Töövoo automatiseerimine ja tõhusus: tehisintellektiga ühemehemeeskonnaks saamine

Kasu:

• See mõõdab korduvaid standardseid töid ja tuvastab automatiseerimise kandidaadid.
• Loob korduvkasutatavaid malle koos kohandamisaladega.
• See säilitab inimliku heakskiidu igale kliendile minevale väljundile.

Vabakutselise suurim piirang on aeg: 24 tundi ööpäevas, töötamiseks võib-olla 8 tundi. Palgatöötaja taga on raamatupidamis-, assistent- ja turundusmeeskond; Vabakutselise taga on ainult tema ise. Seetõttu on töövoo automatiseerimine – üks kord seadistamine ja automaatne või ühe klõpsuga käivitamine, mitte korduvate toimingute käsitsi ükshaaval tegemine – vabakutselise jaoks ellujäämise küsimus, mitte luksus. Selles üksuses on kaks põhikontseptsiooni. Esimene on korduv ülesanne: ülesanded, mida teete peaaegu samamoodi iga kliendi ja iga projekti puhul — ettepanekute kirjutamine, meilidele vastamine, arvete koostamine, sotsiaalmeedias jagamine. Teine on mallide loomine: see on nende korduvate ülesannete tuletamine valmis skeletist, selle asemel, et neid iga kord nullist teha. Tehisintellekt (AI) on kiireim viis nende mustrite loomiseks ja pidevaks täiustamiseks. Eesmärk on selge: vabastada oma väärtuslik aeg väheväärtuslikust kordamisest ja pühendada see tööle, mis tegelikult raha teenib ja mida naudid.

Kust algab automatiseerimine? Mõõtke kõigepealt

Selle asemel, et sukelduda pimesi automatiseerimisse, vaadake esmalt, kuhu teie aeg läheb. Pane umbkaudselt kirja nädala jooksul tehtud töö; seejärel rohige see välja kahe küsimusega: "Kas seda tööd korratakse sageli?" ja "Kas seda tööd saab standardida?" Töökohad, kus mõlemad vastused on "jah", on esimesed kandidaadid automatiseerimiseks. Ärge püüdke automatiseerida loomingulisi, iga kord erinevaid ülesandeid (teie põhiteadmised); kaitsta neid. Automatiseerimine sihib teie igavaid ülesandeid, mitte teid.

äri tüüp

Sobib automatiseerimiseks

Lähenemine

Hinnapakkumise/meili kirjutamine

kõrge

AI mall + isikupärastamine

Arve/meeldetuletus

kõrge

Mall + kalendri meeldetuletus

Sisu ülevaade

keskmine

AI mustand + käsitsi redigeerimine

Põhieriala töö

madal

Käsitsi; AI toetab ainult

Usaldussuhe kliendiga

Mitte ühtegi

Ärge kunagi automatiseerige

Näpunäide: kui olete midagi käsitsi teinud kolmandat korda, peatuge neljandal korral ja tehke see šablooniks. Töö, mille kohta ütlete "ei tule enam kunagi", tuleb vabakutselise tööna alati tagasi. Esimese malli installimiseks kulub 20 minutit; Iga järgnev kasutusaeg lüheneb 2 minutini.

Samm-sammult: AI-ga automatiseerimissüsteemi seadistamine

1. Aja inventuur. Kirjutage oma nädala töö üles; märkige korduvad ja standardsed.
2. Prioriteet. Valige 3 korduvat ülesannet, mis võtavad kõige rohkem aega.
3. Mallimine. Looge iga korduskasutatav mall (skelett + täidetavad väljad) tehisintellektiga.
4. Isikupärastamise väljad. Märkige [nurksulgudega], mis mallis iga kord muutub.
5. Raamatukogu. Koguge malle ühte kohta; Nimetage seda "pakkumine", "järeltegevus", "arve meeldetuletus".
6. Parandamine. Parandage osa, mis iga kasutuskorraga ei tööta; Mallid on elavad dokumendid.

"Inimese heakskiidu" kiht: automaatika turvavöö

Kõige ohtlikum automatiseerimise unistus on idee "panna kõik täiesti iseenesest tööle". Vabakutselises töös ei tohiks miski, mis läheb kliendile, inimsilmast läbi käima. Õige mudel on järgmine: AI ja mallid valmistavad mustandi ette, teie kinnitate ja saadate selle. Seda nimetatakse "inim-in-the-loop". Näiteks koostab tehisintellekt kliendile automaatse vastuse, kuid teie olete see, kes vajutab saata. See ühtne reegel kaitseb teid valeinformatsiooni, sobimatu tooni ja konfidentsiaalsustõrke eest, säilitades samal ajal automatiseerimise kiiruse. Usalduse ohverdamine kiiruse nimel on vabakutselise töö kõige kallim kompromiss.

kolm minikarpi

Juhtum 1 – malliteek säästeti 6 tundi nädalas. Sotsiaalmeedia juht kirjutas iga kliendi kohta nullist ettepanekuid, aruandeid ja aruandeid. Ta lõi tehisintellektiga 8 põhimalli ja märkis kohandamisalad. Esimese kuu lõpuks oli tema haldustööle kulutatud aeg vähenenud ligikaudu 10 tunnilt nädalas 4 tunnini; Ta pühendas teenitud 6 tundi uute klientide leidmisele.

Juhtum 2 – täielik automatiseerimise rike kaotas kliendid. Konsultant seadistas sissetulevatele meilidele täielikult automatiseeritud tehisintellekti vastused, minnes kinnituskihist mööda. AI saatis tundlikule kaebusele robotliku ja ebaolulise vastuse; klient "kas sa suunasid mind roboti juurde?" ütles ta ja lahkus. Õppetund: kiiruse kontrollimisest mööda hiilimine on kõige kallim otsetee.

