Pelnas:
- Jis matuoja pasikartojančius, standartinius darbus ir identifikuoja automatizavimo kandidatus.
- Sukuria daugkartinio naudojimo šablonus su tinkinimo sritimis.
- Jis palaiko žmogaus pritarimo sluoksnį kiekvienai klientui siunčiamai produkcijai.
Didžiausia laisvai samdomo darbuotojo riba yra laikas: 24 valandos per parą, gal 8 valandos dirbti. Už samdomo darbuotojo yra apskaitos, asistento ir rinkodaros komanda; Už laisvai samdomo darbuotojo yra tik jis pats. Štai kodėl darbo eigos automatizavimas – nustatymas vieną kartą ir paleidimas automatiškai arba vienu paspaudimu, o ne pasikartojančių užduočių atlikimas rankiniu būdu po vieną – laisvai samdomo darbuotojo išgyvenimo reikalas, o ne prabanga. Šiame skyriuje pagrindinės dvi sąvokos. Pirmoji – pasikartojančios užduotys: užduotys, kurias atliekate beveik vienodai kiekvienam klientui, kiekvienam projektui – rašote pasiūlymus, atsakote į el. laiškus, ruošiate sąskaitas faktūras, dalinatės socialiniuose tinkluose. Antrasis yra šablonų kūrimas: tai pasikartojančių užduočių išvedimas iš paruošto skeleto, o ne kiekvieną kartą jas atliekant nuo nulio. Dirbtinis intelektas (AI) yra greičiausias būdas sukurti ir nuolat tobulinti šiuos modelius. Tikslas aiškus: išlaisvinti savo brangų laiką nuo menkaverčių pasikartojimų ir skirti jį darbui, kuris iš tikrųjų uždirba pinigus ir kuris tau patinka.
Kur prasideda automatizavimas? Pirmiausia išmatuokite
Užuot aklai pasinerę į automatiką, pirmiausia pažiūrėkite, kur eina jūsų laikas. Apytiksliai užsirašykite per savaitę atliktus darbus; tada pašalinkite tai dviem klausimais: „Ar šis darbas kartojamas dažnai? ir „Ar šis darbas gali būti standartizuotas? Darbai, kurių abu atsakymai yra „taip“, yra pirmieji kandidatai į automatizavimą. Nemėginkite automatizuoti kūrybingų, kaskart skirtingų užduočių (jūsų pagrindinė kompetencija); apsaugoti juos. Automatika nukreipta į jūsų nuobodžias užduotis, o ne į jus.
verslo tipas
Tinkamumas automatizuoti
Prieiga
Rašyti citatą/el
aukštas
AI šablonas + personalizavimas
Sąskaita faktūra/priminimas
aukštas
Šablonas + kalendoriaus priminimas
Turinio apybraiža
vidutinis
AI juodraštis + redagavimas rankomis
Pagrindinis specialybės darbas
žemas
Rankomis; AI palaiko tik
Pasitikėjimo santykiai su klientu
Nėra
Niekada neautomatizuokite
Patarimas: jei ką nors padarėte ranka trečią kartą, ketvirtą kartą sustokite ir trafaretuokite. Darbas, kurį sakote „niekada daugiau nebegrįš“, visada grįžta laisvai samdomame darbe. Pirmojo šablono įdiegimas užtrunka 20 minučių; Kiekvienas paskesnis naudojimas sutrumpėja iki 2 minučių.
Žingsnis po žingsnio: automatizavimo sistemos su AI nustatymas
- Laiko inventorius. Užsirašykite savaitės darbus; pažymėkite pasikartojančius ir standartinius.
- Pirmenybė. Pasirinkite 3 pasikartojančias užduotis, kurios užima daugiausiai laiko.
- Šablonas. Sukurkite daugkartinį šabloną (skeletas + laukai, kuriuos reikia užpildyti) naudodami AI.
- Personalizavimo laukai. Pažymėkite [laužtiniais skliaustais], kas šablone kaskart keisis.
- biblioteka. Surinkite šablonus vienoje vietoje; Pavadinkite tai „pasiūlymu“, „sekimu“, „sąskaitos faktūros priminimu“.
