ਲਾਭ:
- ਏਆਈ ਦੇ ਨਾਲ ਢਾਂਚੇ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਦੇ ਨਾਲ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਪਾਠਾਂ ਦੇ ਪਹਿਲੇ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਸਹੀ ਸੁਰ ਅਤੇ ਹਮਦਰਦੀ ਨਾਲ ਘੋਸ਼ਣਾਵਾਂ, ਈਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਟੈਕਸਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਜਿਸ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਨੀਤੀ ਪਾਠਾਂ 'ਤੇ ਮਾਹਰ/ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ
HR ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਆਵਾਜ਼ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਨਿਯਮ ਨਿਰਮਾਤਾ ਵੀ ਹੈ। HR ਲਗਾਤਾਰ ਪਾਠਾਂ ਦਾ ਉਤਪਾਦਨ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਛੁੱਟੀ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਰਿਮੋਟ ਕੰਮਕਾਜੀ ਨਿਯਮਾਂ ਤੱਕ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਤੋਂ ਛੁੱਟੀਆਂ ਦੀਆਂ ਘੋਸ਼ਣਾਵਾਂ ਤੱਕ, ਪੱਤਰ ਵਧਾਉਣ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਪੁਨਰਗਠਨ ਬਿਆਨਾਂ ਤੱਕ। ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕੁਝ ਪਾਠਾਂ ਦੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਤੀਜੇ ਹਨ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਦੂਸਰੇ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੰਪਨੀ ਸੱਭਿਆਚਾਰ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਮਨੋਬਲ ਨੂੰ ਆਕਾਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ (AI) ਦੋਵਾਂ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ ਟੈਕਸਟ ਦੇ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਪਹਿਲੇ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਪਰ ਨੀਤੀ ਪਾਠਾਂ ਵਿੱਚ AI ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਘੋਸ਼ਣਾ ਪਾਠਾਂ ਵਿੱਚ ਇਸਦੀ ਭੂਮਿਕਾ ਬਹੁਤ ਵੱਖਰੀ ਹੈ; ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਇਸ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਾਂਗੇ ਅਤੇ ਸਿੱਖਾਂਗੇ ਕਿ ਦੋਵਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਹੈ।
ਕੁਝ ਸ਼ਰਤਾਂ: ਪਾਲਿਸੀ ਇੱਕ ਲਿਖਤੀ ਨਿਯਮ ਹੈ, ਅਕਸਰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਧਾਰ ਦੇ ਨਾਲ, ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਬੰਨ੍ਹਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਘੋਸ਼ਣਾਵਾਂ, ਈ-ਮੇਲਾਂ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੈ। ਟੋਨ ਪਾਠ ਦਾ ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਰੰਗ ਅਤੇ ਰਸਮੀਤਾ ਹੈ; ਇੱਕੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੁਰਾਂ ਨਾਲ ਬਹੁਤ ਵੱਖਰੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਮਝਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ: AI ਦਾ ਆਰਾਮ ਜ਼ੋਨ
AI ਨੂੰ ਟੈਕਸਟ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਘੋਸ਼ਣਾਵਾਂ, ਈਮੇਲਾਂ, ਵਧਾਈਆਂ ਅਤੇ ਧੰਨਵਾਦ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਤੰਤਰ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਜੋਖਮ ਘੱਟ ਹੈ, ਲਾਭ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੈ। ਇੱਥੇ ਅਸਲ ਹੁਨਰ ਸਹੀ ਟੋਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਹੈ.
