Κέρδη:
- Δυνατότητα μετατροπής εγγραφών κλήσεων σε δομημένες σημειώσεις CRM
- Δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων ενεργειών και διαγραφής επόμενων βημάτων από τη συνάντηση
- Δυνατότητα χρήσης ενός σταθερού προτύπου σημειώσεων που περιγράφει την υγεία και τους κινδύνους ευκαιριών
Μόλις τελειώσει μια κλήση πωλήσεων, ο χρόνος γίνεται ο πιο πολύτιμος πόρος σας. Έχετε μια συνομιλία τεσσάρων σελίδων στο μυαλό σας, τρεις αντιρρήσεις, μια υπαινιγμό για τον προϋπολογισμό και αυτή την κρίσιμη πρόταση όπου ο πελάτης λέει: «Ας ρωτήσουμε την ομάδα πληροφορικής». Αλλά απομένουν δέκα λεπτά μέχρι την επόμενη συνάντηση και το σημείωμα που γράψατε στο CRM είναι ως επί το πλείστον μόνο η πρόταση "Η συνάντηση πήγε καλά, θα ακολουθήσει". Αυτό ακριβώς το κενό είναι όπου οι ευκαιρίες πεθαίνουν σιωπηλά. Σε αυτήν την ενότητα, θα μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε την τεχνητή νοημοσύνη για να μετατρέψουμε μια μεταγραφή κλήσης ή χαλαρές σημειώσεις σε μια δομημένη εγγραφή CRM που δημιουργεί δράση μέσα σε δευτερόλεπτα. Ο στόχος δεν είναι να αυτοματοποιηθεί η λήψη σημειώσεων. διασφαλίζοντας ότι ένα σαφές «επόμενο βήμα» προκύπτει από κάθε συνομιλία.
Γιατί δομημένη σημείωση CRM;
Μια σημείωση ελεύθερου κειμένου είναι άχρηστη μετά από έξι εβδομάδες. Η πρόταση "Ο πελάτης βρήκε την τιμή υψηλή" Δεν λέει αν πρόκειται για διαπραγματευτική τακτική, πραγματικό εμπόδιο στον προϋπολογισμό ή σύγκριση με έναν ανταγωνιστή. Μια δομημένη σημείωση, από την άλλη πλευρά, έχει σταθερά πεδία: περίληψη, αποφάσεις που ελήφθησαν, ενστάσεις, ενδείξεις προϋπολογισμού/χρόνου και επόμενο βήμα. Αυτά τα πεδία επιτρέπουν τόσο σε εσάς όσο και σε έναν συνάδελφο να κατανοήσετε την εγγραφή σε πέντε δευτερόλεπτα. Επιπλέον, η αναφορά αγωγών, η ακρίβεια της πρόβλεψης και η παρακολούθηση της υγείας των συμφωνιών είναι δυνατές μόνο με τέτοια τυπικά πεδία.
Το κρίσιμο σημείο είναι το εξής: εάν μια συνομιλία δεν παράγει ένα ξεκάθαρο επόμενο βήμα, είναι ουσιαστικά ελλιπής. Και το επόμενο βήμα πρέπει να έχει δύο πράγματα: έναν ιδιοκτήτη και μια ιστορία. «Θα στείλουμε μια προσφορά» δεν είναι το επόμενο βήμα. «Προώθησα (πωλήσεις) την αναθεωρημένη πρόταση στον Οικονομικό Διευθυντή μέχρι την Πέμπτη 18 Ιουλίου» είναι το επόμενο βήμα. Η αζήτητη ενέργεια δεν είναι υπόθεση κανενός. Δράση χωρίς ιστορία δεν είναι ποτέ.
