HR கொள்கை மற்றும் உள் தொடர்பு உரைகள்

ஆதாயங்கள்:

• AI உடன் அமைப்பு மற்றும் தெளிவுடன் கொள்கை மற்றும் செயல்முறை நூல்களின் முதல் வரைவுகளைத் தயாரிக்கும் திறன்
• சரியான தொனி மற்றும் பச்சாதாபத்துடன் அறிவிப்புகள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் முக்கியமான உள் தொடர்பு உரைகளை உருவாக்கும் திறன்
• சட்ட மற்றும் முக்கியமான கொள்கை நூல்களில் நிபுணர்/சட்ட ஒப்புதல் தேவைப்படும் செயல்முறையை நிறுவும் திறன்

HR என்பது நிறுவனத்தின் குரல் மற்றும் விதிகளை உருவாக்குபவர். HR தொடர்ந்து விடுப்புக் கொள்கைகள் முதல் தொலைநிலை பணி விதிகள் வரை, ஒழுங்குமுறை செயல்முறைகள் முதல் விடுமுறை அறிவிப்புகள் வரை, கடிதங்கள் முதல் மறுசீரமைப்பு அறிக்கைகள் வரை உரைகளை உருவாக்குகிறது. இந்த நூல்களில் சில சட்டரீதியான விளைவுகளைக் கொண்டிருக்கின்றன, மற்றவை நேரடியாக நிறுவனத்தின் கலாச்சாரம் மற்றும் பணியாளர் மன உறுதியை வடிவமைக்கின்றன. செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) இரண்டு வகையான உரைகளின் வேகமான மற்றும் நிலையான முதல் வரைவுகளை உருவாக்குகிறது. ஆனால் கொள்கை நூல்களில் AI இன் பங்கு மற்றும் அறிவிப்பு நூல்களில் அதன் பங்கு மிகவும் வேறுபட்டது; இந்த பிரிவில், இந்த வேறுபாட்டை நாங்கள் தெளிவுபடுத்துவோம் மற்றும் இரண்டு பகுதிகளிலும் எவ்வாறு பாதுகாப்பாக வேலை செய்வது என்பதைக் கற்றுக்கொள்வோம்.

சில விதிமுறைகள்: கொள்கை என்பது எழுதப்பட்ட விதி, பெரும்பாலும் சட்ட அடிப்படையிலானது, இது ஊழியர்களை பிணைக்கிறது. செயல்முறை என்பது ஒரு கொள்கையை எவ்வாறு செயல்படுத்துவது என்பதை படிப்படியாக விளக்கும் ஆவணமாகும். உள் தொடர்பு என்பது நிறுவனத்தின் அறிவிப்புகள், மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் அதன் ஊழியர்களுக்கான தகவல்கள் அனைத்தும். தொனி என்பது உரையின் உணர்ச்சி நிறம் மற்றும் சம்பிரதாயம்; அதே தகவல் வெவ்வேறு தொனிகளுடன் மிகவும் வித்தியாசமாக உணரப்படுகிறது.

உள் தொடர்புகள்: AI இன் ஆறுதல் மண்டலம்

அறிவிப்புகள், மின்னஞ்சல்கள், வாழ்த்து மற்றும் நன்றி செய்திகள் போன்ற உரைகளில் AI தாராளமாகப் பயன்படுத்தப்படலாம்; ஆபத்து குறைவு, பலன் அதிகம். தொனியை சரியாகப் பெறுவதே இங்கு உண்மையான திறமை.

உங்கள் பங்கு: கார்ப்பரேட் தகவல் தொடர்பு நிபுணர். பணி: பின்வரும் அறிவிப்பை ஊழியர்களுக்கு மின்னஞ்சலாக எழுதவும். பொருள்: புதிய கலப்பின வேலை ஏற்பாட்டிற்கு மாறுதல் (வாரத்தில் 2 நாட்கள் அலுவலகம்) தொனி: தெளிவான, நேர்மறை, பணியாளர் கவனம். மாற்றத்தின் நியாயத்தையும் நன்மையையும் விளக்கவும். நீளம்: சிறியது, புல்லட் புள்ளிகளுடன் ஸ்கேன் செய்யக்கூடியது. கேள்விகள் எங்கு அனுப்பப்பட வேண்டும் என்பதை இறுதியில் குறிப்பிடவும். விதி: சரியான தேதி/நபர்/இருப்பிடத் தகவலை [சதுர அடைப்புக்குறிகள்] விடுங்கள், நான் அதை நிரப்புகிறேன்.

