सीआरएम नोट सारांश आणि पुढील चरण शिफारस

नफा:

• कॉल रेकॉर्डिंगला संरचित सीआरएम नोट्समध्ये रूपांतरित करण्याची क्षमता
• कृती आयटम काढण्याची आणि मीटिंगमधून पुढील चरणे साफ करण्याची क्षमता
• संधी आरोग्य आणि जोखीम बाह्यरेखा एक सुसंगत टीप टेम्पलेट वापरण्याची क्षमता

एकदा विक्री कॉल संपला की, वेळ तुमचा सर्वात मौल्यवान स्त्रोत बनतो. तुमच्या डोक्यात चार पानांचे संभाषण आहे, तीन आक्षेप आहेत, बजेटचे संकेत आहेत आणि ते गंभीर वाक्य आहे जेथे ग्राहक म्हणतो, "चला आयटी टीमला विचारू." पण पुढच्या मीटिंगला दहा मिनिटे बाकी आहेत आणि तुम्ही CRM ला लिहिलेली टीप बहुतेक फक्त "मीटिंग चांगली झाली, पाठपुरावा करेल" हे वाक्य आहे. हेच अंतर आहे जिथे संधी शांतपणे मरतात. या युनिटमध्ये, आम्ही कॉल ट्रान्सक्रिप्ट किंवा लूज नोट्स एका संरचित, क्रिया-जनरेटिंग CRM रेकॉर्डमध्ये सेकंदात बदलण्यासाठी AI कसे वापरावे ते शिकू. नोटबंदी स्वयंचलित करणे हे ध्येय नाही; प्रत्येक संभाषणातून स्पष्ट "पुढची पायरी" निघेल याची खात्री करणे.

संरचित सीआरएम नोट का?

सहा आठवड्यांनंतर विनामूल्य मजकूर नोट निरुपयोगी आहे. वाक्य "ग्राहकाला जास्त किंमत आढळली"; ही एक सौदेबाजीची युक्ती आहे, एक वास्तविक बजेट अडथळा आहे किंवा प्रतिस्पर्ध्याशी तुलना आहे की नाही हे सांगत नाही. दुसरीकडे, संरचित नोटमध्ये निश्चित फील्ड असतात: सारांश, घेतलेले निर्णय, आक्षेप, बजेट/वेळ सिग्नल आणि पुढील पायरी. हे फील्ड तुम्हाला आणि सहकाऱ्याला पाच सेकंदात रेकॉर्डिंग समजून घेण्यास अनुमती देतात. याव्यतिरिक्त, पाइपलाइन अहवाल, अंदाज अचूकता आणि डील हेल्थ ट्रॅकिंग अशा मानक फील्डसहच शक्य आहे.

महत्त्वाचा मुद्दा हा आहे: जर संभाषण स्पष्टपणे पुढची पायरी निर्माण करत नसेल, तर ते मूलत: अपूर्ण आहे. आणि पुढील चरणात दोन गोष्टी असणे आवश्यक आहे: एक मालक आणि इतिहास. “आम्ही कोट पाठवू” ही पुढची पायरी नाही. "मी (विक्री) सुधारित प्रस्ताव CFO कडे गुरुवार 18 जुलैपर्यंत पाठवतो" ही ​​पुढची पायरी आहे. हक्क नसलेली कारवाई हा कोणाचाच व्यवसाय नाही; इतिहासाशिवाय कृती कधीही होत नाही.