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸੰਚਾਰ ਮਾਹਰ। ਕੰਮ: ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਘੋਸ਼ਣਾ ਲਿਖੋ। ਵਿਸ਼ਾ: ਨਵੇਂ ਹਾਈਬ੍ਰਿਡ ਕੰਮ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀ (ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ 2 ਦਿਨ ਦਫ਼ਤਰ) ਟੋਨ: ਸਪਸ਼ਟ, ਸਕਾਰਾਤਮਕ, ਕਰਮਚਾਰੀ-ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ। ਤਬਦੀਲੀ ਦੇ ਤਰਕ ਅਤੇ ਲਾਭ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰੋ। ਲੰਬਾਈ: ਛੋਟੀ, ਬੁਲੇਟ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਨਾਲ ਸਕੈਨ ਕਰਨ ਯੋਗ। ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਦੱਸੋ ਕਿ ਸਵਾਲ ਕਿੱਥੇ ਭੇਜੇ ਜਾਣੇ ਹਨ। ਨਿਯਮ: ਸਹੀ ਮਿਤੀ/ਵਿਅਕਤੀ/ਸਥਾਨ ਜਾਣਕਾਰੀ [ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਸ] ਛੱਡੋ ਅਤੇ ਮੈਂ ਇਸਨੂੰ ਭਰਾਂਗਾ।
ਸੰਕੇਤ: ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਟੋਨ ਦਿਓ: “ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਕਾਰਾਤਮਕ,” “ਹਮਦਰਦ,” “ਰਸਮੀ ਪਰ ਗਰਮ,” ਆਦਿ। ਉਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਬੁਰੀਆਂ ਖ਼ਬਰਾਂ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਲਾਭ ਵਿੱਚ ਕਟੌਤੀ) ਅਤੇ ਚੰਗੀ ਖ਼ਬਰਾਂ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਨਵੇਂ ਲਾਭ) ਲਈ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਵੱਖਰੀ ਸੁਰ ਵਿੱਚ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। AI ਹੈਰਾਨੀਜਨਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਧੀਆ ਢੰਗ ਨਾਲ ਟੋਨ ਸੈੱਟ ਕਰਦਾ ਹੈ - ਪਰ ਸਿਰਫ਼ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ।
ਜਦੋਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖ਼ਬਰਾਂ (ਪਾਬੰਦੀ, ਤਬਦੀਲੀ, ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰ) ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਹਮਦਰਦੀ ਅਤੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਦਾ ਸੰਤੁਲਨ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖਬਰਾਂ ਦੀ ਘੋਸ਼ਣਾ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਟੈਕਸਟ ਲਿਖੋ। ਖ਼ਬਰਾਂ: ਇਸ ਸਾਲ ਦਾ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਬੋਨਸ ਬਜਟ ਪਿਛਲੇ ਸਾਲ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਹੈ। ਟੋਨ: ਇਮਾਨਦਾਰ, ਹਮਦਰਦ, ਰੱਖਿਆਤਮਕ ਨਹੀਂ। ਇਸ ਨੂੰ ਨਰਮ ਕਰਕੇ ਸੱਚ ਨੂੰ ਨਾ ਛੁਪਾਓ, ਪਰ ਉਮੀਦ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਦਾ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਦਿਓ। ਦੋਸ਼ਪੂਰਨ ਜਾਂ ਠੰਡੇ ਨਾ ਬਣੋ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ "ਕਿਉਂ" ਸਵਾਲ ਦਾ ਆਦਰਪੂਰਣ ਜਵਾਬ ਦਿਓ।
ਨੀਤੀ ਪਾਠ: AI's Mindful Space
ਛੁੱਟੀ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ, ਓਵਰਟਾਈਮ, ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਵਰਗੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੰਧਨ ਹਨ। ਇੱਥੇ, AI ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਟੈਕਸਟ ਕਦੇ ਵੀ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ:
- ਡਰਾਫਟ 'ਤੇ ਜ਼ੋਰ ਦਿਓ। AI ਨੂੰ ਦੱਸੋ "ਇਹ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਹੈ, ਅੰਤਿਮ ਟੈਕਸਟ ਨਹੀਂ।"
