Pelnas:
- Supratimas, kur dirbtinis intelektas išgauna duomenis ir sukuria juodraščius logistikos dokumentuose, tokiuose kaip važtaraščiai, sąskaitos faktūros, muitinės deklaracijos ir sutartys.
- Galimybė atlikti dokumentų skaitymą (OCR), duomenų atitikimą ir neatitikimų patikrinimą juodraščio formoje su dirbtinio intelekto palaikymu
- Supratimas, kad dirbtinio intelekto sugeneruoti duomenys neturėtų būti tvarkomi be žmogaus patikrinimo muitinės, mokesčių ir teisės srityse.
Logistika – tai popieriaus ir duomenų srautas. Už kiekvienos siuntos yra važtaraštis, už kiekvieno pirkimo – sąskaita faktūra, už kiekvieno importo – muitinės deklaracija ir už kiekvienų verslo santykių – sutartis. Paskirstymo centras apdoroja šimtus dokumentų per dieną; Jų skaitymas rankiniu būdu, duomenų įvedimas į sistemą ir neatitikimų fiksavimas yra lėtas ir klaidų tikimybė. Šią naštą palengvina dokumentų automatizavimas – automatinis duomenų iš dokumentų ištraukimas ir apdorojimas. Dirbtinis intelektas čia atlieka du dalykus: išgauna duomenis iš dokumento (su OCR – Optical Character Recognition, ty konvertuoja tekstą vaizde į tekstą ir išmanųjį analizavimą) ir pažymi neatitikimus tarp dokumentų. Bet būkime aiškūs: bet kokie AI sukurti duomenys muitų, mokesčių ir teisinių pasekmių srityse nebus tvarkomi, jei atsakingas žmogus jų nepalygins su pirminiu dokumentu ir nepatvirtins.
Logistikos dokumentų kalba
Trumpas žodynas: važtaraštis (važtaraštis): dokumentas, rodantis, kas iš kam ir kokiu kiekiu buvo išsiųstos prekės; juda su prekėmis. Sąskaita faktūra: finansinis dokumentas, kuriame nurodyta pardavimo suma, elementai ir mokesčiai. Muitinės deklaracija: Oficialus dokumentas, deklaruojantis importuojamų/eksportuojamų prekių rūšį, vertę ir GTIP kodą (Muitinės tarifų statistikos pozicija – tarptautinis prekių klasifikavimo kodas lemia mokesčio tarifą). Važtaraštis: dokumentas, įrodantis krovinio gavimą ir vežimo sutartį. Sutartis: teisinis tekstas, nustatantis šalių teises ir pareigas.
Bendras šių dokumentų bruožas: kiekvienas juose esantis skaičius ir kodas duoda rezultatą. Dėl neteisingo GTIP kodo gali būti taikomi neteisingi mokesčiai ir muitinės baudos; klaida apskaitoje ir neteisingos sąskaitos sumos apmokėjimas; Neteisingas važtaraščio kiekis reiškia atsargų neatitikimą. Todėl AI sukurti duomenys yra „juodraštis“ ir turi būti patikrinti.
Patarimas: kai dirbtinis intelektas perskaitė dokumentą, paprašykite ne tik duomenų, bet ir informacijos „Nesu tikras, kuriame lauke“. Geras raginimas leidžia dirbtiniam intelektui pažymėti sritis, kurių jis negali nuskaityti arba mato kaip neaiškias; Atkreipiate dėmesį būtent į tas sritis.
Ką AI gali ir ko negali?
Gali: Iš šimtų sąskaitų faktūrų išgauti informaciją apie sumą, datą, prekę ir tiekėją bei sutvarkyti jas į lentelę; važtaraščio ir sąskaitos palyginimas bei kiekio/kainos neatitikimo žymėjimas; apibendrinti sutartį ir atkreipti jūsų dėmesį į rizikingas ar neįprastas sąlygas; parengti standartinį atsakymo arba instruktažo projektą; Daugiakalbių dokumentų vertimas ir apibendrinimas.
Negali (vienas): užbaigti muitinės deklaraciją; teisiškai patvirtinti sutartį; galutinis apmokestinamojo kodo nustatymas; sukeliantis mokėjimą. Tai atsakomybės ir autoriteto reikalaujančios užduotys, o klaidos užtraukia bausmę ir bylinėjimąsi. AI įsibėgėja, žmogus nusprendžia ir pasirašo.
Būkite ypač atsargūs su sutartimi: AI gali apibendrinti sutartį ir pasakyti „ta sąlyga neįprasta“, o tai labai vertinga; Tačiau teisinis pagrįstumas, atsakomybė ir rizikos įvertinimas yra teisininko darbas. AI nėra teisinis patarėjas.
Įspėjimas: OCR metu AI gali sumaišyti skaičius (0/0, 1/7, kablelis/taškas), praleisti rašiklį arba sumaišyti du dokumentus. Šios klaidos yra paslėptos išvestyje, kuri atrodo sklandi ir sklandi. Visada palyginkite svarbius laukus (suma, kodas, kiekis) su originalu.
