اتوماسیون و کارایی گردش کار: تبدیل شدن به یک تیم تک نفره با هوش مصنوعی

سود:

• مشاغل تکراری و استاندارد را اندازه گیری می کند و نامزدهای اتوماسیون را شناسایی می کند.
• قالب های قابل استفاده مجدد را با مناطق سفارشی سازی ایجاد می کند.
• برای هر خروجی که به مشتری می رسد لایه ای از تایید انسانی را حفظ می کند.

بزرگترین محدودیت فریلنسر زمان است: 24 ساعت در روز، شاید 8 ساعت تا کار. پشت یک کارمند حقوق بگیر یک تیم حسابداری، دستیار و بازاریابی وجود دارد. پشت فریلنسر فقط خودش است. به همین دلیل است که اتوماسیون گردش کار - یک بار راه اندازی و اجرا به صورت خودکار یا با یک کلیک، به جای انجام کارهای تکراری به صورت دستی یک به یک - برای فریلنسر یک موضوع تجملاتی و بقا است. دو مفهوم در این واحد اساسی است. اولین مورد، کار تکراری است: کارهایی که تقریباً به همان روش برای هر مشتری، در هر پروژه انجام می دهید - نوشتن پیشنهادات، پاسخ دادن به ایمیل ها، تهیه فاکتورها، به اشتراک گذاری در رسانه های اجتماعی. دومی الگوسازی است: این وظایف تکراری را از یک اسکلت آماده استخراج می کند به جای اینکه هر بار آنها را از ابتدا انجام دهد. هوش مصنوعی (AI) سریعترین راه برای تولید و بهبود مستمر این الگوها است. هدف روشن است: این که زمان ارزشمند خود را از تکرار کم ارزش رها کنید و آن را به کاری اختصاص دهید که در واقع پول در می آورد و از آن لذت می برید.

اتوماسیون از کجا شروع می شود؟ ابتدا اندازه گیری کنید

به جای فرو رفتن کورکورانه در اتوماسیون، ابتدا ببینید زمان شما به کجا می رود. کارهایی را که به مدت یک هفته انجام داده اید به طور کلی یادداشت کنید. سپس آن را با دو سوال حذف کنید: "آیا این کار اغلب تکرار می شود؟" و "آیا می توان این کار را استاندارد کرد؟" مشاغلی که هر دو پاسخ "بله" هستند، اولین نامزدهای اتوماسیون هستند. سعی نکنید کارهای خلاقانه و هر زمان متفاوت را خودکار کنید (تخصص اصلی شما). از آنها محافظت کنید. اتوماسیون وظایف خسته کننده شما را هدف قرار می دهد نه شما را.

نوع کسب و کار

مناسب برای اتوماسیون

رویکرد

نوشتن یک نقل قول/ایمیل

بالا

قالب هوش مصنوعی + شخصی سازی

فاکتور/یادآوری

بالا

الگو + یادآوری تقویم

طرح کلی محتوا

متوسط

پیش نویس هوش مصنوعی + ویرایش دستی

شغل تخصصی اصلی

پایین

با دست؛ هوش مصنوعی فقط پشتیبانی می کند

رابطه اعتماد با مشتری

هیچ کدام

هرگز خودکار نکنید

نکته: اگر برای بار سوم کاری را با دست انجام داده اید، برای بار چهارم توقف کنید و آن را شابلون کنید. شغلی که می گویید "دیگر نخواهد آمد" همیشه در کار آزاد برمی گردد. نصب اولین قالب 20 دقیقه طول می کشد. هر بار استفاده بعدی به 2 دقیقه کاهش می یابد.

گام به گام: راه اندازی یک سیستم اتوماسیون با هوش مصنوعی

1. موجودی زمان. کار خود را برای یک هفته یادداشت کنید. موارد تکراری و استاندارد را علامت بزنید.
2. اولویت. 3 کار تکراری را انتخاب کنید که بیشترین زمان را صرف می کنند.
3. الگوسازی. برای هر کدام یک الگوی قابل استفاده مجدد (اسکلت + فیلدها برای پر کردن) با هوش مصنوعی ایجاد کنید.
4. زمینه های شخصی سازی با [پرانتز] آنچه در الگو هر بار تغییر می‌کند علامت بزنید.
5. کتابخانه. قالب ها را در یک مکان جمع آوری کنید. آن را "نقل قول"، "پیگیری"، "یادآوری فاکتور" نامید.
6. بهبود. تعمیر بخشی که با هر بار استفاده کار نمی کند. الگوها اسناد زنده هستند.

