Κέρδη:
- Κατανόηση του πού η τεχνητή νοημοσύνη εξάγει δεδομένα και παράγει προσχέδια σε έγγραφα εφοδιαστικής, όπως δελτία παράδοσης, τιμολόγια, τελωνειακές διασαφήσεις και συμβάσεις.
- Δυνατότητα διενέργειας ανάγνωσης εγγράφων (OCR), αντιστοίχισης δεδομένων και ελέγχου ασυνέπειας σε πρόχειρη μορφή με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης
- Κατανόηση ότι τα δεδομένα που παράγονται από την τεχνητή νοημοσύνη δεν θα πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία χωρίς ανθρώπινη επαλήθευση σε τελωνειακούς, φορολογικούς και νομικούς τομείς.
Τα logistics είναι η ροή χαρτιού και δεδομένων. Υπάρχει ένα δελτίο αποστολής πίσω από κάθε αποστολή, ένα τιμολόγιο πίσω από κάθε αγορά, μια τελωνειακή δήλωση πίσω από κάθε εισαγωγή και ένα συμβόλαιο πίσω από κάθε επιχειρηματική σχέση. Ένα κέντρο διανομής επεξεργάζεται εκατοντάδες έγγραφα την ημέρα. Η μη αυτόματη ανάγνωσή τους, η εισαγωγή των δεδομένων στο σύστημα και η εντόπιση ασυνεπειών είναι τόσο αργή όσο και επιρρεπής σε σφάλματα. Η αυτοματοποίηση εγγράφων — αυτόματη εξαγωγή και επεξεργασία δεδομένων από έγγραφα — μειώνει αυτό το βάρος. Η τεχνητή νοημοσύνη κάνει δύο πράγματα εδώ: εξάγει δεδομένα από το έγγραφο (με OCR — Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων, δηλαδή μετατροπή του κειμένου στην εικόνα σε κείμενο και έξυπνη ανάλυση) και επισημαίνει τις ασυνέπειες μεταξύ των εγγράφων. Αλλά ας είμαστε ξεκάθαροι: οποιαδήποτε δεδομένα που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη στους τομείς των τελωνειακών, φορολογικών και νομικών συνεπειών δεν θα υποβληθούν σε επεξεργασία χωρίς ο υπεύθυνος άνθρωπος να τα συγκρίνει με το αρχικό έγγραφο και να το επιβεβαιώσει.
Γλώσσα των εγγράφων εφοδιαστικής
Σύντομο γλωσσάρι: Δελτίο παράδοσης (σημείωμα αποστολής): Έγγραφο που δείχνει ποιος απεστάλη τα εμπορεύματα από ποιον και σε ποια ποσότητα. κινείται με τα εμπορεύματα. Τιμολόγιο: Οικονομικό έγγραφο που δείχνει το ποσό, τα είδη και τον φόρο της πώλησης. Τελωνειακή διασάφηση: Επίσημο έγγραφο που δηλώνει το είδος, την αξία και τον κωδικό GTIP των εμπορευμάτων κατά την εισαγωγή/εξαγωγή (Customs Tariff Statistics Position - ο διεθνής κωδικός ταξινόμησης των εμπορευμάτων καθορίζει τον φορολογικό συντελεστή). Φορτωτική: Το έγγραφο που αποδεικνύει την παραλαβή των εμπορευμάτων και το συμβόλαιο μεταφοράς. Συμβόλαιο: Νομικό κείμενο που καθορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των μερών.
Το κοινό χαρακτηριστικό αυτών των εγγράφων: κάθε αριθμός και κωδικός σε αυτά παράγει ένα αποτέλεσμα. Ένας λανθασμένος κωδικός GTIP μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες φορολογικές και τελωνειακές κυρώσεις. σφάλμα στη λογιστική και πληρωμή λανθασμένου ποσού τιμολογίου. Μια λανθασμένη ποσότητα δελτίου αποστολής σημαίνει ασυμφωνία αποθεμάτων. Ως εκ τούτου, τα δεδομένα που παράγονται από το AI είναι ένα «πρόχειρο» και πρέπει να επαληθευτούν.
