CRM નોંધ સારાંશ અને આગળના પગલાની ભલામણ

નફો:

• કૉલ રેકોર્ડિંગને સ્ટ્રક્ચર્ડ CRM નોટ્સમાં કન્વર્ટ કરવાની ક્ષમતા
• એક્શન આઇટમ્સ કાઢવાની અને મીટિંગમાંથી આગળના પગલાં સાફ કરવાની ક્ષમતા
• તક આરોગ્ય અને જોખમોની રૂપરેખા આપતા સુસંગત નોંધ નમૂનાનો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા

એકવાર વેચાણ કૉલ પૂરો થઈ જાય, સમય તમારો સૌથી મૂલ્યવાન સંસાધન બની જાય છે. તમારા માથામાં ચાર પાનાની વાતચીત છે, ત્રણ વાંધા છે, બજેટનો સંકેત છે અને તે નિર્ણાયક વાક્ય છે જ્યાં ગ્રાહક કહે છે, "ચાલો IT ટીમને પૂછો." પરંતુ આગલી મીટિંગમાં દસ મિનિટ બાકી છે, અને તમે CRMને જે નોંધ લખી હતી તે મોટે ભાગે ફક્ત "મીટિંગ સારી રહી, ફોલોઅપ થશે" એ વાક્ય છે. આ ખૂબ જ અંતર છે જ્યાં તકો ચૂપચાપ મૃત્યુ પામે છે. આ એકમમાં, અમે શીખીશું કે કૉલ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અથવા છૂટક નોંધોને સ્ટ્રક્ચર્ડ, એક્શન-જનરેટિંગ CRM રેકોર્ડમાં સેકન્ડોમાં ફેરવવા માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો. ધ્યેય નોંધ લેવાનું સ્વચાલિત કરવાનો નથી; દરેક વાતચીતમાંથી સ્પષ્ટ "આગલું પગલું" બહાર આવે તેની ખાતરી કરવી.

શા માટે સંરચિત CRM નોંધ?

મફત લખાણ નોંધ છ અઠવાડિયા પછી નકામું છે. વાક્ય "ગ્રાહકને કિંમત ઊંચી મળી"; તે કહેતું નથી કે શું આ એક સોદાબાજીની યુક્તિ છે, એક વાસ્તવિક બજેટ અવરોધ છે અથવા પ્રતિસ્પર્ધી સાથે સરખામણી છે. બીજી બાજુ, એક સંરચિત નોંધમાં નિશ્ચિત ક્ષેત્રો હોય છે: સારાંશ, લીધેલા નિર્ણયો, વાંધાઓ, બજેટ/સમય સંકેતો અને આગળનું પગલું. આ ક્ષેત્રો તમને અને સાથીદાર બંનેને પાંચ સેકન્ડમાં રેકોર્ડિંગ સમજવાની મંજૂરી આપે છે. વધુમાં, પાઇપલાઇન રિપોર્ટિંગ, આગાહીની સચોટતા અને ડીલ હેલ્થ ટ્રેકિંગ માત્ર આવા પ્રમાણભૂત ક્ષેત્રો સાથે જ શક્ય છે.

નિર્ણાયક મુદ્દો આ છે: જો વાતચીત સ્પષ્ટ આગલું પગલું ઉત્પન્ન કરતી નથી, તો તે આવશ્યકપણે અપૂર્ણ છે. અને આગલા પગલામાં બે વસ્તુઓ હોવી આવશ્યક છે: માલિક અને ઇતિહાસ. "અમે ક્વોટ મોકલીશું" એ આગળનું પગલું નથી. "હું (વેચાણ) સુધારેલ દરખાસ્તને ગુરુવાર 18મી જુલાઈ સુધીમાં CFOને મોકલીશ" એ આગળનું પગલું છે. દાવો વગરની ક્રિયા કોઈનો વ્યવસાય નથી; ઈતિહાસ વિનાની ક્રિયા ક્યારેય નથી.

