Sera ya Utumishi na Maandishi ya Mawasiliano ya Ndani

Faida:

• Uwezo wa kuandaa rasimu za kwanza za maandishi ya sera na utaratibu na muundo na uwazi na AI
• Uwezo wa kutoa matangazo, barua pepe na maandishi nyeti ya mawasiliano ya ndani yenye sauti sahihi na huruma
• Uwezo wa kuanzisha mchakato unaohitaji idhini ya mtaalam/kisheria kuhusu matini za sera za kisheria na nyeti

HR ni sauti ya kampuni na pia mtunga sheria. HR daima hutoa maandishi, kutoka kwa sera za likizo hadi sheria za kazi za mbali, kutoka kwa michakato ya kinidhamu hadi matangazo ya likizo, kutoka kwa barua za kuongeza hadi taarifa za urekebishaji. Baadhi ya maandishi haya yana matokeo ya kisheria, wakati mengine yanaunda moja kwa moja utamaduni wa kampuni na ari ya wafanyikazi. Akili Bandia (AI) hutoa rasimu za kwanza za haraka na thabiti za aina zote mbili za maandishi. Lakini jukumu la AI katika maandiko ya sera na jukumu lake katika maandishi ya matangazo ni tofauti sana; Katika kitengo hiki, tutafafanua tofauti hii na kujifunza jinsi ya kufanya kazi kwa usalama katika maeneo yote mawili.

Masharti machache: Sera ni sheria iliyoandikwa, mara nyingi yenye msingi wa kisheria, ambayo inawafunga wafanyakazi. Utaratibu ni hati inayoeleza hatua kwa hatua jinsi ya kutekeleza sera. Mawasiliano ya ndani ni matangazo yote ya kampuni, barua pepe na taarifa kwa wafanyakazi wake. Toni ni rangi ya kihisia na utaratibu wa maandishi; habari sawa ni alijua tofauti sana na tani tofauti.

Mawasiliano ya Ndani: Eneo la Faraja la AI

AI inaweza kutumika kwa uhuru katika maandishi kama vile matangazo, barua pepe, ujumbe wa pongezi na asante; Hatari ni ndogo, faida ni kubwa. Ustadi wa kweli hapa ni kupata sauti sawa.

Jukumu lako: mtaalamu wa mawasiliano ya kampuni.Kazi: Andika tangazo lifuatalo kama barua pepe kwa wafanyikazi.Mada: Mpito hadi mpangilio mpya wa kazi mseto (ofisi siku 2 kwa wiki)Toni: wazi, chanya, inayolenga mfanyakazi. Eleza mantiki na manufaa ya mabadiliko. Urefu: mfupi, unaochanganuliwa kwa alama za vitone. Bainisha mwishoni ambapo maswali yanapaswa kutumwa. Sheria: Acha tarehe/mtu/maelezo kamili ya mahali [MABANO YA MRABA] nami nitaijaza.

Kidokezo: Daima bainisha sauti katika mawasiliano ya ndani: "wazi na chanya," "huruma," "rasmi lakini joto," n.k. Taarifa sawa inapaswa kutolewa kwa sauti tofauti kabisa kwa habari mbaya (k.m., kupunguza faida) na habari njema (k.m., manufaa mapya). AI huweka sauti vizuri kwa kushangaza - lakini ikiwa utaisema tu.

Inapokuja kwa habari nyeti (vizuizi, mabadiliko, habari mbaya), kuweka usawa wa huruma na uwazi ni muhimu:

Andika maandishi ukitangaza habari nyeti zifuatazo kwa wafanyikazi. Habari: Bajeti ya bonasi ya utendaji mwaka huu iko chini kuliko mwaka jana. Toni: uaminifu, huruma, sio kujihami. Usiufiche ukweli kwa kuulainisha, bali toa tumaini na mtazamo wa siku zijazo. Usiwe mshtaki au baridi. Toa jibu la heshima kwa swali la "kwa nini" la mfanyakazi.

Maandishi ya Sera: Nafasi ya Kuzingatia ya AI

Sera kama vile likizo, nidhamu, saa ya ziada na faragha ya data ni lazima kisheria. Hapa, AI hutoa rasimu, lakini maandishi hayatumiki moja kwa moja. Mchakato salama wa hatua kwa hatua:

1. Sisitiza rasimu. Iambie AI "hii ni rasimu, sio maandishi ya mwisho."
2. Kutoa muundo. Kusudi, upeo, ufafanuzi, sheria, mchakato, isipokuwa.
3. Weka alama kwa maneno ya kisheria. Lebo ya "Thibitisha" badala ya kutengeneza.
4. Acha habari mahususi ya kampuni wazi. Unajaza nambari na nyakati.
5. Pata idhini ya kitaalam/kisheria. Hatua hii haiwezi kuruka.

