Ieguvumi:
- Tas mēra atkārtotus, standarta darbus un identificē automatizācijas kandidātus.
- Izveido atkārtoti lietojamas veidnes ar pielāgošanas apgabaliem.
- Tas uztur cilvēka apstiprinājuma slāni katrai produkcijai, kas tiek nosūtīta klientam.
Brīvmākslinieka lielākais ierobežojums ir laiks: 24 stundas diennaktī, varbūt 8 stundas darbam. Aiz algota darbinieka ir grāmatvedības, asistenta un mārketinga komanda; Aiz ārštata ir tikai viņš pats. Tāpēc darbplūsmas automatizācija — iestatīšana vienreiz un palaišana automātiski vai ar vienu klikšķi, nevis atkārtotu uzdevumu manuāla izpilde pa vienam — ir ārštata darbinieka izdzīvošanas, nevis greznības jautājums. Šīs vienības pamatā ir divi jēdzieni. Pirmais ir atkārtots uzdevums: uzdevumi, ko veicat gandrīz vienādi katram klientam, katrā projektā — priekšlikumu rakstīšana, atbildes uz e-pastiem, rēķinu sagatavošana, kopīgošana sociālajos medijos. Otrais ir veidņu veidošana: šo atkārtoto uzdevumu atvasināšana no gatava skeleta, nevis katru reizi tos dara no nulles. Mākslīgais intelekts (AI) ir ātrākais veids, kā radīt un nepārtraukti uzlabot šos modeļus. Mērķis ir skaidrs: atbrīvot savu vērtīgo laiku no mazvērtīgas atkārtošanās un veltīt to darbam, kas patiešām pelna naudu un kas jums patīk.
Kur sākas automatizācija? Vispirms izmēriet
Tā vietā, lai akli ienirtu automatizācijā, vispirms noskaidrojiet, kur iet jūsu laiks. Aptuveni pierakstiet nedēļas laikā paveiktos darbus; pēc tam izskaust to ar diviem jautājumiem: "Vai šis darbs tiek bieži atkārtots?" un "Vai šo darbu var standartizēt?" Darbi, kuros abas atbildes ir "jā", ir pirmie automatizācijas kandidāti. Nemēģiniet automatizēt radošus, katru reizi dažādus uzdevumus (jūsu galvenās zināšanas); aizsargāt tos. Automatizācija ir vērsta uz jūsu garlaicīgiem uzdevumiem, nevis jums.
biznesa veids
Piemērotība automatizācijai
Pieeja
Piedāvājuma/e-pasta rakstīšana
augsts
AI veidne + personalizācija
Rēķins/atgādinājums
augsts
Veidne + kalendāra atgādinājums
Satura izklāsts
vidējs
AI melnraksts + manuāla rediģēšana
Galvenā specialitāte
zems
Ar rokām; AI atbalsta tikai
Uzticības attiecības ar klientu
Nav
Nekad neautomatizēt
Padoms: ja esat kaut ko darījis ar roku trešo reizi, apstājieties ceturto reizi un noformējiet to. Darbs, ko sakāt "nekad vairs neatgriezīsies", vienmēr atgriežas ārštata darbā. Pirmās veidnes instalēšana aizņem 20 minūtes; Katra nākamā lietošana tiek samazināta līdz 2 minūtēm.
Soli pa solim: automatizācijas sistēmas iestatīšana ar AI
- Laika inventarizācija. Pierakstiet nedēļas darbus; atzīmējiet atkārtotus un standarta.
- Prioritāte. Izvēlieties 3 atkārtotus uzdevumus, kas aizņem visvairāk laika.
- Veidņu veidošana. Katrai no tām ģenerējiet atkārtoti lietojamu veidni (skelets + aizpildāmie lauki) ar AI.
- Personalizācijas lauki. Atzīmējiet ar [kvadrātiekavas] to, kas veidnē mainīsies katru reizi.
- Bibliotēka. Savāc veidnes vienuviet; Nosauciet to par "cenojumu", "sekošanu", "rēķina atgādinājumu".