એક સુસંગત નોંધ નમૂનો

એક ટીમ તરીકે સમાન નમૂનાનો ઉપયોગ CRM ને શોધવા યોગ્ય અને જાણયોગ્ય બનાવે છે. ભલામણ કરેલ વિસ્તારો:

વિસ્તાર

સામગ્રી

ઉદાહરણ

સારાંશ

2-3 વાક્યો, વાતચીતનો સાર

તેઓ વાર્ષિક આયોજનના સાધનો શોધી રહ્યા છે, તેઓ વર્તમાન ઉકેલથી સંતુષ્ટ નથી

સહભાગીઓ + ભૂમિકાઓ

નિર્ણય લેનાર, પ્રભાવક, વપરાશકર્તા

આયસે (CFO, નિર્ણય નિર્માતા), મર્ટ (ફાઇનાન્સ મેનેજર, પ્રભાવક)

લીધેલા નિર્ણયો

સ્પષ્ટ મુદ્દાઓ

પાયલોટ 2 વિભાગોથી શરૂ થશે

વાંધો

ચિંતા વ્યક્ત કરી હતી

કિંમત, એકીકરણ સમય

બજેટ/સમય સંકેતો

બજેટ, તાકીદ, સમયરેખા

તેમની પાસે Q4 બજેટ છે, તેઓ જાન્યુઆરીમાં લાઇવ થવા માંગે છે

આરોગ્ય / જોખમ સાથે વ્યવહાર કરો

તકનું આરોગ્ય અને જોખમો

સ્વસ્થ; જોખમ: IT મંજૂરી હજુ સુધી મળી નથી

આગળનું પગલું

માલિક + તારીખ

વેચાણ: 18 જુલાઈ સુધીમાં એકીકરણ દસ્તાવેજ મોકલશે

કાસ્ટિંગથી એક્શન સુધી: વર્કફ્લો

કૉલ ટ્રાંસ્ક્રિપ્ટ (મીટિંગ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ, ઑડિઓ-ટેક્સ્ટ આઉટપુટ અથવા તમારી કાચી નોંધો) ને ક્રિયામાં અનુવાદિત કરવા માટે વ્યવસ્થિત પ્રવાહને અનુસરો:

1. સ્ત્રોત તૈયાર કરો. ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અથવા મેમોને ટેક્સ્ટના એક બ્લોકમાં ઘટ્ટ કરો. જો અનામીકરણ જરૂરી હોય, તો આ પગલામાં નામ/કંપનીને માસ્ક કરો.
2. નમૂનો લાદવો. પ્રોમ્પ્ટમાં સ્પષ્ટપણે આઉટપુટ ફીલ્ડનો ઉલ્લેખ કરો જેથી મોડલ મુક્તપણે લખી ન શકે.
3. સંકેતો બહાર કાઢો. મોડેલ માર્ક બજેટ, સમય અને વાંધા સંકેતો અલગથી રાખો.
4. માલિક + તારીખ સાથેના આગલા પગલા માટે પૂછો. જો તે અસ્પષ્ટ હોય, તો મોડેલને "અસ્પષ્ટ" કહેવા અને તેને બનાવવા માટે કહો.
5. ચકાસો. દરેક મુદ્દા, તારીખની તુલના કરો અને મોડેલ આઉટપુટને કાચા સ્ત્રોત સાથે મોકલો.
6. CRM માં પેસ્ટ કરો. ડીલ રેકોર્ડમાં મંજૂર નોંધ ઉમેરો, કાર્ય તરીકે આગળનું પગલું ખોલો.

નકલ કરવા યોગ્ય પ્રોમ્પ્ટ: ટ્રાન્સક્રિપ્ટ રીકેપ

તમે અનુભવી B2B વેચાણ કામગીરી સહાયક છો. નીચે આપેલ ઇન્ટરવ્યૂ ટ્રાન્સક્રિપ્ટને માત્ર ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાંની માહિતીના આધારે સ્ટ્રક્ચર્ડ CRM નોટમાં કન્વર્ટ કરો. ડમ્પમાં પહેલેથી ન હોય તેવું કંઈપણ ઉમેરશો નહીં; જો તમને ખાતરી ન હોય તો "Not Specified" લખો. આઉટપુટ ફોર્મેટ: - સારાંશ (મહત્તમ 3 વાક્યો) - સહભાગીઓ અને તેમની ભૂમિકાઓ - લીધેલા નિર્ણયો (આઇટમ) - વાંધા (આઇટમ; દરેકમાં ગ્રાહકના શબ્દો ઉમેરો) - બજેટ/સમય સંકેતો (શબ્દાત્મક અવતરણ સાથે) - ડીલ હેલ્થ: હેલ્ધી / જોખમી / જટિલ + એક વાક્ય વાજબીપણું - આગળનું પગલું: [Awner] [Awner] જો તારીખ ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાં નથી, તો "તારીખ સ્પષ્ટ થવી જોઈએ" લખો, તે નકલી છે. ટ્રાન્સક્રિપ્ટ: {{gorusme_doku}}

