Nyereség:
- Képes a hívásfelvételeket strukturált CRM-jegyzetekké alakítani
- Képesség műveletelemek kinyerésére és a következő lépések megtisztítására az értekezletből
- Képes konzisztens jegyzetsablon használatára, amely felvázolja a lehetőségek egészségét és kockázatait
Ha egy értékesítési hívás véget ért, az idő lesz a legértékesebb erőforrás. Négy oldalas beszélgetés jár a fejében, három kifogás, egy költségvetési célzás, és az a kritikus mondat, amikor az ügyfél azt mondja: "Kérjük meg az informatikai csapatot." De tíz perc van hátra a következő megbeszélésig, és a CRM-nek írt feljegyzés többnyire csak a következő mondatból áll: "A megbeszélés jól sikerült, utána fog járni." Ez az a szakadék, ahol a lehetőségek csendben elhalnak. Ebben az egységben megtanuljuk, hogyan lehet a mesterséges intelligencia segítségével hívási átiratot vagy laza jegyzeteket strukturált, műveleteket generáló CRM rekordmá alakítani másodpercek alatt. A cél nem a jegyzetelés automatizálása; biztosítva a világos „következő lépést” minden beszélgetésből.
Miért strukturált CRM-jegyzet?
A szabad szöveges jegyzet hat hét után használhatatlan. A "Az ügyfél magasnak találta az árat" mondat; Nem mondja meg, hogy ez alkutaktika, valódi költségvetési akadály, vagy egy versenytárssal való összehasonlítás. Ezzel szemben a strukturált feljegyzés rögzített mezőkkel rendelkezik: összefoglaló, meghozott döntések, kifogások, költségvetés/idő jelzések és a következő lépés. Ezek a mezők lehetővé teszik, hogy Ön és kollégája öt másodperc alatt megértse a felvételt. Ezenkívül a folyamatjelentés, az előrejelzés pontossága és az ügyletek állapotának követése csak ilyen szabványos mezőkkel lehetséges.
A kritikus pont a következő: ha egy beszélgetés nem eredményez egyértelmű következő lépést, akkor az lényegében hiányos. A következő lépésnek pedig két dolognak kell lennie: tulajdonosnak és előzménynek. Az „árajánlatot küldünk” nem a következő lépés. "Az átdolgozott javaslatot július 18-ig, csütörtökig továbbítom a pénzügyi igazgatónak" a következő lépés. A kéretlen intézkedés senkinek sem dolga; Cselekvés történelem nélkül soha.
Következetes jegyzetsablon
Ha ugyanazt a sablont használja csapatként, a CRM kereshető és jelenthető. Ajánlott területek:
területen
Tartalom
példa
Összegzés
2-3 mondat, a beszélgetés lényege
Éves tervezési eszközöket keresnek, nem elégedettek a jelenlegi megoldással
Résztvevők + szerepek
Döntéshozó, befolyásoló, felhasználó
Ayşe (pénzügyi igazgató, döntéshozó), Mert (pénzügyi vezető, befolyásoló)
hozott döntéseket
Tisztázott kérdések
A kísérlet 2 részleggel indul
Kifogások
Aggodalmakat fejeztek ki
Ár, integrációs idő
Költségvetés/idő jelek
Költségvetés, sürgősség, időrend
4. negyedéves költségvetésük van, januárban akarnak élni
Foglalkozz egészséggel/kockázattal
A lehetőség egészsége és kockázatai
Egészséges; kockázat: még nem érkezett meg az informatikai jóváhagyás
Következő lépés
Tulajdonos + dátum
Értékesítés: július 18-ig küldjük el az integrációs dokumentumot
A castingtól a cselekvésig: munkafolyamat
Kövesse a szisztematikus folyamatot, hogy a hívás átiratát (az értekezlet átiratát, hangszöveg kimenetét vagy a nyers jegyzeteket) cselekvésre fordítsa:
- Készítse elő a forrást. Sűrítse az átiratot vagy feljegyzést egyetlen szövegblokkba. Ha anonimizálásra van szükség, ebben a lépésben takarja el a neveket/cégeket.
