CRM గమనిక సారాంశం మరియు తదుపరి దశ సిఫార్సు

లాభాలు:

• కాల్ రికార్డింగ్‌లను నిర్మాణాత్మక CRM నోట్‌లుగా మార్చగల సామర్థ్యం
• మీటింగ్ నుండి చర్య అంశాలను సేకరించి తదుపరి దశలను క్లియర్ చేయగల సామర్థ్యం
• అవకాశం ఆరోగ్యం మరియు నష్టాలను వివరించే స్థిరమైన నోట్ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించగల సామర్థ్యం

సేల్స్ కాల్ ముగిసిన తర్వాత, సమయం మీ అత్యంత విలువైన వనరుగా మారుతుంది. మీ తలపై నాలుగు పేజీల సంభాషణ, మూడు అభ్యంతరాలు, బడ్జెట్ ప్రస్తావన మరియు కస్టమర్ "ఐటి బృందాన్ని అడుగుదాం" అని చెప్పే క్లిష్టమైన వాక్యం ఉన్నాయి. కానీ తదుపరి సమావేశానికి పది నిమిషాలు మిగిలి ఉన్నాయి మరియు మీరు CRMకి వ్రాసిన గమనిక చాలావరకు "సమావేశం బాగా జరిగింది, తదుపరిది" అనే వాక్యం మాత్రమే. ఈ గ్యాప్‌లోనే అవకాశాలు సైలెంట్‌గా చనిపోతాయి. ఈ యూనిట్‌లో, కాల్ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్ లేదా లూస్ నోట్‌లను నిర్మాణాత్మకమైన, యాక్షన్-ఉత్పత్తి చేసే CRM రికార్డ్‌గా మార్చడానికి AIని ఎలా ఉపయోగించాలో మేము సెకన్లలో నేర్చుకుంటాము. లక్ష్యం నోట్ తీసుకోవడాన్ని ఆటోమేట్ చేయడం కాదు; ప్రతి సంభాషణ నుండి స్పష్టమైన "తదుపరి దశ" ఉద్భవించిందని నిర్ధారిస్తుంది.

నిర్మాణాత్మక CRM నోట్ ఎందుకు?

ఉచిత టెక్స్ట్ నోట్ ఆరు వారాల తర్వాత పనికిరాదు. వాక్యం "కస్టమర్ అధిక ధరను కనుగొన్నాడు"; ఇది బేరసారాల వ్యూహమా, నిజమైన బడ్జెట్ అడ్డంకి లేదా పోటీదారుతో పోలిక అని చెప్పలేదు. నిర్మాణాత్మక గమనిక, మరోవైపు, స్థిర ఫీల్డ్‌లను కలిగి ఉంటుంది: సారాంశం, తీసుకున్న నిర్ణయాలు, అభ్యంతరాలు, బడ్జెట్/సమయ సంకేతాలు మరియు తదుపరి దశ. ఈ ఫీల్డ్‌లు మీరు మరియు సహోద్యోగి ఇద్దరూ రికార్డింగ్‌ను ఐదు సెకన్లలో అర్థం చేసుకోవడానికి అనుమతిస్తాయి. అదనంగా, పైప్‌లైన్ రిపోర్టింగ్, సూచన ఖచ్చితత్వం మరియు డీల్ హెల్త్ ట్రాకింగ్ వంటి ప్రామాణిక ఫీల్డ్‌లతో మాత్రమే సాధ్యమవుతుంది.

కీలకమైన అంశం ఇది: సంభాషణ స్పష్టమైన తదుపరి దశను అందించకపోతే, అది అసంపూర్ణంగా ఉంటుంది. మరియు తదుపరి దశలో తప్పనిసరిగా రెండు విషయాలు ఉండాలి: యజమాని మరియు చరిత్ర. "మేము కోట్ పంపుతాము" అనేది తదుపరి దశ కాదు. "నేను (సేల్స్) సవరించిన ప్రతిపాదనను గురువారం జూలై 18 నాటికి CFOకి ఫార్వార్డ్ చేసాను" అనేది తదుపరి దశ. క్లెయిమ్ చేయని చర్య ఎవరి వ్యాపారం కాదు; చరిత్ర లేని చర్య ఎప్పుడూ ఉండదు.

