વર્કફ્લો ઓટોમેશન અને કાર્યક્ષમતા: આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ સાથે વન-મેન ટીમ બનવું

નફો:

• તે પુનરાવર્તિત, પ્રમાણભૂત નોકરીઓને માપે છે અને ઓટોમેશન ઉમેદવારોને ઓળખે છે.
• કસ્ટમાઇઝેશન વિસ્તારો સાથે ફરીથી વાપરી શકાય તેવા નમૂનાઓ બનાવે છે.
• તે ગ્રાહકને જતા દરેક આઉટપુટ પર માનવીય મંજૂરીનું સ્તર જાળવી રાખે છે.

ફ્રીલાન્સરની સૌથી મોટી મર્યાદા સમય છે: દિવસમાં 24 કલાક, કદાચ કામ કરવા માટે 8 કલાક. પગારદાર કર્મચારીની પાછળ એક એકાઉન્ટિંગ, આસિસ્ટન્ટ અને માર્કેટિંગ ટીમ હોય છે; ફ્રીલાન્સરની પાછળ ફક્ત પોતે જ હોય ​​છે. તેથી જ વર્કફ્લો ઓટોમેશન - એક પછી એક પુનરાવર્તિત કાર્યો જાતે કરવાને બદલે - એકવાર સેટ કરવું અને આપમેળે અથવા એક જ ક્લિક સાથે ચલાવવું - ફ્રીલાન્સર માટે લક્ઝરી નહીં પણ જીવન ટકાવી રાખવાની બાબત છે. આ એકમમાં બે ખ્યાલો મૂળભૂત છે. પ્રથમ પુનરાવર્તિત કાર્ય છે: જે કાર્યો તમે દરેક ક્લાયંટ પર, દરેક પ્રોજેક્ટ પર લગભગ સમાન રીતે કરો છો - પ્રસ્તાવો લખવા, ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપવા, ઇન્વૉઇસ તૈયાર કરવા, સોશિયલ મીડિયા પર શેર કરવા. બીજું ટેમ્પ્લેટિંગ છે: તે આ પુનરાવર્તિત કાર્યોને દરેક વખતે શરૂઆતથી કરવાને બદલે તૈયાર હાડપિંજરમાંથી મેળવે છે. આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (AI) એ આ પેટર્નને જનરેટ કરવાની અને સતત સુધારવાની સૌથી ઝડપી રીત છે. ધ્યેય સ્પષ્ટ છે: તમારા મૂલ્યવાન સમયને ઓછા-મૂલ્યના પુનરાવર્તનમાંથી મુક્ત કરો અને તેને એવા કામમાં સમર્પિત કરો જે ખરેખર પૈસા કમાય છે અને જેનો તમે આનંદ માણો છો.

ઓટોમેશન ક્યાંથી શરૂ થાય છે? પહેલા માપો

ઓટોમેશનમાં આંખ આડા કાન કરવાને બદલે, પહેલા જુઓ કે તમારો સમય ક્યાં જઈ રહ્યો છે. તમે એક અઠવાડિયા માટે કરેલા કામની રફ નોંધ કરો; પછી તેને બે પ્રશ્નોથી દૂર કરો: "શું આ કામ વારંવાર પુનરાવર્તિત થાય છે?" અને "શું આ કાર્ય પ્રમાણિત કરી શકાય છે?" નોકરીઓ જ્યાં બંને જવાબો "હા" છે તે ઓટોમેશન માટે પ્રથમ ઉમેદવારો છે. સર્જનાત્મક, અલગ-અલગ-દર-વખતના કાર્યોને સ્વચાલિત કરવાનો પ્રયાસ કરશો નહીં (તમારી મુખ્ય કુશળતા); તેમનું રક્ષણ કરો. ઓટોમેશન તમારા કંટાળાજનક કાર્યોને લક્ષ્ય બનાવે છે, તમને નહીં.

