Добивки:
- Ги мери повторувачките, стандардни работни места и ги идентификува кандидатите за автоматизација.
- Создава шаблони за повеќекратна употреба со области за прилагодување.
- Одржува слој на човечко одобрување за секој излез што оди кај клиентот.
Најголемата граница на хонорарците е времето: 24 часа на ден, можеби 8 часа до работа. Зад платен вработен има сметководствен, асистент и маркетинг тим; Зад хонорарецот е само тој самиот. Затоа автоматизацијата на работниот тек - поставувањето еднаш и извршувањето автоматски или со еден клик, наместо рачно извршување на повторливи задачи една по една - е прашање на опстанок, а не луксуз за хонорарците. Два концепта се основни во оваа единица. Првата е повторлива задача: задачите што ги правите речиси на ист начин на секој клиент, на секој проект - пишување предлози, одговарање на е-пошта, подготвување фактури, споделување на социјалните мрежи. Вториот е шаблон: ги изведува овие повторливи задачи од готов скелет наместо секој пат да ги прави од нула. Вештачката интелигенција (ВИ) е најбрзиот начин за генерирање и постојано подобрување на овие модели. Целта е јасна: да го ослободите вашето драгоцено време од повторување со ниска вредност и да го посветите на работа што всушност заработува пари и во која уживате.
Каде започнува автоматизацијата? Измерете прво
Наместо слепо да нурнете во автоматиката, прво видете каде ви оди времето. Направете груба белешка на работата што сте ја направиле една недела; потоа отстранете го со две прашања: „Дали оваа работа често се повторува? и „Дали оваа работа може да се стандардизира? Работните места каде што двата одговори се „да“ се првите кандидати за автоматизација. Не обидувајте се да ги автоматизирате креативните, различни задачи во секое време (вашата главна експертиза); заштити ги. Автоматизацијата ги таргетира вашите здодевни задачи, а не вие.
тип на бизнис
Погодност за автоматизација
Пристап
Пишување понуда/е-пошта
високо
Шаблон за вештачка интелигенција + персонализација
Фактура/потсетник
високо
Шаблон + потсетник за календар
Преглед на содржината
средно
ВИ нацрт + рачно уредување
Главна специјална работа
низок
Со рака; Само вештачката интелигенција поддржува
Доверлив однос со клиентот
Никој
Никогаш не автоматизирај
Совет: Ако сте направиле нешто рачно по трет пат, застанете по четврти пат и шаблоирајте го. Работата за која велите „никогаш повеќе нема да дојде“ секогаш се враќа во хонорарна работа. Потребни се 20 минути за да се инсталира првиот шаблон; Секоја следна употреба се намалува на 2 минути.
Чекор по чекор: Поставување систем за автоматизација со вештачка интелигенција
- Временски инвентар. Запишете ја вашата работа за една недела; означете ги повторувачките и стандардните.
- Приоритет. Изберете ги 3-те повторувачки задачи кои ви одземаат најмногу време.
- Шаблонирање. Генерирајте шаблон за повеќекратна употреба (скелет + полиња за пополнување) со вештачка интелигенција за секој.
- Полиња за персонализација. Обележете со [квадратни загради] што во шаблонот ќе се менува секој пат.
- Библиотека. Соберете шаблони на едно место; Наречете го „цитат“, „следење“, „потсетник за фактура“.
- Подобрување. Поправете го делот што не работи со секоја употреба; Шаблоните се живи документи.
Слој „човечко одобрување“: сигурносен појас на автоматиката
Најопасниот сон за автоматизација е идејата „сè да работи целосно само по себе“. Во хонорарците, ништо што оди кај клиентот не треба да поминува низ човечки очи. Точниот модел е овој: вештачката интелигенција и шаблоните го подготвуваат нацртот, вие го одобрувате и испраќате. Ова се нарекува „човек-во-јамка“. На пример, вештачката интелигенција нацрта автоматизиран одговор до клиент, но вие сте тој што го погодува испраќањето. Ова единствено правило ве штити од дезинформации, несоодветен тон и неуспех на доверливост, додека ја одржува брзината на автоматизацијата. Жртвувањето на довербата за брзината е најскапата размена во хонорарците.
три мини футроли
Случај 1 - Библиотеката со шаблони заштедувала 6 часа неделно. Менаџер на социјалните медиуми пишуваше предлози, брифови и извештаи за секој клиент од нула. Создаде 8 основни шаблони со вештачка интелигенција и ги означи областите за прилагодување. До крајот на првиот месец, времето што го потрошил на административна работа се намали од приближно 10 часа неделно на 4 часа; Заработените 6 часа ги посветил на наоѓање нови клиенти.
Случај 2 - Целосен неуспех на автоматизација изгубени клиенти. Консултант постави целосно автоматизирани одговори на вештачка интелигенција на дојдовните е-пошта, заобиколувајќи го слојот за потврда. ВИ испрати роботски и ирелевантен одговор на чувствителна жалба; клиент „дали ме упати на бот? Рече и си замина. Поука: заобиколувањето на човечката валидација за брзина е најскапата кратенка.
Случај 3 - Автоматизацијата на фактурите ги намали задоцнетите плаќања. Една преведувачка ги стандардизираше нејзините фактури и љубезни потсетници за плаќање со шаблони за вештачка интелигенција и постави потсетници во нејзиниот календар. Задоцнетите плаќања значително се намалија благодарение на редовните и професионални потсетници; Просечниот период на наплата се намали од 40 дена на 22 дена. Без никакви тешки муабети, само поради системот.
Четири шаблони за копирање
1) Распределба на временски инвентар на кандидатите за автоматизација:
Вашата улога: консултант за продуктивност. Поминете низ мојата неделна листа на задачи и прашајте „дали често се повторува?“ и „дали може да се стандардизира?“ Оценете ги со прашањата. Означете ги оние кои одговараат со да и на двете како кандидати за автоматизација/шаблони и препорачајте ги по приоритет. Заостанати работи: [листа].
2) Генератор на шаблони за повеќекратна употреба:
Создадете шаблон за повеќекратна употреба за следната повторлива работа: [работа]. Обележете ги полињата што ќе се менуваат секој пат со [квадратни загради]. Одржувајте го шаблонот флексибилен, но јасен; Додадете клаузули „проверете пред употреба“ на крајот.
3) Нацрт на автоматски одговор (за одобрено поднесување):
ИЗВРШИ одговор што ќе го одобрам пред да го испратам за дојдовни пораки од следниот тип (нема да се испраќа автоматски): [тип на порака]. Тон: професионален, топол. Оставете [FILL] каде да персонализирате.
4) Список за проверка на процесот:
Разложете ги чекорите на овој повторлив проект од почеток до крај во список за проверка за да не пропуштите ниту еден: [тип на проект]. Имајте „завршено“ поле на секој чекор и означете ги критичните точки за верификација одделно.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаб: „Автоматизирај ја мојата работа“.
Резултат: Нејасен, неостварлив, генерички совет што не одговара на вашиот вистински работен тек.
Силно: „Вашата улога е консултант за продуктивност. Јас сум хонорарен преведувач. На секоја нова работа, рачно го правам следново: пишување цитати, порака за испорака на датотеки, фактура и потсетник за плаќање. Направете шаблони за повеќекратна употреба за овие четири работни места; означете ги менувачките полиња во секоја со [квадратни загради] и додајте листа за проверка со 2-3 ставки што ќе ги испратам на крајот од 2-3 ставки“.
Резултат: вистински шаблони со области за прилагодување и безбедносна контрола што можете директно да ги користите.
Разликата доаѓа од тоа што на вештачката интелигенција му ја давате вашата вистинска повторлива работа и барање за слој за одобрување.
Вообичаени грешки
- Обидувајќи се да ја автоматизирате креативната работа. Автоматизацијата цели на повторување, а не на вашата експертиза.
- Заобиколувајќи го човечкото одобрување. Ништо што оди кај клиентот не треба да помине низ твоите очи.
- Поставете го шаблонот еднаш и заборавете на него. Шаблони во живо; Поправете го делот што не работи.
- Автоматизирање на сè одеднаш. Започнете со 2-3 задачи кои одземаат најмногу време.
- Автоматизирање на доверливи податоци. Не давајте тајни на клиентите на автоматизирани текови.
Внимание: Кога ги истурате податоците за клиентите (e-mail, име, документ) во алатките за автоматизација, знајте каде одат овие податоци. Некои алатки за автоматизација и вештачка интелигенција складираат податоци или можат да ги користат на обука. За тековите што содржат доверливи информации за клиентите, анонимизирајте ги податоците или изведете го тој чекор рачно.
Сумирано
Автоматизацијата го претвора хонорарецот во тим од еден човек: шаблони за повторувачки, стандардни задачи и ослободува драгоцено време за вистинската работа. Прво измерете, изберете ги повторувањата што одземаат најмногу време, шаблон и рафинирајте. Но, златното правило останува: ВИ го подготвува нацртот, човекот го одобрува. Не жртвувајте доверба за брзина; Автоматизацијата треба да ве зголеми, а не да ја елиминира вашата одговорност.
Задача за апликација
Направете груба белешка на работата што сте ја завршиле една недела. 1. Изолирајте ги кандидатите за автоматизација со шаблон. Изберете ја првата задача што троши најмногу време, креирајте шаблон за повеќекратна употреба со шаблон 2 и додајте листа за проверка со шаблон 4. Користете го овој образец на следната вистинска работа и измерете колку време заштедите.
листа за проверка
- [ ] Го мерев времето и одредив повторувачки, стандардни задачи.
- [ ] Ги избрав 2-3 работни места кои трошат најмногу време за автоматизација.
- [ ] Создадов шаблони за повеќекратна употреба и ги означив областите за прилагодување.
- [ ] Ги собрав моите шаблони во една библиотека.
- [ ] Го одржувам слојот за човечко одобрување за секој излез што оди до клиентот.
- [ ] Ги анонимизирам доверливите податоци во тековите на автоматизацијата.