உதவிக்குறிப்பு: உள் தகவல்தொடர்புகளில் எப்போதும் தொனியைக் குறிப்பிடவும்: "தெளிவான மற்றும் நேர்மறை," "பச்சாதாபம்," "முறையான ஆனால் சூடான," போன்றவை. கெட்ட செய்திகள் (எ.கா., பலன் குறைப்பு) மற்றும் நல்ல செய்திகள் (எ.கா., புதிய நன்மைகள்) ஆகியவற்றிற்கு முற்றிலும் மாறுபட்ட தொனியில் அதே தகவல் வழங்கப்பட வேண்டும். AI வியக்கத்தக்க வகையில் தொனியை அமைக்கிறது - ஆனால் நீங்கள் சொன்னால் மட்டுமே.

முக்கியமான செய்திகளுக்கு (கட்டுப்பாடு, மாற்றம், கெட்ட செய்தி) வரும்போது, ​​பச்சாதாபம் மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மை ஆகியவற்றின் சமநிலையை ஏற்படுத்துவது மிகவும் முக்கியமானது:

ஊழியர்களுக்கு பின்வரும் முக்கியமான செய்திகளை அறிவிக்கும் உரையை எழுதவும். செய்தி: கடந்த ஆண்டை விட இந்த ஆண்டு செயல்திறன் போனஸ் பட்ஜெட் குறைவு. தொனி: நேர்மையான, பச்சாதாபம், தற்காப்பு இல்லை. அதை மென்மையாக்குவதன் மூலம் உண்மையை மறைக்க வேண்டாம், ஆனால் நம்பிக்கையையும் எதிர்காலக் கண்ணோட்டத்தையும் கொடுங்கள். குற்றச்சாட்டாகவோ அல்லது குளிர்ச்சியாகவோ இருக்க வேண்டாம். பணியாளரின் "ஏன்" என்ற கேள்விக்கு மரியாதைக்குரிய பதிலைக் கொடுங்கள்.

கொள்கை உரைகள்: AI இன் மைண்ட்ஃபுல் ஸ்பேஸ்

விடுப்பு, ஒழுக்கம், கூடுதல் நேரம் மற்றும் தரவு தனியுரிமை போன்ற கொள்கைகள் சட்டப்பூர்வமாக பிணைக்கப்பட்டுள்ளன. இங்கே, AI வரைவை உருவாக்குகிறது, ஆனால் உரை நேரடியாக நடைமுறைக்கு வராது. பாதுகாப்பான படிப்படியான செயல்முறை:

1. வரைவை வலியுறுத்துங்கள். "இது ஒரு வரைவு, இறுதி உரை அல்ல" என்று AI யிடம் சொல்லுங்கள்.
2. கட்டமைப்பைக் கொடுங்கள். நோக்கம், நோக்கம், வரையறைகள், விதிகள், செயல்முறை, விதிவிலக்குகள்.
3. சட்ட சொற்றொடர்களை டிக் செய்யவும். மேக்-அப் என்பதற்குப் பதிலாக "சரிபார்" லேபிள்.
4. நிறுவனம் சார்ந்த தகவல்களை காலியாக விடவும். நீங்கள் எண்களையும் நேரங்களையும் நிரப்புகிறீர்கள்.
5. நிபுணர்/சட்ட அனுமதி பெறவும். இந்தப் படியைத் தவிர்க்க முடியாது.

உங்கள் பங்கு: ஒரு மனிதவளக் கொள்கை எழுத்தாளர். பணி: வருடாந்திர விடுப்புக் கொள்கைக்கான வரைவை உருவாக்கவும். கட்டமைப்பு: நோக்கம், நோக்கம், வரையறைகள், விடுப்பு உரிமை, கோரிக்கை செயல்முறை, ஒப்புதல் ஓட்டம், விதிவிலக்குகள். விதி: [ஒழுங்குமுறையின்படி சரிபார்] குறிச்சொல்லைக் கொண்டு சட்ட அறிக்கைகள் மற்றும் கால அளவைக் குறிக்கவும். சட்டம் அல்லது காலத்தின் ஒரு குறிப்பிட்ட கட்டுரையைப் பொருத்துதல்; நீங்கள் உறுதியாக தெரியவில்லை என்பதை தெளிவுபடுத்துங்கள். இது வரைவு, இறுதி உரை அல்ல.