స్థిరమైన గమనిక టెంప్లేట్

బృందం వలె ఒకే టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించడం CRMని శోధించదగినదిగా మరియు నివేదించదగినదిగా చేస్తుంది. సిఫార్సు చేయబడిన ప్రాంతాలు:

ప్రాంతం

కంటెంట్

ఉదాహరణ

సారాంశం

2-3 వాక్యాలు, సంభాషణ యొక్క సారాంశం

వారు వార్షిక ప్రణాళిక సాధనాల కోసం చూస్తున్నారు, వారు ప్రస్తుత పరిష్కారంతో సంతృప్తి చెందలేదు

పాల్గొనేవారు + పాత్రలు

డెసిషన్ మేకర్, ఇన్‌ఫ్లుయెన్సర్, యూజర్

Ayşe (CFO, డెసిషన్ మేకర్), మెర్ట్ (ఫైనాన్స్ మేనేజర్, ఇన్‌ఫ్లుయెన్సర్)

తీసుకున్న నిర్ణయాలు

సమస్యలను స్పష్టం చేశారు

పైలట్ 2 విభాగాలతో ప్రారంభమవుతుంది

అభ్యంతరాలు

ఆందోళనలు వ్యక్తం చేశారు

ధర, ఇంటిగ్రేషన్ సమయం

బడ్జెట్/సమయ సంకేతాలు

బడ్జెట్, అత్యవసరం, కాలక్రమం

వారికి Q4 బడ్జెట్ ఉంది, వారు జనవరిలో ప్రత్యక్ష ప్రసారం చేయాలనుకుంటున్నారు

డీల్ హెల్త్ / రిస్క్

అవకాశం యొక్క ఆరోగ్యం మరియు ప్రమాదాలు

ఆరోగ్యకరమైన; ప్రమాదం: IT ఆమోదం ఇంకా అందలేదు

తదుపరి దశ

యజమాని + తేదీ

విక్రయాలు: జూలై 18 నాటికి ఇంటిగ్రేషన్ పత్రాన్ని పంపుతుంది

కాస్టింగ్ నుండి చర్య వరకు: వర్క్‌ఫ్లో

కాల్ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ను (మీటింగ్ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్, ఆడియో-టెక్స్ట్ అవుట్‌పుట్ లేదా మీ రా నోట్స్) చర్యలోకి అనువదించడానికి క్రమబద్ధమైన విధానాన్ని అనుసరించండి:

1. మూలాన్ని సిద్ధం చేయండి. ట్రాన్స్క్రిప్ట్ లేదా మెమోను ఒకే బ్లాక్ టెక్స్ట్‌లో కుదించండి. అనామకీకరణ అవసరమైతే, ఈ దశలో పేర్లు/కంపెనీని మాస్క్ చేయండి.
2. టెంప్లేట్ విధించండి. మోడల్ స్వేచ్ఛగా వ్రాయకుండా ఉండేలా ప్రాంప్ట్‌లో అవుట్‌పుట్ ఫీల్డ్‌లను స్పష్టంగా పేర్కొనండి.
3. సంగ్రహణ సంకేతాలు. మోడల్ మార్క్ బడ్జెట్, సమయం మరియు అభ్యంతర సంకేతాలను విడిగా కలిగి ఉండండి.
4. యజమాని + తేదీతో తదుపరి దశ కోసం అడగండి. అస్పష్టంగా ఉంటే, మోడల్‌ను "అస్పష్టంగా" చెప్పమని అడగండి మరియు దానిని తయారు చేయవద్దు.
5. ధృవీకరించండి. ప్రతి సంచిక, తేదీని సరిపోల్చండి మరియు మోడల్ అవుట్‌పుట్‌లను ముడి మూలానికి అప్పగించండి.
6. CRMలో అతికించండి. ఆమోదించబడిన నోట్‌ను డీల్ రికార్డ్‌కు జోడించి, తదుపరి దశను టాస్క్‌గా తెరవండి.