વ્યવસાય પ્રકાર

ઓટોમેશન માટે યોગ્યતા

અભિગમ

ક્વોટ/ઈમેલ લખવું

ઉચ્ચ

AI ટેમ્પલેટ + વૈયક્તિકરણ

ઇન્વોઇસ/રિમાઇન્ડર

ઉચ્ચ

ટેમ્પલેટ + કેલેન્ડર રીમાઇન્ડર

સામગ્રી રૂપરેખા

મધ્યમ

AI ડ્રાફ્ટ + હેન્ડ એડિટિંગ

મુખ્ય વિશેષતા નોકરી

નીચું

હાથ દ્વારા; AI માત્ર આધાર આપે છે

ગ્રાહક સાથે વિશ્વાસ સંબંધ

કોઈ નહિ

ક્યારેય સ્વચાલિત કરશો નહીં

ટીપ: જો તમે ત્રીજી વખત હાથ વડે કંઈક કર્યું હોય, તો ચોથી વાર રોકો અને તેને સ્ટેન્સિલ કરો. તમે જે નોકરી કહો છો તે "ફરી ક્યારેય નહીં આવે" હંમેશા ફ્રીલાન્સ કાર્યમાં પાછું આવે છે. પ્રથમ નમૂનાને ઇન્સ્ટોલ કરવામાં 20 મિનિટ લાગે છે; દરેક અનુગામી ઉપયોગ 2 મિનિટ સુધી ઘટાડે છે.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: AI સાથે ઓટોમેશન સિસ્ટમ સેટ કરવી

1. સમય ઈન્વેન્ટરી. એક અઠવાડિયા માટે તમારું કાર્ય લખો; પુનરાવર્તિત અને પ્રમાણભૂત ચિહ્નિત કરો.
2. પ્રાથમિકતા. 3 પુનરાવર્તિત કાર્યો પસંદ કરો જે સૌથી વધુ સમય લે છે.
3. ટેમ્પલેટીંગ. દરેક માટે AI સાથે ફરીથી વાપરી શકાય તેવો ટેમ્પલેટ (હાડપિંજર + ભરવા માટે ફીલ્ડ્સ) જનરેટ કરો.
4. વૈયક્તિકરણ ક્ષેત્રો. નમૂનામાં દર વખતે શું બદલાશે તે [ચોરસ કૌંસ] વડે ચિહ્નિત કરો.
5. પુસ્તકાલય. એક જગ્યાએ નમૂનાઓ એકત્રિત કરો; તેને "ક્વોટ", "ફોલો-અપ", "ઇનવોઇસ રીમાઇન્ડર" કહો.
6. સુધારણા. તે ભાગને ઠીક કરો જે દરેક ઉપયોગ સાથે કામ કરતું નથી; નમૂનાઓ જીવંત દસ્તાવેજો છે.

"માનવ મંજૂરી" સ્તર: ઓટોમેશનનો સલામતી પટ્ટો

ઓટોમેશનનું સૌથી ખતરનાક સ્વપ્ન એ છે કે "બધું પોતે જ સંપૂર્ણપણે કામ કરે" એ વિચાર છે. ફ્રીલાન્સિંગમાં, ક્લાયન્ટને જાય તે કંઈપણ માનવ આંખોમાંથી પસાર થવું જોઈએ નહીં. સાચો મોડેલ આ છે: AI અને ટેમ્પ્લેટ્સ ડ્રાફ્ટ તૈયાર કરે છે, તમે તેને મંજૂર કરો અને મોકલો. તેને "હ્યુમન-ઇન-ધ-લૂપ" કહેવામાં આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, AI ગ્રાહકને સ્વયંસંચાલિત પ્રતિસાદનો ડ્રાફ્ટ કરે છે, પરંતુ તમે તે છો જે મોકલો હિટ કરે છે. આ એક નિયમ તમને ઓટોમેશનની ઝડપ જાળવી રાખતી વખતે ખોટી માહિતી, અયોગ્ય ટોન અને ગોપનીયતાની નિષ્ફળતાથી બચાવે છે. ફ્રીલાન્સિંગમાં ઝડપ માટે વિશ્વાસનો ભોગ આપવો એ સૌથી ખર્ચાળ વેપાર છે.