एक सुसंगत टीप टेम्पलेट

टीम म्हणून समान टेम्पलेट वापरल्याने CRM शोधण्यायोग्य आणि अहवाल करण्यायोग्य बनते. शिफारस केलेले क्षेत्रः

क्षेत्र

सामग्री

उदाहरण

सारांश

2-3 वाक्ये, संभाषणाचे सार

ते वार्षिक नियोजन साधने शोधत आहेत, ते सध्याच्या समाधानावर समाधानी नाहीत

सहभागी + भूमिका

निर्णय घेणारा, प्रभावशाली, वापरकर्ता

आयसे (सीएफओ, निर्णय घेणारा), मेर्ट (वित्त व्यवस्थापक, प्रभावकार)

घेतलेले निर्णय

मुद्दे स्पष्ट केले

पायलट 2 विभागांपासून सुरू होईल

आक्षेप

चिंता व्यक्त केली

किंमत, एकत्रीकरण वेळ

बजेट/वेळ सिग्नल

बजेट, निकड, टाइमलाइन

त्यांच्याकडे Q4 बजेट आहे, त्यांना जानेवारीमध्ये थेट जायचे आहे

आरोग्य / जोखीम हाताळा

संधीचे आरोग्य आणि जोखीम

निरोगी; धोका: IT मंजुरी अद्याप प्राप्त झालेली नाही

पुढची पायरी

मालक + तारीख

विक्री: 18 जुलैपर्यंत एकत्रीकरण दस्तऐवज पाठवेल

कास्टिंग ते ॲक्शन पर्यंत: वर्कफ्लो

कॉल ट्रान्स्क्रिप्ट (मीटिंग ट्रान्सक्रिप्ट, ऑडिओ-टेक्स्ट आउटपुट किंवा तुमच्या रॉ नोट्स) कृतीत अनुवादित करण्यासाठी पद्धतशीर प्रवाहाचे अनुसरण करा:

1. स्त्रोत तयार करा. मजकूराच्या एका ब्लॉकमध्ये उतारा किंवा मेमो संकुचित करा. निनावीकरण आवश्यक असल्यास, या चरणात नावे/कंपनी मुखवटा घाला.
2. टेम्पलेट लादणे. प्रॉम्प्टमध्ये आउटपुट फील्ड स्पष्टपणे निर्दिष्ट करा जेणेकरून मॉडेल मुक्तपणे लिहू शकणार नाही.
3. सिग्नल काढा. मॉडेल मार्क बजेट, वेळ आणि आक्षेप संकेत स्वतंत्रपणे ठेवा.
4. मालक + तारखेसह पुढील चरणासाठी विचारा. ते अस्पष्ट असल्यास, मॉडेलला "अस्पष्ट" म्हणण्यास सांगा आणि ते तयार करू नका.
5. सत्यापित करा. प्रत्येक अंकाची, तारखेची तुलना करा आणि मॉडेल आउटपुट कच्च्या स्त्रोताशी कमिट करा.
6. CRM मध्ये पेस्ट करा. डील रेकॉर्डमध्ये मंजूर नोट जोडा, टास्क म्हणून पुढील पायरी उघडा.

कॉपी करण्यायोग्य प्रॉम्प्ट: ट्रान्सक्रिप्ट रीकॅप

तुम्ही अनुभवी B2B विक्री ऑपरेशन असिस्टंट आहात. फक्त उताऱ्यामधील माहितीवर आधारित खालील मुलाखत प्रतिलेख संरचित CRM नोटमध्ये रूपांतरित करा. आधीच डंपमध्ये नसलेले काहीही जोडू नका; तुम्हाला खात्री नसल्यास "निर्दिष्ट नाही" लिहा. आउटपुट स्वरूप: - सारांश (जास्तीत जास्त 3 वाक्ये) - सहभागी आणि त्यांच्या भूमिका - घेतलेले निर्णय (आयटम) - आक्षेप (आयटम; प्रत्येकाला ग्राहकाचे शब्द जोडा) - बजेट/वेळ सिग्नल (शब्दशः कोटसह) - डील हेल्थ: आरोग्यदायी / धोकादायक / गंभीर + एक वाक्य औचित्य - पुढील पायरी: [Awner] [Awner] [Awner] जर उताऱ्यात तारीख नसेल तर "तारीख स्पष्ट करावी" असे लिहा, ते खोटे आहे. उतारा: {{gorusme_doku}}

