Pelnas:
- Gebėjimas parengti pirmuosius politikos ir procedūrų tekstų projektus, turinčius struktūrą ir aiškumą naudojant AI
- Gebėjimas rengti pranešimus, el. laiškus ir jautrius vidinio bendravimo tekstus tinkamu tonu ir įsijautęs
- Gebėjimas sukurti procesą, kuriam reikalingas ekspertų / teisinis patvirtinimas dėl teisinių ir jautrių politikos tekstų
HR yra įmonės balsas ir taisyklių kūrėjas. HR nuolat rengia tekstus nuo atostogų politikos iki nuotolinio darbo taisyklių, nuo drausminių procesų iki pranešimų apie atostogas, nuo pakėlimo laiškų iki pareiškimų apie restruktūrizavimą. Kai kurie iš šių tekstų turi teisines pasekmes, o kiti tiesiogiai formuoja įmonės kultūrą ir darbuotojų moralę. Dirbtinis intelektas (AI) sukuria greitus ir nuoseklius pirmuosius abiejų tipų teksto juodraščius. Tačiau dirbtinio intelekto vaidmuo politikos tekstuose ir jo vaidmuo pranešimų tekstuose labai skiriasi; Šiame skyriuje mes paaiškinsime šį skirtumą ir išmoksime saugiai dirbti abiejose srityse.
Keletas terminų: politika yra rašytinė taisyklė, dažnai turinti teisinį pagrindą, įpareigojanti darbuotojus. Procedūra yra dokumentas, kuriame žingsnis po žingsnio paaiškinama, kaip įgyvendinti politiką. Vidinė komunikacija – tai visi įmonės pranešimai, elektroniniai laiškai ir informacija jos darbuotojams. Tonas – emocinė teksto spalva ir formalumas; ta pati informacija skirtingais tonais suvokiama labai skirtingai.
Vidinės komunikacijos: AI komforto zona
AI gali būti laisvai naudojamas tokiuose tekstuose kaip pranešimai, el. laiškai, sveikinimo ir padėkos žinutės; Rizika maža, nauda – didelė. Tikrasis įgūdis čia yra tinkamas tonas.
Jūsų vaidmuo: įmonės komunikacijos specialistas.Užduotis: parašykite šį pranešimą kaip el. laišką darbuotojams.Tema: Perėjimas prie naujos mišrios darbo tvarkos (biuras 2 dienas per savaitę)Tonas: aiškus, pozityvus, orientuotas į darbuotoją. Paaiškinkite pakeitimo pagrindimą ir naudą. Ilgis: trumpas, nuskaitomas su taškais. Pabaigoje nurodykite, kur klausimai turi būti persiųsti. Taisyklė: palikite tikslią datą/asmenį/vietos informaciją [KVADRATINIAI SKALTINIAI] ir aš ją užpildysiu.
Patarimas: vidinėje komunikacijoje visada nurodykite toną: „aiškus ir teigiamas“, „empatiškas“, „oficialus, bet šiltas“ ir tt Ta pati informacija turi būti pateikiama visiškai kitu tonu, kai kalbama apie blogas naujienas (pvz., pašalpos sumažinimas) ir geras naujienas (pvz., apie naujus privalumus). AI stebėtinai gerai nustato toną, bet tik tuo atveju, jei tai sakote.
Kalbant apie jautrias naujienas (ribojimus, pokyčius, blogas naujienas), labai svarbu išlaikyti empatijos ir skaidrumo pusiausvyrą:
Parašykite tekstą, kuriame darbuotojams pranešate apie šias jautrias naujienas. Naujienos: Šių metų premijų už rezultatus biudžetas yra mažesnis nei pernai. Tonas: nuoširdus, empatiškas, nesiginantis. Neslėpk tiesos ją švelnindamas, o suteik vilties ir ateities perspektyvos. Nebūk kaltinantis ar šaltas. Pagarbiai atsakykite į darbuotojo klausimą „kodėl“.
Politikos tekstai: AI's Mindful Space
Tokios politikos kaip atostogos, drausmė, viršvalandžiai ir duomenų privatumas yra teisiškai privalomi. Čia dirbtinis intelektas sukuria juodraštį, bet tekstas niekada tiesiogiai neįgyvendinamas. Saugus žingsnis po žingsnio procesas:
- Pabrėžkite juodraštį. Pasakykite AI „tai juodraštis, o ne galutinis tekstas“.