Žingsnis po žingsnio: darbas su dokumentais naudojant AI
- Paruoškite dokumentą. Išvalyti nuskaitytą vaizdą; Įstaigos patvirtinta, konfidencialumą garantuojanti priemonė, skirta neskelbtiniems dokumentams.
- Prašyti struktūrinio išgavimo. Aiškiai nurodykite, kokių laukų norite (suma, data, prekė, kodas).
- Pažymėkite neapibrėžtumus. Paprašykite AI atskirai išvardyti sritis, dėl kurių jis nėra tikras.
- Pasitikrinkite. Pašalinkite važtaraščio-sąskaitos faktūros-užsakymo neatitikimus.
- Žmogaus patikrinimas. Palyginkite kritines sritis su originalu; Atsakingas ekspertas pritaria.
- Archyvuokite ir žiūrėkite. Gauti patvirtintus duomenis į sistemą; įrašyti, kas patvirtino (audito seka).
trys mini dėklai
1 atvejis – sąskaitos faktūros ir važtaraščio neatitikimas. Platinimo įmonė per mėnesį apdorodavo šimtus sąskaitų faktūrų ir vėliau suprato, kad retkarčiais būdavo permokama. Apskaita turėjo dirbtinio intelekto sąskaitų faktūrų ir važtaraščių duomenis; YZ pažymėjo, kad tiekėjas išrašė 3 prekėmis daugiau nei važtaraštyje. Žmogus patikrino ir patikrino originalus ir paprašė pataisyti. Mėnesiniai nutekėjimai, kurių vertė siekia tūkstančius lirų, buvo uždaryti. AI parodė nenuoseklumą; Prieštaravimą pareiškė vyras.
2 atvejis. Patikrinimo muitinėje svarba. Importo operatorius YZ ištraukė GTIP kodus ir sumas iš išankstinės sąskaitos faktūros, kurioje buvo daugybė prekių. Prieš perdavimą atsakingas ekspertas patikrino ir pastebėjo, kad AI sumaišė panašių gaminių kodus dviejose prekėse, o viename iš jų neteisingai perskaitė dešimtainį skyriklį ir 10 kartų parodė sumą. Dėl šių klaidų būtų skiriamos nuobaudos ir vėluojama pateikti deklaraciją. Ekspertas jį ištaisė ir patvirtino. Automatika padidino greitį ir pašalino žmogiškąsias klaidas.
3 atvejis. Sutarties santrauka, tačiau teisinį sprendimą priima asmuo. Pirkimų vadybininkas liepė dirbtiniam intelektui apibendrinti ilgalaikę tiekimo sutartį ir liepti „pažymėti rizikingas prekes“. YZ pabrėžė baudžiamąją išlygą ir vienašalio nutraukimo sąlygas; Tai nukreipė vadovo dėmesį tinkama linkme. Tačiau prieš pasirašydamas sutartį vadovas ją nusiuntė į teisės skyrių; AI trumpinys buvo veiksmų planas, o ne teisinis patvirtinimas. Sutartis buvo pasirašyta po teisinės peržiūros.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Struktūrinių duomenų išgavimas:
Jūsų vaidmuo: dokumentų tvarkymo asistentas. Iš žemiau esančio sąskaitos faktūros paveikslėlio lentelės forma išskirkite šiuos laukus: sąskaitos numeris, data, tiekėjas, kiekvienai prekei (prekė, kiekis, vieneto kaina, suma), bendra suma, PVM. Pažymėkite bet kurį lauką, kurio negalite perskaityti arba dėl kurio nesate tikri, kaip „NETIKRUS“. Neužpildykite jokių skaičių spėjimais.
2) Kryžminio nuoseklumo patikrinimas:
Žemiau yra tos pačios siuntos užsakymas, važtaraštis ir sąskaitos faktūros duomenys. Užduotis: pažymėkite visus neatitikimus tarp trijų pagal kiekį, vieneto kainą ir prekę; Nurodykite, kuriuose dokumentuose yra kiekvienas neatitikimas. Atkreipkite dėmesį, kad sprendimas pataisyti priklauso nuo asmens.
3) Sutarties rizikos patikrinimas:
Apibendrinkite toliau pateiktą sutarties tekstą ir pažymėkite visas neįprastas ar rizikingas sąlygas (nuobauda, vienašalis sutarties nutraukimas, neribota atsakomybė, automatinis pratęsimas). Nurodykite, kad tai nėra teisinė nuomonė ir kad galutinis įvertinimas priklauso advokatui.
4) Išankstinė muitinės patikra:
Iš toliau pateiktos išankstinės sąskaitos faktūros ištraukite prekę, kiekį, vertę ir galimą GTIP kodo pasiūlymą. Kad išvengtumėte pavojaus supainioti panašių produktų kodus, vienu sakiniu paaiškinkite, kodėl rekomenduojate kiekvieną kodą. Atkreipkite dėmesį į kablelius ir vienetus; Pažymėkite, jei nesate tikri. Tarkime, kad ekspertas patvirtins galutinį pareiškimą.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Įveskite šią sąskaitą į sistemą.