Ένα σταθερό πρότυπο σημειώσεων
Η χρήση του ίδιου προτύπου ως ομάδας καθιστά το CRM δυνατότητα αναζήτησης και αναφοράς. Προτεινόμενες περιοχές:
περιοχή
περιεχόμενο
παράδειγμα
Περίληψη
2-3 προτάσεις, η ουσία της κουβέντας
Ψάχνουν για εργαλεία ετήσιου προγραμματισμού, δεν είναι ικανοποιημένοι με την τρέχουσα λύση
Συμμετέχοντες + ρόλοι
Υπεύθυνος λήψης αποφάσεων, επηρεαστής, χρήστης
Ayşe (CFO, υπεύθυνος λήψης αποφάσεων), Mert (Οικονομικός Διευθυντής, επηρεαστής)
αποφάσεις που λαμβάνονται
Διευκρινισμένα ζητήματα
Το πιλοτικό θα ξεκινήσει με 2 τμήματα
Αντιρρήσεις
Ανησυχίες που εκφράστηκαν
Τιμή, χρόνος ενσωμάτωσης
Σήματα προϋπολογισμού/χρόνου
Προϋπολογισμός, επείγον, χρονοδιάγραμμα
Έχουν προϋπολογισμό για το τέταρτο τρίμηνο, θέλουν να βγουν ζωντανά τον Ιανουάριο
Διαπραγμάτευση υγείας / κινδύνου
Η υγεία και οι κίνδυνοι της ευκαιρίας
Υγιή? κίνδυνος: Δεν έχει ληφθεί ακόμη έγκριση πληροφορικής
Επόμενο βήμα
Ιδιοκτήτης + ημερομηνία
Πωλήσεις: Θα σταλεί το έγγραφο ενσωμάτωσης έως τις 18 Ιουλίου
Από το casting στη δράση: ροή εργασιών
Ακολουθήστε μια συστηματική ροή για να μεταφράσετε τη μεταγραφή κλήσης (μεταγραφή σύσκεψης, έξοδο ήχου-κειμένου ή ακατέργαστες σημειώσεις σας) σε δράση:
- Προετοιμάστε την πηγή. Συμπυκνώστε τη μεταγραφή ή το σημείωμα σε ένα ενιαίο μπλοκ κειμένου. Εάν απαιτείται ανωνυμοποίηση, αποκρύψτε τα ονόματα/την εταιρεία σε αυτό το βήμα.
- Επιβάλετε το πρότυπο. Καθορίστε τα πεδία εξόδου με σαφήνεια στην προτροπή, έτσι ώστε το μοντέλο να μην γράφει ελεύθερα.
- Εξαγωγή σημάτων. Έχετε ξεχωριστά τα σήματα προϋπολογισμού, χρόνου και αντιρρήσεων για το μοντέλο.
- Ζητήστε το επόμενο βήμα με κάτοχο + ημερομηνία. Εάν είναι ασαφές, ζητήστε από το μοντέλο να πει "ασαφές" και να μην το επινοήσει.
- Επαληθεύω. Συγκρίνετε κάθε έκδοση, ημερομηνία και δεσμεύστε τα αποτελέσματα του μοντέλου στην πρωτογενή πηγή.
- Επικόλληση στο CRM. Προσθέστε την εγκεκριμένη σημείωση στην εγγραφή συμφωνίας, ανοίξτε το επόμενο βήμα ως εργασία.
Αντιγράψιμο προτροπή: ανακεφαλαίωση μεταγραφής
Είστε ένας έμπειρος βοηθός πωλήσεων B2B. Μετατρέψτε την ακόλουθη μεταγραφή συνέντευξης σε μια δομημένη σημείωση CRM που βασίζεται ΜΟΝΟ στις πληροφορίες της μεταγραφής. Μην προσθέτετε τίποτα που δεν είναι ήδη στη χωματερή. Γράψτε "Not Specified" εάν δεν είστε σίγουροι. Μορφή εξόδου: - Περίληψη (έως 3 προτάσεις) - Συμμετέχοντες και οι ρόλοι τους - Λήφθηκαν αποφάσεις (αντικείμενο) - Αντιρρήσεις (αντικείμενο, προσθέστε τη διατύπωση του πελάτη σε καθεμία) - Σήματα προϋπολογισμού/χρόνου (με επί λέξει εισαγωγικά) - Υγιεινή συμφωνία: Υγιής / Επικίνδυνη / Κρίσιμη + αιτιολόγηση μιας πρότασης - Επόμενο βήμα: [Ιδιοκτήτης] +D] Εάν η ημερομηνία δεν είναι στη μεταγραφή, γράψτε "η ημερομηνία πρέπει να διευκρινιστεί", είναι ψεύτικη. Μεταγραφή: {{gorusme_doku}}
Αντιγράψιμο μήνυμα: μόνο λίστα ενεργειών
Εξάγετε μόνο τα στοιχεία ενεργειών από τη μεταγραφή της σύσκεψης παρακάτω. Έχετε κάθε στοιχείο στην ακόλουθη μορφή: "ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ — τι να κάνετε — προθεσμία." Εάν ο ιδιοκτήτης είναι ασαφής, γράψτε "Ο ιδιοκτήτης πρέπει να διοριστεί". Εάν δεν αναφέρεται η ημερομηνία, γράψτε ψεύτικο, "χωρίς ημερομηνία". Μην συμπεριλάβετε προτάσεις χωρίς δράση. Μεταγραφή: {{gorusme_doku}}
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Η διαφορά καθορίζει εάν η έξοδος πηγαίνει απευθείας στο CRM.