لایه "تأیید انسانی": کمربند ایمنی اتوماسیون

خطرناک ترین رویای اتوماسیون این ایده است که "به خودی خود همه چیز را به طور کامل کار کنیم". در فریلنسری، چیزی که به مشتری می رسد نباید از چشم انسان عبور کند. مدل صحیح این است: هوش مصنوعی و الگوها پیش نویس را آماده می کنند، شما آن را تأیید می کنید و ارسال می کنید. این "انسان در حلقه" نامیده می شود. به عنوان مثال، هوش مصنوعی یک پاسخ خودکار به مشتری ارائه می کند، اما شما کسی هستید که ارسال را می زنید. این قانون واحد از شما در برابر اطلاعات نادرست، لحن نامناسب و شکست محرمانه محافظت می کند و در عین حال سرعت اتوماسیون را حفظ می کند. فدا کردن اعتماد برای سرعت، گران‌ترین معامله در فریلنسری است.

سه کیف کوچک

مورد 1 - کتابخانه الگو 6 ساعت در هفته ذخیره می شود. یک مدیر رسانه های اجتماعی از ابتدا برای هر مشتری پیشنهاد، خلاصه و گزارش می نوشت. او 8 قالب اولیه با هوش مصنوعی ایجاد کرد و قسمت های سفارشی سازی را مشخص کرد. در پایان ماه اول، زمانی که او صرف کارهای اداری می کرد از تقریباً 10 ساعت در هفته به 4 ساعت کاهش یافت. او 6 ساعتی را که به دست آورده بود صرف یافتن مشتریان جدید کرد.

مورد 2 - شکست کامل اتوماسیون مشتریان را از دست داد. یک مشاور پاسخ‌های هوش مصنوعی کاملاً خودکار را به ایمیل‌های دریافتی تنظیم کرد و لایه تأیید را دور زد. هوش مصنوعی یک پاسخ رباتیک و نامربوط به یک شکایت حساس ارسال کرد. مشتری "آیا مرا به یک ربات هدایت کردی؟" گفت و رفت. درس: دور زدن اعتبارسنجی انسانی برای سرعت گران ترین میانبر است.

مورد 3 - اتوماسیون فاکتور باعث کاهش تاخیر در پرداخت شد. یک مترجم فاکتورها و یادآورهای پرداخت مودبانه خود را با الگوهای هوش مصنوعی استاندارد کرد و یادآورهایی را در تقویم خود تنظیم کرد. دیر پرداخت ها به لطف یادآوری های منظم و حرفه ای به میزان قابل توجهی کاهش یافته است. میانگین دوره جمع آوری از 40 روز به 22 روز کاهش یافت. بدون هیچ مکالمه سختی، فقط به خاطر سیستم.

چهار قالب قابل کپی

1) تخصیص موجودی زمان به نامزدهای اتوماسیون:

نقش شما: مشاور بهره وری. لیست کارهای هفتگی من را مرور کنید و بپرسید "آیا مکرر تکرار می شود؟" و "آیا می توان آن را استاندارد کرد؟" آنها را با سؤالات نمره دهید. کسانی را که به هر دو پاسخ مثبت می دهند به عنوان کاندیدای اتوماسیون/الگو برجسته کنید و آنها را به ترتیب اولویت توصیه کنید. عقب ماندگی: [فهرست].

2) ژنراتور قالب قابل استفاده مجدد:

یک الگوی قابل استفاده مجدد برای کار تکرارشونده زیر ایجاد کنید: [job]. فیلدهایی را که هر بار تغییر می کنند با [پرانتز] علامت گذاری کنید. الگو را انعطاف پذیر اما واضح نگه دارید. در پایان عبارت «بررسی قبل از استفاده» را اضافه کنید.

3) پیش نویس پاسخ خودکار (برای ارسال تایید شده):

پاسخی را پیش‌نویس کنید که قبل از ارسال آن برای پیام‌های دریافتی از نوع زیر (به‌طور خودکار ارسال نمی‌شود): [نوع پیام]. لحن: حرفه ای، گرم. [FILL] را برای شخصی کردن جایی بگذارید.

