Ieguvumi:
- Spēja sagatavot pirmos politikas un procedūru tekstu projektus ar struktūru un skaidrību ar AI
- Spēja sagatavot paziņojumus, e-pastus un sensitīvus iekšējās komunikācijas tekstus ar pareizo toni un iejūtību
- Spēja izveidot procesu, kam nepieciešams eksperta/juridisks apstiprinājums juridiskiem un sensitīviem politikas tekstiem
HR ir uzņēmuma balss, kā arī noteikumu veidotājs. HR pastāvīgi izstrādā tekstus, sākot no atvaļinājuma politikām līdz attālināta darba noteikumiem, no disciplināriem procesiem līdz paziņojumiem par brīvdienām, no paaugstinājuma vēstulēm līdz pārstrukturēšanas paziņojumiem. Dažiem no šiem tekstiem ir juridiskas sekas, bet citi tieši veido uzņēmuma kultūru un darbinieku morāli. Mākslīgais intelekts (AI) nodrošina ātrus un konsekventus abu teksta veidu pirmos melnrakstus. Taču mākslīgā intelekta loma politikas tekstos un tās loma paziņojumu tekstos ir ļoti atšķirīga; Šajā nodaļā mēs noskaidrosim šo atšķirību un uzzināsim, kā droši strādāt abās jomās.
Daži termini: Politika ir rakstisks noteikums, bieži vien ar juridisku pamatu, kas ir saistošs darbiniekiem. Procedūra ir dokuments, kas soli pa solim izskaidro, kā īstenot politiku. Iekšējā komunikācija ir visi uzņēmuma paziņojumi, e-pasti un informācija saviem darbiniekiem. Tonis ir teksta emocionālā krāsa un formalitāte; viena un tā pati informācija ar dažādiem toņiem tiek uztverta ļoti atšķirīgi.
Iekšējās komunikācijas: AI komforta zona
AI var brīvi izmantot tādos tekstos kā paziņojumi, e-pasti, apsveikuma un pateicības ziņojumi; Risks ir zems, ieguvums ir liels. Patiesā prasme šeit ir iegūt pareizo toni.
Jūsu loma: korporatīvās komunikācijas speciālists.Uzdevums: Uzrakstiet šādu paziņojumu darbiniekiem e-pastā.Temats: Pāreja uz jaunu hibrīda darba kārtību (birojs 2 dienas nedēļā)Tonis: skaidrs, pozitīvs, uz darbinieku vērsts. Izskaidrojiet izmaiņu pamatojumu un ieguvumus. Garums: īss, skenējams ar aizzīmju punktiem. Beigās norādiet, kur jautājumi jāpārsūta. Noteikums: Atstājiet precīzu datumu/personu/atrašanās vietu informāciju [KVADRĀTIEIEKVAS] un es to aizpildīšu.
Padoms. Iekšējā saziņā vienmēr norādiet toni: "skaidrs un pozitīvs", "empātisks", "formāls, bet silts" utt. Viena un tā pati informācija sliktām ziņām (piemēram, pabalsta samazināšana) un labām ziņām (piemēram, jauniem ieguvumiem) ir jāsniedz pavisam citā tonī. AI pārsteidzoši labi nosaka toni, taču tikai tad, ja jūs to sakāt.
Runājot par sensitīvām ziņām (ierobežojumi, izmaiņas, sliktas ziņas), ļoti svarīgi ir panākt empātijas un pārredzamības līdzsvaru.
Uzrakstiet tekstu, paziņojot darbiniekiem šādas sensitīvas ziņas. Jaunumi: šī gada darbības prēmiju budžets ir mazāks nekā pērn. Tonis: godīgs, empātisks, neaizsargāts. Neslēpiet patiesību, to mīkstinot, bet dodiet cerību un nākotnes perspektīvu. Neesiet apsūdzošs vai auksts. Sniedziet cieņpilnu atbildi uz darbinieka jautājumu "kāpēc".
Politikas teksti: AI's Mindful Space
Tādas politikas kā atvaļinājums, disciplīna, virsstundas un datu privātums ir juridiski saistošas. Šeit AI veido melnrakstu, bet teksts nekad netiek tieši ieviests. Drošs soli pa solim process:
- Uzsveriet melnrakstu. Pastāstiet AI "šis ir melnraksts, nevis galīgais teksts."