ΑΔΥΝΑΜΟΣ: "Συνοψήστε αυτήν τη συζήτηση." Αποτέλεσμα: Μια μεγάλη, άβολη παράγραφος. Χωρίς επόμενο βήμα, χωρίς ιδιοκτήτη, χωρίς ιστορία. Το μοντέλο μπορεί να καλύψει μόνο του τα κενά (ψευδαίσθηση).
STRONG:"Χωρίστε αυτήν τη μεταγραφή κλήσης στα ακόλουθα 7 πεδία: σύνοψη, συμμετέχοντες, αποφάσεις, ενστάσεις, ενδείξεις προϋπολογισμού/χρόνου, κατάσταση συμφωνίας, επόμενο βήμα (κάτοχος + ημερομηνία). Προσθέστε πληροφορίες που δεν είναι στη μεταγραφή, γράψτε "Δεν προσδιορίστηκε" στο κενό πεδίο. Αναφέρετε ενστάσεις με τα λόγια του πελάτη." Αποτέλεσμα: Ελεγχόμενη, συνεπής σημείωση που μπορεί να επικολληθεί στο CRM.
Μίνι θήκη: ευκαιρία SaaS
Ο Deniz, αντιπρόσωπος πωλήσεων σε μια ομάδα πωλήσεων λογισμικού HR, πραγματοποιεί μια επίδειξη διάρκειας 40 λεπτών με μια μεσαίου μεγέθους εταιρεία logistics. Επεξεργάζεται τη μεταγραφή κλήσης με την ισχυρή προτροπή παραπάνω. Το αποτέλεσμα αποκαλύπτει ότι άρεσε στον πελάτη το προϊόν, αλλά η αντίρρηση ότι «η ενότητα μισθοδοσίας θα πρέπει να μιλήσει στο υπάρχον σύστημά μας» επαναλήφθηκε δύο φορές και ο Οικονομικός Διευθυντής είπε ότι «ο προϋπολογισμός του τέταρτου τριμήνου διατέθηκε για αυτό». Η κατάσταση της συμφωνίας φέρει την ένδειξη "Σε κίνδυνο" επειδή ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων δεν ήταν παρών στη συνάντηση. Το μοντέλο βγάζει το επόμενο βήμα ως "Deniz: Θα προωθήσει τη λευκή βίβλο ενοποίησης στο IT έως τις 22 Ιουλίου." Ο Ντενίζ συνειδητοποιεί ότι η λεπτομέρεια ενσωμάτωσης που έχασε σε αυτή τη συνάντηση είναι στην πραγματικότητα το πραγματικό κλειδί για τη συμφωνία και προσκαλεί τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων στην επόμενη συνάντηση. Μια μη δομημένη σημείωση "πάει καλά" δεν θα υποδείκνυε ποτέ αυτόν τον κίνδυνο.
Συμβουλή: Να έχετε πάντα τις αντιρρήσεις του μοντέλου με τα λόγια του πελάτη. «Υπήρχε ανησυχία για τις τιμές» είναι το σχόλιο. Το "Δεν μπορώ να πείσω τη διαχείριση αυτής της φιγούρας" είναι δεδομένο και προετοιμάζεις το battlecard σου ανάλογα.