Συμβουλή: Όταν έχετε το AI να διαβάσει ένα έγγραφο, ρωτήστε το όχι μόνο για τα δεδομένα, αλλά και για τις πληροφορίες "Δεν είμαι σίγουρος ποιο πεδίο". Μια καλή προτροπή επιτρέπει στο AI να επισημαίνει περιοχές που δεν μπορεί να διαβάσει ή τις βλέπει ως ασαφείς. Προσέχετε ακριβώς αυτές τις περιοχές.
Τι μπορεί να κάνει η τεχνητή νοημοσύνη και τι όχι;
Μπορεί: Να εξάγει πληροφορίες για το ποσό, την ημερομηνία, το είδος και τον προμηθευτή από εκατοντάδες τιμολόγια και τα ταξινομεί σε έναν πίνακα. Σύγκριση δελτίου παράδοσης και τιμολογίου και επισήμανση αναντιστοιχίας ποσότητας/τιμής· συνοψίστε μια σύμβαση και φέρτε στην προσοχή σας επικίνδυνες ή ασυνήθιστες ρήτρες. την παραγωγή μιας τυπικής απάντησης ή προσχέδιο ενημέρωσης· Μετάφραση και σύνοψη πολύγλωσσων εγγράφων.
Δεν μπορώ (μόνο): οριστικοποίηση της τελωνειακής διασάφησης. νομική επιβεβαίωση μιας σύμβασης· οριστικός προσδιορισμός φορολογητέου κωδικού· ενεργοποίηση πληρωμής. Αυτά είναι καθήκοντα που απαιτούν υπευθυνότητα και εξουσία, και λάθη που φέρνουν τιμωρία και αντιδικίες. Το AI επιταχύνει, ο άνθρωπος αποφασίζει και υπογράφει.
Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με τη σύμβαση: το AI μπορεί να συνοψίσει ένα συμβόλαιο και να πει "αυτή η ρήτρα είναι ασυνήθιστη", κάτι που είναι πολύ πολύτιμο. Όμως η νομική εγκυρότητα, η ευθύνη και η εκτίμηση κινδύνου είναι δουλειά του δικηγόρου. Το AI δεν είναι νομικός σύμβουλος.
Προσοχή: Το AI μπορεί να ανακατέψει αριθμούς (0/0, 1/7, κόμμα/περίοδος), να παραλείψει ένα στυλό ή να ανακατέψει δύο έγγραφα κατά τη διάρκεια της OCR. Αυτά τα σφάλματα είναι κρυμμένα σε μια έξοδο που φαίνεται ρευστή και ομαλή. Να συγκρίνετε πάντα τα κρίσιμα πεδία (ποσότητα, κωδικός, ποσότητα) με το πρωτότυπο.
Βήμα προς βήμα: Εργασία σε έγγραφα με AI
- Προετοιμάστε το έγγραφο. Διαγραφή σαρωμένης εικόνας. Εγκεκριμένο από το ίδρυμα, εργαλείο με εγγύηση εμπιστευτικότητας για ευαίσθητα έγγραφα.
- Ζητήστε δομημένη εξαγωγή. Καθορίστε με σαφήνεια ποια πεδία θέλετε (ποσό, ημερομηνία, είδος, κωδικός).
- Σημειώστε τις αβεβαιότητες. Ζητήστε από το AI να καταγράψει ξεχωριστά τις περιοχές για τις οποίες δεν είναι σίγουρο.
- Κάνε διασταυρούμενο έλεγχο. Αφαιρέστε τις ασυνέπειες μεταξύ δελτίου αποστολής-τιμολογίου-παραγγελίας.
- Ανθρώπινη επαλήθευση. Συγκρίνετε κρίσιμες περιοχές με το πρωτότυπο. Ο αρμόδιος πραγματογνώμονας εγκρίνει.
