Voitot:
- Mahdollisuus muuntaa puhelutallenteet strukturoiduiksi CRM-muistiinpanoiksi
- Kyky poimia toimintokohteita ja selvittää seuraavat vaiheet kokouksesta
- Kyky käyttää johdonmukaista muistiinpanomallia, jossa hahmotellaan mahdollisuuksien terveyttä ja riskejä
Kun myyntipuhelu on ohi, ajasta tulee arvokkain resurssi. Päässäsi on neljän sivun keskustelu, kolme vastalausetta, budjettiviittaus ja se kriittinen lause, jossa asiakas sanoo: "Kysytään IT-tiimiltä." Mutta seuraavaan tapaamiseen on kymmenen minuuttia jäljellä, ja CRM:lle kirjoittamasi muistiinpano on enimmäkseen vain lause "Kokous meni hyvin, jatketaan." Juuri tämä aukko on paikka, jossa mahdollisuudet kuolevat hiljaa. Tässä osiossa opimme käyttämään tekoälyä muuttamaan puhelun transkriptio tai löysät muistiinpanot jäsennellyksi, toimintaa luovaksi CRM-tietueeksi sekunneissa. Tavoitteena ei ole automatisoida muistiinpanojen tekemistä; varmistaa, että jokaisesta keskustelusta tulee selkeä "seuraava askel".
Miksi strukturoitu CRM-huomautus?
Vapaa tekstiviesti on hyödytön kuuden viikon kuluttua. Lause "Asiakas löysi hinnan korkeaksi"; Se ei kerro, onko tämä neuvottelutaktiikka, todellinen budjettieste vai vertailu kilpailijaan. Jäsennellyssä muistiinpanossa puolestaan on kiinteät kentät: yhteenveto, tehdyt päätökset, vastalauseet, budjetti/aikasignaalit ja seuraava vaihe. Näiden kenttien avulla sekä sinä että kollegasi ymmärrät tallenteen viidessä sekunnissa. Lisäksi putkiraportointi, ennusteen tarkkuus ja kaupan kunnon seuranta ovat mahdollisia vain tällaisilla vakiokentillä.
Kriittinen kohta on tämä: jos keskustelu ei tuota selkeää seuraavaa askelta, se on olennaisesti epätäydellinen. Ja seuraavassa vaiheessa täytyy olla kaksi asiaa: omistaja ja historia. "Lähetämme tarjouksen" ei ole seuraava askel. "Minä (myynti) välitän tarkistetun ehdotuksen talousjohtajalle torstaihin 18. heinäkuuta mennessä" on seuraava askel. Vaatimaton toiminta ei ole kenenkään asia; Toimintaa ilman historiaa ei ole koskaan.
Johdonmukainen muistiinpanomalli
Saman mallin käyttäminen tiiminä tekee CRM:stä haettavan ja raportoitavan. Suositellut alueet:
alueella
Sisältö
esimerkki
Yhteenveto
2-3 lausetta, keskustelun ydin
He etsivät vuosisuunnittelutyökaluja, he eivät ole tyytyväisiä nykyiseen ratkaisuun
Osallistujat + roolit
Päättäjä, vaikuttaja, käyttäjä
Ayşe (talousjohtaja, päätöksentekijä), Mert (rahoituspäällikkö, vaikuttaja)
tehdyt päätökset
Selvennetyt asiat
Pilotti alkaa kahdella osastolla
Vastalauseita
Huoli ilmaistu
Hinta, integrointiaika
Budjetti/aikasignaalit
Budjetti, kiireellisyys, aikajana
Heillä on Q4-budjetti, ja he haluavat aloittaa tammikuussa
Käsittele terveys / riskit
Mahdollisuuden terveys ja riskit
Terve; riski: IT-hyväksyntää ei ole vielä saatu
Seuraava askel
Omistaja + päivämäärä
Myynti: Lähettää integraatioasiakirjan 18. heinäkuuta mennessä
Castingista toimintaan: työnkulku
Noudata systemaattista kulkua kääntääksesi puhelun transkriptio (kokouksen transkriptio, äänitekstituloste tai raakamuistiinpanosi) toiminnaksi:
- Valmistele lähde. Tiivistä transkriptio tai muistio yhdeksi tekstilohkoksi. Jos anonymisointi vaaditaan, peitä nimet/yritys tässä vaiheessa.
