ઓરિએન્ટેશન અને ઓનબોર્ડિંગ સામગ્રી

નફો:

• નવા કર્મચારી માટે ભૂમિકા-વિશિષ્ટ, સંરચિત ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન અને સામગ્રી ઉત્પન્ન કરવાની ક્ષમતા
• પ્રથમ દિવસ/અઠવાડિયું/મહિનાના માર્ગ નકશા, ચેકલિસ્ટ અને 30-60-90 દિવસની યોજનાઓ બનાવવાની ક્ષમતા
• ઓનબોર્ડિંગ સામગ્રીને કંપની કલ્ચર, ટોન અને રિમોટ/હાઇબ્રિડ વર્કિંગ માટે અનુકૂળ કરવાની ક્ષમતા

જલદી ભરતી પૂરી થાય છે, એક નવી દોડ શરૂ થાય છે: નવા કર્મચારીને નોકરી માટે ગરમ કરવા માટે. આ પ્રક્રિયાને ઓનબોર્ડિંગ કહેવામાં આવે છે; ઉમેદવાર ઓફર સ્વીકારે તે ક્ષણથી તે/તેણી ઉત્પાદક કર્મચારીમાં ફેરવાઈ જાય ત્યાં સુધી તે આયોજિત સમયગાળો છે જે તેને લાગે છે કે તે છે. જમીન પરની વાસ્તવિકતા પીડાદાયક છે: ઘણી કંપનીઓમાં, ઓનબોર્ડિંગ એ પ્રથમ દિવસે લેપટોપ, થોડા પીડીએફ અને શબ્દસમૂહ "જમણી તરફ તમારું ડેસ્ક" વિશે છે. જો કે, સંશોધન દર્શાવે છે કે સંરચિત ઓનબોર્ડિંગ પ્રથમ વર્ષના ટર્નઓવર દરને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે અને નવા કર્મચારીને સંપૂર્ણ ઉત્પાદકતા સુધી પહોંચવામાં લાગતો સમય ઘટાડે છે. સૌથી ખરાબ બાબત એ છે કે સારી ઓનબોર્ડિંગ સામગ્રી બનાવવા માટે કામ લાગે છે: ભૂમિકા-વિશિષ્ટ રોડમેપ્સ, ચેકલિસ્ટ્સ, પરિચય યોજનાઓ... અહીંથી આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (AI) અમલમાં આવે છે.

આ યુનિટમાં આપણે ઓનબોર્ડિંગ ડિઝાઇનરની જેમ AI નો ઉપયોગ કરવાનું શીખીશું. ચાલો કેટલીક શરતો સ્પષ્ટ કરીએ. 30-60-90 દિવસની યોજના એ લક્ષ્યોના સમયગાળામાં વિભાજિત છે જે નવા કર્મચારી પ્રથમ ત્રણ મહિનામાં હાંસલ કરે તેવી અપેક્ષા છે. પ્રીબોર્ડિંગ એ ઓફરની સ્વીકૃતિ અને પ્રથમ વ્યવસાય દિવસ વચ્ચેનો સમયગાળો છે; જો સારી રીતે મેનેજ કરવામાં આવે, તો તે "મેં યોગ્ય સ્થાન પસંદ કર્યું છે" એવી કર્મચારીની લાગણીને વધુ મજબૂત બનાવે છે. બડી (માર્ગદર્શક જીવનસાથી) એક અનુભવી કર્મચારી છે જે પ્રથમ અઠવાડિયામાં નવા કર્મચારીની સાથે જાય છે.

સ્તરોમાં ઓનબોર્ડિંગને તોડવું

સારું ઓનબોર્ડિંગ એ એકલ દસ્તાવેજ નથી, પરંતુ સમય સાથે ફેલાયેલ અનુભવ છે. જો તમે AI ને આ સ્તરો આપો છો, તો તે એવી યોજના સાથે આવે છે જે ડિસ્કનેક્શનને બદલે પ્રવાહ ઉત્પન્ન કરે છે. અહીં પગલું દ્વારા પગલું પ્રક્રિયા છે:

