Добици:
- Способност израде конструктивних нацрта повратних информација о перформансама на основу конкретних запажања
- Способност структурирања уравнотежених, праведних и развојно оријентисаних повратних информација са СБИ, СТАР и сличним оквирима
- Нацрт АИ у повратним информацијама, у могућности да задржи улогу људске одлуке и одговорности
Повратна информација о учинку је најтежи задатак за менаџере. Већина људи може дати позитивне повратне информације; Изазов је комуницирати области побољшања на конструктиван, конкретан и поштен начин. Лоше формулисане повратне информације могу демотивисати, створити дефанзивност или чак изгубити запосленог. Вештачка интелигенција (АИ) је моћна помоћ у правилном обликовању повратних информација и омекшавању језика. Али непроменљив принцип ове јединице је следећи: садржај повратне информације треба да се заснива на стварном посматрању, а одлука и одговорност треба да остану на лицу. АИ пише нацрт; Човек даје и поседује повратне информације.
Неколико термина: Повратна информација је комуникација која одражава утицај неког понашања на особу. Преглед учинка је формални преглед периода; Обично резултира промоцијама и бонусима. СБИ је оквир који структурира повратне информације на оси ситуација-понашање-утицај. СТАР је структура која описује догађај као Ситуација-Задатак-Акција-Резултат и користи се и у интервјуима и у евалуацији.
Конструктивне повратне информације са СБИ оквиром
Ефикасна повратна информација циља на понашање, а не на особу. „Ви сте неодговорни“ је пресуда и покреће одбрану; „Чињеница да су последња три извештаја остављена до последњег минута натерала је екипу“ је запажање и о томе се може дискутовати. Дајте АИ своја запажања и уоквирите их. Корак по корак процес:
- Прикупите запажања. Конкретни догађаји, датуми, ефекти. (Овај корак је у потпуности ваша одговорност.)
- Изаберите оквир. СБИ, СТАР или баланс „снаге + простор за побољшање“.
- Нека се изради нацрт. Језиком који је фокусиран на понашање, без окривљавања.
- Правичност и провера чињеница. Да ли је нацрт чињеничан и уравнотежен?
- Припремите се за интервју. Могуће реакције и одговори.
- Дајте повратну информацију. Човек усмерава разговор; АИ се не укључује у разговор.
Ваша улога: искусног пословног партнера за људске ресурсе. Задатак: Трансформишите следећа запажања у конструктивну повратну информацију у оквиру СБИ (Ситуатион-Бехавиор-Импацт). Тон: пун поштовања, оријентисан на раст, без оптуживања. Нека свака тачка буде конкретна; фокусирати се на понашање, а не на личност. Дајте у равнотежи и снаге и развојне области.<запажања>- Последња 3 пројектна извештаја су остављена за последњи дан, тим је морао да чека- Клијент је био веома спреман у својој презентацији, стигле су позитивне повратне информације (задовољство 9/10)- Два пута је прекинуо мишљење свог колеге на састанку тима</обсерватионс>
Савет: Укључите и предности и области за побољшање у повратним информацијама. Повратне информације које наводе само негативне су неправедне; Ако неко говори само позитивне ствари, то неће довести до развоја. У горњем примеру, укључујући позитиван учинак презентације успоставља се овај баланс. Али немојте механизовати „сендвич с похвалама“ (једна критика у сендвичу између две похвале); запослени примећују овај образац.
Најкритичније правило: запажање долази од вас
АИ не може произвести податке о перформансама; То једноставно изражава запажање које сте унели. Тражење повратних информација без посматрања наводи модел да измишља тврдње које изгледају разумно, али нису истините — ово је и неправедно и опасно. Обликовање каријере запосленог само зато што је „АИ написао ово“ је неприхватљиво.
Тачан ток:1) ВИ: унесите конкретна запажања (датум, догађај, утицај, бројке ако их има)2) АИ: преведите их на конструктиван језик и оквир3) ВИ: прегледајте нацрт, потврдите његову верност4) ВИ: дајте повратне информације и водите разговор
корак
Власник
Шта је (запажање/подаци)
Менаџер / ХР
Како изразити (нацрт)
А.И.
Потврда истине и правде
Менаџер / ХР
повратни разговор
Менаџер (човек)
Резултати (промоција, бонус, ПИП)
Менаџер (човек)
Припрема за тешке разговоре и самопроцену
АИ вам такође помаже да се припремите за разговор са повратним информацијама. Увежбавање тешког разговора унапред ће вам помоћи да останете смирени у правом разговору:
Мислим да се запослени може бранити када даје ову повратну информацију. Запишите 3 могуће реакције и предложите конструктиван, миран одговор на сваку. Мој циљ није да кривим, већ да заједно пронађемо решење. Такође, предложите неутралну уводну реченицу која ће отворити разговор.
