Κέρδη:
- Δυνατότητα χρήσης δεδομένων υποψηφίων και υπαλλήλων σύμφωνα με τις αρχές του KVKK (όριο σκοπού, ελαχιστοποίηση δεδομένων)
- Δυνατότητα προστασίας προσωπικών δεδομένων μέσω κάλυψης/ανωνυμοποίησης και ασφαλούς επιλογής εργαλείων
- Δυνατότητα υποστήριξης διαδικασιών αποκάλυψης, συναίνεσης και διατήρησης με AI για επεξεργασία δεδομένων σε HR
Βιογραφικά σημειώματα υποψηφίων, βαθμολογίες απόδοσης, στοιχεία μισθού, σχόλια αναφοράς, ιατρικές εκθέσεις, πειθαρχικά αρχεία... Το HR είναι ο θεματοφύλακας των πιο ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων σε μια εταιρεία. Η χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης (AI) με αυτά τα δεδομένα παρέχει τεράστια αποτελεσματικότητα. αλλά δημιουργεί και σοβαρή νομική και ηθική ευθύνη. Η απλή επικόλληση όλων των βιογραφικών μιας ομάδας υποψηφίων σε ένα τυχαίο εργαλείο θα μπορούσε να μετατραπεί σε παραβίαση δεδομένων μέσα σε λίγα λεπτά. Σε αυτήν την ενότητα, θα μάθουμε πώς να κάνουμε τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης σε HR συμβατή, ασφαλή και υπερασπίσιμη σύμφωνα με τον KVKK (Νόμος για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα).
Λίγοι όροι: Προσωπικά δεδομένα είναι κάθε πληροφορία που αφορά ένα αναγνωρισμένο ή αναγνωρίσιμο φυσικό πρόσωπο (όνομα, ταυτότητα, e-mail, ακόμη και ένα μοναδικό κείμενο βιογραφικού). Τα δεδομένα ειδικής ποιότητας (ευαίσθητα) είναι επιπλέον προστατευμένα δεδομένα όπως υγεία, θρησκεία, σεξουαλική ζωή, ποινική καταδίκη, συμμετοχή σε συνδικάτα. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι το ίδρυμα (η εταιρεία σας) που καθορίζει τον σκοπό της επεξεργασίας των δεδομένων. Ανωνυμοποίηση σημαίνει δημιουργία δεδομένων έτσι ώστε να μην μπορούν να συνδεθούν με κάποιο άτομο με οποιονδήποτε τρόπο. Η κάλυψη (ψευδώνυμο) αντικαθιστά τα αναγνωριστικά με ψευδώνυμα (Υποψήφιος 1, Υποψήφιος 2). Είναι πιο αδύναμο από την ανωνυμοποίηση, αλλά επαρκεί για τις περισσότερες αναλύσεις.
Βασικές αρχές του KVKK και το ισοδύναμό του στο HR
Οι γενικές αρχές του KVKK δεσμεύουν επίσης τη χρήση του AI. Για να είναι νόμιμη μια συναλλαγή, πρέπει να συμμορφώνεται με αυτές τις αρχές:
αρχή
Σημασία στο HR
Νομιμότητα και ειλικρίνεια
Εάν υπάρχει νομική βάση για την επεξεργασία (σύμβαση, έννομο συμφέρον, ρητή συναίνεση)
Περιορισμός σκοπού
Χρησιμοποιήστε δεδομένα μόνο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν (μην χρησιμοποιείτε δεδομένα πρόσληψης στο μάρκετινγκ)
Ελαχιστοποίηση δεδομένων
Όσα δεδομένα απαιτεί η εργασία. μην δίνεις πολλά στο μοντέλο
ακρίβεια
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι ενημερωμένα και ακριβή
όριο αποθήκευσης
Αόριστη αποθήκευση; Καταστρέψτε τα δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον
Ασφάλεια
Επεξεργαστείτε δεδομένα με κατάλληλες τεχνικές και διοικητικές προστασίες
Προσοχή: Η επικόλληση όλων των βιογραφικών μιας ομάδας υποψηφίων σε ένα γενικό εργαλείο AI χωρίς εγγύηση διατήρησης εταιρικών δεδομένων αποτελεί σοβαρό κίνδυνο για την KVKK. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν με τον πάροχο του μοντέλου και ακόμη και να χρησιμοποιηθούν στην εκπαίδευση σε ορισμένες συνθήκες υπηρεσίας. Τα εταιρικά/εγκεκριμένα εργαλεία, οι συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων (DPA) και η ανωνυμοποίηση/απόκρυψη όπου είναι δυνατόν είναι απαραίτητα όταν εργάζεστε με προσωπικά δεδομένα.
