Dobički:
- Meri ponavljajoča se standardna opravila in identificira kandidate za avtomatizacijo.
- Ustvari predloge za večkratno uporabo s prilagoditvenimi območji.
- Ohranja plast človeške odobritve za vsak rezultat, ki gre stranki.
Največja omejitev freelancerjev je čas: 24 ur na dan, morda 8 ur za delo. Za zaposlenim je računovodstvo, pomočnik in marketing; Za svobodnjakom stoji samo on sam. Zato je avtomatizacija poteka dela – enkratna nastavitev in zagon samodejno ali z enim samim klikom, namesto ročnega opravljanja ponavljajočih se nalog eno za drugo – za samostojnega podjetnika stvar preživetja in ne razkošje. V tej enoti sta temeljna dva koncepta. Prva je ponavljajoča se naloga: naloge, ki jih opravljate skoraj na enak način pri vsaki stranki, pri vsakem projektu – pisanje predlogov, odgovarjanje na e-pošto, priprava računov, deljenje na družbenih medijih. Drugi je predloga: te ponavljajoče se naloge izpeljujejo iz že pripravljenega okostja, namesto da bi jih vsakič izvajali iz nič. Umetna inteligenca (AI) je najhitrejši način za ustvarjanje in nenehno izboljševanje teh vzorcev. Cilj je jasen: svoj dragoceni čas osvoboditi nizkovrednega ponavljanja in ga posvetiti delu, ki dejansko prinaša denar in v katerem uživate.
Kje se začne avtomatizacija? Najprej izmerite
Namesto da se slepo potopite v avtomatizacijo, najprej poglejte, kam gre vaš čas. V grobem si zapišite delo, ki ste ga opravili teden dni; nato ga izločite z dvema vprašanjema: "Ali se to delo pogosto ponavlja?" in "Ali je to delo mogoče standardizirati?" Delovna mesta, kjer sta oba odgovora "da", so prvi kandidati za avtomatizacijo. Ne poskušajte avtomatizirati kreativnih, vsakič različnih nalog (vaše glavno strokovno znanje); zaščititi jih. Avtomatizacija cilja na vaše dolgočasne naloge, ne na vas.
poslovni tip
Primernost za avtomatizacijo
Pristop
Pisanje ponudbe/e-pošte
visoka
AI predloga + personalizacija
Račun/opomin
visoka
Predloga + koledar opomnik
Vsebinski oris
srednje
AI osnutek + ročno urejanje
Glavna specializacija
nizka
Ročno; Podpira samo AI
Odnos zaupanja s stranko
Noben
Nikoli ne avtomatizirajte
Nasvet: Če že tretjič delate nekaj ročno, se četrtič ustavite in naredite šablono. Delo, za katerega pravite, da ga "ne bo nikoli več", se v svobodnem delu vedno vrne. Namestitev prve predloge traja 20 minut; Vsaka naslednja uporaba se skrajša na 2 minuti.
Korak za korakom: Nastavitev sistema avtomatizacije z AI
- Časovni popis. Zapišite svoje delo za en teden; označite ponavljajoče in standardne.
- Prioriteta. Izberite 3 ponavljajoče se naloge, ki vam vzamejo največ časa.
- Šabloniranje. Ustvarite predlogo za večkratno uporabo (okostje + polja za izpolnitev) z AI za vsako.
- Polja za personalizacijo. Označite z [oglatimi oklepaji], kaj se bo v predlogi vsakič spremenilo.
- Knjižnica. Zberite predloge na enem mestu; Imenujte to "ponudba", "nadaljnje ukrepanje", "opomnik na račun".
- Izboljšanje. Pri vsaki uporabi popravite del, ki ne deluje; Predloge so živi dokumenti.
Plast "človeške odobritve": varnostni pas avtomatizacije
Najnevarnejše sanje o avtomatizaciji so zamisel, da bi "vse delovalo popolnoma samo". Pri svobodnjaštvu nič, kar pride do stranke, ne sme iti skozi človeške oči. Pravilni model je naslednji: AI in predloge pripravijo osnutek, vi ga odobrite in pošljete. To se imenuje "človek v zanki". Na primer, umetna inteligenca pripravi samodejni odgovor stranki, vendar ste vi tisti, ki pritisnete Pošlji. To enotno pravilo vas ščiti pred napačnimi informacijami, neprimernim tonom in napako pri zaupnosti, hkrati pa ohranja hitrost avtomatizacije. Žrtvovanje zaupanja za hitrost je najdražji kompromis pri svobodnjaštvu.
trije mini kovčki
1. primer – Knjižnica predlog je prihranila 6 ur na teden. Upravitelj družbenih medijev je za vsako stranko iz nič pisal predloge, povzetke in poročila. Ustvaril je 8 osnovnih predlog z AI in označil območja prilagajanja. Do konca prvega meseca se je čas, ki ga je porabil za administrativna dela, zmanjšal s približno 10 ur na teden na 4 ure; Zasluženih 6 ur je posvetil iskanju novih strank.
Primer 2 – Popolna napaka avtomatizacije, izgubljene stranke. Svetovalec je nastavil popolnoma avtomatizirane odzive AI na dohodna e-poštna sporočila, pri čemer je zaobšel potrditveno plast. AI je poslal robotiziran in nepomemben odgovor na občutljivo pritožbo; stranka "ali ste me usmerili na bota?" Je rekel in odšel. Nauk: zaobiti človeško preverjanje hitrosti je najdražja bližnjica.