1. ઇનપુટ એકત્રિત કરો. ભૂમિકા, વિભાગ, જે જાણ કરશે, દૂરસ્થ/સંકર/ઓફિસ, પ્રથમ મહિનામાં જટિલ કાર્યો, તેઓ જે સાધનોનો ઉપયોગ કરશે, તેઓ જે ટીમો સાથે કામ કરશે.
2. સમય ધરી વ્યાખ્યાયિત કરો. પ્રીબોર્ડિંગ, પ્રથમ દિવસ, પ્રથમ સપ્તાહ, પ્રથમ મહિનો અને 30-60-90.
3. દરેક સ્તર માટે સામગ્રી જનરેટ કરો. ચેકલિસ્ટ, પરિચય યોજના, શીખવાના ઉદ્દેશ્યો.
4. સંસ્કૃતિ અને સ્વર સાથે અનુકૂલન કરો. નિષ્ઠાવાન સ્ટાર્ટઅપ અને કોર્પોરેટ બેંકનો ઓનબોર્ડિંગ ટોન સમાન હોઈ શકે નહીં.
5. દૂરસ્થ/સંકર તફાવત ઉમેરો. ઘણી વસ્તુઓ કે જે ભૌતિક કાર્યાલયમાં કુદરતી છે (જેમ કે કોફી બ્રેક મીટિંગ્સ) દૂરથી આયોજન કરવું જોઈએ.
6. વાસ્તવિકતા સાથે ચકાસો. ટૂલના નામ, નીતિ અથવા પ્રક્રિયાના પગલાની પુષ્ટિ કરો કે જે AI વાસ્તવિક કોર્પોરેટ જ્ઞાન સાથે ઉપજાવી શકે છે.

તમારી ભૂમિકા: અનુભવી ઓનબોર્ડિંગ નિષ્ણાત. કાર્ય: નીચેની ભૂમિકા માટે સ્તરવાળી ઓનબોર્ડિંગ યોજના તૈયાર કરો. સ્તરો: પ્રીબોર્ડિંગ, પ્રથમ દિવસ, પ્રથમ અઠવાડિયું, પ્રથમ મહિનો. દરેક સ્તર માટે:- 5-8 પોઈન્ટની ચેકલિસ્ટ (કોણ જવાબદાર છે: HR/મેનેજર/કર્મચારી)- શીખવા અથવા પ્રારંભિક ઉદ્દેશ્યો- મૂર્ત ડિલિવરી કરવા યોગ્ય, કોમન સેટઅપ (દા.ત.) જબરજસ્ત નથી.<role>સ્થિતિ: ડિજિટલ માર્કેટિંગ નિષ્ણાત વિભાગ: માર્કેટિંગ, લોકોની 6 ટીમ, માર્કેટિંગ મેનેજરને રિપોર્ટ કરો મોડલ: હાઇબ્રિડ (અઠવાડિયામાં 2 દિવસ ઓફિસ) જટિલ સાધનો: Google Analytics, મેટા જાહેરાતો, હબસ્પોટ ફર્સ્ટ મહિનાનો ધ્યેય: સ્વતંત્ર રીતે ઝુંબેશ રિપોર્ટ તૈયાર કરવામાં સક્ષમ બનો</role>

ટીપ: સૌથી સામાન્ય ઓનબોર્ડિંગ ભૂલ એ છે કે નવા કર્મચારીને પ્રથમ દિવસે માહિતી સાથે બોમ્બમારો કરવો. AI ને સ્પષ્ટ કરો કે તમે "બિન-જબરજસ્ત, ક્રમિક" યોજના ઇચ્છો છો; પ્રથમ દિવસ "સ્વાગત અને સેટઅપ" છે, જેમાં નીચેના અઠવાડિયામાં ઊંડાણપૂર્વકની તાલીમ ફેલાયેલી છે.

