Dobički:
- Sposobnost izdelave konstruktivnih povratnih informacij o uspešnosti na podlagi konkretnih opazovanj
- Sposobnost strukturiranja uravnoteženih, poštenih in razvojno usmerjenih povratnih informacij s SBI, STAR in podobnimi okviri
- Osnutek AI v povratnih informacijah, ki lahko obdrži vlogo človeške odločitve in odgovornosti
Povratne informacije o uspešnosti so za menedžerje najtežja naloga. Večina ljudi lahko da pozitivne povratne informacije; Izziv je sporočiti področja izboljšav na konstruktiven, konkreten in pravičen način. Slabo ubesedena povratna informacija lahko demotivira, ustvari obrambni položaj ali celo izgubi zaposlenega. Umetna inteligenca (AI) je močna pomoč pri pravilnem oblikovanju povratnih informacij in mehčanju jezika. Toda nespremenljivo načelo te enote je naslednje: vsebina povratne informacije mora temeljiti na resničnem opazovanju, odločitev in odgovornost pa naj ostaneta na osebi. AI piše osnutek; Človek daje in ima povratne informacije.
Nekaj izrazov: Povratna informacija je komunikacija, ki odraža vpliv vedenja na osebo. Pregled uspešnosti je formalni pregled obdobja; Običajno povzroči napredovanja in bonuse. SBI je okvir, ki strukturira povratne informacije na osi Situacija-Vedenje-Vpliv. STAR je struktura, ki opisuje dogodek kot Situacija-Naloga-Dejanje-Rezultat in se uporablja v intervjujih in vrednotenju.
Konstruktivne povratne informacije z okvirom SBI
Učinkovita povratna informacija je usmerjena na vedenje, ne na osebo. »Ste neodgovorni« je sodba in sproži obrambo; "Dejstvo, da so zadnja tri poročila ostala do zadnje minute, je prisililo ekipo" je opažanje in o njem je mogoče razpravljati. Podajte AI svoja opažanja in jih uokvirite. Postopek korak za korakom:
- Zbirajte opažanja. Konkretni dogodki, datumi, učinki. (Ta korak je v celoti vaša odgovornost.)
- Izberite okvir. SBI, STAR ali ravnotežje »prednosti + prostor za izboljšave«.
- Izdelajte osnutek. V jeziku, ki se osredotoča na vedenje in ne obtožuje.
- Poštenost in preverjanje dejstev. Ali je osnutek dejanski in uravnotežen?
- Pripravite se na razgovor. Možne reakcije in odgovori.
- Podajte povratne informacije. Človek usmerja pogovor; AI se ne vključuje v pogovor.
Vaša vloga: izkušen kadrovski poslovni partner. Naloga: Preoblikujte naslednja opažanja v konstruktiven oris povratnih informacij znotraj okvira SBI (Situation-Behavior-Impact). Ton: spoštljiv, usmerjen v rast, neobtožujoč. Vsaka točka naj bo konkretna; osredotočite se na vedenje, ne na osebnost. Uravnotežite prednosti in razvojna področja.<observations>- Zadnja 3 projektna poročila so bila prepuščena zadnjemu dnevu, ekipa je morala počakati- Naročnik je bil zelo pripravljen na svojo predstavitev, prišle so pozitivne povratne informacije (zadovoljstvo 9/10)- Na sestanku ekipe je dvakrat prekinil mnenje sodelavca</observations>
Namig: V povratne informacije vključite prednosti in področja za izboljšave. Povratne informacije, ki navajajo le negativne, se zdijo nepravične; Če nekdo govori le pozitivne stvari, to ne bo pripeljalo do razvoja. V zgornjem primeru vključitev pozitivne uspešnosti predstavitve vzpostavi to ravnovesje. Vendar ne mehanizirajte "pohvalnega sendviča" (ena sama kritika, stisnjena med dve pohvali); zaposleni opazijo ta vzorec.
Najbolj kritično pravilo: Opazovanje prihaja od vas
AI ne more ustvariti podatkov o zmogljivosti; Preprosto izraža opažanje, ki ste ga vnesli. Zahtevanje povratnih informacij brez opazovanja vodi model v izmišljevanje trditev, ki se zdijo razumne, a niso resnične – to je nepošteno in nevarno. Oblikovanje kariere zaposlenega samo zato, ker je "AI to napisal" je nesprejemljivo.
Pravilen potek:1) VI: vnesite konkretna opažanja (datum, dogodek, vpliv, številke, če obstajajo)2) AI: jih prevedite v konstruktiven jezik in okvir3) VI: preglejte osnutek, potrdite njegovo verodostojnost4) VI: podajte povratne informacije in vodite pogovor
korak
Lastnik
Kaj je (opazovanje/podatki)
Vodja / HR
Kako izraziti (osnutek)
A.I.
Potrditev resnice in pravičnosti
Vodja / HR
povratni pogovor
Upravitelj (človek)
Rezultati (promocija, bonus, PIP)
Upravitelj (človek)
Priprava na težke pogovore in samoocenjevanje
AI vam pomaga tudi pri pripravi na pogovor s povratnimi informacijami. Vnaprejšnja vaja težkega pogovora vam bo pomagala ostati miren v resničnem pogovoru:
Mislim, da je zaposleni morda obrambno naravnan, ko daje te povratne informacije. Zapišite 3 možne reakcije in na vsako predlagajte konstruktiven, miren odgovor. Moj cilj ni obtoževanje, ampak skupno iskanje rešitve. Predlagajte tudi nevtralen začetni stavek, ki bo odprl pogovor.