- Uzlabojums. Izlabojiet daļu, kas nedarbojas katrā lietošanas reizē; Veidnes ir dzīvi dokumenti.
"Cilvēka apstiprinājuma" slānis: automatizācijas drošības josta
Pats bīstamākais sapnis par automatizāciju ir ideja "lai viss darbotos pilnībā pats no sevis". Ārštata darbā nekas, kas nonāk pie klienta, nedrīkst iet caur cilvēka acīm. Pareizais modelis ir šāds: AI un veidnes sagatavo melnrakstu, jūs to apstiprināt un nosūtāt. To sauc par "cilvēku cilpā". Piemēram, AI sastāda automatizētu atbildi klientam, bet jūs esat tas, kurš nospiež sūtīt. Šis vienīgais noteikums pasargā jūs no dezinformācijas, neatbilstoša toņa un konfidencialitātes kļūmēm, vienlaikus saglabājot automatizācijas ātrumu. Uzticības upurēšana ātruma dēļ ir visdārgākais kompromiss ārštata darbā.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — veidņu bibliotēka saglabāta 6 stundas nedēļā. Sociālo mediju menedžeris no nulles rakstīja priekšlikumus, īsus ziņojumus un atskaites katram klientam. Viņš izveidoja 8 pamata veidnes ar AI un atzīmēja pielāgošanas apgabalus. Līdz pirmā mēneša beigām laiks, ko viņš pavadīja administratīvajā darbā, bija samazinājies no aptuveni 10 stundām nedēļā līdz 4 stundām; Nopelnītās 6 stundas viņš veltīja jaunu klientu atrašanai.
2. gadījums — pilnīga automatizācijas kļūme, zaudēja klientus. Konsultants iestatīja pilnībā automatizētas AI atbildes uz ienākošajiem e-pastiem, apejot apstiprinājuma slāni. AI nosūtīja robotizētu un neatbilstošu atbildi uz sensitīvu sūdzību; klients "vai jūs novirzījāt mani uz robotu?" Viņš teica un aizgāja. Mācība: apiet cilvēka pārbaudes ātrumu ir visdārgākais īsceļš.
3. gadījums — rēķinu automatizācija samazināja maksājumu kavējumus. Viens tulks standartizēja savus rēķinus un pieklājīgos maksājumu atgādinājumus, izmantojot AI veidnes, un iestatīja atgādinājumus savā kalendārā. Kavētie maksājumi ir ievērojami samazinājušies, pateicoties regulāriem un profesionāliem atgādinājumiem; Vidējais savākšanas periods samazinājās no 40 dienām līdz 22 dienām. Bez sarežģītām sarunām, tikai sistēmas dēļ.
Četras kopējamas veidnes
1) Laika inventāra piešķiršana automatizācijas kandidātiem:
Jūsu loma: produktivitātes konsultants. Pārskatiet manu iknedēļas uzdevumu sarakstu un jautājiet "vai tas bieži atkārtojas?" un "vai to var standartizēt?" Novērtējiet tos ar jautājumiem. Izceliet tos, kuri uz abiem atbild apstiprinoši, kā automatizācijas/veidņu kandidātus un iesakiet tos prioritārā secībā. Neizpildīts: [saraksts].
2) Atkārtoti lietojams veidņu ģenerators:
Izveidojiet atkārtoti lietojamu veidni šādam periodiskam darbam: [darbs]. Atzīmējiet laukus, kas katru reizi mainīsies, izmantojot [kvadrātiekavas]. Saglabājiet veidni elastīgu, bet skaidru; Beigās pievienojiet klauzulas "pārbaudīt pirms lietošanas".
3) Automātiskās atbildes melnraksts (apstiprinātai iesniegšanai):
IZSTRĀDĀT atbildi, kuru es apstiprināšu pirms sūtīšanas šāda veida ienākošajiem ziņojumiem (netiks nosūtīts automātiski): [ziņojuma veids]. Tonis: profesionāls, silts. Atstājiet [FILL], kur personalizēt.