- Dodiet struktūru. Mērķis, darbības joma, definīcijas, noteikumi, process, izņēmumi.
- Atzīmējiet juridiskās frāzes. Uzlīme “Verificēt”, nevis izdomāta.
- Atstājiet uzņēmuma informāciju tukšu. Jūs ievadāt skaitļus un laikus.
- Saņemiet eksperta/juridisku apstiprinājumu. Šo soli nevar izlaist.
Jūsu loma: HR politikas sastādītājs.Uzdevums: izveidojiet ikgadējā atvaļinājuma politikas PROJEKTU.Struktūra: mērķis, darbības joma, definīcijas, tiesības uz atvaļinājumu, pieprasījuma process, apstiprināšanas plūsma, izņēmumi.Noteikums: atzīmējiet juridiskos paziņojumus un ilgumus ar atzīmi [PĀRBAUDĪT SASKAŅĀ AR REGULĀCIJU]. PIEMĒROT konkrētu likuma pantu vai periodu; Skaidri norādiet, ka neesat pārliecināts. Šis ir projekts, nevis galīgais teksts.
Modelis šeit nosaka labu ietvaru (“Ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu nosaka darbinieka darba stāžs [PĀRBAUDĪT NOTEIKUMUS]”), taču tas nepārprotami ierobežo juridisku informāciju. Varat arī apšaubīt esošās politikas nepilnības:
Uzskaitiet punktus, kas trūkst vai ir neskaidri šajā atvaļinājuma politikas projektā:- Kuras situācijas paliek nedefinētas? (piem., pusi dienas atvaļinājums, attaisnots atvaļinājums) — Kurš apgalvojums ir interpretējams vairāk nekā vienu reizi? - Kādi ir tie punkti, kas var mulsināt darbinieku? Piedāvājiet ieteikumu, bet neveidojiet juridisko periodu/pants; Ja tas nav skaidrs, sakiet "pārbaudīt".
Trīs mini futrāļi
1. gadījums — toņa spēks. Kāds uzņēmums par savu lēmumu atgriezties birojā paziņoja aukstā un obligātā veidā, un darbinieki uz to reaģēja. HR pārrakstīja to pašu informāciju ar AI empātiskā un argumentētā tonī: tika pievienots lēmuma iemesls, tā ieguvums un jautājumu kanāls. Pēc otrā paziņojuma negatīvo komentāru skaits iekšējā kanālā būtiski samazinājies.
2. gadījums — viltotas vielas apdraudējums. Viens personāla eksperts tieši teica AI “rakstīt atvaļinājuma politiku”; Tekstā bija ietverts pārliecinošs, bet nepareizs ikgadējā atvaļinājuma periods. Par laimi viņš tika pieķerts juridiskās apstiprināšanas soļa laikā. Pēc šī incidenta komanda standartizēja ierobežojumus “[PĀRBAUDĪT SASKAŅĀ AR REGULĀCIJU]” un “izgatavot” visiem politikas norādījumiem.
3. gadījums — vienkāršošana. Neviens nelasīja 6 lappušu attālā darba politiku, kas rakstīta smagā juridiskā valodā. HR lika AI vienkāršot tekstu ar ierobežojumu “nemainiet nozīmi, vienkārši uzlabojiet skaidrību”; Dokuments tika samazināts līdz 2 lapām, lasīšanas ātrums palielinājās, un HR saņemto atkārtoto jautājumu skaits samazinājās par aptuveni vienu trešdaļu.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne: uzrakstiet mums atļauju politiku.
Rezultāts: teksts, kas izskatās īsts, bet var saturēt nepareizus juridiskos periodus un klauzulas, un ir riskants, ja to lieto tieši.
Spēcīga uzvedne: [kontūras uzsvars + skaidra struktūra + ierobežojums “atzīmēt juridisko paziņojumu, neizdomājiet to” + atstājiet uzņēmuma informāciju tukšu ar kvadrātiekavām]
Rezultāts: drošs projekts, kas sagatavots pārskatīšanai, riski atzīmēti un sagatavoti ekspertu apstiprināšanai.
AI loma pēc teksta veida
teksta veids
AI loma
Obligāts solis
Paziņojums / e-pasts
Pilna kontūra, toņa regulēšana
Informācijas precizitātes pārbaude
Svētki / iekšējais vēstījums
bezmaksas ražošana
Viegls apskats
Sensitīvas ziņas (pārtraukumi utt.)
