Fitimet:
- Të kuptuarit se ku inteligjenca artificiale nxjerr të dhëna dhe prodhon drafte në dokumentet e logjistikës si fletë-dorëzimi, faturat, deklaratat doganore dhe kontratat.
- Aftësia për të kryer leximin e dokumenteve (OCR), përputhjen e të dhënave dhe kontrollin e mospërputhjes në formë drafti me mbështetjen e inteligjencës artificiale
- Të kuptuarit se të dhënat e gjeneruara nga inteligjenca artificiale nuk duhet të përpunohen pa verifikim njerëzor në fushat doganore, tatimore dhe ligjore.
Logjistika është rrjedha e letrës dhe e të dhënave. Pas çdo dërgese ka një fletëdorëzimi, pas çdo blerjeje një faturë, pas çdo importi një deklaratë doganore dhe pas çdo marrëdhënie biznesi. Një qendër shpërndarjeje përpunon qindra dokumente në ditë; Leximi i tyre manualisht, futja e të dhënave në sistem dhe kapja e mospërputhjeve është e ngadaltë dhe e prirur ndaj gabimeve. Automatizimi i dokumenteve - nxjerrja dhe përpunimi automatik i të dhënave nga dokumentet - e lehtëson këtë barrë. Inteligjenca artificiale bën dy gjëra këtu: nxjerr të dhëna nga dokumenti (me OCR - Njohja Optike e Karaktereve, domethënë konvertimi i tekstit në imazh në tekst dhe analizimi inteligjent) dhe shënon mospërputhjet midis dokumenteve. Por le të jemi të qartë: çdo e dhënë e gjeneruar nga AI në fushën e doganave, taksave dhe pasojave ligjore nuk do të përpunohet pa personin përgjegjës që e krahason atë me dokumentin origjinal dhe e konfirmon atë.
Gjuha e dokumenteve logjistike
Një fjalor i shkurtër: Fletëdërgesë (shënim transporti): Dokument që tregon se kush i është dërguar mallrave nga kush dhe në çfarë sasie; lëviz me mallin. Faturë: Dokument financiar që tregon shumën, zërat dhe tatimin e shitjes. Deklarata doganore: Dokument zyrtar që deklaron llojin, vlerën dhe kodin GTIP të mallit në import/eksport (Pozicioni i Statistikave të Tarifave Doganore - kodi ndërkombëtar i klasifikimit të mallit përcakton shkallën tatimore). Fatura e ngarkesës: Dokumenti që vërteton marrjen e mallit dhe kontratën e transportit. Kontratë: Tekst ligjor që përcakton të drejtat dhe detyrimet e palëve.
Tipari i përbashkët i këtyre dokumenteve: çdo numër dhe kod në to prodhon një rezultat. Një kod i gabuar GTIP mund të rezultojë në taksa dhe gjoba të pasakta doganore; gabim në kontabilitet dhe pagesë të një shume të pasaktë të faturës; Një sasi e gabuar e fletëdorëzimit nënkupton mospërputhje të stokut. Prandaj, të dhënat e prodhuara nga AI janë një "draft" dhe duhet të verifikohen.
Këshillë: Kur të keni AI të lexojë një dokument, pyesni atë jo vetëm për të dhënat, por edhe për informacionin "Nuk jam i sigurt se në cilën fushë". Një kërkesë e mirë lejon që AI të shënojë zonat që nuk mund t'i lexojë ose i sheh si të paqarta; Ju i kushtoni vëmendje pikërisht atyre zonave.
Çfarë mund të bëjë dhe çfarë nuk mund të bëjë AI?
Mund: Të nxjerrë shumën, datën, artikullin dhe informacionin e furnizuesit nga qindra fatura dhe t'i rregullojë ato në një tabelë; krahasimi i një fletëdorëzimi dhe një faturë dhe shënjimi i një mospërputhje sasie/çmimi; përmblidhni një kontratë dhe sillni në vëmendje klauzola të rrezikshme ose të pazakonta; nxjerrja e një përgjigje standarde ose drafti informues; Përkthimi dhe përmbledhja e dokumenteve shumëgjuhëshe.
Nuk mund (vetëm): finalizoj deklaratën doganore; konfirmimi ligjor i një kontrate; përcaktimi përfundimtar i një kodi të tatueshëm; duke shkaktuar një pagesë. Këto janë detyra që kërkojnë përgjegjësi dhe autoritet, dhe gabime që sjellin dënime dhe procese gjyqësore. AI përshpejtohet, njeriu vendos dhe sinjalizon.
Jini veçanërisht të kujdesshëm me kontratën: AI mund të përmbledhë një kontratë dhe të thotë "kjo klauzolë është e pazakontë", gjë që është shumë e vlefshme; Por vlefshmëria ligjore, përgjegjësia dhe vlerësimi i rrezikut janë punë e avokatit. AI nuk është këshilltar ligjor.