Juhtum 3 – arvete automatiseerimine vähendas hilinenud makseid. Üks tõlkija standardiseeris oma arved ja viisakaid maksemeeldetuletusi tehisintellekti mallidega ning määras meeldetuletused oma kalendrisse. Hilinenud maksed on tänu regulaarsele ja professionaalsele meeldetuletustele oluliselt vähenenud; Keskmine kogumisperiood vähenes 40 päevalt 22 päevale. Ilma keeruliste vestlusteta, lihtsalt süsteemi tõttu.

Neli kopeeritavat malli

1) Ajavarude eraldamine automatiseerimiskandidaatidele:

Sinu roll: tootlikkuse konsultant. Vaadake läbi minu iganädalane ülesannete loend ja küsige "kas see kordub sageli?" ja "kas seda saab standardida?" Hinda neid küsimustega. Tõstke automaatika/mallikandidaatidena esile need, kes vastavad mõlemale jaatavalt, ja soovitage neid paremusjärjestuses. Mahajäämus: [nimekiri].

2) Korduvkasutatavate mallide generaator:

Looge korduvkasutatav mall järgmise korduva töö jaoks: [töö]. Märgistage iga kord muutuvad väljad [nurksulgudega]. Hoidke mall paindlik, kuid selge; Lisa lõppu laused "kontrollige enne kasutamist".

3) Automaatvastuse mustand (kinnitatud esitamiseks):

KOOSTAGE vastus, mille ma kinnitan enne saatmist järgmist tüüpi sissetulevatele sõnumitele (ei saadeta automaatselt): [sõnumi tüüp]. Toon: professionaalne, soe. Jätke [FILL] isikupärastamiseks.

4) Protsessi kontroll-loend:

Jaotage selle korduva projekti etapid algusest lõpuni kontroll-loendiks, et te ei jääks ühestki kahe silma vahele: [projekti tüüp]. Kastke "täidetud" igas etapis ja märkige kriitilised kontrollpunktid eraldi.

Nõrk viip / Tugev viip

Nõrk: "Automatiseeri mu töö."

Tulemus: ebamäärane, teostamatu, üldine nõuanne, mis ei sobi teie tegeliku töövooga.

Tugev: "Teie roll on tootlikkuse konsultant. Olen vabakutseline tõlkija. Iga uue töö puhul teen käsitsi järgmist: hinnapakkumise kirjutamine, faili kohaletoimetamise teade, arve ja maksemeeldetuletus. Koostage nende nelja töö jaoks korduvkasutatavad mallid; märkige kõigis muudetavad väljad [nurksulgudega] ja lisan enne iga malli saatmist 2–3 üksuse kontrollnimekirja, mille ma iga töö lõpus kontrollin."

Tulemus: tõelised mallid koos kohandamisalade ja turvakontrolliga, mida saate otse kasutada.

Erinevus tuleneb sellest, kui annate tehisintellektile oma tegeliku korduva töö ja kinnituskihi.

Levinud vead

• Püüab loomingulist tööd automatiseerida. Automatiseerimine on suunatud kordamisele, mitte teie teadmistele.
• Inimese heakskiidust mööda minnes. Miski, mis läheb kliendile, ei tohiks teie silme eest läbi käia.
• Määrake mall üks kord ja unustage see. Mallid reaalajas; Parandage osa, mis ei tööta.
• Automatiseerides kõik korraga. Alustage 2-3 ülesandega, mis võtavad kõige rohkem aega.
• Konfidentsiaalsete andmete automatiseerimine. Ärge andke automatiseeritud voogudele klientidele saladusi.

Tähelepanu: kliendiandmeid (e-post, nimi, dokument) automatiseerimisvahenditesse valades teadke, kuhu need andmed lähevad. Mõned automatiseerimis- ja tehisintellekti tööriistad salvestavad andmeid või saavad neid treeningutel kasutada. Konfidentsiaalset klienditeavet sisaldavate voogude puhul muutke andmed anonüümseks või tehke see toiming käsitsi.

Kokkuvõttes

Automatiseerimine muudab vabakutselise ühe mehe meeskonnaks: mallib korduvad standardsed ülesanded ja vabastab väärtuslikku aega tegelikuks tööks. Esmalt mõõtke, valige kõige aeganõudvamad iteratsioonid, mallige ja täpsustage. Kuid kuldreegel jääb kehtima: AI valmistab mustandi ette, inimene kiidab selle heaks. Ärge ohverdage usaldust kiiruse nimel; Automatiseerimine peaks teid suurendama, mitte kaotama teie vastutust.

Rakenduse ülesanne

Pange umbkaudselt kirja nädala jooksul tehtud töö. 1. Eraldage automaatika kandidaadid malliga. Valige esimene ülesanne, mis võtab kõige rohkem aega, looge 2. malliga korduvkasutatav mall ja lisage malliga 4 kontroll-loend. Kasutage seda malli oma järgmisel päristööl ja mõõtke, kui palju aega säästate.

kontrollnimekiri

• [ ] Mõõtsin oma aega ja määrasin korduvad standardsed ülesanded.
• [ ] Valisin välja need 2-3 tööd, mis kulutavad automatiseerimiseks kõige rohkem aega.
• [ ] Lõin korduvkasutatavad mallid ja märkisin ära kohandamisalad.
• [ ] Kogusin oma mallid ühte teeki.
• [ ] Hooldan iga kliendile mineva väljundi jaoks inimeste kinnituskihti.
• [ ] Muudan automatiseerimisvoogudes konfidentsiaalsed andmed anonüümseks.