KVKK, Tietosuoja ja turvallinen tekoälyn käyttö

Voitot:

• Kyky käyttää ehdokas- ja työntekijätietoja KVKK-periaatteiden mukaisesti (käyttöraja, tiedon minimointi)
• Kyky suojata henkilötietoja peittämällä/anonymisoimalla ja turvallisella työkalun valinnalla
• Kyky tukea tekoälyn paljastamis-, suostumus- ja säilytysprosesseja HR:n tietojenkäsittelyä varten

Ehdokkaiden CV:t, suorituspisteet, palkkatiedot, viitekommentit, lääkärinlausunnot, kurinpitotodistukset... HR on yrityksen arkaluontoisimpien henkilötietojen vartija. Tekoälytyökalujen käyttäminen näiden tietojen kanssa tarjoaa valtavan tehokkuuden; mutta se aiheuttaa myös vakavan oikeudellisen ja eettisen vastuun. Yksinkertaisesti kaikkien ehdokasjoukon CV:iden liittäminen sattumanvaraiseen työkaluun voi muuttua tietomurroksi muutamassa minuutissa. Tässä osiossa opimme tekemään tekoälyn käytöstä HR:n mukaista, turvallista ja puolustettavaa KVKK:n (Personal Data Protection Law) mukaisesti.

Muutama termi: Henkilötiedot ovat mitä tahansa tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja (nimi, henkilöllisyystodistus, sähköpostiosoite, jopa yksilöllinen CV-teksti). Erityislaatuiset (arkaluonteiset) tiedot ovat erityisen suojattuja tietoja, kuten terveys, uskonto, seksuaalielämä, rikostuomio, liiton jäsenyys. Rekisterinpitäjä on laitos (yrityksesi), joka määrittää tietojen käsittelyn tarkoituksen. Anonymisointi tarkoittaa tietojen tekemistä niin, ettei niitä voida millään tavalla linkittää takaisin henkilöön. Peitto (pseudonyymisoiminen) on tunnisteiden korvaamista pseudonyymeillä (ehdokas 1, kandidaatti 2); Se on heikompi kuin anonymisointi, mutta riittää useimpiin analyyseihin.

KVKK:n perusperiaatteet ja sen vastineet HR:ssä

KVKK:n yleiset periaatteet sitovat myös tekoälyn käyttöäsi. Jotta liiketoimi olisi laillinen, sen on oltava näiden periaatteiden mukainen:

periaatetta

Merkitys HR:ssä

Laillisuus ja rehellisyys

Onko käsittelylle laillinen peruste (sopimus, oikeutettu etu, nimenomainen suostumus)

Tarkoituksen rajoitus

Käytä tietoja vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty (älä käytä rekrytointitietoja markkinoinnissa)

Tietojen minimointi

Niin paljon tietoa kuin työ vaatii; älä anna liikaa mallille

tarkkuus

Varmista, että tiedot ovat ajan tasalla ja tarkkoja

tallennusraja

rajoittamaton varastointi; Tuhoa tietoja, joita ei enää tarvita

Turvallisuus

Käsittele tietoja asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin suojauksin

Varoitus: Kaikkien ehdokasjoukon CV:iden liittäminen yleiseen tekoälytyökaluun ilman takeita yrityksen tietojen säilyttämisestä on vakava riski KVKK:lle. Nämä tiedot voidaan tallentaa mallin toimittajalle ja käyttää jopa koulutuksessa joissakin palvelutilanteissa. Yritysten/hyväksytyt työkalut, tietojenkäsittelysopimukset (DPA) ja anonymisointi/naamiointi aina kun mahdollista ovat välttämättömiä henkilötietojen käsittelyssä.