- Tobulinimas. Pataisykite dalį, kuri neveikia kiekvieną kartą; Šablonai yra gyvi dokumentai.
„Žmogaus patvirtinimo“ sluoksnis: automatikos saugos diržas
Pavojingiausia automatizavimo svajonė yra idėja „priversti viską veikti visiškai savaime“. Laisvai samdant, niekas, kas atitenka klientui, neturėtų praeiti pro žmogaus akis. Teisingas modelis yra toks: AI ir šablonai paruošia juodraštį, jūs jį patvirtinate ir išsiunčiate. Tai vadinama „žmogumi kilpoje“. Pavyzdžiui, dirbtinis intelektas parengia automatinį atsakymą klientui, bet jūs esate tas, kuris paspaudžia siųsti. Ši vienintelė taisyklė apsaugo jus nuo klaidingos informacijos, netinkamo tono ir konfidencialumo sutrikimų, kartu išlaikant automatizavimo greitį. Paaukoti pasitikėjimą dėl greičio yra pats brangiausias laisvai samdomo darbo kompromisas.
trys mini dėklai
1 atvejis – šablonų biblioteka sutaupo 6 valandas per savaitę. Socialinės žiniasklaidos vadybininkas kiekvienam klientui rašė pasiūlymus, trumpas ataskaitas ir ataskaitas nuo nulio. Jis sukūrė 8 pagrindinius šablonus su AI ir pažymėjo tinkinimo sritis. Iki pirmojo mėnesio pabaigos laikas, praleistas administraciniam darbui, sumažėjo nuo maždaug 10 valandų per savaitę iki 4 valandų; Uždirbtas 6 valandas jis skyrė naujų klientų paieškai.
2 atvejis – visiškas automatikos gedimas, prarasti klientai. Konsultantas nustatė visiškai automatizuotus AI atsakymus į gaunamus el. laiškus, apeidamas patvirtinimo sluoksnį. AI išsiuntė robotišką ir nesusijusį atsakymą į jautrų skundą; klientas "ar nukreipei mane į robotą?" Jis pasakė ir išėjo. Pamoka: apeiti žmogaus patvirtinimą dėl greičio yra brangiausia nuoroda.
3 atvejis. Sąskaitų faktūrų automatizavimas sumažino pavėluotų mokėjimų skaičių. Viena vertėja standartizavo savo sąskaitas faktūras ir mandagius mokėjimo priminimus naudodama AI šablonus ir nustatė priminimus savo kalendoriuje. Dėl reguliarių ir profesionalių priminimų pavėluotų mokėjimų gerokai sumažėjo; Vidutinis surinkimo laikotarpis sumažėjo nuo 40 dienų iki 22 dienų. Be jokių sunkių pokalbių, vien dėl sistemos.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Laiko inventoriaus paskirstymas automatizavimo kandidatams:
Jūsų vaidmuo: produktyvumo konsultantas. Peržiūrėkite mano savaitės darbų sąrašą ir paklauskite „ar tai kartojasi dažnai? ir "ar tai gali būti standartizuota?" Įvertinkite juos klausimais. Pažymėkite tuos, kurie į abu atsako teigiamai, kaip automatizavimo/šablonų kandidatus ir rekomenduokite juos prioriteto tvarka. Atsilikimas: [sąrašas].
2) Daugkartinio naudojimo šablonų generatorius:
Sukurkite pakartotinai naudojamą šabloną šiai pasikartojančiam darbui: [darbas]. Laukus, kurie kaskart keisis, pažymėkite [skliaustiniuose skliaustuose]. Laikykite šabloną lankstų, bet aiškų; Pabaigoje pridėkite punktus „Patikrinti prieš naudojimą“.
3) Automatinio atsakymo juodraštis (patvirtintam pateikimui):
PAGRINDIMAS atsakymo, kurį patvirtinsiu prieš siųsdamas tokio tipo gaunamiems pranešimams (automatiškai nebus išsiųstas): [pranešimo tipas]. Tonas: profesionalus, šiltas. Palikite [FILL], kur norite suasmeninti.