- Αρχειοθέτηση και παρακολούθηση. Λήψη εγκεκριμένων δεδομένων στο σύστημα. καταγράψτε ποιος ενέκρινε (ίχνος ελέγχου).
τρεις μίνι θήκες
Περίπτωση 1 — Εντοπισμός της αναντιστοιχίας τιμολογίου-δελτίου παράδοσης. Μια εταιρεία διανομής επεξεργαζόταν εκατοντάδες τιμολόγια το μήνα και αργότερα συνειδητοποιούσε ότι κατά καιρούς γίνονταν υπερπληρωμές. Η λογιστική είχε AI σύγκριση τιμολογίων και δελτίων παράδοσης. Ο YZ σημείωσε ότι ένας προμηθευτής τιμολόγησε 3 αντικείμενα περισσότερα από το δελτίο αποστολής. Ο άνθρωπος έλεγξε και επαλήθευσε τα πρωτότυπα και ζήτησε διορθώσεις. Οι μηνιαίες διαρροές αξίας χιλιάδων λιρών έκλεισαν. Το AI έδειξε την ασυνέπεια. Η ένσταση έγινε από άνθρωπο.
Περίπτωση 2 — Η σημασία του ελέγχου στο τελωνείο. Ένας χειριστής εισαγωγών εξήγαγε κωδικούς GTIP και ποσά από ένα προτιμολόγιο που περιείχε δεκάδες είδη προς την YZ. Πριν από τη μεταφορά, ο αρμόδιος πραγματογνώμονας έλεγξε και παρατήρησε ότι ο AI είχε ανακατέψει τους κωδικούς παρόμοιων προϊόντων σε δύο στοιχεία και ότι σε ένα από αυτά είχε διαβάσει λάθος το δεκαδικό διαχωριστικό και έδειξε το ποσό 10 φορές. Αυτά τα λάθη θα οδηγούσαν σε κυρώσεις και καθυστερήσεις στη δήλωση. Ο ειδικός το διόρθωσε και το ενέκρινε. Ο αυτοματισμός πρόσθεσε ταχύτητα και εξάλειψε τα ανθρώπινα λάθη.
Περίπτωση 3 — Περίληψη της σύμβασης αλλά η νομική απόφαση είναι αυτοπροσώπως. Ένας διευθυντής αγορών ζήτησε από την τεχνητή νοημοσύνη να συνοψίσει ένα μακροχρόνιο συμβόλαιο προμήθειας και να του πει να "επισημάνει επικίνδυνα αντικείμενα". Ο YZ τόνισε την ποινική ρήτρα και τις μονομερείς ρήτρες καταγγελίας· Αυτό εστίασε την προσοχή του διευθυντή προς τη σωστή κατεύθυνση. Αλλά πριν υπογράψει τη σύμβαση, ο διευθυντής το έστειλε στο νομικό τμήμα. Η σύντομη περιγραφή της AI ήταν ένας οδικός χάρτης, όχι μια νομική έγκριση. Η σύμβαση υπογράφηκε μετά από νομικό έλεγχο.
Τέσσερα πρότυπα με δυνατότητα αντιγραφής
1) Εξαγωγή δομημένων δεδομένων:
Ο ρόλος σας: βοηθός επεξεργασίας εγγράφων. Από την παρακάτω εικόνα τιμολογίου, εξάγετε τα ακόλουθα πεδία σε μορφή πίνακα: αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, προμηθευτής, για κάθε είδος (προϊόν, ποσότητα, τιμή μονάδας, ποσό), σύνολο, ΦΠΑ. Σημειώστε οποιοδήποτε πεδίο δεν μπορείτε να διαβάσετε ή για το οποίο δεν είστε σίγουροι ως "ΑΒΕΒΑΙΟ". Μην γεμίζετε κανέναν αριθμό με εικασίες.