- Pateikite struktūrą. Tikslas, apimtis, apibrėžimai, taisyklės, procesas, išimtys.
- Pažymėkite teisines frazes. Etiketė „Patikrinti“, o ne pagaminta.
- Konkrečios įmonės informaciją palikite tuščią. Jūs užpildote skaičius ir laiką.
- Gaukite eksperto / teisinį patvirtinimą. Šio žingsnio negalima praleisti.
Jūsų vaidmuo: personalo politikos kūrėjas.Užduotis: Sukurkite kasmetinių atostogų politikos JURMĄ. Struktūra: tikslas, apimtis, apibrėžimai, teisės į atostogas, prašymo procesas, patvirtinimo eiga, išimtys.Taisyklė: pažymėkite teisinius pareiškimus ir trukmę žyma [PATIKRINTI PAGAL REGLAMENTĄ]. TIEKANT konkretų įstatymo straipsnį ar laikotarpį; Paaiškinkite, kad nesate tikri. Tai yra juodraštis, o ne galutinis tekstas.
Modelis čia pateikia gerą pagrindą („Kasmetines mokamas atostogas lemia darbuotojo darbo stažas [PATIKRINTI REGLAMENTĄ]“), tačiau aiškiai apribota teisinių detalių sudarymas. Taip pat galite suabejoti esamos politikos trūkumais:
Išvardykite punktus, kurių trūksta arba kurie neaiškūs šiame atostogų politikos projekte: – Kurios situacijos lieka neapibrėžtos? (pvz., pusės dienos atostogos, pateisinamos atostogos) – Kuris teiginys gali būti interpretuojamas daugiau nei vienu būdu? – Kokie punktai gali suklaidinti darbuotoją? Pateikite pasiūlymą, bet nesudarykite teisinio laikotarpio / straipsnio; Jei neaišku, pasakykite „patikrinti“.
Trys mini dėklai
1 atvejis – tono galia. Apie sprendimą grįžti į biurą įmonė pranešė šaltai, primygtinai, o darbuotojai sureagavo. HR perrašė tą pačią informaciją su AI empatišku ir argumentuotu tonu: buvo pridėta sprendimo priežastis, nauda ir klausimų kanalas. Po antrojo pranešimo neigiamų komentarų skaičius vidiniame kanale gerokai sumažėjo.
2 atvejis – suklastotos medžiagos pavojus. Vienas personalo ekspertas tiesiogiai liepė AI „rašyti atostogų politiką“; Tekste buvo įtikinamas, bet neteisingas kasmetinių atostogų laikotarpis. Laimei, jis buvo sučiuptas teisinio patvirtinimo metu. Po šio incidento komanda standartizavo „[PATIKRINTI PAGAL REGLAMENTĄ]“ ir „sukurti“ apribojimus visiems politikos raginimams.
3 atvejis. Supaprastinimas. Niekas neskaitė 6 puslapių nuotolinio darbo politikos, parašytos sunkia teisine kalba. HR turėjo AI supaprastinti tekstą su apribojimu „nekeisk reikšmės, tiesiog pagerink aiškumą“; Dokumentas sumažėjo iki 2 puslapių, padidėjo skaitymo greitis, o HR gaunamų pasikartojančių klausimų skaičius sumažėjo maždaug trečdaliu.
Silpnas raginimas / stiprus raginimas
Silpnas raginimas: parašykite mums leidimų politiką.
Rezultatas: tekstas, kuris atrodo tikras, tačiau jame gali būti neteisingų teisinių laikotarpių ir išlygų, ir yra rizikingas, jei naudojamas tiesiogiai.
Stiprus raginimas: [mesmenys paryškinti + aiški struktūra + apribojimas „pažymėti teisinį pareiškimą, negalvoti“ + konkrečios įmonės informaciją palikite tuščią su laužtiniais skliaustais]
Rezultatas: saugus projektas, paruoštas peržiūrai, rizika pažymėta ir paruošta ekspertų patvirtinimui.
AI vaidmuo pagal teksto tipą
teksto tipas
AI vaidmuo
Privalomas žingsnis
Skelbimas / el
Visas kontūras, tono reguliavimas
Informacijos tikslumo patikrinimas
Šventė / vidinė žinia
nemokama gamyba
Lengva apžvalga
Jautrios naujienos (pratrūkimai ir kt.)