AI neturi teisės tiesiogiai patekti į sistemą, o net jei tai padarė, neautentifikuotas įėjimas yra pavojingas; Taip pat neaišku, kokių laukų reikia užpildyti.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: dokumentų tvarkymo asistentas. Iš šio sąskaitos faktūros paveikslėlio jis ištraukia sąskaitos numerį, datą, tiekėją, prekes (prekė/kiekis/vieneto kaina/suma), bendrą sumą ir PVM kaip lentelę. Pažymėkite sritis, dėl kurių nesate tikri, kaip „NETIKRINTI“, nesugalvokite skaičių. Palyginsiu su originalu ir patvirtinsiu; Nepriimkite jokios nepatvirtintos srities kaip galutinės.
dokumentų darbas
AI vaidmuo
žmogaus vaidmuo
Rizikos lygis
Masinis sąskaitos faktūros duomenų išgavimas
Sugeneruoja juodraščio lentelę
Tikrina kritines sritis
vidutinis
Važtaraščio-sąskaitų faktūrų kontrolė
Neatitikimo požymiai
Prieštaravimo/pataisymo sprendimas
vidutinis
muitinės deklaracija
Rekomenduoja kodas/suma
Patvirtina/pasirašo deklaraciją
aukštas
Sutarties patvirtinimas
Santrauka ir rizikos patikrinimas
Teisinis įvertinimas ir parašas
aukštas
Dažnos klaidos
- Apdorojama OCR išvestis jos nepatvirtinus. Supainiotas skaičius ir kodas yra paslėpti tvarkingai atrodančioje lentelėje.
- Pasikliauti AI muitų ir mokesčių srityje. Neteisingas GTIP arba suma užtrauks baudas ir vėlavimą; Reikalingas eksperto patvirtinimas.
- AI klaidingai laikomas teisininku. Sutarties santrauka yra vertinga, tačiau teisinio galiojimo įvertinimas priklauso advokatui.
- Nenori dviprasmiškumo žymėjimo. Jei nesate AI „parodyti, kad nesate tikras“, jis elgsis su neapibrėžtukais taip, lyg būtų tikras.
- Neišlaikyti audito sekos. Jei neįrašyta, kas davė sutikimą, po klaidos atsakomybė negali būti taikoma.
Patarimas: pradėkite dokumentų automatizavimą „pirmiausia didelės apimties, mažos rizikos dokumentuose“ (pavyzdžiui, įprastuose vidiniuose važtaraščiuose). Sukūrę pasitikėjimą ir procesą, palaipsniui pereikite prie didelės rizikos dokumentų, pvz., muitinės ir sutarčių, visada su tvirtu žmogaus patikrinimu. Saugumas ir greitis ateina su branda.
Apibendrinant
Logistika yra dokumentų srautas, o AI yra galingas asistentas, padedantis aptikti šio srauto duomenų išgavimo neatitikimus: sudaryti šimtus sąskaitų faktūrų lentelėse, pažymėti važtaraščio ir sąskaitos faktūros neatitikimą, apibendrinti sutartį ir išryškinti rizikingą prekę. Tačiau OCR klaidos yra paslėptos iš pažiūros sklandžioje išvestyje; Tokiose srityse kaip muitai, mokesčiai ir teisinės pasekmės AI duomenys yra juodraštis. Palyginkite svarbias sritis su originaliomis, ekspertų patvirtinimais, išsaugokite audito seką. AI pagreitina; Žmonės neša parašą ir atsakomybę.
Taikymo užduotis
Paimkite sąskaitos faktūros ir jos važtaraščio pavyzdį iš savo įmonės (arba hipotetinio). Ištraukite sąskaitos faktūros duomenis iš AI naudodami šabloną „struktūrinių duomenų ištraukimas“ ir atkreipkite dėmesį į „UNCERTAIN“ vėliavėles. Tada palyginkite sąskaitą faktūrą su važtaraščiu naudodami šabloną „Kryžminio nuoseklumo patikrinimas“. Rankiniu būdu patikrinkite kiekvieną AI rastą neatitikimą originalui ir į 5 elementus surašykite, kurias sritis reikia patvirtinti žmogaus.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Ar aš paprašiau AI pažymėti laukus „UNCERTAIN“, dėl kurių jis nėra tikras?
- [ ] Ar palyginau svarbiausius laukus (suma, kodas, kiekis) su originalu?
- [ ] Ar muitinės / mokesčių / sutarties dokumentuose man reikalingas eksperto patvirtinimas?
- [ ] Ar teisinį sutarties vertinimą palikau teisininkui?
- [ ] Ar aš įrašiau audito seką, kas davė patvirtinimą?