Turvallisen käytön vaiheet

1. Valitse työkalu. Valitse työkalut, jotka ovat yritysten, joilla on tietojenkäsittelysopimus ja jotka tarjoavat mahdollisuuden "käyttää tietojani koulutuksessa".
2. Minimoi tiedot. Anna analyysiin vaadittavat vähimmäistiedot; poista ylimääräinen.
3. Maski/anonymisoi. Korvaa nimi, tunnus, yhteystieto, koko syntymäaika lempinimen arvolla tai vaihteluvälillä.
4. Rajoita tarkoitusta. Käsittele tietoja vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
5. Pidä polku. Kirjaa, mitä tietoja on käsitelty, mihin tarkoitukseen ja millä työkalulla.
6. Anna ihmisten hyväksyntä. Anna ihmisen tehdä päätös, joka vaikuttaa häneen.

Peitä henkilötiedot ennen alla olevan CV:n arviointia: - Kirjoita "ehdokas" nimen sijaan, kirjoita yhteystiedot [REDAKETTI]- Käytä ikäjakaumaa (esim. 30-35) syntymäajan sijaan- Yleistä, jos koulun/yrityksen nimi voi johtaa syrjintään. Tee sitten jäsennelty yhteenveto vain työhön liittyvien kriteerien mukaan.

Anonymisointi- ja peittokäytäntö

Suurin osa HR-analyyseista voidaan tehdä yksilöimättä. Analyysilogiikka ei muutu, henkilötietoja ei luovuteta:

Heikko (riskialtis): Liitä tiedot oikealla nimellä, henkilötunnuksella, yksiköllä ja koko palkalla. Vahva (turvallinen): Koodaa ihmiset nimellä "Person 1/2/3", käytä ikäjakaumaa syntymäajan sijaan, bändiä (esim. 40-50 000) täyden palkan sijaan. Käytä aluetta sijainnin sijasta, kuukautta/vuosi tarkan päivämäärän sijaan.

Tekoäly auttaa myös KVKK-asiakirjojen, kuten selvennystekstin ja säilytysajan, laatimisessa, mutta jälleen vain luonnoksen:

Roolisi: tietosuoja-assistentti. Tehtävä: Kirjoita LUONNOS ehdokastietotekstistä rekrytointiprosessia varten. Sisältö: mitä tietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen, millä oikeusperusteilla, kuinka kauan niitä säilytetään, mitkä ovat hakijan oikeudet. Sääntö: Merkitse oikeudelliset lausunnot tunnisteella [VERIFY TO KVKK EXPERT]; tietty ajanjakso/tuote ÄLÄ väärennä. Tämä on luonnos, ei lopullinen teksti.

Kolme minikoteloa

Tapaus 1 – Suppeasti vältetty rikkomus. Eräs rekrytoija oli liittämässä 60 CV:tä kerralla henkilökohtaiseen ajoneuvotiliinsä. Ryhmänjohtaja puuttui asiaan; Prosessi siirrettiin yrityskäyttöön, DPA-yhteensopivaan työkaluun, ja CV:t peitettiin ja käsiteltiin. Näin sekä tehokkuus säilyi että mahdollisen rikkomuksen ja hallinnollisen sakon riski poistettiin.

Tapaus 2 – Tarkoitusrajan rikkominen. Yksi yritys käytti myöhemmin rekrytointia varten kerättyjä hakijoiden sähköposteja markkinointikampanjassa. Tämä oli "tarkoituksen rajoittamisen" periaatteen vastaista, ja siitä tehtiin valitus. Tapahtuman jälkeen HR otti käyttöön säännön, joka merkitsee kunkin tietojoukon tarkoituksen ja estää väärinkäytön.

Tapaus 3 — Tallennusraja. Eräs organisaatio säilytti vuosikausiin palkattamattomien hakijoiden CV:t. Vastaavat tiedot, tarkoitus ja säilytysaika tekoälypohjaisen inventaarion kanssa; Vanhentuneet tiedot sisällytettiin tuhoamissuunnitelmaan. Siten sekä lainmukaista säilytysrajaa noudatettiin että turha riski pieneni.

Heikko kehote / Vahva kehote

Heikko kehote: Arvioi näiden ehdokkaiden tiedot. [oikea nimi, turkkilainen henkilöllisyystodistus, palkka, täydellinen CV]

Tulos: arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään turvattomasti; KVKK-rikkomusten ja tietovuotojen vaara.