2) Έλεγχος πολλαπλής συνέπειας:
Παρακάτω είναι η παραγγελία, το δελτίο αποστολής και τα στοιχεία τιμολογίου για την ίδια αποστολή. Εργασία: επισημάνετε τυχόν αποκλίσεις μεταξύ των τριών με βάση την ποσότητα, την τιμή μονάδας και το είδος. Αναφέρετε ποια έγγραφα περιέχουν κάθε ασυμφωνία. Σημειώστε ότι η απόφαση για τη διόρθωση εξαρτάται από το άτομο.
3) Έλεγχος κινδύνου συμβολαίου:
Συνοψίστε το κείμενο της σύμβασης παρακάτω και σημειώστε τυχόν ασυνήθιστες ή επικίνδυνες ρήτρες (ποινική ρήτρα, μονομερής καταγγελία, απεριόριστη ευθύνη, αυτόματη ανανέωση). Δηλώστε ότι δεν πρόκειται για νομική γνωμάτευση και ότι η τελική αξιολόγηση ανήκει στον δικηγόρο.
4) Τελωνειακός προέλεγχος:
Εξαγάγετε το είδος, την ποσότητα, την αξία και την πιθανή πρόταση κωδικού GTIP από το παρακάτω τιμολόγιο. Για να αποφύγετε τον κίνδυνο σύγχυσης των κωδικών παρόμοιων προϊόντων, εξηγήστε με μία πρόταση γιατί προτείνετε κάθε κωδικό. Δώστε προσοχή στα δεκαδικά ψηφία και τις μονάδες. Σημειώστε εάν δεν είστε σίγουροι. Ας υποθέσουμε ότι ο εμπειρογνώμονας θα εγκρίνει την τελική δήλωση.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή:
Εισαγάγετε αυτό το τιμολόγιο στο σύστημα.
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν έχει την εξουσία να εισέλθει απευθείας στο σύστημα, και ακόμη κι αν είχε, η είσοδος χωρίς έλεγχο ταυτότητας είναι επικίνδυνη. Δεν είναι επίσης σαφές ποια πεδία ζητούνται.
Ισχυρή προτροπή:
Ο ρόλος σας: βοηθός επεξεργασίας εγγράφων. Από αυτήν την εικόνα τιμολογίου, εξάγει τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία, τον προμηθευτή, τα είδη (προϊόν/ποσότητα/τιμή μονάδας/ποσό), το σύνολο και τον ΦΠΑ ως πίνακα. Σημειώστε τις περιοχές για τις οποίες δεν είστε σίγουροι ως "ΑΒΕΒΑΙΟ", μην κάνετε τους αριθμούς. Θα το συγκρίνω με το πρωτότυπο και θα επιβεβαιώσω? Μην αποδεχτείτε καμία μη εγκεκριμένη περιοχή ως οριστική.
εργασία εγγράφων
ρόλος AI
ανθρώπινος ρόλος
Επίπεδο κινδύνου
Μαζική εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων
Δημιουργεί πρόχειρο πίνακα
Επαληθεύει κρίσιμες περιοχές
μεσαίο
Δελτίο αποστολής-έλεγχος τιμολογίου
Σημάδια ασυνέπειας
Ένσταση/διορθωτική απόφαση
μεσαίο
τελωνειακή διασάφηση
Συνιστά κωδικό/ποσό
Εγκρίνει/υπογράφει τη δήλωση
ψηλά
Επιβεβαίωση σύμβασης
Περίληψη και έλεγχος κινδύνου
Νομική αξιολόγηση και υπογραφή
ψηλά
Συνήθη λάθη
- Επεξεργασία εξόδου OCR χωρίς επαλήθευση. Ο μπερδεμένος αριθμός και ο κωδικός είναι κρυμμένοι μέσα στο τακτοποιημένο τραπέζι.
- Στηριζόμενη στην τεχνητή νοημοσύνη στα τελωνεία και τη φορολογία. Εσφαλμένο GTIP ή ποσό θα οδηγήσει σε κυρώσεις και καθυστερήσεις. Απαιτείται έγκριση ειδικού.
- Λάθος AI ως νομικός σύμβουλος. Η περίληψη της σύμβασης είναι πολύτιμη, αλλά η αξιολόγηση της νομικής εγκυρότητας εναπόκειται στον δικηγόρο.