કૉપિ કરવા યોગ્ય પ્રોમ્પ્ટ: માત્ર ક્રિયા સૂચિ

નીચેની મીટિંગ ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાંથી માત્ર ક્રિયા આઇટમ્સ બહાર કાઢો. દરેક આઇટમ નીચેના ફોર્મેટમાં રાખો: "માલિક — શું કરવું — સમયસીમા." જો માલિક અસ્પષ્ટ હોય, તો "માલિકની નિમણૂક કરવી આવશ્યક છે" લખો. જો તારીખનો ઉલ્લેખ ન હોય, તો નકલી લખો, "કોઈ તારીખ નથી". બિન-એક્શન વાક્યો શામેલ કરશો નહીં. ટ્રાન્સક્રિપ્ટ: {{gorusme_doku}}

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

તફાવત નિર્ધારિત કરે છે કે શું આઉટપુટ સીધું CRM માં જાય છે.

નબળા: "આ વાતચીતનો સારાંશ આપો." પરિણામ: એક લાંબો, બેડોળ ફકરો. કોઈ આગલું પગલું નથી, કોઈ માલિક નથી, કોઈ ઇતિહાસ નથી. મૉડલ પોતાની મેળે અવકાશ ભરી શકે છે (આભાસ).

STRONG:"આ કોલ ટ્રાન્સક્રિપ્ટને નીચેના 7 ફીલ્ડમાં વિભાજિત કરો: સારાંશ, સહભાગીઓ, નિર્ણયો, વાંધાઓ, બજેટ/સમય સંકેતો, ડીલ હેલ્થ, આગળનું પગલું (માલિક + તારીખ). ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાં ન હોય તેવી માહિતી ઉમેરો, ખાલી ફીલ્ડમાં 'નૉટ સ્પેસિફાઇડ' લખો. ગ્રાહકના પોતાના શબ્દોમાં વાંધાઓનો ઉલ્લેખ કરો." પરિણામ: ઓડિટેબલ, સુસંગત નોંધ જે CRM માં પેસ્ટ કરી શકાય છે.

મીની કેસ: SaaS તક

ડેનિઝ, એચઆર સોફ્ટવેર સેલ્સ ટીમના વેચાણ પ્રતિનિધિ, મધ્યમ કદની લોજિસ્ટિક્સ કંપની સાથે 40-મિનિટનો ડેમો કરે છે. ઉપરના શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ સાથે કૉલ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ પર પ્રક્રિયા કરે છે. આઉટપુટ દર્શાવે છે કે ગ્રાહકને ઉત્પાદન ગમ્યું, પરંતુ "પેરોલ મોડ્યુલને અમારી હાલની સિસ્ટમ સાથે વાત કરવી જોઈએ" એવો વાંધો બે વાર પુનરાવર્તિત થયો, અને CFOએ કહ્યું કે "આ માટે Q4 બજેટ ફાળવવામાં આવ્યું હતું." ડીલ આરોગ્ય "જોખમ પર" તરીકે ચિહ્નિત થયેલ છે કારણ કે નિર્ણય લેનાર મીટિંગમાં હાજર ન હતા. મોડલ આગળનું પગલું "ડેનિઝ: 22 જુલાઈ સુધીમાં ITને એકીકરણ વ્હાઇટપેપર ફોરવર્ડ કરશે." ડેનિઝને સમજાયું કે આ મીટિંગમાં તેણે જે એકીકરણની વિગતો ચૂકી છે તે વાસ્તવમાં સોદાની વાસ્તવિક ચાવી છે અને નિર્ણય લેનારને આગામી મીટિંગમાં આમંત્રણ આપે છે. અસંગઠિત "સારી રીતે ચાલે છે" નોંધ ક્યારેય આ જોખમને સૂચવશે નહીં.

ટીપ: ગ્રાહકના પોતાના શબ્દોમાં હંમેશા મોડેલ ક્વોટ વાંધાઓ રાખો. "ભાવ ચિંતા હતી" ટિપ્પણી છે; "હું આ આંકડાના મેનેજમેન્ટને સમજાવી શકતો નથી" આપેલ છે અને તમે તે મુજબ તમારું યુદ્ધકાર્ડ તૈયાર કરો.