- Aseta malli. Määritä kehotteessa tuloskentät selkeästi, jotta malli ei kirjoita vapaasti.
- Poimi signaalit. Merkitse malliin budjetti-, aika- ja vastalausesignaalit erikseen.
- Pyydä seuraava vaihe omistajalta + päivämäärä. Jos se on epäselvä, pyydä mallia sanomaan "epäselvä" äläkä keksi sitä.
- Vahvista. Vertaa jokaista ongelmaa, päivämäärää ja sitoa mallin tulosteet raakalähteeseen.
- Liitä CRM:ään. Lisää hyväksytty huomautus sopimustietueeseen, avaa seuraava vaihe tehtävänä.
Kopioitavissa oleva kehote: transkription yhteenveto
Olet kokenut B2B-myynnin assistentti. Muunna seuraava haastattelukopio strukturoiduksi CRM-muistiinpanoksi, joka perustuu VAIN transkription tietoihin. Älä lisää mitään, mikä ei ole jo kaatopaikassa. Kirjoita "Ei määritetty", jos et ole varma. Tulostusmuoto: - Yhteenveto (enintään 3 lausetta) - Osallistujat ja heidän roolinsa - Tehdyt päätökset (kohta) - Vastalauseet (kohde; lisää asiakkaan sanamuoto kuhunkin) - Budjetti-/aikasignaalit (sanatarkasti lainauksella) - Kaupan tila: Terve / Riskillinen / Kriittinen + yhden lauseen perustelu - Seuraava vaihe: [Omistaja] + [Toiminto] +. Jos päivämäärä ei ole kopiossa, kirjoita "päivämäärä on selvennettävä", se on väärennös. Transkriptio: {{gorusme_doku}}
Kopioitavissa oleva kehote: vain toimintoluettelo
Pura vain toimintokohteet alla olevasta kokouksen pöytäkirjasta. Aseta jokainen kohde seuraavassa muodossa: "OMISTAJA — mitä tehdä — määräaika." Jos omistaja on epäselvä, kirjoita "Omistaja on nimettävä". Jos päivämäärää ei mainita, kirjoita fake, "ei päivämäärää". Älä sisällytä ei-toimintolauseita. Transkriptio: {{gorusme_doku}}
Heikko kehote / Vahva kehote
Ero määrittää, meneekö tulos suoraan CRM:ään.
HEIKKO: "Tee yhteenveto tästä keskustelusta." Tulos: Pitkä, hankala kappale. Ei seuraavaa askelta, ei omistajaa, ei historiaa. Malli voi täyttää aukot yksinään (hallusinaatio).
VAHVA:"Jaa tämä puhelun transkriptio seuraavaan 7 kenttään: yhteenveto, osallistujat, päätökset, vastalauseet, budjetti/aikasignaalit, sopimuksen kunto, seuraava vaihe (omistaja + päivämäärä). Lisää tiedot, jotka eivät ole transkriptissa, kirjoita tyhjään kenttään "Ei määritelty". Lainaa vastalauseet asiakkaan omin sanoin." Tulos: Tarkastettava, johdonmukainen muistiinpano, joka voidaan liittää CRM:ään.