Такође можете помоћи запосленом да структурира своју самопроцену:
Ваша улога: тренер каријере. Задатак: Припремите шаблон са 6 питања која ће помоћи запосленом да напише самоевалуацију на крају рока. Питања треба да користе структуру СТАР (Ситуација-Задатак-Акција-Резултат) и да постављају питања о достигнућима и областима развоја на уравнотежен начин.
Три мини кућишта
Случај 1 — Од грубости до конструктивности. „Увек касниш, непоуздан си“, рекао је скеч једног менаџера. АИ је исто запажање са СБИ превео у „рок за последње 3 испоруке пореметио је план тима; хајде да заједно успоставимо ритам испоруке“. Уместо да се брани, запослени је говорио о решењу; У наредном кварталу број закаснелих испорука је смањен са 3 на 0.
Случај 2 — Доследна калибрација. У тиму од 12 људи, сваки менаџер је писао другачије; Неки су све називали „савршеним“, некима се нико није допао. ХР је дао АИ да припреми заједничку рубрику евалуације и банку узорака изјава. На састанку за калибрацију, разлика између резултата се значајно смањила, а број приговора се преполовио.
Случај 3 — Уштеда времена. Терминска евалуација одељења од 30 људи трајала је менаџеру пуна 2 дана. АИ је преполовила време тако што је превела стварна запажања сваког запосленог у нацрт СБИ; Менаџер је посветио време које је уштедео персонализовању нацрта и вођењу интервјуа. Квалитет није опао, напротив, конзистентност се повећала.
Слаба порука / јака промпт
Слаб упит: Напишите процену учинка за овог запосленог.
Резултат: Пошто вештачка интелигенција не познаје стварне перформансе, она производи генеричке, шупље или чак измишљене изјаве; неправедно и ризично.
Снажан упит: [стварна запажања (датум/догађај/утицај/број) + СБИ или СТАР оквир + тон + „фокус на понашање“ + „уравнотежите снаге и област развоја“ + „немојте додавати ништа у шта нисте сигурни“ ограничење]
Резултат: конструктиван, уравнотежен, директно употребљив нацрт заснован на вашим запажањима.
Пажња: Не прослеђујте нацрт генерисан од вештачке интелигенције запосленом какав јесте, а да га уопште нисте прочитали. Чак и ако је нацрт заснован на вашем запажању, да ли је језик прикладан, фер и персонализован за контекст запосленог и ваш однос – само ви то знате. Коначна евалуација учинка и њене последице (напредовање, бонус, план развоја учинка) су увек одговорност менаџера. Ово је исти принцип безбедносног критичног одобрења у инжењерингу: АИ излаз није замена за одобрење од компетентног човека.
Уобичајене грешке
- Питати без посматрања. АИ чини; Повратне информације треба да буду засноване на стварним догађајима.
- Напад на личност. Немојте рећи „ви сте лењи“, реците „ово понашање је створило тај ефекат“.
- Једносмерна повратна информација. Само негативно је неправедно, само позитивно је неефикасно.
- Пошаљите нацрт какав јесте. Персонализација и контрола правичности су обавезни.
- Заснивање резултата на АИ. „АИ је постигао овакав резултат“ није ни етички ни правно одбрањив.
- Неизвестан будући корак. Повратне информације треба да се заврше конкретним и договореним следећим кораком.
Укратко
- Фокусирајте повратне информације на понашање, а не на особу; Нека АИ структурира нацрт помоћу оквира као што је СБИ (Ситуатион-Бехавиор-Импацт) или СТАР.
- Садржај увек треба да се заснива на вашим стварним запажањима; Ако питате без посматрања, АИ ће се помирити.
- Уравнотежите снаге и развојне области; Једносмерна повратна информација је или неправедна или неефикасна.
- Припремите се за тешке разговоре и самоевалуацију са АИ, али човек увек води разговор.
- Немојте прослеђивати нацрт без читања; Коначна оцена, одобравање правичности и последице (напредовање/бонус) су одговорност менаџера.
Задатак апликације
Напишите 4-5 конкретних запажања (датум, догађај, утицај, број ако је могуће) из последњег квартала за (или имагинарног) запосленог којим руководите. Нека их АИ преведе у уравнотежен нацрт повратних информација у оквиру СБИ. Затим нека произведу „3 могуће одбрамбене реакције и одговора“. На крају, проверите да ли је нацрт поштен и реалистичан: да ли је свака реченица заснована на запажању, постоје ли предности, да ли је следећи корак јасан? Ако постоји чак и једна измишљена тврдња, уклоните је.
контролна листа
- [ ] Да ли је повратна информација заснована на стварним, конкретним запажањима?
- [ ] Да ли је језик фокусиран на понашање, а не на личност?
- [ ] Да ли су снаге и области за развој уравнотежене?
- [ ] Да ли је коришћен оквир попут СБИ/СТАР?
- [ ] Да ли је нацрт персонализован и проверен на правичност?
- [ ] Постоји ли конкретан, разумљив следећи корак?
- [ ] Да ли је коначна одлука и одговорност остала на човеку?