కాపీ చేయగల ప్రాంప్ట్: ట్రాన్స్క్రిప్ట్ రీక్యాప్

మీరు అనుభవజ్ఞుడైన B2B సేల్స్ ఆపరేషన్స్ అసిస్టెంట్. కింది ఇంటర్వ్యూ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ను ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌లోని సమాచారం ఆధారంగా మాత్రమే నిర్మాణాత్మక CRM నోట్‌గా మార్చండి. ఇప్పటికే డంప్‌లో లేని దేనినీ జోడించవద్దు; మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే "పేర్కొనబడలేదు" అని వ్రాయండి. అవుట్‌పుట్ ఫార్మాట్: - సారాంశం (గరిష్టంగా 3 వాక్యాలు) - పాల్గొనేవారు మరియు వారి పాత్రలు - తీసుకున్న నిర్ణయాలు (అంశం) - అభ్యంతరాలు (అంశం; ప్రతిదానికి కస్టమర్ పదాలను జోడించండి) - బడ్జెట్/సమయ సంకేతాలు (వెర్బేటిమ్ కోట్‌తో) - డీల్ ఆరోగ్యం: ఆరోగ్యకరమైన / రిస్కీ / క్రిటికల్ + [ఒక వాక్యం సమర్థన] ట్రాన్స్క్రిప్ట్లో తేదీ లేకుంటే, "తేదీని స్పష్టం చేయాలి" అని వ్రాయండి, అది నకిలీ. ట్రాన్స్క్రిప్ట్: {{gorusme_doku}}

కాపీ చేయదగిన ప్రాంప్ట్: చర్య జాబితా మాత్రమే

దిగువ మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్ నుండి చర్య అంశాలను మాత్రమే సంగ్రహించండి. ప్రతి అంశాన్ని క్రింది ఆకృతిలో కలిగి ఉండండి: "యజమాని - ఏమి చేయాలి - గడువు." యజమాని అస్పష్టంగా ఉంటే, "యజమాని తప్పనిసరిగా నియమించబడాలి" అని వ్రాయండి. తేదీ పేర్కొనబడకపోతే, నకిలీ, "తేదీ లేదు" అని వ్రాయండి. చర్య లేని వాక్యాలను చేర్చవద్దు. ట్రాన్స్క్రిప్ట్: {{gorusme_doku}}

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్

అవుట్‌పుట్ నేరుగా CRMలోకి వెళ్తుందో లేదో వ్యత్యాసం నిర్ణయిస్తుంది.

బలహీనం: "ఈ సంభాషణను సంగ్రహించండి." ఫలితం: సుదీర్ఘమైన, ఇబ్బందికరమైన పేరా. తదుపరి దశ లేదు, యజమాని లేదు, చరిత్ర లేదు. మోడల్ దాని స్వంత ఖాళీలను పూరించవచ్చు (భ్రాంతి).

స్ట్రాంగ్:"ఈ కాల్ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ని క్రింది 7 ఫీల్డ్‌లుగా విభజించండి: సారాంశం, పాల్గొనేవారు, నిర్ణయాలు, అభ్యంతరాలు, బడ్జెట్/సమయ సంకేతాలు, డీల్ ఆరోగ్యం, తదుపరి దశ (యజమాని + తేదీ). ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌లో లేని సమాచారాన్ని జోడించండి, ఖాళీ ఫీల్డ్‌లో 'పేర్కొనబడలేదు' అని వ్రాయండి. కస్టమర్ యొక్క స్వంత మాటలలో అభ్యంతరాలను కోట్ చేయండి." ఫలితం: ఆడిట్ చేయదగిన, స్థిరమైన గమనికను CRMలో అతికించవచ్చు.