Zaposlenemu lahko pomagate tudi pri strukturiranju njegove ali njene samoocene:
Vaša vloga: karierni trener. Naloga: Pripravite vodilno predlogo s 6 vprašanji, ki bodo zaposlenemu pomagala pri pisanju zaključne samoevalvacije. Vprašanja naj uporabljajo strukturo STAR (situacija-naloga-ukrep-rezultat) ter uravnoteženo postavljajo vprašanja o dosežkih in razvojnih področjih.
Trije mini kovčki
Primer 1 – Od ostrine do konstruktivnosti. "Vedno zamujaš, nezanesljiv si," je pisalo v skici enega menedžerja. AI je isto ugotovitev s SBI prevedel v "rok za zadnje 3 dostave je zmotil načrt ekipe; skupaj vzpostavimo ritem dostave." Namesto da bi se branil, je zaposleni govoril o rešitvi; V naslednjem četrtletju se je število zamud pri dobavah zmanjšalo s 3 na 0.
Primer 2 – dosledna kalibracija. V ekipi 12 ljudi je vsak vodja pisal drugače; Nekateri so vse imenovali "popolne", nekaterim ni bil všeč nihče. HR je AI pripravil skupno rubriko ocenjevanja in vzorčno banko izpiskov. Na kalibracijskem sestanku se je razlika med ocenami znatno zmanjšala in število ugovorov prepolovilo.
Primer 3 – Prihranek časa. Terminska ocena oddelka 30 ljudi je vodji vzela 2 cela dneva. AI je prepolovil čas s prevajanjem dejanskih opažanj vsakega zaposlenega v osnutek SBI; Vodja je čas, ki ga je prihranil, posvetil personalizaciji osnutkov in izvedbi intervjujev. Kakovost se ni zmanjšala, nasprotno povečala se je doslednost.
Šibek poziv / močan poziv
Šibek poziv: Napišite oceno uspešnosti za tega zaposlenega.
Rezultat: ker umetna inteligenca ne pozna dejanske zmogljivosti, proizvaja generične, prazne ali celo izmišljene izjave; nepošteno in tvegano.
Močan poziv: [dejanska opažanja (datum/dogodek/vpliv/številka) + okvir SBI ali STAR + ton + »osredotočenost na vedenje« + »uravnotežite prednosti in področje razvoja« + omejitev »ne dodajajte ničesar, o čemer niste prepričani«]
Rezultat: konstruktiven, uravnotežen, neposredno uporaben oris, ki temelji na vaših opazovanjih.
Pozor: osnutka, ki ga ustvari umetna inteligenca, ne posredujte zaposlenemu takega, kot je, ne da bi ga sploh prebrali. Tudi če oris temelji na vašem opazovanju, ali je jezik primeren, pravičen in prilagojen kontekstu zaposlenega in vašemu odnosu – to veste samo vi. Za končno oceno uspešnosti in njene posledice (napredovanje, bonus, načrt razvoja uspešnosti) je vedno odgovoren vodja. To je isto načelo varnostno kritične odobritve v inženirstvu: izhod umetne inteligence ni nadomestilo za odobritev kompetentnega človeka.
Pogoste napake
- Sprašujem brez opazovanja. AI sestavlja; Povratne informacije morajo temeljiti na resničnih dogodkih.
- Napadajoča osebnost. Ne recite "leni ste", recite "to vedenje je ustvarilo ta učinek".
- Enosmerna povratna informacija. Samo negativno je nepravično, samo pozitivno je neučinkovito.
- Predložite osnutek, kot je. Personalizacija in nadzor poštenosti sta nujna.
- Rezultat temelji na AI. "AI je tako dosegel" ni ne etično ne pravno branljivo.
- Negotov prihodnji korak. Povratne informacije se morajo končati s konkretnim in dogovorjenim naslednjim korakom.
Če povzamem
- Povratne informacije osredotočite na vedenje, ne na osebo; Naj umetna inteligenca strukturira osnutek z ogrodjem, kot je SBI (Situation-Behavior-Impact) ali STAR.
- Vsebina mora vedno temeljiti na vaših dejanskih opažanjih; Spraševanje brez opazovanja bo vodilo AI do tega, da se pobota.
- Uravnotežite prednosti in razvojna področja; Enosmerna povratna informacija je nepravična ali neučinkovita.
- Pripravite se na težke pogovore in samoocenjevanje z AI, vendar pogovor vedno vodi človek.
- Ne posredujte osnutka, ne da bi ga prebrali; Končna ocena, potrditev pravičnosti in posledice (napredovanje/bonus) so odgovornost upravitelja.
Aplikacijska naloga
Napišite 4-5 konkretnih opažanj (datum, dogodek, učinek, število, če je mogoče) iz zadnjega četrtletja za (ali namišljenega) zaposlenega, ki ga vodite. Umetna inteligenca naj jih prevede v osnutek uravnoteženih povratnih informacij znotraj okvira SBI. Nato naj ustvarijo "3 možne obrambne reakcije in odzive." Na koncu preverite, ali je osnutek pošten in realističen: ali vsak stavek temelji na opazovanju, ali obstajajo prednosti, ali je naslednji korak jasen? Če obstaja vsaj ena izmišljena trditev, jo odstranite.
kontrolni seznam
- [ ] Ali povratne informacije temeljijo na resničnih, konkretnih opažanjih?
- [ ] Ali je jezik osredotočen na vedenje in ne na osebnost?
- [ ] Ali so prednosti in področja za razvoj uravnoteženi?
- [ ] Ali je bilo uporabljeno ogrodje, kot je SBI/STAR?
- [ ] Ali je bil osnutek prilagojen in preverjen glede poštenosti?
- [ ] Ali obstaja konkreten, razumljiv naslednji korak?
- [ ] Sta končna odločitev in odgovornost ostali na človeku?