- ਬਣਤਰ ਦਿਓ. ਉਦੇਸ਼, ਦਾਇਰੇ, ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ, ਨਿਯਮ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ, ਅਪਵਾਦ।
- ਕਾਨੂੰਨੀ ਵਾਕਾਂਸ਼ਾਂ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ। ਮੇਕ-ਅੱਪ ਦੀ ਬਜਾਏ ਲੇਬਲ “ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ”।
- ਕੰਪਨੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ। ਤੁਸੀਂ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਵਾਰ ਭਰੋ।
- ਮਾਹਰ/ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ। ਇਸ ਕਦਮ ਨੂੰ ਛੱਡਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ।
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ HR ਨੀਤੀ ਲੇਖਕ। ਕੰਮ: ਸਾਲਾਨਾ ਛੁੱਟੀ ਨੀਤੀ ਲਈ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਬਣਾਓ। ਢਾਂਚਾ: ਉਦੇਸ਼, ਦਾਇਰੇ, ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ, ਛੁੱਟੀ ਅਧਿਕਾਰ, ਬੇਨਤੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਵਾਹ, ਅਪਵਾਦ। ਨਿਯਮ: [ਨਿਯਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ] ਟੈਗ ਨਾਲ ਕਾਨੂੰਨੀ ਬਿਆਨਾਂ ਅਤੇ ਮਿਆਦਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ। ਕਾਨੂੰਨ ਜਾਂ ਮਿਆਦ ਦੇ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਲੇਖ ਨੂੰ ਫਿੱਟ ਕਰਨਾ; ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਯਕੀਨ ਨਹੀਂ ਹੈ. ਇਹ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਹੈ, ਅੰਤਿਮ ਪਾਠ ਨਹੀਂ।
ਮਾਡਲ ਇੱਥੇ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਢਾਂਚਾ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ("ਸਾਲਾਨਾ ਅਦਾਇਗੀ ਛੁੱਟੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਸੀਨੀਆਰਤਾ ਦੁਆਰਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ [ਨਿਯਮ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ]"), ਪਰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪ੍ਰਤਿਬੰਧਿਤ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਮੌਜੂਦਾ ਨੀਤੀ ਦੀਆਂ ਕਮੀਆਂ ਬਾਰੇ ਵੀ ਸਵਾਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਇਸ ਡਰਾਫਟ ਛੁੱਟੀ ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ ਗੁੰਮ ਜਾਂ ਅਸਪਸ਼ਟ ਬਿੰਦੂਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ: - ਕਿਹੜੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਨਹੀਂ ਹਨ? (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਦੀ ਛੁੱਟੀ, ਬਹਾਨੇ ਦੀ ਛੁੱਟੀ) - ਕਿਹੜਾ ਬਿਆਨ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਿਆਖਿਆਵਾਂ ਲਈ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ? - ਉਹ ਕਿਹੜੇ ਨੁਕਤੇ ਹਨ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਉਲਝਣ ਵਿੱਚ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹਨ? ਇੱਕ ਸੁਝਾਅ ਪੇਸ਼ ਕਰੋ, ਪਰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਮਿਆਦ/ਲੇਖ ਨੂੰ ਨਾ ਬਣਾਓ; ਜੇਕਰ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ, ਤਾਂ "ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ" ਕਹੋ।
ਤਿੰਨ ਮਿੰਨੀ ਕੇਸ