చిన్న కేసు: SaaS అవకాశం

డెనిజ్, HR సాఫ్ట్‌వేర్ సేల్స్ టీమ్‌లో సేల్స్ రిప్రజెంటేటివ్, మధ్య తరహా లాజిస్టిక్స్ కంపెనీతో 40 నిమిషాల డెమో నిర్వహిస్తారు. పైన ఉన్న శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్‌తో కాల్ ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ను ప్రాసెస్ చేస్తుంది. ఉత్పత్తిని కస్టమర్ ఇష్టపడినట్లు అవుట్‌పుట్ వెల్లడిస్తుంది, అయితే "పేరోల్ మాడ్యూల్ మా ప్రస్తుత సిస్టమ్‌తో మాట్లాడాలి" అనే అభ్యంతరం రెండుసార్లు పునరావృతమైంది మరియు CFO "Q4 బడ్జెట్ దీని కోసం కేటాయించబడింది." నిర్ణయాధికారం సమావేశంలో లేనందున డీల్ ఆరోగ్యం "ప్రమాదంలో ఉంది" అని గుర్తు పెట్టబడింది. మోడల్ తదుపరి దశను "డెనిజ్: జూలై 22 నాటికి ITకి ఇంటిగ్రేషన్ వైట్‌పేపర్ ఫార్వార్డ్ చేస్తుంది." డెనిజ్ ఈ సమావేశంలో తప్పిపోయిన ఇంటిగ్రేషన్ వివరాలు వాస్తవానికి ఒప్పందానికి నిజమైన కీలకమని గ్రహించి, తదుపరి సమావేశానికి నిర్ణయాధికారాన్ని ఆహ్వానిస్తాడు. నిర్మాణాత్మకంగా లేని "బాగా సాగుతుంది" గమనిక ఈ ప్రమాదాన్ని ఎప్పటికీ సూచించదు.

చిట్కా: ఎల్లప్పుడూ మోడల్ కోట్ అభ్యంతరాలను కస్టమర్ స్వంత మాటల్లోనే కలిగి ఉండండి. "ధర ఆందోళన ఉంది" అనేది వ్యాఖ్య; "ఈ సంఖ్య యొక్క నిర్వహణను నేను ఒప్పించలేను" అని చెప్పబడింది మరియు దానికి అనుగుణంగా మీరు మీ యుద్ధకార్డ్‌ని సిద్ధం చేసుకోండి.

హెచ్చరిక: కస్టమర్ కాల్ యొక్క ట్రాన్స్క్రిప్ట్ వ్యక్తిగత డేటా మరియు వ్యాపార రహస్యాలను కలిగి ఉంటుంది. ఆమోదించబడని మరియు కార్పొరేట్ డేటా ప్రాసెసింగ్ ఒప్పందం లేని బాహ్య కృత్రిమ మేధస్సు సేవకు నిజమైన కస్టమర్ రికార్డులు, పేర్లు, సంప్రదింపు సమాచారం లేదా ధరలను అప్‌లోడ్ చేయడం KVKK ఉల్లంఘన మరియు గోప్యతా ప్రమాదాన్ని కలిగిస్తుంది. కార్పొరేట్ ఆమోదించబడిన సాధనాన్ని ఉపయోగించండి; కాకపోతే, పేరు/కంపెనీ/సంఖ్యలను అనామకీకరించండి.