30-60-90 દિવસની યોજના

30-60-90 દિવસની યોજના નવા કર્મચારીને "સફળતા કેવી દેખાય છે" પ્રશ્નનો જવાબ આપે છે અને મેનેજર સાથે અપેક્ષાઓ ગોઠવે છે. AI હાડપિંજર મિનિટોમાં આ કરે છે:

ઉપરના ડિજિટલ માર્કેટિંગ નિષ્ણાત માટે 30-60-90 દિવસનો પ્લાન લખો. - 0-30 દિવસ: શિક્ષણ અને અવલોકન કેન્દ્રિત (ટૂલ્સ, ટીમ, પ્રક્રિયાઓ) - 31-60 દિવસ: સમર્થિત યોગદાન (કોઈની સાથે રહીને ઉત્પાદન) - 61-90 દિવસ: સ્વતંત્ર માલિકી (પ્રથમ સ્વતંત્ર આઉટપુટ) દરેક સમયગાળા માટે 3 માપી શકાય તેવા લક્ષ્યો લખો અને તે લક્ષ્ય કેવી રીતે માપવામાં આવશે. અતિશયોક્તિ ન કરો; ભૂમિકાના સ્તર માટે વાજબી અને યોગ્ય બનો.

ત્રણ મિની કેસ

કિસ્સો 1 - પ્રથમ દિવસે તરબોળ. એક સોફ્ટવેર કંપનીમાં, નવા ડેવલપર્સને પ્રથમ દિવસે 14 અલગ-અલગ દસ્તાવેજો અને 9 ટૂલ્સની ઍક્સેસ આપવામાં આવી હતી. જ્યારે "પ્રથમ અઠવાડિયું ખૂબ જ અસ્તવ્યસ્ત હતું" ટિપ્પણી એક્ઝિટ સર્વેમાં પુનરાવર્તિત કરવામાં આવી હતી, ત્યારે HR એ એક સ્તરવાળી યોજના બનાવી હતી: પ્રથમ દિવસે માત્ર 3 સાધનો અને 1 સ્વાગત દસ્તાવેજ બાકી હતો, બાકીનો 4 અઠવાડિયામાં ફેલાયેલો હતો. ત્રણ મહિના પછી, નવા કર્મચારીનો સંતોષ 5 માંથી 3.4 થી વધીને 4.3 થયો.

કેસ 2 - દૂરથી એકલતા. સંપૂર્ણપણે દૂરસ્થ ટીમમાં, નવા જોડાનારા પ્રથમ મહિના માટે "અદ્રશ્ય" રહ્યા, કોઈને મળવા અસમર્થ. HR એ રિમોટ ઓનબોર્ડિંગ માટે એક સંરચિત "પ્રારંભિક કૅલેન્ડર" તૈયાર કરાવ્યું હતું: પ્રથમ 2 અઠવાડિયામાં 6 લોકો સાથે 20-મિનિટની કોફી મીટિંગ, એક મિત્રની સોંપણી. 90 દિવસમાં વહેલા પ્રસ્થાન (પ્રથમ 3 મહિનામાં રાજીનામું)નો દર 18% થી ઘટીને 7% થયો છે.

કેસ 3 - અસંગત અનુભવ. 40 લોકોની રિટેલ ચેઇનમાં, દરેક સ્ટોર મેનેજર પોતાની રીતે ઓનબોર્ડિંગ કરી રહ્યા હતા; અનુભવ સ્ટોરથી સ્ટોરમાં બદલાય છે. AI સાથે, HR એ તમામ સ્ટોર્સ માટે પ્રમાણભૂત ઓનબોર્ડિંગ ચેકલિસ્ટ અને પ્રથમ સપ્તાહનું દૃશ્ય બનાવ્યું; આચાર્યો તેને સ્થાનિક વિગતો સાથે ભરે છે. આમ, સુસંગતતા હાંસલ કરવામાં આવી હતી અને દરેક મેનેજરને શરૂઆતથી સામગ્રી ઉત્પન્ન કરવાના બોજમાંથી મુક્ત કરવામાં આવ્યો હતો.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ: નવા કર્મચારી માટે ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન લખો.

પરિણામ: એક સામાન્ય સૂચિ કે જે ભૂમિકા, અવધિ અથવા કંપની સાથે જોડાયેલી નથી, તે દરેકને બંધબેસે છે પરંતુ કોઈને સંપૂર્ણ રીતે બંધબેસતું નથી.