कॉपी करण्यायोग्य प्रॉम्प्ट: केवळ कृती सूची

खालील मीटिंग ट्रान्सक्रिप्टमधून फक्त क्रिया आयटम काढा. प्रत्येक आयटम खालील स्वरूपात ठेवा: "मालक — काय करावे — अंतिम मुदत." मालक अस्पष्ट असल्यास, "मालक नियुक्त करणे आवश्यक आहे" असे लिहा. जर तारखेचा उल्लेख नसेल तर बनावट लिहा, "तारीख नाही". क्रिया नसलेली वाक्ये समाविष्ट करू नका. उतारा: {{gorusme_doku}}

कमकुवत प्रॉम्प्ट / मजबूत प्रॉम्प्ट

आउटपुट थेट CRM मध्ये जाते की नाही हे फरक निर्धारित करते.

कमजोर: "या संभाषणाचा सारांश द्या." परिणाम: एक लांब, अस्ताव्यस्त परिच्छेद. पुढची पायरी नाही, मालक नाही, इतिहास नाही. मॉडेल स्वतःहून अंतर भरू शकते (विभ्रम).

STRONG:"हा कॉल ट्रान्सक्रिप्ट खालील 7 फील्डमध्ये विभाजित करा: सारांश, सहभागी, निर्णय, आक्षेप, बजेट/वेळ सिग्नल, डील हेल्थ, पुढची पायरी (मालक + तारीख). ट्रान्सक्रिप्टमध्ये नसलेली माहिती जोडा, रिक्त फील्डमध्ये 'निर्दिष्ट नाही' लिहा. ग्राहकाच्या स्वतःच्या शब्दात आक्षेप नोंदवा." परिणाम: ऑडिट करण्यायोग्य, सातत्यपूर्ण टीप जी CRM मध्ये पेस्ट केली जाऊ शकते.

मिनी केस: SaaS संधी

डेनिझ, एचआर सॉफ्टवेअर विक्री संघातील विक्री प्रतिनिधी, एका मध्यम आकाराच्या लॉजिस्टिक कंपनीसह 40-मिनिटांचा डेमो आयोजित करतो. वरील शक्तिशाली प्रॉम्प्टसह कॉल ट्रान्सक्रिप्टवर प्रक्रिया करते. आउटपुटवरून असे दिसून येते की ग्राहकाला उत्पादन आवडले, परंतु "पेरोल मॉड्यूलने आमच्या विद्यमान प्रणालीशी बोलले पाहिजे" हा आक्षेप दोनदा पुनरावृत्ती झाला आणि CFO ने सांगितले की "यासाठी Q4 बजेट वाटप करण्यात आले होते." डील हेल्थ "जोखमीवर" म्हणून चिन्हांकित केले आहे कारण निर्णय घेणारा बैठकीला उपस्थित नव्हता. मॉडेल "डेनिज: 22 जुलैपर्यंत IT कडे इंटिग्रेशन व्हाईटपेपर फॉरवर्ड करेल" असे पुढील चरण आउटपुट करते. डेनिझला हे समजले की या मीटिंगमध्ये तो चुकलेला एकीकरण तपशील प्रत्यक्षात कराराची खरी गुरुकिल्ली आहे आणि निर्णय घेणाऱ्याला पुढील मीटिंगसाठी आमंत्रित करतो. असंरचित "चांगले चालते" नोट कधीही हा धोका दर्शवत नाही.

टीप: ग्राहकाच्या स्वतःच्या शब्दात नेहमी मॉडेल कोट आक्षेप घ्या. "किंमत चिंता होती" ही टिप्पणी आहे; "मी या आकृतीच्या व्यवस्थापनाला पटवून देऊ शकत नाही" हे दिलेले आहे आणि त्यानुसार तुम्ही तुमचे बॅटलकार्ड तयार करा.

खबरदारी: ग्राहक कॉलच्या प्रतिलिपीमध्ये वैयक्तिक डेटा आणि व्यापार रहस्ये असतात. मंजूर नसलेल्या आणि कॉर्पोरेट डेटा प्रोसेसिंग करार नसलेल्या बाह्य कृत्रिम बुद्धिमत्ता सेवेवर वास्तविक ग्राहक रेकॉर्ड, नावे, संपर्क माहिती किंवा किमती अपलोड केल्याने KVKK चे उल्लंघन आणि गोपनीयतेचा धोका निर्माण होऊ शकतो. कॉर्पोरेट मान्यताप्राप्त साधन वापरा; नसल्यास, नाव/कंपनी/क्रमांक निनावी करा.

सामान्य चुका

• पुढची पायरी म्हणजे त्याला लक्ष न देता सोडणे. "अनुसरण करण्यासाठी" ओळीचा अर्थ कोणीही जबाबदार नाही. प्रत्येक क्रियेसाठी नाव लिहा.
• मॉडेलला अंतर भरण्यास अनुमती देणे. जर कास्टिंगमध्ये बजेटचा उल्लेख नसेल, तर मॉडेलने असा अंदाज लावू नये की "त्यांच्याकडे मध्यम श्रेणीचे बजेट आहे." नेहमी "निर्दिष्ट नाही" अशी सूचना द्या.
• कोट ऐवजी टिप्पणी रेकॉर्ड करत आहे. शब्दशः ग्राहक विधानासह मॉडेलचे स्पष्टीकरण गोंधळात टाकू नका; आक्षेपाचा प्रतिसाद तयार करताना मूळ वाक्य सोनेरी आहे.
• पडताळणीशिवाय CRM मध्ये पेस्ट करत आहे. मॉडेलने तारीख किंवा क्रमांक चुकीचा वाचला असावा. जतन करण्यापूर्वी संख्या आणि वचनबद्धतेचे पुनरावलोकन करा.
• नियंत्रणाशिवाय गोपनीय डेटा अपलोड करणे. मंजूर नसलेल्या साधनावर ग्राहक रेकॉर्ड पाठवणे ही सर्वात महागडी चूक आहे.

सारांशात

• संरचित CRM नोट ही एकमेव प्रकारची नोट आहे जी सहा आठवड्यांनंतरही कार्य करते.
• निश्चित फील्ड वापरा: सारांश, निर्णय, आक्षेप, बजेट/टाइम सिग्नल, डील हेल्थ, पुढची पायरी.
• पुढील चरणात मालक आणि इतिहास असणे आवश्यक आहे; अन्यथा, बैठक अपूर्ण आहे.
• मॉडेलवर टेम्प्लेट लावा, "नॉट स्पेसिफाइड" सह रिक्त फील्ड भरा, ग्राहकाच्या वाक्यातील आक्षेप उद्धृत करा.
• स्त्रोतासह प्रत्येक समस्या, तारीख आणि वचनबद्धता सत्यापित करा; मॉडेल बसू शकते.
• वास्तविक ग्राहक डेटावर केवळ कॉर्पोरेट-मंजूर, सुरक्षित साधनांमध्ये प्रक्रिया करा.

अर्ज कार्य

तुमच्या अलीकडील रिअल सेल्स कॉलची एक कच्ची नोंद घ्या (नावे आणि कंपनी मास्क करणे). वरील "ट्रान्सक्रिप्ट सारांश" प्रॉम्प्ट वापरून एक संरचित CRM नोट तयार करा. नंतर मॉडेलने अनुमानित केलेल्या पुढील चरणाचे परीक्षण करा: त्याचा मालक आणि इतिहास आहे का? अन्यथा, मॉडेलच्या गहाळ क्षेत्रास "स्पष्टीकरण आवश्यक आहे" म्हणून चिन्हांकित करण्यासाठी प्रॉम्प्ट अपडेट करा आणि पुन्हा चालवा. शेवटी, आउटपुटमधील किमान एक नंबर किंवा तारखेची कच्च्या नोटशी तुलना करून सत्यापित करा; मॉडेलमध्ये त्रुटी आहेत का ते लक्षात घ्या.