- Helyezze be a sablont. Adja meg egyértelműen a kimeneti mezőket a promptban, hogy a modell ne írjon szabadon.
- Jelek kivonása. A modell külön jelölje meg a költségvetést, az időt és a kifogásjelzést.
- Kérje a következő lépést a tulajdonossal + dátummal. Ha nem egyértelmű, kérje meg a modellt, hogy mondja azt, hogy "nem egyértelmű", és ne találja ki.
- Ellenőrizze. Hasonlítsa össze az összes kiadást, dátumot, és rögzítse a modell kimeneteit a nyers forráshoz.
- Illessze be a CRM-be. Adja hozzá a jóváhagyott megjegyzést az ügyletrekordhoz, és nyissa meg a következő lépést feladatként.
Másolható prompt: átirat recap
Tapasztalt B2B értékesítési asszisztens vagy. Alakítsa át a következő interjú-átiratot strukturált CRM-jegyzetté, CSAK az átiratban található információk alapján. Ne adjon hozzá semmit, ami még nincs a szeméttárolóban; Ha nem biztos benne, írja be a "Nincs megadva" kifejezést. Kimeneti formátum: - Összegzés (maximum 3 mondat) - Résztvevők és szerepeik - Meghozott döntések (tétel) - Kifogások (tétel; mindegyikhez add hozzá az ügyfél szövegét) - Költségvetés/idő jelzések (szó szerinti idézettel) - Ügylet állapota: Egészséges / Kockázatos / Kritikus + egy mondatos indoklás - Következő lépés: [Tulajdonos] + [Date]] +. Ha a dátum nem szerepel az átiratban, akkor írja be, hogy "a dátumot tisztázni kell", ez hamis. Átirat: {{gorusme_doku}}
Másolható prompt: csak műveletlista
Csak a műveletelemeket vonja ki az alábbi értekezlet-átiratból. Minden elemnek a következő formátumban kell lennie: „TULAJDONOS – mit kell tenni – határidő”. Ha nem egyértelmű a tulajdonos, írja be a "Tulajdonost ki kell jelölni" szöveget. Ha a dátum nincs feltüntetve, írja be hamis, "nincs dátum". Ne tartalmazzon cselekvés nélküli mondatokat. Átirat: {{gorusme_doku}}
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
A különbség határozza meg, hogy a kimenet közvetlenül a CRM-be kerül-e.
GYENGE: "Összefoglalja ezt a beszélgetést." Eredmény: Hosszú, kínos bekezdés. Nincs következő lépés, nincs tulajdonos, nincs előzmény. A modell önmagában is képes pótolni a hiányosságokat (hallucináció).
ERŐS:"Ossza fel ezt a hívási átiratot a következő 7 mezőre: összefoglaló, résztvevők, döntések, kifogások, költségvetés/idő jelek, ügylet állapota, következő lépés (tulajdonos + dátum). Adjon hozzá információt, amely nem szerepel az átiratban, írja be a "Nincs megadva" szöveget az üres mezőbe. A kifogásokat az ügyfél saját szavaival idézze." Eredmény: Auditálható, konzisztens megjegyzés, amely beilleszthető a CRM-be.
Mini tok: SaaS lehetőség
Deniz, egy HR-szoftver értékesítési csapat értékesítési képviselője 40 perces bemutatót tart egy közepes méretű logisztikai cégnél. Feldolgozza a hívás átiratát a fenti hatékony prompt segítségével. A kimenetből kiderül, hogy a vevőnek megtetszett a termék, de kétszer is elhangzott az a kifogás, hogy "a bérszámfejtő modul beszéljen a meglévő rendszerünkkel", és a pénzügyi igazgató szerint "a negyedik negyedéves keret erre lett elkülönítve". Az ügylet állapota „veszélyeztetett” jelzéssel van ellátva, mivel a döntéshozó nem volt jelen az ülésen. A modell a következő lépést a következőképpen adja meg: "Deniz: július 22-ig továbbítja az integrációs tájékoztatót az IT-nek." Deniz rájön, hogy az integrációs részlet, amelyet ezen a találkozón kihagyott, valójában az üzlet igazi kulcsa, és meghívja a döntéshozót a következő találkozóra. Egy strukturálatlan „jól megy” megjegyzés soha nem jelezné ezt a kockázatot.