4) Proceso kontrolinis sąrašas:
Suskirstykite šio pasikartojančio projekto veiksmus nuo pradžios iki pabaigos į kontrolinį sąrašą, kad nepraleistumėte nė vieno: [projekto tipas]. Kiekviename žingsnyje turėkite langelį „užpildyta“ ir atskirai pažymėkite svarbius patikrinimo taškus.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas: „Automatizuoti mano darbą“.
Rezultatas: neaiškūs, neįgyvendinami, bendri patarimai, kurie neatitinka jūsų tikrosios darbo eigos.
Stiprus: „Jūsų vaidmuo yra produktyvumo konsultantas. Esu laisvai samdomas vertėjas. Kiekvieną naują darbą atlieku šiuos veiksmus rankiniu būdu: citatos rašymas, failo pristatymo pranešimas, sąskaitos faktūros ir mokėjimo priminimas. Sukurkite daugkartinio naudojimo šablonus šiems keturiems darbams; kintamus laukus pažymėkite kiekviename [laužtiniais skliaustais] ir pridedu 2–3 elementų kontrolinį sąrašą prieš siųsdamas kiekvieną elementą.
Rezultatas: tikri šablonai su tinkinimo sritimis ir saugos kontrole, kurią galite naudoti tiesiogiai.
Skirtumas atsiranda dėl to, kad AI suteikiate savo faktinį pasikartojantį darbą ir prašymą patvirtinti.
Dažnos klaidos
- Stengiasi automatizuoti kūrybinį darbą. Automatizavimas nukreiptas į pasikartojimą, o ne į jūsų žinias.
- Apeinant žmogaus pritarimą. Niekas, kas patenka į klientą, neturėtų lįsti pro jūsų akis.
- Vieną kartą nustatykite šabloną ir pamirškite. Šablonai gyvai; Pataisykite neveikiančią dalį.
- Automatizuoti viską iš karto. Pradėkite nuo 2–3 užduočių, kurios užima daugiausiai laiko.
- Konfidencialių duomenų automatizavimas. Neišduokite klientų paslapčių automatizuotiems srautams.
Dėmesio: pildami klientų duomenis (el. paštą, vardą, dokumentą) į automatizavimo įrankius, žinokite, kur šie duomenys nukeliauja. Kai kurie automatizavimo ir dirbtinio intelekto įrankiai saugo duomenis arba gali juos naudoti treniruotėse. Srautoms, kuriuose yra konfidencialios kliento informacijos, anonimuokite duomenis arba atlikite tą veiksmą rankiniu būdu.
Apibendrinant
Automatizavimas laisvai samdomą darbuotoją paverčia vieno žmogaus komanda: sudaro pasikartojančių standartinių užduočių šablonus ir atlaisvina brangaus laiko tikram darbui. Pirmiausia išmatuokite, pasirinkite daugiausiai laiko reikalaujančias iteracijas, šabloną ir patikslinkite. Tačiau auksinė taisyklė išlieka: AI paruošia projektą, o žmogus jį patvirtina. Neaukokite pasitikėjimo dėl greičio; Automatika turėtų jus padidinti, o ne panaikinti jūsų atsakomybę.
Taikymo užduotis
Apytiksliai užsirašykite savo darbą, kurį atlikote per savaitę. 1. Atskirkite automatizavimo kandidatus naudodami šabloną. Pasirinkite pirmąją užduotį, kuriai reikia daugiausiai laiko, sukurkite daugkartinio naudojimo šabloną su 2 šablonu ir pridėkite kontrolinį sąrašą su 4 šablonu. Naudokite šį šabloną kitam darbui ir įvertinkite, kiek laiko sutaupote.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Matavau savo laiką ir sprendžiau pasikartojančias, standartines užduotis.
- [ ] Išsirinkau 2-3 darbus, kurie automatizavimui atima daugiausiai laiko.
- [ ] Sukūriau daugkartinio naudojimo šablonus ir pažymėjau tinkinimo sritis.
- [ ] Savo šablonus surinkau vienoje bibliotekoje.
- [ ] Aš palaikau žmogaus patvirtinimo sluoksnį kiekvienai klientui siunčiamai produkcijai.
- [ ] Aš anoniminu konfidencialius duomenis automatizavimo srautuose.