Kujdes: AI mund të përziejë numrat (0/0, 1/7, presje/periudha), të kapërcejë një stilolaps ose të përziejë dy dokumente gjatë OCR. Këto gabime janë të fshehura brenda një daljeje që duket e lëngshme dhe e qetë. Gjithmonë krahasoni fushat kritike (sasia, kodi, sasia) me origjinalin.
Hap pas hapi: Puna në dokumente me AI
- Përgatitni dokumentin. Pastro imazhin e skanuar; Mjet i miratuar nga institucioni, i garantuar nga konfidencialiteti për dokumente të ndjeshme.
- Kërkoni nxjerrje të strukturuar. Specifikoni qartë se cilat fusha dëshironi (shuma, data, artikulli, kodi).
- Shënoni pasiguritë. Kërkojini AI të listojë veçmas zonat për të cilat nuk është e sigurt.
- Kontrollohu. Largoni mospërputhjet ndërmjet fletëdorëzimit-faturë-urdhër.
- Verifikimi njerëzor. Krahasoni zonat kritike me origjinalin; Eksperti përgjegjës miraton.
- Arkivi dhe shiko. Merrni të dhëna të miratuara në sistem; regjistroni kush e miratoi (gjurmë auditimi).
tre mini kuti
Rasti 1 - Kapja e mospërputhjes faturë-dorëzim. Një kompani shpërndarjeje po përpunonte qindra fatura në muaj dhe po kuptonte më vonë se herë pas here bëheshin mbipagesa. Kontabiliteti kishte krahasuar të dhënat e faturave dhe fletëdorëzimit nga IA; YZ ka shënuar se një furnizues ka faturuar 3 artikuj më shumë se fletëdorëzimi. Njeriu kontrolloi dhe verifikoi origjinalet dhe kërkoi korrigjime. U mbyllën rrjedhjet mujore me vlerë mijëra lira. UA tregoi mospërputhjen; Kundërshtimi është bërë nga njeriu.
Rasti 2 — Rëndësia e verifikimit në doganë. Një operator importi nxori kode dhe shuma GTIP nga një proformë që përmban dhjetëra artikuj për YZ. Para transferimit, eksperti përgjegjës ka kontrolluar dhe ka vërejtur se AI kishte ngatërruar kodet e produkteve të ngjashme në dy pika dhe se në njërin prej tyre kishte lexuar gabimisht ndarësin dhjetor dhe kishte treguar shumën 10 herë. Këto gabime do të rezultonin me penalitete dhe vonesa në deklarim. Eksperti e korrigjoi dhe e miratoi. Automatizimi shtoi shpejtësinë dhe eliminoi gabimet njerëzore.
Rasti 3 — Përmbledhja e kontratës por vendimi ligjor është personalisht. Një menaxher blerjesh i kërkoi AI të përmbledhte një kontratë të gjatë furnizimi dhe t'i thoshte atij të "shënonte artikujt me rrezik". YZ theksoi klauzolën penale dhe klauzolat e njëanshme të përfundimit; Kjo fokusoi vëmendjen e menaxherit në drejtimin e duhur. Por përpara nënshkrimit të kontratës, menaxheri e dërgoi atë në departamentin juridik; Përmbledhja e AI ishte një udhërrëfyes, jo një miratim ligjor. Kontrata është nënshkruar pas shqyrtimit ligjor.
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Nxjerrja e strukturuar e të dhënave:
Roli juaj: asistent për përpunimin e dokumenteve. Nga imazhi i faturës më poshtë, nxirrni fushat e mëposhtme në formë tabelare: numri i faturës, data, furnizuesi, për çdo artikull (produkt, sasi, çmim për njësi, shumë), total, TVSH. Shënoni çdo fushë për të cilën nuk mund të lexoni ose nuk jeni të sigurt si "E PASQYRT". Mos plotësoni asnjë numër me supozime.
2) Kontrolli i konsistencës së kryqëzuar:
Më poshtë janë të dhënat e porosisë, fletëdorëzimit dhe faturës për të njëjtën dërgesë. Detyrë: shënoni çdo mospërputhje midis të treve bazuar në sasinë, çmimin për njësi dhe artikullin; Tregoni se cilat dokumente përmbajnë çdo mospërputhje. Vini re se vendimi për të korrigjuar varet nga personi.
3) Ekzaminimi i rrezikut të kontratës:
Përmblidhni tekstin e kontratës më poshtë dhe shënoni çdo klauzolë të pazakontë ose të rrezikshme (klauzolë ndëshkuese, përfundim të njëanshëm, përgjegjësi të pakufizuar, rinovim automatik). Deklaroni se ky nuk është një opinion ligjor dhe se vlerësimi përfundimtar i takon avokatit.
4) Kontrolli paraprak doganor:
Nxirr artikullin, sasinë, vlerën dhe sugjerimin e mundshëm të kodit GTIP nga proforma më poshtë. Për të shmangur rrezikun e ngatërrimit të kodeve të produkteve të ngjashme, shpjegoni me një fjali pse rekomandoni secilin kod. Kushtojini vëmendje pikave dhjetore dhe njësive; Shënoni nëse nuk jeni të sigurt. Supozoni se eksperti do të miratojë deklaratën përfundimtare.