సాధారణ తప్పులు

• తదుపరి దశ దానిని గమనించకుండా వదిలివేయడం. "ఫాలో" లైన్ అంటే ఎవరూ బాధ్యత వహించరు. ప్రతి చర్యకు పేరు వ్రాయండి.
• ఖాళీలను పూరించడానికి మోడల్‌ను అనుమతిస్తుంది. కాస్టింగ్ బడ్జెట్ గురించి ప్రస్తావించకపోతే, మోడల్ "వారు బహుశా మధ్య-శ్రేణి బడ్జెట్‌ని కలిగి ఉంటారు" అని ఊహించకూడదు. ఎల్లప్పుడూ "పేర్కొనబడలేదు" సూచనను ఇవ్వండి.
• కోట్‌కి బదులుగా వ్యాఖ్యను రికార్డ్ చేయడం. మోడల్ యొక్క వివరణను వెర్బేటిమ్ కస్టమర్ స్టేట్‌మెంట్‌తో కంగారు పెట్టవద్దు; అభ్యంతర ప్రతిస్పందనను సిద్ధం చేసేటప్పుడు అసలు వాక్యం బంగారం.
• ధృవీకరణ లేకుండా CRMలో అతికించడం. మోడల్ తేదీ లేదా సంఖ్యను తప్పుగా చదివి ఉండవచ్చు. సేవ్ చేయడానికి ముందు సంఖ్యలు మరియు నిబద్ధతలను సమీక్షించండి.
• నియంత్రణ లేకుండా రహస్య డేటాను అప్‌లోడ్ చేస్తోంది. ఆమోదించబడని సాధనానికి కస్టమర్ రికార్డును పంపడం అత్యంత ఖరీదైన తప్పు.

సారాంశంలో

• స్ట్రక్చర్డ్ CRM నోట్ అనేది ఆరు వారాల తర్వాత కూడా పని చేసే ఒకే రకమైన నోట్.
• స్థిర ఫీల్డ్‌లను ఉపయోగించండి: సారాంశం, నిర్ణయాలు, అభ్యంతరాలు, బడ్జెట్/సమయ సంకేతాలు, డీల్ ఆరోగ్యం, తదుపరి దశ.
• తదుపరి దశలో తప్పనిసరిగా యజమాని మరియు చరిత్ర ఉండాలి; లేకపోతే, సమావేశం అసంపూర్తిగా ఉంటుంది.
• మోడల్‌పై టెంప్లేట్‌ను విధించండి, ఖాళీ ఫీల్డ్‌లను "పేర్కొనబడలేదు"తో పూరించండి, కస్టమర్ వాక్యంలో అభ్యంతరాలను కోట్ చేయండి.
• మూలంతో ప్రతి సంచిక, తేదీ మరియు నిబద్ధతను ధృవీకరించండి; ఒక మోడల్‌కు సరిపోవచ్చు.
• కార్పొరేట్-ఆమోదిత, సురక్షిత సాధనాల్లో మాత్రమే వాస్తవ కస్టమర్ డేటాను ప్రాసెస్ చేయండి.

అప్లికేషన్ టాస్క్

మీరు ఇటీవల చేసిన నిజమైన విక్రయాల కాల్‌కి సంబంధించిన రా నోట్ (పేర్లు మరియు కంపెనీలను దాచిపెట్టడం) తీసుకోండి. ఎగువన "ట్రాన్స్క్రిప్ట్ సారాంశం" ప్రాంప్ట్ ఉపయోగించి నిర్మాణాత్మక CRM గమనికను రూపొందించండి. ఆపై మోడల్ ఊహించిన తదుపరి దశను పరిశీలించండి: దీనికి యజమాని మరియు చరిత్ర ఉందా? లేకపోతే, మోడల్ తప్పిపోయిన ప్రాంతాన్ని "స్పష్టత అవసరం"గా గుర్తించడానికి ప్రాంప్ట్‌ను అప్‌డేట్ చేసి, మళ్లీ అమలు చేయండి. చివరగా, అవుట్‌పుట్‌లో కనీసం ఒక సంఖ్య లేదా తేదీని ముడి నోట్‌తో పోల్చడం ద్వారా ధృవీకరించండి; మోడల్ లోపాలను చేస్తుందో లేదో గమనించండి.