மாதிரி இங்கே ஒரு நல்ல கட்டமைப்பை வழங்குகிறது (“வருடாந்திர ஊதிய விடுப்பு பணியாளரின் மூப்பு [சரிபார்ப்பு ஒழுங்குமுறை] மூலம் தீர்மானிக்கப்படுகிறது”), ஆனால் சட்ட விவரங்களை உருவாக்குவது தெளிவாக கட்டுப்படுத்தப்பட்டுள்ளது. ஏற்கனவே உள்ள கொள்கையின் குறைபாடுகளையும் நீங்கள் கேள்வி கேட்கலாம்:

இந்த வரைவு விடுப்புக் கொள்கையில் விடுபட்ட அல்லது தெளிவற்ற புள்ளிகளைப் பட்டியலிடுங்கள்:- எந்த சூழ்நிலைகள் வரையறுக்கப்படாமல் உள்ளன? (எ.கா. அரை நாள் விடுப்பு, தவிர்க்கப்பட்ட விடுப்பு) - எந்த அறிக்கை ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட விளக்கங்களுக்குத் திறந்திருக்கும்? - பணியாளரைக் குழப்பக்கூடிய புள்ளிகள் யாவை? பரிந்துரையை வழங்குங்கள், ஆனால் சட்டப்பூர்வ காலம்/கட்டுரையை உருவாக்க வேண்டாம்; தெளிவாக தெரியவில்லை என்றால், "சரிபார்" என்று கூறவும்.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - தொனியின் சக்தி. ஒரு நிறுவனம் குளிர்ச்சியான, கட்டாயமான முறையில் அலுவலகத்திற்குத் திரும்புவதற்கான முடிவை அறிவித்தது, மேலும் ஊழியர்கள் பதிலளித்தனர். HR அதே தகவலை AI உடன் பச்சாதாபமான மற்றும் நியாயமான தொனியில் மீண்டும் எழுதினார்: முடிவிற்கான காரணம், அதன் நன்மை மற்றும் கேள்வி சேனல் சேர்க்கப்பட்டது. இரண்டாவது அறிவிப்புக்குப் பிறகு, உள் சேனலில் எதிர்மறையான கருத்துகளின் எண்ணிக்கை கணிசமாகக் குறைந்தது.

வழக்கு 2 - போலி பொருள் ஆபத்து. ஒரு HR நிபுணர் நேரடியாக AIயிடம் "விடுப்புக் கொள்கையை எழுதுங்கள்" என்று கூறினார்; உரையில் உறுதியான ஆனால் தவறான வருடாந்திர விடுப்பு காலம் இருந்தது. அதிர்ஷ்டவசமாக, அவர் சட்டப்பூர்வ ஒப்புதல் படியின் போது பிடிபட்டார். இந்த சம்பவத்திற்குப் பிறகு, குழு "[ஒழுங்குமுறையின்படி சரிபார்த்தல்]" மற்றும் அனைத்து கொள்கைத் தூண்டுதல்களுக்கும் "புனைய" தடையை தரப்படுத்தியது.

வழக்கு 3 - எளிமைப்படுத்தல். கடுமையான சட்ட மொழியில் எழுதப்பட்ட 6-பக்க தொலைநிலை பணி கொள்கையை யாரும் படிக்கவில்லை. "அர்த்தத்தை மாற்ற வேண்டாம், தெளிவை மேம்படுத்துங்கள்" என்ற கட்டுப்பாடுடன் AI உரையை எளிமைப்படுத்தியது HR; ஆவணம் 2 பக்கங்களாகக் குறைக்கப்பட்டது, வாசிப்பு விகிதம் அதிகரித்தது மற்றும் HR ஆல் திரும்பத் திரும்ப கேட்கப்படும் கேள்விகளின் எண்ணிக்கை தோராயமாக மூன்றில் ஒரு பங்கு குறைந்துள்ளது.