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ: [ભૂમિકા + વિભાગ + કાર્યકારી મોડલ + જટિલ સાધનો + પ્રથમ મહિનાનું લક્ષ્ય + સ્તરીય સમય અક્ષ (પ્રીબોર્ડિંગ/પ્રથમ દિવસ/અઠવાડિયું/મહિનો) + દરેક સ્તર પર જવાબદાર વ્યક્તિ + "ક્રમશઃ, જબરજસ્ત નહીં" સૂચના]

પરિણામ: ભૂમિકા-વિશિષ્ટ, સમય-સમાપ્ત, સ્પષ્ટ જવાબદારીઓ સાથે કાર્યક્ષમ ઑનબોર્ડિંગ અનુભવ.

સંસ્કૃતિ અને દૂરસ્થ/સંકર અનુકૂલન

કદ

ઓફિસમાં કુદરતી

દૂરથી આયોજન કરવાની જરૂર છે

ડેટિંગ

હૉલવેમાં, વિરામ વિસ્તારમાં

સુનિશ્ચિત 1:1 મીટિંગ્સ, મિત્ર સોંપણી

સાંસ્કૃતિક પ્રસારણ

પર્યાવરણીય અવલોકન દ્વારા

લેખિત મૂલ્યો + નમૂના વાર્તાઓ

પ્રશ્નો પૂછશો નહીં

ટેબલ પર પાછા આવો અને પૂછો

"કોઈ મૂર્ખ પ્રશ્નો" ચેનલ, ઓફિસ સમય

સંબંધિત

ભૌતિક વાતાવરણ

પ્રથમ સપ્તાહ સ્વાગત વિધિ, ટીમ પરિચય

મોનીટરીંગ

સામ-સામે અવલોકન

સ્ટ્રક્ચર્ડ 30-60-90 ચેક-ઇન્સ

નવા જોડાનાર માટે આ ઓનબોર્ડિંગ પ્લાનને અનુકૂલિત કરો જે સંપૂર્ણપણે દૂરથી કામ કરે છે. ઓફિસમાં મીટિંગ, સાંસ્કૃતિક સ્થાનાંતરણ અને પ્રશ્નો પૂછવાની સ્વયંસ્ફુરિત ક્ષણો આયોજિત અને સુનિશ્ચિત કરો. ઓછામાં ઓછા 4 મૂર્ત સ્પર્શો ઓફર કરો (દા.ત. મિત્ર, સ્વાગત કૉલ, ચેક-ઇન રિધમ) જે એકલતા અને ડિસ્કનેક્શનનું જોખમ ઘટાડશે.

સાવધાન: AI વાસ્તવિક વાહન અથવા કોર્પોરેટ પોલિસીનું નામ બનાવી શકે છે ("પરમિશન વિનંતી સિસ્ટમ X દ્વારા કરવામાં આવી છે"). ઓનબોર્ડિંગ દસ્તાવેજ એ પ્રથમ સત્તાવાર સ્ત્રોત છે જે નવા કર્મચારી જુએ છે; ખોટી માહિતી વિશ્વાસને નબળી પાડે છે. પ્રકાશિત કરતા પહેલા વાસ્તવિક કોર્પોરેટ માહિતી સાથે ટૂલના નામ, સિસ્ટમના નામ અને નીતિની વિગતો ચકાસો.

સામાન્ય ભૂલો

• પહેલા દિવસે બધું આપી દેવું. માહિતી બોમ્બમારો યાદ નથી; અઠવાડિયામાં સામગ્રી ફેલાવો.
• બધા માટે એક માપ. એકાઉન્ટન્ટ અને ફિલ્ડ સેલ્સપર્સનનું ઓનબોર્ડિંગ એકસરખું ન હોઈ શકે; ભૂમિકા-વિશિષ્ટ સામગ્રી માટે પૂછો.
• અમાપ લક્ષ્યો. "પ્રથમ સપ્તાહમાં નિષ્ણાત બનો" જેવા લક્ષ્યો નિરાશાજનક છે; તબક્કામાં 30-60-90 ઇન્સ્ટોલ કરો.
• દૂરના વિસ્તારને ઓફિસ તરીકે બનાવવું. આયોજન વિના ભૌતિક વાતાવરણમાં સ્વયંસ્ફુરિત મેળાપ છોડવાથી અંતરે એકલતા સર્જાય છે.
• સામગ્રીને બિલકુલ અપડેટ કરી રહ્યાં નથી. સાધનો, ટીમ અને પ્રક્રિયાઓ બદલાય છે; AI ને સમયાંતરે વર્તમાન દસ્તાવેજ અપડેટ કરો.
• AI આઉટપુટને ચકાસ્યા વિના પ્રકાશિત કરવું. નિર્મિત નીતિ/ટૂલ નામો વિશ્વાસનો નાશ કરે છે.