Juodraštis + tonas
Empatija ir faktų tikrinimas
Atostogų/viršvalandžių politika
griaučių juodraštis
Teisinis/ekspertinis patvirtinimas
Drausminis/nutraukimo procesas
tik skeletas
Turi turėti teisinį patvirtinimą
Įspėjimas: neskelbkite jokio AI parengto politikos teksto be eksperto ar juridinio padalinio patvirtinimo pagal galiojančius darbo įstatymus ir įmonės sąlygas. Modelis gali įtikinamai pateikti informaciją, kuri yra pasenusi arba susijusi su kitos šalies teise. Neteisingas atostogų laikotarpis arba nutraukimo tvarka įmonei kelia rimtą teisinę riziką. AI pagreitina pirmąjį juodraštį; Teisinis korektiškumas visada yra žmogaus atsakomybė.
Dažnos klaidos
- Politikos paskelbimas tiesiogiai. Teisės tekstas neturėtų įsigalioti be eksperto patvirtinimo.
- AI sukuria teisinę informaciją. Pažymėkite ir patikrinkite trukmę ir elementus.
- Tono nenurodyta. Jei tonas nenurodytas, tekstas pasirodys šaltas arba netinkamas.
- Šaltai skelbia jautrias naujienas. Empatijos trūkumas sukelia reaktyvumą ir pasitikėjimo praradimą.
- AI užpildo konkrečios įmonės informaciją. Datos/asmens/numerio laukelį palikite tuščią su laužtiniais skliaustais.
- Prasmės keitimas supaprastinant. Būtinai pridėkite apribojimą „nekeisti reikšmės“.
Apibendrinant
- AI gali būti laisvai naudojamas vidinės komunikacijos tekstuose (skelbime, el. paštu, šventėje); Būtinai nurodykite toną ir patikrinkite informacijos tikslumą.
- Subalansuokite jautrių naujienų empatiją ir skaidrumą; Vartokite pagarbią ir viltingą kalbą, neslėpdami tiesos.
- Politikos tekstai (atostogos, drausmė, viršvalandžiai) turi teisines pasekmes; AI sukuria tik juodraščius, tekstas tiesiogiai neįsigalioja.
- Neverskite dirbtinio intelekto pritaikyti teisines formuluotes ir terminus; pažymėtą žyma „patikrinti“ ir patvirtinti eksperto; Jūs užpildote konkrečios įmonės informaciją.
- Neskelbkite jokio politikos teksto be teisinio / eksperto patvirtinimo; AI pagreitina projektų rengimą, teisinis tikslumas yra žmogaus atsakomybė.
Taikymo užduotis
Sukurkite du tekstus. Pirmasis yra mažos rizikos vidinė komunikacija: paprašykite AI išspausdinti pranešimą apie pasikeitimą, nurodydami toną („empatiškas“, „aiškus ir teigiamas“), o tikslią informaciją palikite tuščią su laužtiniais skliaustais. Antrasis yra didelės rizikos politikos projektas: paprašykite atostogų arba nuotolinio darbo politikos; Teisinius posakius pažymėkite žyma „[VERIFY]“ ir nustatykite „sukurtą“ apribojimą. Tada sudarykite kiekvieno pažymėto teiginio sąrašą politikos projekte, kurį reikia patvirtinti galiojančiais teisės aktais / ekspertų nuomone.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Ar teisingai klasifikuojama teksto tipo rizika (žema vidinė komunikacija ar aukšta politika)?
- [ ] Ar vidinės komunikacijos tekste aiškiai nurodytas tonas?
- [ ] Ar jautriose naujienose buvo pasiekta empatijos ir skaidrumo pusiausvyra?
- [ ] Ar politikos projekte buvo pažymėti teisiniai teiginiai ir nustatytas „išgalvotas“ apribojimas?
- [ ] Ar konkrečios įmonės data / asmuo / numeris paliktas tuščias su laužtiniais skliaustais?
- [ ] Ar planuojamas politikos teksto teisinis / ekspertų patvirtinimas?
- [ ] Ar supaprastinant buvo naudojamas „reikšmės keitimo“ apribojimas?