பலவீனமான ப்ராம்ட் / ஸ்ட்ராங் ப்ராம்ட்

பலவீனமான வரியில்: எங்களுக்கு அனுமதி கொள்கையை எழுதுங்கள்.

முடிவு: உண்மையானதாகத் தோன்றும் ஆனால் தவறான சட்டக் காலங்கள் மற்றும் உட்பிரிவுகளைக் கொண்ட உரை, நேரடியாகப் பயன்படுத்தினால் ஆபத்து.

வலுவான உடனடி: [அவுட்லைன் முக்கியத்துவம் + தெளிவான அமைப்பு + “சட்ட அறிக்கையைக் குறிக்கவும், அதை உருவாக்க வேண்டாம்” கட்டுப்பாடு + நிறுவனத்தின் குறிப்பிட்ட தகவலை சதுர அடைப்புக்குறிகளுடன் காலியாக விடவும்]

முடிவு: மதிப்பாய்வுக்காகத் தயாரிக்கப்பட்ட பாதுகாப்பான வரைவு, அபாயங்கள் கொடியிடப்பட்டது மற்றும் நிபுணர் ஒப்புதலுக்குத் தயார்.

உரை வகை மூலம் AI இன் பங்கு

உரை வகை

AI இன் பங்கு

கட்டாய படி

அறிவிப்பு / மின்னஞ்சல்

முழு அவுட்லைன், தொனி சரிசெய்தல்

தகவல் துல்லிய சோதனை

கொண்டாட்டம் / உள் செய்தி

இலவச உற்பத்தி

ஒளி விமர்சனம்

முக்கிய செய்திகள் (முடக்கு, முதலியன)

வரைவு + தொனி

பச்சாதாபம் மற்றும் உண்மை சோதனை

விடுப்பு/ஓவர் டைம் பாலிசி

வரைவு எலும்புக்கூடு

சட்ட/நிபுணர் ஒப்புதல்

ஒழுங்குமுறை/முடிவு செயல்முறை

வெறும் எலும்புக்கூடு

சட்ட அங்கீகாரம் பெற்றிருக்க வேண்டும்

எச்சரிக்கை: பொருந்தக்கூடிய தொழிலாளர் சட்டம் மற்றும் நிறுவனத்தின் நிபந்தனைகளுக்கு இணங்க, நிபுணர் அல்லது சட்டப் பிரிவு ஒப்புதல் இல்லாமல் AI ஆல் தயாரிக்கப்பட்ட எந்தவொரு கொள்கை உரையையும் வெளியிட வேண்டாம். இந்த மாதிரியானது காலாவதியான அல்லது வேறொரு நாட்டின் சட்டத்துடன் தொடர்புடைய தகவலை உறுதியளிக்கும் வகையில் வழங்க முடியும். தவறான விடுப்பு காலம் அல்லது பணிநீக்கம் நடைமுறை நிறுவனம் கடுமையான சட்ட ஆபத்தில் உள்ளது. AI முதல் வரைவை வேகப்படுத்துகிறது; சட்ட திருத்தம் எப்போதும் மனிதனின் பொறுப்பு.

பொதுவான தவறுகள்

• கொள்கையை நேரடியாக வெளியிடுதல். நிபுணர் ஒப்புதல் இல்லாமல் சட்ட உரை நடைமுறைக்கு வரக்கூடாது.
• AI ஐ உருவாக்குவது சட்ட விவரங்களை உருவாக்குகிறது. கால அளவு மற்றும் பொருட்களைக் குறிக்கவும் சரிபார்க்கவும்.
• தொனியைக் குறிப்பிடவில்லை. தொனி குறிப்பிடப்படவில்லை என்றால், உரை குளிர்ச்சியாகவோ அல்லது பொருத்தமற்றதாகவோ வெளிவரும்.
• உணர்வுப்பூர்வமான செய்திகளை குளிர்ச்சியாக வெளியிடுகிறது. பச்சாதாபம் இல்லாததால் வினைத்திறன் மற்றும் நம்பிக்கை இழப்பு ஏற்படுகிறது.
• நிறுவனம் சார்ந்த தகவல்களை AI நிரப்புதல். சதுர அடைப்புக்குறிகளுடன் தேதி/நபர்/எண்ணை காலியாக விடவும்.
• எளிமையாக்கும் போது அர்த்தத்தை மாற்றுதல். "அர்த்தத்தை மாற்ற வேண்டாம்" என்ற தடையைச் சேர்க்க மறக்காதீர்கள்.