સાવધાન: ગ્રાહક કૉલની ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાં વ્યક્તિગત ડેટા અને વેપાર રહસ્યો હોય છે. વાસ્તવિક ગ્રાહક રેકોર્ડ્સ, નામો, સંપર્ક માહિતી અથવા કિંમતો બાહ્ય કૃત્રિમ બુદ્ધિ સેવા પર અપલોડ કરવી જે મંજૂર નથી અને કોર્પોરેટ ડેટા પ્રોસેસિંગ એગ્રીમેન્ટ નથી તે KVKK ઉલ્લંઘન અને ગોપનીયતાનું જોખમ ઊભું કરી શકે છે. કોર્પોરેટ માન્ય સાધનનો ઉપયોગ કરો; જો નહિં, તો નામ/કંપની/નંબર અનામી કરો.

સામાન્ય ભૂલો

• આગળનું પગલું તેને અડ્યા વિના છોડવાનું છે. "ટુ ફોલો" લાઇનનો અર્થ છે કે કોઈ જવાબદાર નથી. દરેક ક્રિયા માટે નામ લખો.
• મોડેલને ખાલી જગ્યાઓ ભરવાની મંજૂરી આપે છે. જો કાસ્ટિંગ બજેટનો ઉલ્લેખ કરતું નથી, તો મોડેલે અનુમાન ન કરવું જોઈએ કે "તેમની પાસે કદાચ મધ્યમ શ્રેણીનું બજેટ છે." હંમેશા સૂચના આપો "ઉલ્લેખિત નથી".
• અવતરણને બદલે ટિપ્પણી રેકોર્ડ કરી રહ્યું છે. શાબ્દિક ગ્રાહક નિવેદન સાથે મોડેલના અર્થઘટનને ગૂંચવશો નહીં; વાંધો જવાબ તૈયાર કરતી વખતે મૂળ વાક્ય સોનું છે.
• ચકાસણી વિના CRM માં પેસ્ટ કરવું. મોડેલે તારીખ અથવા નંબરને ખોટી રીતે વાંચ્યો હોઈ શકે છે. સાચવતા પહેલા સંખ્યાઓ અને પ્રતિબદ્ધતાઓની સમીક્ષા કરો.
• નિયંત્રણ વિના ગોપનીય ડેટા અપલોડ કરવો. અપ્રુવ્ડ ટૂલ પર ગ્રાહક રેકોર્ડ મોકલવો એ સૌથી મોંઘી ભૂલ છે.

સારાંશમાં

• સ્ટ્રક્ચર્ડ CRM નોટ એ એકમાત્ર પ્રકારની નોટ છે જે છ અઠવાડિયા પછી પણ કામ કરે છે.
• નિશ્ચિત ક્ષેત્રોનો ઉપયોગ કરો: સારાંશ, નિર્ણયો, વાંધાઓ, બજેટ/સમય સંકેતો, ડીલ હેલ્થ, આગલું પગલું.
• આગલા પગલામાં માલિક અને ઇતિહાસ હોવો આવશ્યક છે; નહિંતર, મીટિંગ અધૂરી છે.
• મોડેલ પર ટેમ્પ્લેટ લગાવો, "નોટ સ્પેસિફાઈડ" સાથે ખાલી ફીલ્ડ્સ ભરો, ગ્રાહકના વાક્યમાં વાંધાઓને ટાંકો.
• સ્ત્રોત સાથે દરેક મુદ્દો, તારીખ અને પ્રતિબદ્ધતા ચકાસો; મોડેલ ફિટ થઈ શકે છે.
• માત્ર કોર્પોરેટ-મંજૂર, સુરક્ષિત સાધનોમાં વાસ્તવિક ગ્રાહક ડેટાની પ્રક્રિયા કરો.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તાજેતરના વાસ્તવિક વેચાણ કૉલની કાચી નોંધ લો (નામો અને કંપનીને છુપાવો). ઉપર આપેલા "ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સારાંશ" પ્રોમ્પ્ટનો ઉપયોગ કરીને સંરચિત CRM નોંધ બનાવો. પછી મોડેલનું અનુમાન કરેલું આગલું પગલું તપાસો: શું તેનો માલિક અને ઇતિહાસ છે? નહિંતર, મોડેલના ખૂટતા વિસ્તારને "સ્પષ્ટતાની જરૂર છે" તરીકે ચિહ્નિત કરવા માટે પ્રોમ્પ્ટને અપડેટ કરો અને ફરીથી ચલાવો. છેલ્લે, કાચી નોંધ સાથે આઉટપુટમાં ઓછામાં ઓછા એક નંબર અથવા તારીખની સરખામણી કરીને ચકાસો; નોંધ કરો કે શું મોડેલ ભૂલો કરે છે.