ત્રણ નાના કેસો

કેસ 1 - ટેમ્પલેટ લાઇબ્રેરી દર અઠવાડિયે 6 કલાક બચાવે છે. એક સોશિયલ મીડિયા મેનેજર શરૂઆતથી દરેક ક્લાયંટ માટે દરખાસ્તો, બ્રિફ્સ અને રિપોર્ટ્સ લખી રહ્યો હતો. તેણે AI સાથે 8 મૂળભૂત નમૂનાઓ બનાવ્યા અને કસ્ટમાઇઝેશન વિસ્તારોને ચિહ્નિત કર્યા. પ્રથમ મહિનાના અંત સુધીમાં, તેમણે વહીવટી કાર્ય પર જે સમય પસાર કર્યો હતો તે અઠવાડિયાના આશરે 10 કલાકથી ઘટીને 4 કલાક થઈ ગયો હતો; તેણે કમાયેલા 6 કલાક નવા ગ્રાહકો શોધવા માટે ફાળવ્યા.

કેસ 2 - સંપૂર્ણ ઓટોમેશન નિષ્ફળતાએ ગ્રાહકો ગુમાવ્યા. કન્સલ્ટન્ટે કન્ફર્મેશન લેયરને બાયપાસ કરીને ઇનકમિંગ ઈમેલ માટે સંપૂર્ણ સ્વચાલિત AI પ્રતિસાદો સેટ કર્યા છે. AI એ સંવેદનશીલ ફરિયાદ માટે રોબોટિક અને અપ્રસ્તુત પ્રતિસાદ મોકલ્યો; ગ્રાહક "શું તમે મને બોટ પર નિર્દેશિત કર્યો?" તેણે કહ્યું અને ચાલ્યો ગયો. પાઠ: ઝડપ માટે માનવ માન્યતાને બાયપાસ કરવી એ સૌથી મોંઘો શોર્ટકટ છે.

કેસ 3 - ઇન્વોઇસ ઓટોમેશન મોડી ચૂકવણી ઘટાડે છે. એક અનુવાદકે તેના ઇન્વૉઇસ અને નમ્ર ચુકવણી રિમાઇન્ડર્સને AI ટેમ્પ્લેટ્સ સાથે પ્રમાણિત કર્યા અને તેના કૅલેન્ડરમાં રિમાઇન્ડર્સ સેટ કર્યા. નિયમિત અને વ્યાવસાયિક રીમાઇન્ડર્સને કારણે મોડી ચૂકવણીમાં નોંધપાત્ર ઘટાડો થયો છે; સરેરાશ સંગ્રહ સમયગાળો 40 દિવસથી ઘટીને 22 દિવસ થયો છે. કોઈપણ મુશ્કેલ વાતચીત વિના, ફક્ત સિસ્ટમને કારણે.

ચાર નકલ કરી શકાય તેવા નમૂનાઓ

1) ઓટોમેશન ઉમેદવારોને સમય ઈન્વેન્ટરી ફાળવવી:

તમારી ભૂમિકા: ઉત્પાદકતા સલાહકાર. મારી સાપ્તાહિક ટૂ-ડૂ સૂચિ પર જાઓ અને પૂછો કે "શું તે વારંવાર પુનરાવર્તિત થાય છે?" અને "શું તે પ્રમાણિત કરી શકાય છે?" તેમને પ્રશ્નો સાથે સ્કોર કરો. જેઓ બંનેને ઓટોમેશન/ટેમ્પ્લેટ ઉમેદવારો તરીકે હામાં જવાબ આપે છે તેમને હાઇલાઇટ કરો અને અગ્રતાના ક્રમમાં તેમની ભલામણ કરો. બેકલોગ: [સૂચિ].