Βήματα για ασφαλή χρήση
- Επιλέξτε το εργαλείο. Επιλέξτε εργαλεία που είναι εταιρικά, έχουν σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων και προσφέρουν την επιλογή «χρήσης των δεδομένων μου στην εκπαίδευση».
- Ελαχιστοποίηση δεδομένων. Παρέχετε τα ελάχιστα δεδομένα που απαιτούνται για την ανάλυση. αφαιρέστε την περίσσεια.
- Μάσκα/ανωνυμοποίηση. Αντικαταστήστε το όνομα, την ταυτότητα, την επαφή, την πλήρη ημερομηνία γέννησης με την τιμή ή το εύρος του ψευδώνυμου.
- Περιορίστε τον σκοπό. Επεξεργαστείτε δεδομένα μόνο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.
- Κρατήστε το μονοπάτι. Καταγράψτε ποια δεδομένα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία, για ποιο σκοπό και με ποιο εργαλείο.
- Βάλτε την ανθρώπινη έγκριση. Αφήστε ένα άτομο να πάρει την απόφαση που επηρεάζει το άτομο.
Καλύψτε τα προσωπικά δεδομένα πριν αξιολογήσετε το παρακάτω βιογραφικό:- Κάντε "Υποψήφιος" αντί για όνομα, κάντε στοιχεία επικοινωνίας [REDACTED]- Χρησιμοποιήστε το εύρος ηλικίας (π.χ. 30-35) αντί για την ημερομηνία γέννησης- Γενικεύστε εάν το όνομα σχολείου/εταιρείας θα μπορούσε να οδηγήσει σε διακρίσειςΣτη συνέχεια κάντε μια δομημένη περίληψη σύμφωνα μόνο με κριτήρια που σχετίζονται με την εργασία.
Πρακτική ανωνυμοποίησης και συγκάλυψης
Οι περισσότερες αναλύσεις ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να γίνουν χωρίς να ταυτοποιηθεί το άτομο. Η λογική της ανάλυσης δεν αλλάζει, τα προσωπικά δεδομένα δεν αποκαλύπτονται:
Αδύναμο (επικίνδυνο): Επικόλληση δεδομένων με πραγματικό όνομα, ταυτότητα, μονάδα και πλήρη μισθό. Ισχυρό (ασφαλές): Κωδικοποιήστε τα άτομα ως "Άτομο 1/2/3", χρησιμοποιήστε εύρος ηλικίας αντί για ημερομηνία γέννησης, ζώνη (π.χ. 40-50 χιλιάδες) αντί για πλήρη μισθό. Χρησιμοποιήστε περιοχή αντί για τοποθεσία, μήνα/έτος αντί για ακριβή ημερομηνία.
Η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά επίσης στη σύνταξη εγγράφων KVKK, όπως το κείμενο διευκρίνισης και η περίοδος διατήρησης — αλλά και πάλι, μόνο το προσχέδιο:
Ο ρόλος σας: βοηθός απορρήτου δεδομένων. Εργασία: Γράψτε ένα ΣΧΕΔΙΟ ενός κειμένου πληροφοριών υποψηφίου για τη διαδικασία πρόσληψης. Περιεχόμενο: ποια δεδομένα θα υποβληθούν σε επεξεργασία, για ποιο σκοπό, σε ποια νομική βάση, πόσο καιρό θα αποθηκευτούν, ποια είναι τα δικαιώματα του υποψηφίου. Κανόνας: Επισημάνετε τις νομικές δηλώσεις με την ετικέτα [VERIFY TO KVKK EXPERT]. ορισμένη περίοδος/αντικείμενο ΜΗΝ ΠΛΑΣΤΕΙΤΕ. Αυτό είναι ένα προσχέδιο, όχι το τελικό κείμενο.