સારાંશમાં

• ઓનબોર્ડિંગ એ એકલ દસ્તાવેજ નથી, પરંતુ એક સ્તરીય અનુભવ છે જે પ્રીબોર્ડિંગથી પ્રથમ મહિના સુધીનો છે; AI ઝડપથી આ સ્તરોને હાડપિંજર બનાવે છે.
• ઇનપુટ્સ (ભૂમિકા, મોડેલ, ટૂલ્સ, પ્રથમ મહિનાનું લક્ષ્ય) સ્પષ્ટ કરો; દરેક સ્તર માટે ઉત્પાદિત ચોક્કસ જવાબદારીઓ સાથે ચેકલિસ્ટ્સ રાખો.
• 30-60-90 દિવસની યોજના અપેક્ષાઓને સંરેખિત કરે છે; લક્ષ્યોને માપી શકાય તેવા અને ક્રમિક રાખો.
• રિમોટ/હાઇબ્રિડ ઓનબોર્ડિંગમાં, ઓફિસમાં સ્વયંસ્ફુરિત મીટિંગ અને કલ્ચર ટ્રાન્સફરની યોજના બનાવો.
• વાસ્તવિક કોર્પોરેટ માહિતી સાથે AI-જનરેટેડ ટૂલ નામ, નીતિ અને પ્રક્રિયાની વિગતો ચકાસવાની ખાતરી કરો.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તમારી પોતાની કંપની (અથવા કાલ્પનિક કંપની)માંથી વાસ્તવિક ભૂમિકા પસંદ કરો. આ ભૂમિકા માટે, AI આ સાથે પ્રદાન કરવામાં આવે છે: (1) એક ઓનબોર્ડિંગ પ્લાન જેમાં પ્રીબોર્ડિંગ/પ્રથમ દિવસ/પ્રથમ અઠવાડિયું/પ્રથમ મહિનાના સ્તરોનો સમાવેશ થાય છે, જેમાં દરેક સ્તર માટે નિયુક્ત વ્યક્તિ જવાબદાર હોય છે; (2) 30-60-90 દિવસની યોજના; (3) રીમોટલી ઉત્પાદિત સંસ્કરણ છે. પછી દરેક વાહનના નામ અને પોલિસીના દાવાને આઉટપુટમાં ચિહ્નિત કરો અને વાસ્તવિક માહિતી સાથે તેની પુષ્ટિ કરો. પરિણામને એક પૃષ્ઠ પર નીચે મૂકો અને પૂછો કે "જો કોઈ નવા કર્મચારીએ પ્રથમ દિવસે આ જોયું તો કેવું લાગશે?" તમારી આંખોથી વાંચો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] શું ઇનપુટ રોલ, વર્ક મોડલ અને પ્રથમ મહિનાના ધ્યેય માટે વિશિષ્ટ હતા?
• [ ] શું પ્લાન પ્રીબોર્ડિંગથી લઈને પહેલા મહિના સુધી સ્તરવાળી છે?
• શું દરેક ચેકલિસ્ટ આઇટમ માટે જવાબદાર વ્યક્તિ (HR/મેનેજર/કર્મચારી) સ્પષ્ટ છે?
• શું 30-60-90 દિવસના લક્ષ્યાંકો માપી શકાય તેવા અને ક્રમિક છે?
• [ ] શું દૂરસ્થ/સંકર માટે મીટિંગ અને સાંસ્કૃતિક સ્થાનાંતરણનું આયોજન કરવામાં આવ્યું છે?
• [ ] શું સામગ્રી ક્રમિક છે અને જબરજસ્ત નથી?
• શું વાહનના નામ, સિસ્ટમના નામ અને નીતિની વિગતો વાસ્તવિક માહિતી સાથે ચકાસવામાં આવી છે?