2) ફરીથી વાપરી શકાય તેવું ટેમ્પલેટ જનરેટર:

નીચેની રિકરિંગ જોબ માટે ફરીથી વાપરી શકાય તેવું ટેમ્પલેટ બનાવો: [નોકરી]. [ચોરસ કૌંસ] વડે દર વખતે બદલાતા ફીલ્ડ્સને ચિહ્નિત કરો. નમૂનાને લવચીક પરંતુ સ્પષ્ટ રાખો; અંતે "ઉપયોગ પહેલાં તપાસો" કલમો ઉમેરો.

3) આપોઆપ જવાબ ડ્રાફ્ટ (મંજૂર સબમિશન માટે):

નીચેના પ્રકારના આવનારા સંદેશાઓ મોકલતા પહેલા હું મંજૂર કરીશ તે જવાબનો ડ્રાફ્ટ કરો (આપમેળે મોકલવામાં આવશે નહીં): [સંદેશ પ્રકાર]. સ્વર: વ્યાવસાયિક, ગરમ. જ્યાં વ્યક્તિગત કરવું તે [ભરો] છોડો.

4) પ્રક્રિયા ચેકલિસ્ટ:

આ પુનરાવર્તિત પ્રોજેક્ટના પગલાઓને શરૂઆતથી સમાપ્ત કરવા માટે એક ચેકલિસ્ટમાં તોડી નાખો જેથી તમે કોઈપણ ચૂકી ન જાઓ: [પ્રોજેક્ટ પ્રકાર]. દરેક પગલા પર "પૂર્ણ" બોક્સ રાખો અને નિર્ણાયક ચકાસણી બિંદુઓને અલગથી ચિહ્નિત કરો.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા: "મારું કાર્ય સ્વચાલિત કરો."

પરિણામ: અસ્પષ્ટ, બિનકાર્યક્ષમ, સામાન્ય સલાહ જે તમારા વાસ્તવિક વર્કફ્લો સાથે બંધબેસતી નથી.

મજબૂત: "તમારી ભૂમિકા ઉત્પાદકતા સલાહકારની છે. હું એક ફ્રીલાન્સ અનુવાદક છું. દરેક નવી નોકરી પર, હું મેન્યુઅલી નીચે મુજબ કરું છું: અવતરણ લેખન, ફાઇલ ડિલિવરી સંદેશ, ઇન્વૉઇસ અને ચુકવણી રીમાઇન્ડર. આ ચાર નોકરીઓ માટે ફરીથી વાપરી શકાય તેવા નમૂનાઓ બનાવો; દરેકમાં [ચોરસ કૌંસ] વડે બદલાતા ફીલ્ડને ચિહ્નિત કરો અને દરેક આઇટમ્સ 2-3 ની ચેક લિસ્ટને મોકલો તે પહેલાં ટેમ્પલેટ 2-ની ચેકલિસ્ટ ઉમેરો.

પરિણામ: કસ્ટમાઇઝેશન વિસ્તારો અને સુરક્ષા નિયંત્રણ સાથેના વાસ્તવિક નમૂનાઓ જેનો તમે સીધો ઉપયોગ કરી શકો છો.

તફાવત એઆઈને તમારું વાસ્તવિક પુનરાવર્તિત કાર્ય આપવા અને મંજૂરી સ્તર માટેની વિનંતીથી આવે છે.