ਕੇਸ 1 - ਸੁਰ ਦੀ ਸ਼ਕਤੀ। ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਠੰਡੇ, ਲਾਜ਼ਮੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਦਫਤਰ ਵਾਪਸ ਜਾਣ ਦੇ ਆਪਣੇ ਫੈਸਲੇ ਦਾ ਐਲਾਨ ਕੀਤਾ, ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੇ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਦਿੱਤੀ। HR ਨੇ ਇੱਕ ਹਮਦਰਦੀ ਅਤੇ ਤਰਕਸ਼ੀਲ ਟੋਨ ਵਿੱਚ AI ਨਾਲ ਉਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖੀ: ਫੈਸਲੇ ਦਾ ਕਾਰਨ, ਇਸਦਾ ਲਾਭ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਚੈਨਲ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਦੂਜੀ ਘੋਸ਼ਣਾ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਅੰਦਰੂਨੀ ਚੈਨਲ ਵਿੱਚ ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ ਕਾਫ਼ੀ ਕਮੀ ਆਈ ਹੈ।
ਕੇਸ 2 - ਨਕਲੀ ਪਦਾਰਥ ਦਾ ਖਤਰਾ। ਇੱਕ HR ਮਾਹਰ ਨੇ ਸਿੱਧੇ AI ਨੂੰ "ਛੁੱਟੀ ਨੀਤੀ ਲਿਖਣ" ਲਈ ਕਿਹਾ; ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਯਕੀਨਨ ਪਰ ਗਲਤ ਸਾਲਾਨਾ ਛੁੱਟੀ ਦੀ ਮਿਆਦ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਖੁਸ਼ਕਿਸਮਤੀ ਨਾਲ, ਉਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੇ ਪੜਾਅ ਦੌਰਾਨ ਫੜਿਆ ਗਿਆ ਸੀ. ਇਸ ਘਟਨਾ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਟੀਮ ਨੇ ਸਾਰੇ ਪਾਲਿਸੀ ਪ੍ਰੋਂਪਟਾਂ ਲਈ "[ਵੇਰੀਫਾਈ ACCORDING TO REGULATION]" ਅਤੇ "ਫੈਬਰੀਕੇਟ" ਪਾਬੰਦੀਆਂ ਨੂੰ ਮਿਆਰੀ ਬਣਾਇਆ।
ਕੇਸ 3 — ਸਰਲੀਕਰਨ। ਭਾਰੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀ ਗਈ 6 ਪੰਨਿਆਂ ਦੀ ਰਿਮੋਟ ਵਰਕਿੰਗ ਪਾਲਿਸੀ ਨੂੰ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਪੜ੍ਹ ਰਿਹਾ ਸੀ। HR ਨੇ "ਅਰਥ ਨਾ ਬਦਲੋ, ਸਿਰਫ਼ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ" ਦੀ ਪਾਬੰਦੀ ਦੇ ਨਾਲ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾਉਣਾ ਸੀ; ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ 2 ਪੰਨਿਆਂ ਤੱਕ ਘਟਾ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਦਰ ਵਧ ਗਈ ਸੀ, ਅਤੇ HR ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਲਗਭਗ ਇੱਕ ਤਿਹਾਈ ਘਟ ਗਈ ਸੀ।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਅਨੁਮਤੀ ਨੀਤੀ ਲਿਖੋ।
ਨਤੀਜਾ: ਇੱਕ ਟੈਕਸਟ ਜੋ ਅਸਲੀ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਇਸ ਵਿੱਚ ਗਲਤ ਕਨੂੰਨੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਧਾਰਾਵਾਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਜੋਖਮ ਭਰਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: [ਰੂਪਰੇਖਾ ਜ਼ੋਰ + ਸਪਸ਼ਟ ਬਣਤਰ + “ਕਾਨੂੰਨੀ ਬਿਆਨ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ, ਇਸਨੂੰ ਨਾ ਬਣਾਓ” ਰੁਕਾਵਟ + ਕੰਪਨੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਾਂ ਨਾਲ ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ]
ਨਤੀਜਾ: ਸਮੀਖਿਆ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਰਾਫਟ, ਜੋਖਮਾਂ ਨੂੰ ਫਲੈਗ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਅਤੇ ਮਾਹਿਰਾਂ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਈ ਤਿਆਰ।
ਟੈਕਸਟ ਕਿਸਮ ਦੁਆਰਾ AI ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ
ਟੈਕਸਟ ਕਿਸਮ
ਏਆਈ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ
ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਦਮ
ਘੋਸ਼ਣਾ / ਈਮੇਲ
ਪੂਰੀ ਰੂਪਰੇਖਾ, ਟੋਨ ਵਿਵਸਥਾ
ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ
ਜਸ਼ਨ / ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੁਨੇਹਾ
ਮੁਫ਼ਤ ਉਤਪਾਦਨ
ਹਲਕੀ ਸਮੀਖਿਆ
ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖ਼ਬਰਾਂ (ਆਊਟੇਜ, ਆਦਿ)
ਡਰਾਫਟ + ਟੋਨ
ਹਮਦਰਦੀ ਅਤੇ ਤੱਥਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ
ਛੁੱਟੀ/ਓਵਰਟਾਈਮ ਨੀਤੀ
ਡਰਾਫਟ ਪਿੰਜਰ
ਕਨੂੰਨੀ/ਮਾਹਰ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ
ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ/ ਸਮਾਪਤੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ
ਸਿਰਫ਼ ਪਿੰਜਰ
ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ
ਸਾਵਧਾਨ: ਲਾਗੂ ਲੇਬਰ ਕਾਨੂੰਨ ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਕਿਸੇ ਮਾਹਰ ਜਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਇਕਾਈ ਦੁਆਰਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਕਿਸੇ ਵੀ ਨੀਤੀ ਪਾਠ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਨਾ ਕਰੋ। ਮਾਡਲ ਯਕੀਨਨ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਪੁਰਾਣੀ ਹੈ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਦੇਸ਼ ਦੇ ਕਾਨੂੰਨ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੈ। ਇੱਕ ਗਲਤ ਛੁੱਟੀ ਦੀ ਮਿਆਦ ਜਾਂ ਸਮਾਪਤੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਗੰਭੀਰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜੋਖਮ ਵਿੱਚ ਪਾਉਂਦੀ ਹੈ। AI ਪਹਿਲੇ ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਕਾਨੂੰਨੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਮਨੁੱਖ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਸਿੱਧਾ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨਾ। ਕਾਨੂੰਨੀ ਪਾਠ ਮਾਹਿਰ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।
- AI ਬਣਾਉਣਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕਰੋ।
- ਟੋਨ ਨਹੀਂ ਦੱਸ ਰਿਹਾ। ਜੇਕਰ ਟੋਨ ਨਹੀਂ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਟੈਕਸਟ ਜਾਂ ਤਾਂ ਠੰਡਾ ਜਾਂ ਅਣਉਚਿਤ ਬਾਹਰ ਆ ਜਾਵੇਗਾ।
- ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖ਼ਬਰਾਂ ਨੂੰ ਠੰਡੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਤੋੜਨਾ। ਹਮਦਰਦੀ ਦੀ ਘਾਟ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆਸ਼ੀਲਤਾ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਦੀ ਘਾਟ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀ ਹੈ।
- AI ਕੋਲ ਕੰਪਨੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰਨਾ ਹੈ। ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਾਂ ਨਾਲ ਮਿਤੀ/ਵਿਅਕਤੀ/ਨੰਬਰ ਨੂੰ ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ।
- ਸਰਲ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਅਰਥਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ। "ਅਰਥ ਨਾ ਬਦਲੋ" ਪਾਬੰਦੀ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ।
ਸਾਰੰਸ਼ ਵਿੱਚ
- AI ਨੂੰ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਟੈਕਸਟ (ਐਲਾਨ, ਈਮੇਲ, ਜਸ਼ਨ) ਵਿੱਚ ਸੁਤੰਤਰ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਟੋਨ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ।
- ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖ਼ਬਰਾਂ 'ਤੇ ਹਮਦਰਦੀ ਅਤੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਨੂੰ ਸੰਤੁਲਿਤ ਕਰੋ; ਸੱਚ ਨੂੰ ਛੁਪਾਏ ਬਿਨਾਂ ਸਤਿਕਾਰਯੋਗ ਅਤੇ ਆਸ਼ਾਵਾਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।