சுருக்கமாக

• உள் தொடர்பு நூல்களில் (அறிவிப்பு, மின்னஞ்சல், கொண்டாட்டம்) AIஐ சுதந்திரமாகப் பயன்படுத்தலாம்; தொனியைக் குறிப்பிடவும் மற்றும் தகவலின் துல்லியத்தை சரிபார்க்கவும்.
• முக்கிய செய்திகளில் பச்சாதாபம் மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மை ஆகியவற்றை சமநிலைப்படுத்துதல்; உண்மையை மறைக்காமல் மரியாதையான மற்றும் நம்பிக்கையான மொழியைப் பயன்படுத்துங்கள்.
• கொள்கை நூல்கள் (விடுப்பு, ஒழுக்கம், கூடுதல் நேரம்) சட்டரீதியான விளைவுகளைக் கொண்டிருக்கின்றன; AI வரைவுகளை மட்டுமே உருவாக்குகிறது, உரை நேரடியாக நடைமுறைக்கு வராது.
• AI சட்டப்பூர்வ வார்த்தைகள் மற்றும் காலக்கெடுவை மாற்றியமைக்க வேண்டாம்; அதை "சரிபார்" குறிச்சொல்லுடன் குறிக்க வேண்டும் மற்றும் நிபுணரால் உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும்; நிறுவனத்தின் குறிப்பிட்ட தகவலை நிரப்பவும்.
• சட்ட/நிபுணர் ஒப்புதல் இல்லாமல் எந்தவொரு கொள்கை உரையையும் வெளியிட வேண்டாம்; AI ஆனது வரைவைத் துரிதப்படுத்துகிறது, சட்டத் துல்லியம் மனிதப் பொறுப்பாகும்.

விண்ணப்ப பணி

இரண்டு உரைகளை உருவாக்கவும். முதலாவது குறைந்த ஆபத்துள்ள உள் தொடர்பு: தொனியை (“பச்சாதாபம்,” “தெளிவான மற்றும் நேர்மறை”) குறிப்பிட்டு, AI ஒரு மாற்ற அறிவிப்பை அச்சிட்டு, சதுர அடைப்புக்குறிக்குள் சரியான தகவலை காலியாக விடவும். இரண்டாவது அதிக ஆபத்துள்ள வரைவுக் கொள்கை: விடுப்பு அல்லது தொலைதூர பணிக் கொள்கையைக் கேளுங்கள்; சட்ட வெளிப்பாடுகளை "[VERIFY]" குறிச்சொல்லுடன் குறிக்கவும் மற்றும் "புனையப்பட்ட" தடையை விதிக்கவும். கொள்கை வரைவில் உள்ள ஒவ்வொரு டிக் செய்யப்பட்ட அறிக்கையின் பட்டியலை உருவாக்கவும், அது உண்மையான சட்டம்/நிபுணர் கருத்துடன் உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] உரை வகையின் ஆபத்து (குறைந்த உள் தொடர்பு அல்லது உயர் அரசியல்) சரியாக வகைப்படுத்தப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] உள் தொடர்பு உரையில் தொனி தெளிவாகக் கூறப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] உணர்ச்சிகரமான செய்திகளில் பச்சாதாபம் மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மை சமநிலை ஏற்பட்டுள்ளதா?
• [ ] கொள்கை வரைவில் சட்ட அறிக்கைகள் குறிக்கப்பட்டு "புனையப்பட்ட" கட்டுப்பாடு விதிக்கப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] நிறுவனம் சார்ந்த தேதி/நபர்/எண் சதுர அடைப்புக்குறிகளுடன் காலியாக உள்ளதா?
• [ ] கொள்கை உரைக்கு சட்ட/நிபுணர் ஒப்புதல் திட்டமிடப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] "அர்த்த மாற்றம்" என்ற கட்டுப்பாடு எளிமைப்படுத்தலில் பயன்படுத்தப்பட்டதா?