4) Procesa kontrolsaraksts:
Sadaliet šī periodiskā projekta darbības no sākuma līdz beigām kontrolsarakstā, lai jūs nepalaistu garām nevienu: [projekta veids]. Katrā darbībā atzīmējiet lodziņu "pabeigts" un atsevišķi atzīmējiet kritiskos verifikācijas punktus.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāji: “Automatizēt manu darbu”.
Rezultāts: neskaidrs, nerealizējams, vispārīgs padoms, kas neatbilst jūsu faktiskajai darbplūsmai.
Strong: "Jūsu uzdevums ir produktivitātes konsultants. Es esmu ārštata tulks. Katrā jaunajā darbā es veicu šādas darbības manuāli: citātu rakstīšana, faila piegādes ziņojums, rēķins un maksājuma atgādinājums. Izveidojiet atkārtoti lietojamas veidnes šiem četriem darbiem; atzīmējiet mainīgos laukus katrā ar [kvadrātiekkavām] un pievienojiet kontrolsarakstu ar 2–3 veidnes vienumiem, kurus es pārbaudīšu katras darbības beigās."
Rezultāts: īstas veidnes ar pielāgošanas zonām un drošības kontroli, ko varat izmantot tieši.
Atšķirība rodas, sniedzot AI savu faktisko periodisko darbu un apstiprinājuma pieprasījumu.
Biežas kļūdas
- Mēģina automatizēt radošo darbu. Automatizācijas mērķis ir atkārtošanās, nevis jūsu zināšanas.
- Apejot cilvēku piekrišanu. Nekam, kas nonāk pie klienta, nevajadzētu iet cauri jūsu acīm.
- Vienreiz iestatiet veidni un aizmirstiet par to. Veidnes tiešraidē; Izlabojiet daļu, kas nedarbojas.
- Automatizējot visu uzreiz. Sāciet ar 2-3 uzdevumiem, kas patērē visvairāk laika.
- Konfidenciālu datu automatizācija. Nedodiet klientu noslēpumus automatizētām plūsmām.
Uzmanību: Ielejot klienta datus (e-pastu, vārdu, dokumentu) automatizācijas rīkos, zināt, kur šie dati nonāk. Daži automatizācijas un AI rīki uzglabā datus vai var tos izmantot apmācībā. Plūsmām, kurās ir konfidenciāla klienta informācija, anonimizējiet datus vai veiciet šo darbību manuāli.
Rezumējot
Automatizācija pārvērš ārštata darbinieku par viena cilvēka komandu: veido atkārtotu standarta uzdevumu veidnes un atbrīvo vērtīgo laiku faktiskajam darbam. Vispirms veiciet mērījumus, atlasiet laikietilpīgākās iterācijas, izveidojiet veidni un precizējiet. Bet zelta likums paliek spēkā: AI sagatavo projektu, cilvēks to apstiprina. Neupurējiet pārliecību ātruma dēļ; Automatizācijai ir jāpalielina jūs, nevis jānovērš jūsu atbildība.
Lietojumprogrammas uzdevums
Pierakstiet aptuvenu darbu, ko esat paveicis nedēļas laikā. 1. Izolējiet automatizācijas kandidātus ar veidni. Atlasiet pirmo uzdevumu, kas patērē visvairāk laika, izveidojiet atkārtoti lietojamu veidni ar 2. veidni un pievienojiet kontrolsarakstu ar 4. veidni. Izmantojiet šo veidni savā nākamajā reālajā darbā un novērtējiet, cik daudz laika ietaupāt.
kontrolsaraksts
- [ ] Es mērīju savu laiku un noteicu atkārtotus, standarta uzdevumus.
- [ ] Es izvēlējos 2-3 darbus, kas automatizācijai patērē visvairāk laika.
- [ ] Es izveidoju atkārtoti lietojamas veidnes un atzīmēju pielāgošanas apgabalus.
- [ ] Es savācu savas veidnes vienā bibliotēkā.
- [ ] Es uzturu cilvēka apstiprinājuma slāni katrai izvadei, kas tiek nosūtīta klientam.
- [ ] Es anonimizēju konfidenciālos datus automatizācijas plūsmās.