Tehokas kehote: [naamioitu data (ehdokas 1/2, ikähaarukka, palkkaluokka) + tavoiteraja + "vain työhön liittyvät kriteerit" + yrityksen/hyväksytty työkalu + ihmisen hyväksyntäluokitus]

Tulos: sama analyyttinen teho ilman henkilötietojen paljastamista; puolustettava ja laillinen prosessi.

Vinkki: Ennen kuin annat tietoja tekoälylle, testaa tätä: "Vaikkautuuko jonkun yksityisyyttä, jos tämä kuvakaappaus vuotaisi?" Jos vastaus on "kyllä", joko peitä tiedot tai älä anna niitä ollenkaan. Jos olet epävarma, päätä minimoida tiedot.

Yleisiä virheitä

• Raakojen henkilötietojen luovuttaminen suojaamattomaan työkaluun. Harjoituksessa käytettävät ajoneuvot ilman DPA:ta ovat riskialttiita.
• Maskauksen ohittaminen. Nimi/TC/täysi päivämäärä on tarpeeton useimmissa analyyseissä; poista se.
• Väärinkäyttö. Älä käytä rekrytointitietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen, kuten markkinointiin.
• Toistaiseksi voimassa oleva säilytys. Sijoita tiedot, joiden tarkoitus ei ole enää tuhoamissuunnitelmassa.
• Arkaluonteisten tietojen aliarviointi. Terveys/rangaistus/uskontotiedot ovat erityisen suojattuja; Vältä tekoälyn tekemistä.
• Älä jätä jälkiä. Jos et tallenna mitä teet millä tiedoilla, sinua ei voida auditoida.

Yhteenvetona

• Henkilötiedot HR:ssä (CV, suoritus, palkka, terveys) kuuluvat KVKK:n piiriin; Myös tekoälyn käyttö on näiden periaatteiden alaista.
• Valitse yrityksen/hyväksytyt työkalut, joissa on DPA ja jotka eivät käytä tietojasi koulutuksessa; Älä liitä raakadataa yleisiin työkaluihin.
• Käyttötarkoituksen rajoittaminen ja tietojen minimointi: käsittele vain tarpeellisia tietoja siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
• Peittäminen ja anonymisointi tekevät useimmista analyyseistä turvallisia; Käytä aliasta ja aluetta nimen/tehtävän/koko päivämäärän sijaan.
• Tekoäly tuottaa luonnoksia ilmoitus-, suostumus- ja säilytysasiakirjoissa; Anna KVKK:n asiantuntijan tarkistaa lailliset tiedot ja jätä henkilöä koskeva päätös henkilön tehtäväksi.

Sovellustehtävä

Ota CV tai työntekijätieto sinulla (tai kuvitteellinen). Listaa ensin siihen olevat henkilötietokentät ja kysy "tarvitaanko tätä analysointiin?" jokaiselle. Vastaa kysymykseen. Luo suojattu versio poistamalla tarpeettomat ja peittämällä tarvittavat (ehdokas, ikäryhmä, palkkaluokka). Pyydä tekoälyä tuottamaan työhön liittyvä yhteenveto, jossa on vain nämä peitetyt tiedot. Laadi myös lyhyt ehdokasesite ja merkitse oikeudelliset lausumat "varmennettavaksi".

tarkistuslista

• [ ] Onko käytetty työkalu yrityksen/hyväksytty ja DPA-sertifioitu?
• [ ] Onko tiedot minimoitu (vain pakolliset kentät)?
• [ ] Ovatko tunnisteet, kuten nimi/tunnus/täysi päivämäärä peitetty?
• [ ] Jätetäänkö erityislaatuiset (terveys-, rikos-, uskonnolliset) tiedot prosessin ulkopuolelle?
• [ ] Käytetäänkö tietoja vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty?
• [ ] Onko varastointiaika ja hävittämissuunnitelma määritetty?
• [ ] Vaikuttaako lopullinen päätös henkilöön ihmisessä?