Primer 3 – Avtomatizacija računov je zmanjšala zamude pri plačilih. Ena prevajalka je standardizirala svoje račune in vljudne opomnike za plačilo s predlogami umetne inteligence ter nastavila opomnike v svoj koledar. Zamude pri plačilih so se znatno zmanjšale zaradi rednih in strokovnih opominov; Povprečno obdobje zbiranja se je zmanjšalo s 40 dni na 22 dni. Brez težkih pogovorov, samo zaradi sistema.
Štiri predloge za kopiranje
1) Dodeljevanje inventarja časa kandidatom za avtomatizacijo:
Vaša vloga: svetovalec za produktivnost. Preglejte moj tedenski seznam opravil in vprašajte "se pogosto ponavlja?" in "ali ga je mogoče standardizirati?" Ocenite jih z vprašanji. Označite tiste, ki na oba odgovorijo pritrdilno, kot kandidate za avtomatizacijo/predloge in jih priporočite po prednostnem vrstnem redu. Zaostanek: [seznam].
2) Generator predlog za večkratno uporabo:
Ustvarite predlogo za večkratno uporabo za naslednje ponavljajoče se opravilo: [opravilo]. Označite polja, ki se bodo vsakič spremenila z [oglatimi oklepaji]. Predloga naj bo prožna, a jasna; Na koncu dodajte klavzulo "preverite pred uporabo".
3) Osnutek samodejnega odgovora (za odobreno predložitev):
OSNUTEK odgovora, ki ga bom pred pošiljanjem odobril za dohodna sporočila naslednje vrste (ne bo poslano samodejno): [vrsta sporočila]. Ton: profesionalen, topel. Pustite [FILL], kjer želite prilagoditi.
4) Kontrolni seznam postopka:
Razčlenite korake tega ponavljajočega se projekta od začetka do konca na kontrolni seznam, da ne boste zamudili nobenega: [vrsta projekta]. Pri vsakem koraku imejte polje »izpolnjeno« in posebej označite kritične točke preverjanja.
Šibek poziv/močan poziv
Slabo: "Avtomatiziraj moje delo."
Rezultat: Nejasen, neizvedljiv, splošen nasvet, ki ne ustreza vašemu dejanskemu poteku dela.
Strong: "Vaša vloga je svetovalec za produktivnost. Sem samostojni prevajalec. Pri vsaki novi zaposlitvi ročno naredim naslednje: pisanje ponudb, sporočilo o dostavi datoteke, račun in opomnik za plačilo. Izdelajte predloge za večkratno uporabo za ta štiri delovna mesta; spremenite polja v vsakem označite z [oglatimi oklepaji] in na koncu vsake predloge dodajte kontrolni seznam z 2-3 elementi, ki jih bom preveril pred pošiljanjem."
Rezultat: prave predloge z območji prilagajanja in varnostnim nadzorom, ki jih lahko uporabite neposredno.
Razlika je v tem, da umetni inteligenci dodelite svoje dejansko ponavljajoče se delo in plast zahteve za odobritev.
Pogoste napake
- Poskuša avtomatizirati ustvarjalno delo. Avtomatizacija cilja na ponavljanje, ne na vaše strokovno znanje.
- Mimo človeške odobritve. Nič, kar pride do stranke, vam ne sme iti skozi oči.
- Nastavite predlogo enkrat in pozabite nanjo. Predloge v živo; Popravite del, ki ne deluje.
- Avtomatizacija vsega naenkrat. Začnite z 2-3 nalogami, ki vzamejo največ časa.
- Avtomatizacija zaupnih podatkov. Ne izdajajte skrivnosti strank avtomatiziranim tokovom.
Pozor: Ko vnašate podatke o strankah (e-pošta, ime, dokument) v orodja za avtomatizacijo, vedite, kam gredo ti podatki. Nekatera orodja za avtomatizacijo in AI shranjujejo podatke ali jih lahko uporabljajo pri usposabljanju. Za tokove, ki vsebujejo zaupne informacije o strankah, anonimizirajte podatke ali ta korak izvedite ročno.
Če povzamem
Avtomatizacija spremeni samostojnega delavca v ekipo enega človeka: oblikuje predloge za ponavljajoče se standardne naloge in sprosti dragoceni čas za dejansko delo. Najprej izmerite, izberite najbolj zamudne iteracije, predlogo in izboljšajte. Toda zlato pravilo ostaja: AI pripravi osnutek, človek ga potrdi. Ne žrtvujte zaupanja zaradi hitrosti; Avtomatizacija bi vas morala povečati, ne pa odpraviti vaše odgovornosti.
Aplikacijska naloga
V grobem si zapišite delo, ki ste ga opravili teden dni. 1. Izolirajte kandidate za avtomatizacijo s predlogo. Izberite prvo nalogo, ki vzame največ časa, ustvarite predlogo za večkratno uporabo s predlogo 2 in dodajte kontrolni seznam s predlogo 4. Uporabite to predlogo pri svojem naslednjem pravem opravilu in izmerite, koliko časa prihranite.
kontrolni seznam
- [ ] Meril sem svoj čas in določal ponavljajoče se standardne naloge.
- [ ] Izbral sem 2-3 delovna mesta, ki vzamejo največ časa za avtomatizacijo.
- [ ] Ustvaril sem predloge za večkratno uporabo in označil področja prilagajanja.
- [ ] Svoje predloge sem zbral v eni knjižnici.
- [ ] Vzdržujem plast človeške odobritve za vsak rezultat, ki gre stranki.
- [ ] Anonimiziram zaupne podatke v tokovih avtomatizacije.