Hagnaður:
- Geta til að umbreyta símtalaupptökum í skipulagðar CRM athugasemdir
- Geta til að draga út aðgerðaratriði og hreinsa næstu skref af fundinum
- Hæfni til að nota samræmt sniðmát fyrir athugasemdir sem lýsir heilsumöguleikum og áhættum
Þegar sölusímtali er lokið verður tíminn dýrmætasta auðlindin þín. Þú ert með fjögurra blaðsíðna samtal í hausnum, þrjú andmæli, vísbending um fjárhagsáætlun og þá mikilvægu setningu þar sem viðskiptavinurinn segir: "Spyrjum upplýsingatækniteymið." En það eru tíu mínútur eftir af næsta fundi, og athugasemdin sem þú skrifaðir til CRM er að mestu leyti bara setningin "Fundurinn gekk vel, mun fylgja eftir." Þetta bil er þar sem tækifærin deyja hljóðlaust. Í þessari einingu munum við læra hvernig á að nota gervigreind til að breyta símtalariti eða lausum athugasemdum í skipulagða, aðgerðaskapandi CRM-skrá á nokkrum sekúndum. Markmiðið er ekki að gera glósur sjálfvirkan; tryggja að skýrt „næsta skref“ komi fram úr hverju samtali.
Hvers vegna skipulögð CRM athugasemd?
Ókeypis textaskýrsla er gagnslaus eftir sex vikur. Setningin „Viðskiptavininum fannst verðið hátt“; Það segir ekki hvort þetta sé samningsaðferð, raunveruleg fjárhagsáætlun eða samanburður við samkeppnisaðila. Skipulagður minnismiði hefur aftur á móti fasta reiti: samantekt, teknar ákvarðanir, andmæli, fjárhagsáætlun / tímamerki og næsta skref. Þessir reitir gera bæði þér og samstarfsmanni kleift að skilja upptökuna á fimm sekúndum. Að auki eru leiðsluskýrslur, nákvæmni spár og heilsufarsmæling samninga aðeins möguleg með slíkum stöðluðum reitum.
Aðalatriðið er þetta: Ef samtal skilar ekki skýru næsta skrefi er það í rauninni ófullkomið. Og næsta skref verður að hafa tvennt: eiganda og sögu. „Við sendum tilboð“ er ekki næsta skref. „Ég (sala) sendi endurskoðaða tillöguna til fjármálastjóra fyrir fimmtudaginn 18. júlí“ er næsta skref. Ósóttar aðgerð er enginn mál; Aðgerð án sögu er aldrei.
Samræmt athugasemdasniðmát
Með því að nota sama sniðmát og teymi er CRM hægt að leita og tilkynna það. Mælt svæði:
svæði
Efni
dæmi
Samantekt
2-3 setningar, kjarni samtalsins
Þeir eru að leita að árlegum verkfærum áætlanagerðar, þeir eru ekki ánægðir með núverandi lausn
Þátttakendur + hlutverk
Ákvarðanataki, áhrifavaldur, notandi
Ayşe (fjármálastjóri, ákvarðanatökumaður), Mert (fjármálastjóri, áhrifamaður)
ákvarðanir teknar
Skýrt mál
Flugmaður byrjar með 2 deildir
Andmæli
Áhyggjur lýstar
Verð, samþættingartími
Fjárhagsáætlun/tímamerki
Fjárhagsáætlun, brýnt, tímalína
Þeir eru með fjárhagsáætlun fyrir fjórða ársfjórðung, þeir vilja fara í loftið í janúar
Deal heilsu / áhættu
Heilsa tækifæris og áhættu
Heilbrigt; áhættu: IT samþykki ekki enn fengið
Næsta skref
Eigandi + dagsetning
Sala: Sendir samþættingarskjal fyrir 18. júlí
Frá steypu til aðgerða: verkflæði
Fylgdu kerfisbundnu flæði til að þýða símtalsafritið (fundarafrit, hljóð-textaúttak eða hráar athugasemdir þínar) í aðgerð:
- Undirbúðu heimildina. Þéttu afritið eða minnisblaðið í einn textablokk. Ef nafnleyndar er krafist skaltu hylja nöfnin/fyrirtækið í þessu skrefi.