Minikotelo: SaaS-mahdollisuus
Deniz, HR-ohjelmistojen myyntitiimin myyntiedustaja, suorittaa 40 minuutin esittelyn keskikokoisen logistiikkayrityksen kanssa. Käsittelee puhelun transkription yllä olevan tehokkaan kehotteen avulla. Tulos paljastaa, että asiakas piti tuotteesta, mutta vastalause, että "palkkamoduulin pitäisi puhua olemassa olevan järjestelmän kanssa", toistettiin kahdesti, ja talousjohtaja sanoi "Q4-budjetti oli varattu tähän." Kaupan kunto on merkitty "Riskillä", koska päätöksentekijä ei ollut läsnä kokouksessa. Malli tulostaa seuraavan vaiheen seuraavasti: "Deniz: toimittaa integraatioselvityksen IT:lle 22. heinäkuuta mennessä." Deniz tajuaa, että integraatioyksityiskohta, jonka hän menetti tässä kokouksessa, on itse asiassa avain kauppaan, ja kutsuu päätöksentekijän seuraavaan kokoukseen. Strukturoimaton "menee hyvin" -merkintä ei koskaan osoittaisi tätä riskiä.
Vinkki: Käytä aina mallilainauksen vastalauseita asiakkaan omin sanoin. "Hinta huolestui" on kommentti; "En voi vakuuttaa tämän hahmon johtoa" on itsestäänselvyys, ja sinä valmistat taistelukorttisi sen mukaisesti.
Varoitus: Asiakaspuhelun transkriptio sisältää henkilötietoja ja liikesalaisuuksia. Oikeiden asiakastietojen, nimien, yhteystietojen tai hintojen lataaminen ulkoiseen tekoälypalveluun, jota ei ole hyväksytty ja jolla ei ole yritystietojen käsittelysopimusta, voi olla KVKK-rikkomus ja tietosuojariski. Käytä yrityksen hyväksymää työkalua; jos ei, tee nimi/yritys/numerot nimettömäksi.
Yleisiä virheitä
- Seuraava askel on jättää se valvomatta. "Seurattava" -viiva tarkoittaa, että kukaan ei ole vastuussa. Kirjoita kullekin toiminnolle nimi.
- Antaa mallin täyttää aukot. Jos castingissa ei mainita budjettia, mallin ei pitäisi arvata "heillä on todennäköisesti keskitason budjetti". Anna aina ohje "Ei määritelty".
- Kommentin tallentaminen lainauksen sijaan. Älä sekoita mallin tulkintaa sanatarkasti asiakkaan lausumaan; Alkuperäinen lause on kultaa vastalausevastausta valmisteltaessa.
- Liitä CRM:ään ilman vahvistusta. Malli on voinut lukea päivämäärän tai numeron väärin. Tarkista luvut ja sitoumukset ennen tallentamista.
- Luottamuksellisten tietojen lataaminen ilman valvontaa. Asiakastietueen lähettäminen hyväksymättömään työkaluun on kallein virhe.
Yhteenvetona
- Strukturoitu CRM-muistiinpano on ainoa muistiinpanotyyppi, joka toimii edelleen kuuden viikon jälkeen.
- Käytä kiinteitä kenttiä: yhteenveto, päätökset, vastalauseet, budjetti/aikasignaalit, sopimuksen kunto, seuraava vaihe.
- Seuraavalla askeleella on oltava omistaja ja historia; Muuten kokous on keskeneräinen.
- Aseta malli malliin, täytä tyhjät kentät "Ei määritetty", lainaa vastalauseet asiakkaan virkkeessä.
- Tarkista jokainen ongelma, päivämäärä ja sitoumus lähteestä. mahtuu malliin.
- Käsittele todellisia asiakastietoja vain yrityksen hyväksymillä suojatuilla työkaluilla.
Sovellustehtävä
Tee raaka muistiinpano (naamioi nimet ja yrityksen) äskettäisestä todellisesta myyntipuhelusta. Luo jäsennelty CRM-muistiinpano käyttämällä yllä olevaa "transkription yhteenveto" -kehotetta. Tutki sitten seuraavaa vaihetta, jonka malli päättelee: onko sillä omistajaa ja historiaa? Muussa tapauksessa päivitä kehote ja merkitse mallin puuttuva alue "tarvitsee selvennystä" ja suorita uudelleen. Varmista lopuksi vertaamalla vähintään yhtä tulosteen numeroa tai päivämäärää raakamuistiinpanoon. Huomaa, tekeekö malli virheitä.