- Δεν θέλω σήμανση ασάφειας. Εάν δεν πείτε στην τεχνητή νοημοσύνη να "δείξει ότι δεν είστε σίγουροι", θα αντιμετωπίσει το αβέβαιο σαν να ήταν σίγουρο.
- Μη τήρηση ίχνους ελέγχου. Εάν δεν καταγραφεί ποιος έδωσε την έγκριση, η ευθύνη δεν μπορεί να ακολουθηθεί μετά το σφάλμα.
Συμβουλή: Ξεκινήστε την αυτοματοποίηση εγγράφων «πρώτα σε έγγραφα μεγάλου όγκου και χαμηλού κινδύνου» (για παράδειγμα, συνήθεις εσωτερικές σημειώσεις παράδοσης). Μόλις εδραιωθεί η εμπιστοσύνη και η διαδικασία, προχωρήστε σταδιακά σε έγγραφα υψηλού κινδύνου όπως τελωνεία και συμβόλαια, πάντα με ισχυρή ανθρώπινη επαλήθευση. Η ασφάλεια καθώς και η ταχύτητα συνοδεύονται από ωριμότητα.
Συνοπτικά
Τα logistics είναι μια ροή εγγράφων και η τεχνητή νοημοσύνη είναι ένας ισχυρός βοηθός στον εντοπισμό ασυνεπειών με την εξαγωγή δεδομένων σε αυτήν τη ροή: πίνακας εκατοντάδων τιμολογίων, επισήμανση αναντιστοιχίας δελτίου παράδοσης-τιμολογίου, σύνοψη της σύμβασης και επισήμανση του επικίνδυνου στοιχείου. Αλλά τα σφάλματα OCR είναι κρυμμένα μέσα στην φαινομενικά ομαλή έξοδο. Σε τομείς όπως τα τελωνεία, η φορολογία και οι νομικές συνέπειες, τα δεδομένα της AI είναι ένα προσχέδιο. Συγκρίνετε κρίσιμες περιοχές με πρωτότυπες, επιβεβαιώστε από εμπειρογνώμονες, διατηρήστε τη διαδρομή ελέγχου. Το AI επιταχύνει. Ο κόσμος φέρει την υπογραφή και την ευθύνη.
Εργασία εφαρμογής
Πάρτε ένα δείγμα τιμολογίου και του δελτίου αποστολής από τη δική σας επιχείρηση (ή υποθετική). Εξάγετε δεδομένα τιμολογίου από το AI με το πρότυπο «εξαγωγής δομημένων δεδομένων» και σημειώστε τις σημαίες «ΑΣΦΑΒΗΤΟ». Στη συνέχεια, συγκρίνετε το τιμολόγιο με το δελτίο αποστολής χρησιμοποιώντας το πρότυπο "Έλεγχος πολλαπλής συνέπειας". Επαληθεύστε χειροκίνητα κάθε ασυμφωνία που βρίσκει η τεχνητή νοημοσύνη με το πρωτότυπο και σημειώστε σε 5 στοιχεία ποιες περιοχές απαιτούν ανθρώπινη επιβεβαίωση.
λίστα ελέγχου
- [ ] Έχω ζητήσει από την τεχνητή νοημοσύνη να επισημάνει τα πεδία "ΑΒΕΒΑΙΟ" για τα οποία δεν είναι σίγουρο;
- [ ] Έχω συγκρίνει τα κρίσιμα πεδία (ποσότητα, κωδικός, ποσότητα) με το πρωτότυπο;
- [ ] Χρειάζομαι έγκριση εμπειρογνώμονα σε τελωνειακά/φορολογικά/συμβατικά έγγραφα;
- [ ] Έχω αφήσει τη νομική αξιολόγηση για τη σύμβαση σε δικηγόρο;
- [ ] Έχω κρατήσει καταγραφή της διαδρομής ελέγχου ποιος έδωσε την έγκριση;