- Settu sniðmátið. Tilgreindu úttaksreitina greinilega í hvetjunni svo að líkanið skrifi ekki frjálst.
- Dragðu út merki. Láttu líkanið merkja fjárhagsáætlun, tíma og andmæli sérstaklega.
- Biddu um næsta skref með eiganda + dagsetningu. Ef það er óljóst skaltu biðja fyrirmyndina að segja „óljóst“ og ekki gera það upp.
- Staðfestu. Berðu saman hvert tölublað, dagsetningu og skuldbindu úttak líkansins til hráefnisins.
- Límdu inn í CRM. Bættu samþykktu seðlinum við samningsskrána, opnaðu næsta skref sem verkefni.
Afritanleg hvetja: endurritsuppdráttur
Þú ert reyndur B2B söluaðstoðarmaður. Umbreyttu eftirfarandi viðtalsafriti í skipulagða CRM athugasemd sem byggir AÐEINS á upplýsingum í afritinu. Ekki bæta við neinu sem er ekki þegar í sorphaugnum; Skrifaðu „Ekki tilgreint“ ef þú ert ekki viss. Úttakssnið: - Samantekt (hámark 3 setningar) - Þátttakendur og hlutverk þeirra - Ákvarðanir teknar (liður) - Mótmæli (liður; bæta orðalagi viðskiptavinar við hvern) - Fjárhagsáætlun/tímamerki (með orðréttu tilvitnun) - Heilbrigði samnings: Heilbrigt / áhættusamt / mikilvægt + rökstuðningur fyrir eina setningu - Næsta skref: [Eigandi] + [Aðgerð] + [Aðgerð]. Ef dagsetningin er ekki í afritinu, skrifaðu „dagsetningin ætti að skýrast“, hún er fölsuð. Afrit: {{gorusme_doku}}
Afritanleg kvaðning: aðeins aðgerðarlisti
Dragðu aðeins aðgerðaratriðin út úr fundarritinu hér að neðan. Hafa hvern hlut á eftirfarandi sniði: "EIGANDI - hvað á að gera - frestur." Ef eigandinn er óljós skaltu skrifa "Eigandi verður að vera tilnefndur." Ef dagsetningin er ekki nefnd skaltu skrifa falsa, "engin dagsetning". Ekki innihalda setningar án aðgerða. Afrit: {{gorusme_doku}}
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Mismunurinn ákvarðar hvort framleiðslan fer beint inn í CRM.
WEAK: "Taktu saman þetta samtal." Niðurstaða: Löng, óþægileg málsgrein. Ekkert næsta skref, enginn eigandi, engin saga. Líkanið getur fyllt upp í eyðurnar sjálft (ofskynjanir).
STERKT:"Skiptu þessu símtalsafriti í eftirfarandi 7 reiti: samantekt, þátttakendur, ákvarðanir, andmæli, merki um fjárhagsáætlun/tíma, heilbrigði samninga, næsta skref (eigandi + dagsetning). Bættu við upplýsingum sem eru ekki í afritinu, skrifaðu 'Ekki tilgreint' í auða reitinn. Tilvitnaðu andmæli með eigin orðum viðskiptavinarins." Niðurstaða: Endurskoðanleg, samkvæm athugasemd sem hægt er að líma inn í CRM.
Mini hulstur: SaaS tækifæri
Deniz, sölufulltrúi í HR hugbúnaðarsöluteymi, heldur 40 mínútna kynningu með meðalstóru flutningafyrirtæki. Vinnur úr símtalsuppskriftinni með öflugri vísbendingunni hér að ofan. Útkoman leiðir í ljós að viðskiptavinurinn líkaði við vöruna, en mótmælin um að „launaeiningin ætti að tala við núverandi kerfi okkar“ var endurtekin tvisvar og fjármálastjórinn sagði „fjárveitingu á fjórða ársfjórðungi var ráðstafað í þetta“. Heilbrigði samninga er merkt „Í hættu“ vegna þess að sá sem tekur ákvarðanir var ekki viðstaddur fundinn. Líkanið gefur út næsta skref sem "Deniz: Mun senda hvítbók um samþættingu til upplýsingatækni fyrir 22. júlí." Deniz áttar sig á því að samþættingaratriðið sem hann missti af á þessum fundi er í raun lykillinn að samningnum og býður ákvörðunartökumanninum á næsta fund. Óskipulögð „fer vel“ athugasemd myndi aldrei gefa til kynna þessa áhættu.