Tipp: A modell idézet kifogásait mindig az ügyfél saját szavaival fogalmazza meg. "Aggály volt az árral" - hangzik a megjegyzés; "Nem tudom meggyőzni ennek a figurának a vezetőségét" ez adott, és ennek megfelelően készíti el a csatakártyáját.
Figyelem: Az ügyfélhívások átirata személyes adatokat és üzleti titkokat tartalmaz. Valódi ügyfélrekordok, nevek, elérhetőségek vagy árak feltöltése olyan külső mesterséges intelligencia szolgáltatásba, amely nem engedélyezett és nem rendelkezik vállalati adatkezelési szerződéssel, a KVKK megsértésével és adatvédelmi kockázattal járhat. Használjon vállalati jóváhagyott eszközt; ha nem, anonimizálja a nevet/céget/számokat.
Gyakori hibák
- A következő lépés az, hogy hagyja felügyelet nélkül. A „követni” sor azt jelenti, hogy senki sem felelős. Minden művelethez írjon nevet.
- Lehetővé teszi, hogy a modell kitöltse a hiányosságokat. Ha a casting nem említi a költségvetést, a modellnek nem szabad kitalálnia, hogy "valószínűleg középkategóriás költségvetésük van". Mindig adja meg a „Nincs megadva” utasítást.
- Megjegyzés rögzítése idézet helyett. Ne keverje össze a modell értelmezését a szó szerinti vásárlói nyilatkozattal; A kifogási válasz elkészítésekor az eredeti mondat arany.
- Beillesztés a CRM-be ellenőrzés nélkül. Lehet, hogy a modell félreértett egy dátumot vagy számot. Mentés előtt tekintse át a számokat és a kötelezettségvállalásokat.
- Bizalmas adatok feltöltése ellenőrzés nélkül. A legköltségesebb hiba az ügyfélrekordnak egy nem jóváhagyott eszközre való elküldése.
Összefoglalva
- A strukturált CRM-jegyzet az egyetlen olyan jegyzettípus, amely hat hét után is működik.
- Használjon rögzített mezőket: összefoglaló, döntések, kifogások, költségvetés/idő jelek, ügylet állapota, következő lépés.
- A következő lépésnek tulajdonosnak és előzménynek kell lennie; Ellenkező esetben az értekezlet nem teljes.
- Helyezze fel a sablont a modellre, töltse ki az üres mezőket a "Nincs megadva" szöveggel, idézze a vásárló mondatában szereplő kifogásokat.
- Ellenőrizze az egyes kiadásokat, dátumokat és kötelezettségvállalásokat a forrással; elfér egy modell.
- A tényleges ügyféladatokat csak a vállalat által jóváhagyott, biztonságos eszközökkel dolgozza fel.
Pályázati feladat
Készítsen nyers jegyzetet (elmaszkírozva a neveket és a céget) egy közelmúltbeli valós értékesítési hívásáról. Készítsen strukturált CRM-jegyzetet a fenti „átirat-összefoglaló” prompt segítségével. Ezután vizsgálja meg a következő lépést, amelyre a modell következtet: van-e tulajdonosa és története? Ellenkező esetben frissítse a promptot, és jelölje meg a modell hiányzó területét "tisztázásra szorul"-ként, majd futtassa újra. Végül ellenőrizze, hogy összehasonlítson legalább egy számot vagy dátumot a kimenetben a nyers megjegyzéssel; Figyelje meg, hogy a modell hibázik-e.