4) چک لیست فرآیند:

مراحل این پروژه تکراری را از ابتدا تا انتها به یک چک لیست تقسیم کنید تا هیچ کدام را از دست ندهید: [نوع پروژه]. در هر مرحله یک کادر "تکمیل" داشته باشید و نقاط مهم تایید را جداگانه علامت بزنید.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

ضعیف: "کار من را خودکار کنید."

نتیجه: توصیه های مبهم، غیرقابل اجرا و کلی که با جریان کار واقعی شما مطابقت ندارد.

قوی: "نقش شما مشاور بهره وری است. من یک مترجم آزاد هستم. در هر شغل جدید، کارهای زیر را به صورت دستی انجام می دهم: نقل قول، پیام تحویل فایل، فاکتور و یادآوری پرداخت. الگوهای قابل استفاده مجدد برای این چهار شغل تولید کنید؛ تغییر فیلدها را در هر کدام با [پرانتز] علامت گذاری کنید و چک لیستی از 2 تا 3 مورد را در انتهای هر یک از موارد ارسال کنم."

نتیجه: قالب های واقعی با مناطق سفارشی سازی و کنترل امنیتی که می توانید مستقیماً از آنها استفاده کنید.

تفاوت این است که به هوش مصنوعی کار تکراری و درخواست لایه تایید شما را بدهید.

اشتباهات رایج

• تلاش برای خودکارسازی کار خلاق. اتوماسیون تکرار را هدف قرار می دهد نه تخصص شما.
• دور زدن تایید انسان چیزی که به مشتری می رسد نباید از چشم شما عبور کند.
• قالب را یک بار تنظیم کنید و آن را فراموش کنید. الگوها زنده. بخشی که کار نمی کند را تعمیر کنید.
• خودکار کردن همه چیز به یکباره با 2-3 کار که بیشترین زمان را صرف می کنند شروع کنید.
• خودکارسازی داده های محرمانه اسرار مشتری را در اختیار جریان های خودکار قرار ندهید.

توجه: هنگام ریختن داده های مشتری (ایمیل، نام، سند) در ابزارهای اتوماسیون، بدانید که این داده ها کجا می روند. برخی از ابزارهای اتوماسیون و هوش مصنوعی داده ها را ذخیره می کنند یا می توانند از آن در آموزش استفاده کنند. برای جریان هایی که حاوی اطلاعات محرمانه مشتری هستند، داده ها را ناشناس کنید یا آن مرحله را به صورت دستی انجام دهید.

به طور خلاصه

اتوماسیون فریلنسر را به یک تیم تک نفره تبدیل می کند: کارهای تکراری و استاندارد را الگوبرداری می کند و زمان ارزشمندی را برای کار واقعی آزاد می کند. ابتدا اندازه‌گیری کنید، زمان‌برترین تکرارها را انتخاب کنید، الگو و اصلاح کنید. اما قانون طلایی باقی می ماند: هوش مصنوعی پیش نویس را آماده می کند، انسان آن را تایید می کند. اعتماد به نفس را فدای سرعت نکنید. اتوماسیون باید شما را تقویت کند نه اینکه مسئولیت شما را از بین ببرد.

وظیفه کاربردی

کارهایی را که به مدت یک هفته انجام داده اید به طور کلی یادداشت کنید. 1. نامزدهای اتوماسیون را با الگو جدا کنید. اولین کاری را که بیشترین زمان را مصرف می کند انتخاب کنید، یک الگوی قابل استفاده مجدد با الگوی 2 ایجاد کنید و یک چک لیست با الگوی 4 اضافه کنید. از این الگو در کار واقعی بعدی خود استفاده کنید و میزان زمان خود را اندازه بگیرید.

چک لیست

• [ ] زمان خود را اندازه گرفتم و کارهای تکراری و استاندارد را تعیین کردم.
• [ ] من 2-3 شغلی را انتخاب کردم که بیشترین زمان را برای اتوماسیون مصرف می کنند.
• [ ] من الگوهای قابل استفاده مجدد ایجاد کردم و قسمت های سفارشی سازی را علامت گذاری کردم.
• [ ] من الگوهایم را در یک کتابخانه جمع کردم.
• [ ] من لایه تایید انسانی را برای هر خروجی که به مشتری می رود حفظ می کنم.
• [ ] من داده های محرمانه را در جریان های اتوماسیون ناشناس می کنم.