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Fusni këtë faturë në sistem.
AI nuk ka autoritet të hyjë drejtpërdrejt në sistem, dhe edhe nëse ka, hyrja e paautenifikuar është e rrezikshme; Është gjithashtu e paqartë se cilat fusha kërkohen.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: asistent për përpunimin e dokumenteve. Nga ky imazh i faturës, ai nxjerr si tabelë numrin e faturës, datën, furnizuesin, artikujt (produkti/sasia/çmimi për njësi/shuma), totali dhe TVSH-ja. Shënoni zonat për të cilat nuk jeni të sigurt si "PA SIGURT", mos i bëni numrat. Do ta krahasoj me origjinalin dhe do ta konfirmoj; Mos pranoni asnjë zonë të pamiratuar si përfundimtare.
punë me dokumente
Roli i AI
roli njerëzor
Niveli i rrezikut
Nxjerrja me shumicë e të dhënave të faturës
Gjeneron një tabelë draft
Verifikon zonat kritike
e mesme
Fletëdërgesë-kontroll faturë
Shenjat e mospërputhjes
Vendim kundërshtimi/korrigjimi
e mesme
deklaratë doganore
Rekomandon kodin/shumën
Miraton/nënshkruan deklaratën
lartë
Konfirmimi i kontratës
Përmbledhja dhe shqyrtimi i rrezikut
Vlerësimi ligjor dhe nënshkrimi
lartë
Gabimet e zakonshme
- Përpunimi i daljes OCR pa e verifikuar atë. Numri dhe kodi i ngatërruar fshihen brenda tabelës me pamje të rregullt.
- Duke u mbështetur në AI në dogana dhe taksa. GTIP ose shuma e pasaktë do të rezultojë në gjoba dhe vonesa; Kërkohet miratimi i ekspertit.
- Gabimi i AI si këshilltar ligjor. Përmbledhja e kontratës është e vlefshme, por vlerësimi i vlefshmërisë ligjore i takon avokatit.
- Duke mos dashur shënjimin e paqartësisë. Nëse nuk i thoni AI-së të "tregojë se nuk jeni i sigurt", ajo do ta trajtojë të pasigurtin sikur të ishte e sigurt.
- Mos mbajtja e një gjurme auditimi. Nëse nuk shënohet se kush e ka dhënë miratimin, përgjegjësia nuk mund të ndiqet pas gabimit.
Këshillë: Filloni automatizimin e dokumenteve "në fillim në dokumente me volum të lartë dhe me rrezik të ulët" (për shembull, shënimet rutinë të dërgesës së brendshme). Pasi të krijohet besimi dhe procesi, kaloni gradualisht në dokumente me rrezik të lartë si doganat dhe kontratat, gjithmonë me verifikim të fortë njerëzor. Siguria si dhe shpejtësia vijnë me pjekurinë.
Në përmbledhje
Logjistika është një rrjedhë dokumentesh dhe AI është një asistent i fuqishëm në zbulimin e mospërputhjeve me nxjerrjen e të dhënave në këtë rrjedhë: tabelimi i qindra faturave, shënimi i mospërputhjes së fletëdorëzimit-faturës, përmbledhja e kontratës dhe nënvizimi i artikullit të rrezikshëm. Por gabimet OCR janë të fshehura brenda prodhimit në dukje të qetë; Në fusha të tilla si doganat, taksat dhe pasojat ligjore, të dhënat e AI janë një draft. Krahasoni zonat kritike me origjinalin, konfirmoni ekspertin, mbani gjurmët e auditimit. AI përshpejtohet; Njerëzit mbajnë nënshkrimin dhe përgjegjësinë.
Detyra e aplikimit
Merrni një mostër të një faturë dhe shënimin e dorëzimit të saj nga biznesi juaj (ose hipotetik). Nxirrni të dhënat e faturës nga AI me shabllonin "Nxjerrja e të dhënave të strukturuara" dhe vini re flamujt "E PASURTË". Më pas krahasoni faturën me fletën e dorëzimit duke përdorur shabllonin "Kontrolli i konsistencës së kryqëzuar". Verifikoni manualisht çdo mospërputhje që AI gjen me origjinalin dhe shkruani në 5 artikuj se cilat zona kërkojnë konfirmim njerëzor.
listë kontrolli
- [ ] A i kam kërkuar AI të shënojë fushat "PASIGURT" për të cilat nuk është e sigurt?
- [ ] A i kam krahasuar fushat kritike (sasia, kodi, sasia) me origjinalin?
- [ ] A kam kërkuar miratim eksperti në dokumentet doganore/tatimet/kontrata?
- [ ] A ia kam lënë një avokati vlerësimin ligjor për kontratën?
- [ ] A kam mbajtur një regjistrim të gjurmës së auditimit se kush e ka dhënë miratimin?