Melnraksts + tonis
Empātija un faktu pārbaude
Atvaļinājuma/virsstundu politika
uzmetuma skelets
Juridiskais/eksperta apstiprinājums
Disciplinārais/izbeigšanas process
tikai skelets
Nepieciešams juridisks apstiprinājums
Uzmanību: nepublicējiet AI izstrādātu politikas tekstu bez eksperta vai juridiskās vienības apstiprinājuma saskaņā ar piemērojamajiem darba tiesību aktiem un uzņēmuma nosacījumiem. Modelis var pārliecinoši sniegt informāciju, kas ir novecojusi vai attiecas uz citas valsts tiesību aktiem. Nepareizs atvaļinājuma periods vai izbeigšanas procedūra pakļauj uzņēmumu nopietnam juridiskam riskam. AI paātrina pirmo melnrakstu; Juridiskā pareizība vienmēr ir cilvēka atbildība.
Biežas kļūdas
- Politikas tieša publicēšana. Juridiskajam tekstam nevajadzētu stāties spēkā bez eksperta apstiprinājuma.
- AI padarīšana par juridisku informāciju. Atzīmējiet un pārbaudiet ilgumu un preces.
- Nenorāda toni. Ja tonis nav norādīts, teksts iznāks auksts vai nepiemērots.
- Auksti izplatot sensitīvas ziņas. Empātijas trūkums rada reaktivitāti un uzticības zudumu.
- AI aizpildiet uzņēmumam specifisku informāciju. Atstājiet datumu/personu/ciparu tukšu ar kvadrātiekavām.
- Nozīmes maiņa, vienlaikus vienkāršojot. Noteikti pievienojiet ierobežojumu "nemainīt nozīmi".
Rezumējot
- AI var brīvi izmantot iekšējās komunikācijas tekstos (paziņojums, e-pasts, svinības); Noteikti norādiet toni un pārbaudiet informācijas precizitāti.
- Līdzsvarot empātiju un caurspīdīgumu attiecībā uz jutīgām ziņām; Izmantojiet cieņpilnu un cerīgu valodu, neslēpjot patiesību.
- Politikas tekstiem (atvaļinājums, disciplīna, virsstundas) ir juridiskas sekas; AI veido tikai melnrakstus, teksts tiešā veidā nestājas spēkā.
- Nelieciet AI pielāgot juridiskos formulējumus un termiņus; likt to atzīmēt ar atzīmi "pārbaudīt" un apstiprināt ekspertam; Jūs aizpildāt uzņēmuma informāciju.
- Nepublicējiet politikas tekstu bez juridiska/eksperta apstiprinājuma; AI paātrina projektu izstrādi, juridiskā precizitāte ir cilvēka atbildība.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izveidojiet divus tekstus. Pirmais ir zema riska iekšējā saziņa: palūdziet AI izdrukāt paziņojumu par izmaiņām, norādot toni (“empātisks”, “skaidrs un pozitīvs”), un atstājiet precīzu informāciju tukšu ar kvadrātiekavām. Otrais ir augsta riska politikas projekts: lūgt atvaļinājumu vai attālināta darba politiku; Atzīmējiet juridiskās izteiksmes ar atzīmi "[VERIFY]" un uzlieciet "sagatavotu" ierobežojumu. Pēc tam izveidojiet sarakstu ar katru politikas projektā atzīmēto apgalvojumu, kas jāapstiprina ar faktisko tiesību aktu/eksperta atzinumu.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai teksta veida risks (zema iekšējā komunikācija vai augsta politika) ir pareizi klasificēts?
- [ ] Vai iekšējās komunikācijas tekstā ir skaidri norādīts tonis?
- [ ] Vai sensitīvās ziņās ir panākts empātijas un caurspīdīguma līdzsvars?
- [ ] Vai politikas projektā ir atzīmēti juridiski apgalvojumi un noteikts "safabricēts" ierobežojums?
- [ ] Vai uzņēmuma datums/persona/numurs ir atstāts tukšs ar kvadrātiekavām?
- [ ] Vai politikas tekstam ir paredzēts juridisks/ekspertu apstiprinājums?
- [ ] Vai vienkāršošanā tika izmantots ierobežojums "nozīmes maiņa"?