Jukumu lako: mwandishi wa sera ya HR. Kazi: Unda RASIMU ya sera ya likizo ya kila mwaka. Muundo: madhumuni, upeo, ufafanuzi, haki ya likizo, mchakato wa ombi, mtiririko wa idhini, vighairi. Kanuni: Tia alama kwenye taarifa za kisheria na muda kwa lebo ya [THIBITISHA KULINGANA NA KANUNI]. KUTOA kifungu maalum cha sheria au kipindi; Weka wazi kuwa huna uhakika. Hii ni rasimu, sio maandishi ya mwisho.

Muundo huu unaweka mfumo mzuri hapa (“Likizo ya malipo ya kila mwaka hubainishwa na cheo cha mfanyakazi [THIBITISHA KANUNI]”), lakini imezuiwa kwa uwazi kutoa maelezo ya kisheria. Unaweza pia kuhoji mapungufu ya sera iliyopo:

Orodhesha mambo ambayo hayapo au hayako wazi katika rasimu hii ya sera ya likizo:- Ni hali gani ambazo hazijafafanuliwa? (k.m. likizo ya nusu siku, likizo ya udhuru) - Ni kauli gani iliyo wazi kwa tafsiri zaidi ya moja? - Ni pointi gani ambazo zinaweza kuchanganya mfanyakazi? Toa pendekezo, lakini usijumuishe kipindi/makala ya kisheria; Ikiwa haijulikani, sema "thibitisha".

Kesi Tatu Ndogo

Kesi ya 1 - Nguvu ya sauti. Kampuni moja ilitangaza uamuzi wake wa kurejea ofisini kwa njia ya baridi, ya lazima, na wafanyakazi waliitikia. HR aliandika upya taarifa sawa na AI kwa sauti ya huruma na yenye sababu: sababu ya uamuzi huo, manufaa yake, na njia ya maswali viliongezwa. Baada ya tangazo la pili, idadi ya maoni hasi katika kituo cha ndani ilipungua kwa kiasi kikubwa.

Kesi 2 - Hatari ya dutu bandia. Mtaalamu mmoja wa HR aliiambia AI moja kwa moja "kuandika sera ya likizo"; Maandishi yalikuwa na kipindi cha likizo cha mwaka cha kushawishi lakini kisicho sahihi. Kwa bahati nzuri, alikamatwa wakati wa hatua ya idhini ya kisheria. Baada ya tukio hili, timu ilisawazisha kikwazo cha "[THIBITISHA KULINGANA NA KANUNI]" na "tengeneza" kwa vidokezo vyote vya sera.

Kesi 3 - Kurahisisha. Hakuna mtu aliyekuwa akisoma sera ya kufanya kazi kwa mbali ya kurasa 6 iliyoandikwa kwa lugha nzito ya kisheria. HR alikuwa na AI kurahisisha maandishi kwa kikwazo "usibadili maana, boresha tu uwazi"; Hati hiyo ilipunguzwa hadi kurasa 2, kiwango cha usomaji kiliongezeka, na idadi ya maswali yanayojirudia-rudia yaliyopokelewa na HR ilipungua kwa takriban theluthi moja.

Uhamasishaji dhaifu / Uhamasishaji Wenye Nguvu

Kidokezo dhaifu: Tuandikie sera ya ruhusa.

Matokeo: maandishi ambayo yanaonekana kuwa halisi lakini yanaweza kuwa na vipindi na vifungu vya kisheria visivyo sahihi, na ni hatari ikiwa yatatumiwa moja kwa moja.

Kidokezo chenye nguvu: [msisitizo wa muhtasari + muundo wazi + "weka alama kwenye taarifa ya kisheria, usiifanye" kikwazo + acha habari mahususi ya kampuni ikiwa wazi na mabano ya mraba]

Matokeo: rasimu salama iliyotayarishwa kukaguliwa, hatari zilizotiwa alama, na tayari kuidhinishwa na mtaalamu.