સામાન્ય ભૂલો

• સર્જનાત્મક કાર્યને સ્વચાલિત કરવાનો પ્રયાસ કરો. ઓટોમેશન તમારી કુશળતાને નહીં, પુનરાવર્તનને લક્ષ્ય બનાવે છે.
• માનવીય મંજૂરીને બાયપાસ કરીને. ગ્રાહકને જાય છે તે કંઈપણ તમારી આંખોમાંથી પસાર થવું જોઈએ નહીં.
• એકવાર નમૂનો સેટ કરો અને તેના વિશે ભૂલી જાઓ. નમૂનાઓ જીવંત; જે ભાગ કામ કરતું નથી તેને ઠીક કરો.
• એક જ સમયે બધું સ્વચાલિત કરે છે. સૌથી વધુ સમય લેતી 2-3 કાર્યોથી શરૂઆત કરો.
• સ્વચાલિત ગોપનીય ડેટા. સ્વયંસંચાલિત પ્રવાહોને ગ્રાહક રહસ્યો આપશો નહીં.

ધ્યાન આપો: ઓટોમેશન ટૂલ્સમાં ગ્રાહક ડેટા (ઈ-મેલ, નામ, દસ્તાવેજ) રેડતી વખતે, જાણો કે આ ડેટા ક્યાં જાય છે. કેટલાક ઓટોમેશન અને AI ટૂલ્સ ડેટા સ્ટોર કરે છે અથવા તેનો ટ્રેનિંગમાં ઉપયોગ કરી શકે છે. ગોપનીય ગ્રાહક માહિતી ધરાવતા પ્રવાહો માટે, ડેટાને અનામી કરો અથવા તે પગલું મેન્યુઅલી કરો.

સારાંશમાં

ઓટોમેશન ફ્રીલાન્સરને વન-મેન ટીમમાં ફેરવે છે: પુનરાવર્તિત, પ્રમાણભૂત કાર્યોના નમૂનાઓ અને વાસ્તવિક કાર્ય માટે મૂલ્યવાન સમય મુક્ત કરે છે. પહેલા માપો, સૌથી વધુ સમય લેતી પુનરાવર્તનો, ટેમ્પલેટ અને રિફાઈન પસંદ કરો. પરંતુ સુવર્ણ નિયમ રહે છે: AI ડ્રાફ્ટ તૈયાર કરે છે, માનવ તેને મંજૂર કરે છે. ઝડપ માટે આત્મવિશ્વાસનું બલિદાન ન આપો; ઓટોમેશન તમને વધારવું જોઈએ, તમારી જવાબદારી ખતમ નહીં કરે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તમે એક અઠવાડિયા સુધી કરેલા કામની રફ નોંધ કરો. 1. નમૂના સાથે ઓટોમેશન ઉમેદવારોને અલગ કરો. સૌથી વધુ સમય લેતું પ્રથમ કાર્ય પસંદ કરો, નમૂના 2 સાથે ફરીથી વાપરી શકાય તેવું નમૂનો બનાવો અને નમૂના 4 સાથે એક ચેકલિસ્ટ ઉમેરો. આ નમૂનાનો ઉપયોગ તમારી આગામી વાસ્તવિક નોકરી પર કરો અને તમે કેટલો સમય બચાવો છો તે માપો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] મેં મારો સમય માપ્યો અને પુનરાવર્તિત, પ્રમાણભૂત કાર્યો નક્કી કર્યા.
• [ ] મેં 2-3 નોકરીઓ પસંદ કરી જે ઓટોમેશન માટે સૌથી વધુ સમય વાપરે છે.
• [ ] મેં ફરીથી વાપરી શકાય તેવા નમૂનાઓ બનાવ્યા અને કસ્ટમાઇઝેશન વિસ્તારોને ચિહ્નિત કર્યા.
• [ ] મેં મારા નમૂનાઓ એક જ પુસ્તકાલયમાં એકત્રિત કર્યા.
• [ ] હું ક્લાયન્ટને જાય તે દરેક આઉટપુટ માટે માનવ મંજૂરી સ્તર જાળવી રાખું છું.
• [ ] હું ઓટોમેશન ફ્લોમાં ગોપનીય ડેટાને અનામી રાખું છું.