Προσοχή: Μια μεταγραφή μιας κλήσης πελάτη περιέχει προσωπικά δεδομένα και εμπορικά μυστικά. Η μεταφόρτωση πραγματικών αρχείων πελατών, ονομάτων, στοιχείων επικοινωνίας ή τιμών σε εξωτερική υπηρεσία τεχνητής νοημοσύνης που δεν είναι εγκεκριμένη και δεν έχει εταιρική συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων μπορεί να θέσει παραβίαση του KVKK και κίνδυνο απορρήτου. Χρησιμοποιήστε εταιρικό εγκεκριμένο εργαλείο. Εάν όχι, ανωνυμοποιήστε το όνομα/εταιρεία/αριθμούς.
Συνήθη λάθη
- Το επόμενο βήμα είναι να το αφήσετε χωρίς επίβλεψη. Η γραμμή "να ακολουθήσει" σημαίνει ότι κανείς δεν είναι υπεύθυνος. Γράψτε ένα όνομα για κάθε ενέργεια.
- Επιτρέποντας στο μοντέλο να καλύψει τα κενά. Εάν το casting δεν αναφέρει τον προϋπολογισμό, το μοντέλο δεν θα πρέπει να μαντέψει "μάλλον έχουν προϋπολογισμό μεσαίας κατηγορίας". Να δίνετε πάντα την οδηγία "Δεν προσδιορίζεται".
- Ηχογράφηση ενός σχολίου αντί για ένα απόσπασμα. Μην συγχέετε την ερμηνεία του μοντέλου με την κατά λέξη δήλωση πελάτη. Η αρχική πρόταση είναι χρυσός κατά την προετοιμασία μιας απάντησης ένστασης.
- Επικόλληση στο CRM χωρίς επαλήθευση. Το μοντέλο μπορεί να έχει διαβάσει λάθος μια ημερομηνία ή έναν αριθμό. Ελέγξτε τους αριθμούς και τις δεσμεύσεις πριν από την αποθήκευση.
- Μεταφόρτωση εμπιστευτικών δεδομένων χωρίς έλεγχο. Η αποστολή ενός αρχείου πελάτη σε ένα μη εγκεκριμένο εργαλείο είναι το πιο δαπανηρό λάθος.
Συνοπτικά
- Η δομημένη σημείωση CRM είναι ο μόνος τύπος σημείωσης που εξακολουθεί να λειτουργεί μετά από έξι εβδομάδες.
- Χρησιμοποιήστε σταθερά πεδία: περίληψη, αποφάσεις, αντιρρήσεις, σήματα προϋπολογισμού/χρόνου, υγεία συμφωνίας, επόμενο βήμα.
- Το επόμενο βήμα πρέπει να έχει ιδιοκτήτη και ιστορικό. Διαφορετικά, η συνάντηση δεν έχει ολοκληρωθεί.
- Τοποθετήστε το πρότυπο στο μοντέλο, συμπληρώστε τα κενά πεδία με "Not Specified", αναφέρετε τις αντιρρήσεις στην πρόταση του πελάτη.
- Επαληθεύστε κάθε έκδοση, ημερομηνία και δέσμευση με την πηγή. μπορεί να χωρέσει ένα μοντέλο.
- Επεξεργαστείτε τα πραγματικά δεδομένα πελατών μόνο σε εταιρικά εγκεκριμένα, ασφαλή εργαλεία.
Εργασία εφαρμογής
Σημειώστε ακατέργαστα (αποκαλύπτοντας ονόματα και εταιρείες) μια πρόσφατη κλήση πραγματικών πωλήσεων που είχατε. Δημιουργήστε μια δομημένη σημείωση CRM χρησιμοποιώντας την προτροπή "σύνοψη μεταγραφής" παραπάνω. Στη συνέχεια, εξετάστε το επόμενο βήμα που συμπεραίνει το μοντέλο: έχει ιδιοκτήτη και ιστορικό; Διαφορετικά, ενημερώστε το μήνυμα προτροπής για να επισημάνετε την περιοχή που λείπει από το μοντέλο ως "χρειάζεται διευκρίνιση" και εκτελέστε ξανά. Τέλος, επαληθεύστε συγκρίνοντας τουλάχιστον έναν αριθμό ή ημερομηνία στην έξοδο με την ακατέργαστη νότα. Σημειώστε εάν το μοντέλο κάνει σφάλματα.