปที่แบบจำลองอนุมาน: มีเจ้าของและประวัติหรือไม่ มิฉะนั้น ให้อัปเดตพรอมต์เพื่อทำเครื่องหมายพื้นที่ที่ขาดหายไปของโมเดลเป็น "ต้องการคำชี้แจง" แล้วเรียกใช้อีกครั้ง สุดท้าย ตรวจสอบโดยการเปรียบเทียบตัวเลขหรือวันที่อย่างน้อยหนึ่งรายการในเอาต์พุตกับบันทึกย่อ โปรดทราบว่าแบบจำลองทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือไม่