Добивки:
- Способност за подготовка на први нацрти на текстови на политики и процедури со структура и јасност со ВИ
- Способност да се произведуваат соопштенија, е-пошта и чувствителни текстови за внатрешна комуникација со правилен тон и емпатија
- Способност да се воспостави процес кој бара експертско/правно одобрување за правни и чувствителни текстови на политики
HR е гласот на компанијата, како и креаторот на правилата. HR постојано произведува текстови, од политики за отсуство до правила за работа на далечина, од дисциплински процеси до соопштенија за одмор, од писма за зголемување до изјави за реструктуирање. Некои од овие текстови имаат правни последици, додека други директно ја обликуваат културата на компанијата и моралот на вработените. Вештачката интелигенција (ВИ) произведува брзи и конзистентни први нацрти на двата типа текст. Но, улогата на вештачката интелигенција во текстовите на политиките и нејзината улога во текстовите на огласите се многу различни; Во оваа единица, ќе ја разјасниме оваа разлика и ќе научиме како да работиме безбедно во двете области.
Неколку термини: Политиката е пишано правило, често со правна основа, кое ги обврзува вработените. Постапка е документ кој објаснува чекор по чекор како да се спроведе политика. Внатрешната комуникација се сите соопштенија, е-пошта и информации на компанијата до нејзините вработени. Тонот е емоционална боја и формалност на текстот; една иста информација многу различно се перцепира со различни тонови.
Внатрешни комуникации: Комфорна зона на вештачка интелигенција
ВИ може слободно да се користи во текстови како што се соопштенија, е-пошта, пораки за честитки и благодарност; Ризикот е мал, користа е висока. Вистинската вештина овде е да се добие вистинскиот тон.
Вашата улога: специјалист за корпоративни комуникации. Задача: Напишете го следново соопштение како е-пошта до вработените. Тема: Транзиција кон нов хибриден работен аранжман (канцеларија 2 дена во неделата) Тон: јасен, позитивен, фокусиран на вработените. Објаснете го образложението и користа од промената. Должина: кратка, може да се скенира со точки. На крајот наведете каде треба да се проследат прашањата. Правило: Оставете ги точните податоци за датум/лице/локација [КВАДРАШНИ ЗАГРАБИ] и јас ќе ги пополнам.
Совет: Секогаш наведете го тонот во внатрешната комуникација: „јасен и позитивен“, „емпатичен“, „формален, но топол“ итн. Истите информации треба да се доставуваат со сосема различен тон за лоши вести (на пр., намалување на придобивките) и добри вести (на пр., нови придобивки). Вештачката интелигенција изненадувачки добро го поставува тонот - но само ако го кажете тоа.
Кога станува збор за чувствителни вести (ограничување, промени, лоши вести), од клучно значење е да се постигне рамнотежа на емпатија и транспарентност:
Напишете текст со кој ќе ги објавите следните чувствителни вести на вработените. Вести: Годинешниот буџет за бонус за успешност е помал од ланскиот. Тон: искрен, емпатичен, не одбранбен. Не ја кријте вистината омекнувајќи ја, туку дајте надеж и идна перспектива. Не бидете обвинувачки или ладни. Дајте одговор со почит на прашањето „зошто“ на вработениот.
Текстови за политики: Внимателен простор на вештачката интелигенција
Политиките како што се отсуство, дисциплина, прекувремена работа и приватност на податоците се правно обврзувачки. Овде, вештачката интелигенција го произведува нацртот, но текстот никогаш директно не се применува. Безбеден процес чекор по чекор:
- Нагласете го нацртот. Кажете му на вештачката интелигенција „ова е нацрт, а не конечен текст“.
- Дајте ја структурата. Цел, опсег, дефиниции, правила, процес, исклучоци.
- Штиклирајте ги правните фрази. Етикетата „Потврди“ наместо измислена.
- Оставете ги информациите специфични за компанијата празни. Ги пополнувате бројките и времињата.
- Добијте експертско/правно одобрение. Овој чекор не може да се прескокне.
Вашата улога: пишувач на политики за човечки ресурси. Задача: Создадете НАЦРТ за политиката за годишен одмор. Структура: цел, опсег, дефиниции, право на отсуство, процес на барање, тек на одобрување, исклучоци. Правило: Обележете ги правните изјави и времетраењето со ознаката [ПОВЕРЕТЕ СПОРЕД РЕГУЛАЦИЈАТА]. ПОСТАВУВАЊЕ на одреден член од законот или период; Дајте јасно дека не сте сигурни. Ова е нацрт, а не конечен текст.
Моделот поставува добра рамка овде („Годишното платено отсуство се определува според стажот на вработениот [ПОВЕРИ ЈА РЕГУЛАЦИЈАТА]“), но е јасно ограничено од изготвување правни детали. Можете исто така да ги доведете во прашање недостатоците на постоечката политика:
Наведете ги точките што недостасуваат или не се јасни во оваа нацрт-политика за отсуство: - Кои ситуации остануваат недефинирани? (на пр. полудневен одмор, оправдано отсуство) - Која изјава е отворена за повеќе од едно толкување? - Кои се точките што може да го збунат вработениот? Понудете предлог, но не го назначувајте законскиот период/напис; Ако е нејасно, кажете „потврди“.
Три мини футроли
Случај 1 - Моќта на тонот. Една компанија ладно, императивно ја објави одлуката да се врати во канцеларијата, а вработените реагираа. HR ја преработи истата информација со вештачка интелигенција со сочувствителен и образложен тон: беа додадени причината за одлуката, нејзината корист и каналот за прашања. По втората објава, значително се намали бројот на негативни коментари во интерниот канал.
Случај 2 - Опасност од лажна супстанција. Еден експерт за човечки ресурси директно и кажа на вештачката интелигенција да „напише политика за отсуство“; Текстот содржеше убедлив, но неточен период на годишен одмор. За среќа, тој беше фатен при чекорот за законско одобрување. По овој инцидент, тимот го стандардизираше ограничувањето „[ПРОВЕРИ СПОРЕД РЕГУЛАЦИЈАТА]“ и „фабрикувај“ за сите барања за политика.
Случај 3 - Поедноставување. Никој не читаше политика на далечинско работење од 6 страници напишана на тежок правен јазик. HR имаше вештачка интелигенција да го поедностави текстот со ограничување „не го менувај значењето, само подобрени ја јасноста“; Документот беше намален на 2 страници, стапката на читање се зголеми, а бројот на повторувачки прашања што ги добиваше HR се намали за приближно една третина.
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба порака: напишете ни политика за дозволи.
Резултат: текст кој изгледа реално, но може да содржи неточни правни периоди и клаузули и е ризичен доколку се користи директно.
Силно известување: [нагласи акцент + јасна структура + ограничување „означи правна изјава, не измислувај“ + оставете ги информациите специфични за компанијата празни со квадратни загради]
Резултат: безбеден нацрт подготвен за преглед, означен ризици и подготвен за одобрување од експерти.
Улогата на вештачката интелигенција по тип на текст
тип на текст
Улогата на вештачката интелигенција
Задолжителен чекор
Соопштение / е-пошта
Целосен преглед, прилагодување на тонот
Проверка на точноста на информациите
Прослава / внатрешна порака
бесплатно производство
Лесен преглед
Чувствителни вести (прекин, итн.)
Нацрт + тон
Емпатија и проверка на факти
Полиса за отсуство/прекувремено
нацрт скелет
Правно/стручно одобрение
Дисциплински / процес на раскинување
само скелет
Мора да има законско одобрение
Внимание: Не објавувајте никаков текст на политиката произведен од AI без одобрение од експерт или правна единица во согласност со важечкото трудово законодавство и условите на компанијата. Моделот може убедливо да обезбеди информации кои се застарени или се однесуваат на правото на друга земја. Неточниот период на отсуство или процедура за раскинување ја става компанијата во сериозен правен ризик. ВИ го забрзува првиот нацрт; Правната исправност е секогаш одговорност на човекот.
Вообичаени грешки
- Директно објавување на политиката. Законскиот текст не треба да стапи на сила без стручно одобрение.
- Правењето на вештачката интелигенција да сочинува правни детали. Времетраењето и ставките нека бидат означени и потврдени.
- Не наведувајќи го тонот. Ако тонот не е наведен, текстот ќе излезе или ладен или несоодветен.
- Ладно објавување чувствителни вести. Недостатокот на емпатија создава реактивност и губење на довербата.
- Имајќи вештачка интелигенција да ги пополни информациите специфични за компанијата. Оставете го датумот/лицето/бројот празен со квадратни загради.
- Менување на значењето додека се поедноставува. Не заборавајте да го додадете ограничувањето „не го менувај значењето“.
Сумирано
- ВИ може слободно да се користи во текстови за внатрешна комуникација (објава, е-пошта, прослава); Не заборавајте да го наведете тонот и да ја проверите точноста на информациите.
- Урамнотежете ја емпатијата и транспарентноста за чувствителните вести; Користете јазик со почит и надеж без да ја криете вистината.
- Текстовите на политиката (одмор, дисциплина, прекувремена работа) имаат правни последици; ВИ произведува само нацрти, текстот не стапува директно во сила.
- Не ја терајте вештачката интелигенција да ги прилагодува законските формулации и рокови; нека биде означено со ознаката „провери“ и потврдено од експертот; Ги пополнувате информациите специфични за компанијата.
- Не објавувајте никаков текст на политиката без законско/експертско одобрение; ВИ го забрзува изготвувањето, правната точност е човечка одговорност.
Задача за апликација
Направете два текста. Првата е внатрешна комуникација со низок ризик: нека вештачката интелигенција отпечати соопштение за промена, наведувајќи го тонот („емпатичен“, „јасен и позитивен“) и оставете ги точните информации празни со квадратни загради. Вториот е нацрт политика со висок ризик: побарајте политика за отсуство или работа на далечина; Обележете ги правните изрази со ознаката „[VERIFY]“ и наметнете „фабрикувано“ ограничување. Потоа направете листа на секоја штиклирана изјава во нацрт-политиката што треба да се потврди со вистинското законодавство/експертско мислење.
листа за проверка
- [ ] Дали ризикот од типот на текст (ниска внатрешна комуникација или висока политика) е правилно класифициран?
- [ ] Дали тонот е јасно наведен во текстот за внатрешна комуникација?
- [ ] Дали е постигнат баланс на емпатија и транспарентност во чувствителните вести?
- [ ] Дали се означени правни изјави во нацрт-политиката и дали е поставено „фабрикувано“ ограничување?
- [ ] Дали датумот/лице/бројот специфичен за компанијата е оставен празен со квадратни загради?
- [ ] Дали е планирано правно/стручно одобрение за текстот на политиката?
- [ ] Дали ограничувањето „промена на значењето“ се користеше при поедноставување?