- ਨੀਤੀ ਪਾਠ (ਛੁੱਟੀ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ, ਓਵਰਟਾਈਮ) ਦੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਤੀਜੇ ਹਨ; AI ਸਿਰਫ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਟੈਕਸਟ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।
- AI ਨੂੰ ਕਨੂੰਨੀ ਸ਼ਬਦਾਂ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਨਾ ਬਣਾਓ; ਇਸ ਨੂੰ "ਤਸਦੀਕ" ਟੈਗ ਨਾਲ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮਾਹਰ ਦੁਆਰਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਹੈ; ਤੁਸੀਂ ਕੰਪਨੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰਦੇ ਹੋ।
- ਕਾਨੂੰਨੀ/ਮਾਹਰ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਵੀ ਨੀਤੀ ਪਾਠ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਨਾ ਕਰੋ; AI ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਮਨੁੱਖੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ।
ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ
ਦੋ ਪਾਠ ਤਿਆਰ ਕਰੋ. ਪਹਿਲਾ ਇੱਕ ਘੱਟ-ਜੋਖਮ ਵਾਲਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਹੈ: AI ਨੂੰ ਟੋਨ ("ਹਮਦਰਦ," "ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਕਾਰਾਤਮਕ") ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਇੱਕ ਤਬਦੀਲੀ ਦੀ ਘੋਸ਼ਣਾ ਨੂੰ ਛਾਪੋ ਅਤੇ ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਾਂ ਨਾਲ ਸਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਖਾਲੀ ਛੱਡ ਦਿਓ। ਦੂਜੀ ਉੱਚ-ਜੋਖਮ ਵਾਲੀ ਡਰਾਫਟ ਨੀਤੀ ਹੈ: ਛੁੱਟੀ ਜਾਂ ਰਿਮੋਟ ਕੰਮ ਦੀ ਨੀਤੀ ਲਈ ਪੁੱਛੋ; ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਮੀਕਰਨਾਂ ਨੂੰ "[verify]" ਟੈਗ ਨਾਲ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ ਅਤੇ "ਮਨਘੜਤ" ਪਾਬੰਦੀ ਲਗਾਓ। ਫਿਰ ਪਾਲਿਸੀ ਡਰਾਫਟ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਟਿੱਕ ਕੀਤੇ ਬਿਆਨ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜਿਸਦੀ ਅਸਲ ਕਨੂੰਨ/ਮਾਹਰ ਦੀ ਰਾਏ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- [ ] ਕੀ ਟੈਕਸਟ ਕਿਸਮ (ਘੱਟ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਜਾਂ ਉੱਚ ਰਾਜਨੀਤੀ) ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸ਼੍ਰੇਣੀਬੱਧ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੰਚਾਰ ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਟੋਨ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਖ਼ਬਰਾਂ ਵਿੱਚ ਹਮਦਰਦੀ ਅਤੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਦਾ ਸੰਤੁਲਨ ਵਿਗੜਿਆ ਹੈ?
- [ ] ਕੀ ਨੀਤੀ ਦੇ ਖਰੜੇ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨੀ ਬਿਆਨਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ "ਮਨਘੜਤ" ਪਾਬੰਦੀ ਲਗਾਈ ਗਈ ਹੈ?
- ਕੀ ਕੰਪਨੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਮਿਤੀ/ਵਿਅਕਤੀ/ਨੰਬਰ ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਾਂ ਨਾਲ ਖਾਲੀ ਛੱਡਿਆ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਪਾਲਿਸੀ ਟੈਕਸਟ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ/ਮਾਹਰ ਦੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਹੈ?
- ਕੀ "ਅਰਥ ਪਰਿਵਰਤਨ" ਦੀ ਰੁਕਾਵਟ ਨੂੰ ਸਰਲੀਕਰਨ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਗਿਆ ਸੀ?