Jukumu la AI kwa Aina ya Maandishi

aina ya maandishi

Jukumu la AI

Hatua ya lazima

Tangazo / barua pepe

Muhtasari kamili, marekebisho ya sauti

Ukaguzi wa usahihi wa habari

Sherehe / ujumbe wa ndani

uzalishaji bure

Tathmini nyepesi

Habari nyeti (kukatika, nk.)

Rasimu + toni

Uelewa na kuangalia ukweli

Sera ya kuondoka/muda wa ziada

rasimu ya mifupa

Idhini ya kisheria/kitaalam

Utaratibu wa kinidhamu/kukomesha

mifupa tu

Lazima uwe na kibali cha kisheria

Tahadhari: Usichapishe maandishi yoyote ya sera yanayotolewa na AI bila idhini ya mtaalamu au kitengo cha kisheria kwa mujibu wa sheria zinazotumika za kazi na masharti ya kampuni. Muundo huo unaweza kutoa taarifa ambazo zimepitwa na wakati au zinazohusiana na sheria ya nchi nyingine. Kipindi kisicho sahihi cha likizo au utaratibu wa kusimamishwa kazi huweka kampuni katika hatari kubwa ya kisheria. AI huharakisha rasimu ya kwanza; Usahihi wa kisheria daima ni jukumu la mwanadamu.

Makosa ya kawaida

• Kuchapisha sera moja kwa moja. Nakala ya kisheria haipaswi kuanza kutumika bila idhini ya mtaalamu.
• Kufanya AI kuunda maelezo ya kisheria. Weka alama na muda na vipengee vilivyothibitishwa.
• Bila kubainisha toni. Ikiwa sauti haijasemwa, maandishi yatatoka ama baridi au yasiyofaa.
• Kuvunja habari nyeti kwa ubaridi. Ukosefu wa huruma husababisha athari na kupoteza uaminifu.
• Kuwa na AI kujaza taarifa mahususi za kampuni. Acha tarehe/mtu/namba tupu na mabano ya mraba.
• Kubadilisha maana wakati wa kurahisisha. Hakikisha kuongeza kizuizi cha "usibadilishe maana".

Kwa muhtasari

• AI inaweza kutumika kwa uhuru katika maandishi ya mawasiliano ya ndani (tangazo, barua pepe, sherehe); Hakikisha kutaja tone na uangalie usahihi wa habari.
• Kusawazisha uelewa na uwazi kwenye habari nyeti; Tumia lugha ya heshima na matumaini bila kuficha ukweli.
• Maandishi ya sera (likizo, nidhamu, muda wa ziada) yana matokeo ya kisheria; AI hutoa rasimu tu, maandishi hayafanyiki moja kwa moja.
• Usifanye AI ibadilishe maneno ya kisheria na tarehe za mwisho; iwe na alama ya "kuthibitisha" na kuthibitishwa na mtaalam; Unajaza maelezo mahususi ya kampuni.
• Usichapishe maandishi yoyote ya sera bila idhini ya kisheria/kitaalam; AI huharakisha uandishi, usahihi wa kisheria ni wajibu wa binadamu.

Jukumu la maombi

Tengeneza maandishi mawili. Ya kwanza ni mawasiliano ya ndani ya hatari kidogo: Acha AI ichapishe tangazo la mabadiliko, ikibainisha sauti ("huruma," "wazi na chanya") na uache habari kamili tupu na mabano ya mraba. Ya pili ni rasimu ya sera ya hatari: kuomba likizo au sera ya kazi ya mbali; Tia alama kwa matamshi ya kisheria kwa lebo ya "[HAKIKISHA]" na uweke kikwazo cha "iliyotengenezwa". Kisha andika orodha ya kila tamko lililowekwa alama kwenye rasimu ya sera inayohitaji kuthibitishwa na sheria/maoni ya kitaalamu.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Je, hatari ya aina ya maandishi (mawasiliano ya chini ya ndani au siasa za juu) imeainishwa ipasavyo?
• [ ] Je, toni imeelezwa kwa uwazi katika maandishi ya mawasiliano ya ndani?
• [ ] Je, uwiano wa huruma na uwazi umepatikana katika habari nyeti?
• [ ] Je, taarifa za kisheria zimetiwa alama katika rasimu ya sera na kizuizi "kilichotungwa" kimewekwa?
• [ ] Je, tarehe/mtu/namba mahususi ya kampuni imesalia tupu na mabano ya mraba?
• [ ] Je, idhini ya kisheria/kitaalam imepangwa kwa maandishi ya sera?
• [ ] Je, kikwazo cha "mabadiliko ya maana" kilitumika katika kurahisisha?