Ábending: Vertu alltaf með andmæli tilvitnunar í líkanið í eigin orðum viðskiptavinarins. „Það voru verðáhyggjur“ er athugasemdin; „Ég get ekki sannfært stjórnendur um þessa mynd“ er sjálfgefið og þú undirbýr slagkortið þitt í samræmi við það.
Varúð: Afrit af símtali viðskiptavina inniheldur persónuupplýsingar og viðskiptaleyndarmál. Að hlaða inn raunverulegum viðskiptamannaskrám, nöfnum, tengiliðaupplýsingum eða verðum til ytri gervigreindarþjónustu sem er ekki samþykkt og er ekki með gagnavinnslusamning fyrirtækja getur valdið KVKK broti og persónuverndaráhættu. Notaðu samþykkt tól frá fyrirtækinu; ef ekki, nafngreina nafn/fyrirtæki/númer.
Algeng mistök
- Næsta skref er að skilja það eftir án eftirlits. Línan „að fylgja“ þýðir að enginn er ábyrgur. Skrifaðu nafn fyrir hverja aðgerð.
- Leyfa líkaninu að fylla í eyðurnar. Ef steypa minnist ekki á fjárhagsáætlun, ætti líkanið ekki að giska á "þau eru líklega með miðlungs fjárhagsáætlun." Gefðu alltaf leiðbeiningarnar "Ekki tilgreint".
- Að taka upp athugasemd í stað tilvitnunar. Ekki rugla saman túlkun líkansins og orðréttu yfirlýsingu viðskiptavinarins; Upprunalega setningin er gull þegar verið er að undirbúa andmæli.
- Límt inn í CRM án staðfestingar. Líkanið gæti hafa mislesið dagsetningu eða númer. Farðu yfir tölur og skuldbindingar áður en þú vistar.
- Að hlaða upp trúnaðargögnum án eftirlits. Að senda viðskiptavinaskrá á ósamþykkt tól eru dýrustu mistökin.
Í stuttu máli
- Uppbyggða CRM seðillinn er eina tegundin sem virkar enn eftir sex vikur.
- Notaðu fasta reiti: samantekt, ákvarðanir, andmæli, fjárhagsáætlun/tímamerki, heilbrigði samninga, næsta skref.
- Næsta skref verður að hafa eiganda og sögu; Að öðru leyti er fundi ólokið.
- Settu sniðmátið á líkanið, fylltu út í tómu reitina með „Ekki tilgreint“, vitnaðu í andmælin í setningu viðskiptavinarins.
- Staðfestu hvert mál, dagsetningu og skuldbindingu við heimildarmanninn; getur passað fyrirmynd.
- Vinndu aðeins úr raunverulegum viðskiptavinagögnum í öruggum verkfærum sem eru samþykkt af fyrirtækinu.
Umsóknarverkefni
Taktu hráa minnismiða (maskaðu út nöfn og fyrirtæki) af nýlegu raunverulegu sölusímtali sem þú hafðir. Búðu til skipulagða CRM minnismiða með því að nota "afrit samantekt" hvetja hér að ofan. Skoðaðu síðan næsta skref sem líkanið ályktar: hefur það eiganda og sögu? Að öðrum kosti skaltu uppfæra leiðbeininguna til að merkja svæði líkansins sem vantar sem „þarfnast skýringar“ og keyra aftur. Að lokum, staðfestu með því að bera saman að minnsta kosti eina tölu eða dagsetningu í úttakinu við hráa seðilinn; Athugaðu hvort líkanið gerir villur.