Τρεις Μίνι Θήκες
Περίπτωση 1 — Παραβίαση που αποφεύχθηκε οριακά. Ένας υπεύθυνος προσλήψεων επρόκειτο να επικολλήσει ταυτόχρονα 60 βιογραφικά στον προσωπικό του λογαριασμό οχήματος. Ο αρχηγός της ομάδας παρενέβη. Η διαδικασία μεταφέρθηκε σε ένα εταιρικό εργαλείο με δυνατότητα DPA και τα βιογραφικά συγκαλύφθηκαν και υποβλήθηκαν σε επεξεργασία. Έτσι διατηρήθηκε τόσο η αποτελεσματικότητα όσο και εξαλείφθηκε ο κίνδυνος ενδεχόμενης παράβασης και διοικητικού προστίμου.
Περίπτωση 2 — Παραβίαση ορίου σκοπού. Στη συνέχεια, μια εταιρεία χρησιμοποίησε email υποψηφίων που συλλέχθηκαν για στρατολόγηση σε μια εκστρατεία μάρκετινγκ. Πρόκειται για παραβίαση της αρχής του «περιορισμού σκοπού» και αποτέλεσε αντικείμενο καταγγελίας. Μετά το περιστατικό, το HR εφάρμοσε έναν κανόνα που χαρακτηρίζει τον σκοπό κάθε δεδομένων και αποτρέπει την κακή χρήση.
Περίπτωση 3 — Όριο αποθήκευσης. Οργανισμός κράτησε τα βιογραφικά υποψηφίων που δεν προσλήφθηκαν για χρόνια. Αντιστοιχισμένα δεδομένα, σκοπός και περίοδος διατήρησης με ένα απόθεμα που υποστηρίζεται από AI. Στο σχέδιο καταστροφής συμπεριλήφθηκαν δεδομένα που είχαν λήξει. Έτσι, τηρήθηκε τόσο το νόμιμο όριο αποθήκευσης όσο και μειώθηκε ο περιττός κίνδυνος.
Αδύναμη προτροπή / Ισχυρή προτροπή
Αδύναμη προτροπή: Αξιολογήστε τις πληροφορίες αυτών των υποψηφίων. [πραγματικό όνομα, Τουρκική ταυτότητα, μισθός, πλήρες βιογραφικό]
Αποτέλεσμα: ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία με μη ασφαλή τρόπο. Κίνδυνος παραβίασης του KVKK και διαρροής δεδομένων.
Ισχυρό μήνυμα προτροπής: [Μασκαρισμένα δεδομένα (Υποψήφιος 1/2, εύρος ηλικίας, εύρος μισθών) + αντικειμενικό όριο + "μόνο κριτήρια που σχετίζονται με την εργασία" + εταιρικό/εγκεκριμένο εργαλείο + αξιολόγηση ανθρώπινης έγκρισης]
Το αποτέλεσμα: η ίδια αναλυτική ισχύς, χωρίς να αποκαλύπτονται προσωπικά δεδομένα. μια νομική διαδικασία.
Συμβουλή: Πριν δώσετε δεδομένα στην τεχνητή νοημοσύνη, δοκιμάστε το εξής: «Θα θιγόταν το απόρρητο κάποιου εάν διέρρευε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης;» Εάν η απάντηση είναι "ναι", είτε αποκρύψτε αυτά τα δεδομένα είτε μην τα δώσετε καθόλου. Εάν έχετε αμφιβολίες, αποφασίστε να ελαχιστοποιήσετε τα δεδομένα.
Συνήθη λάθη
- Δίνοντας ακατέργαστα προσωπικά δεδομένα σε μη ασφαλές εργαλείο. Τα οχήματα που χρησιμοποιούνται στην εκπαίδευση χωρίς DPA είναι επικίνδυνα.
- Παράλειψη μάσκας. Το όνομα/TC/πλήρης ημερομηνία δεν είναι απαραίτητο στις περισσότερες αναλύσεις. αφαιρέστε το.
- Κακή χρήση. Μη χρησιμοποιείτε δεδομένα πρόσληψης για οποιονδήποτε άλλο σκοπό, όπως το μάρκετινγκ.
- Αόριστη αποθήκευση. Τοποθετήστε δεδομένα των οποίων ο σκοπός δεν είναι πλέον σε σχέδιο καταστροφής.
- Υποτίμηση ευαίσθητων δεδομένων. Τα δεδομένα υγείας/ποινών/θρησκείας προστατεύονται επιπλέον. Αποφύγετε να εμπλακείτε σε AI.
- Μην αφήνετε κανένα ίχνος. Εάν δεν καταγράψετε τι κάνετε με ποια δεδομένα, δεν μπορείτε να ελεγχθείτε.
Συνοπτικά
- Τα προσωπικά δεδομένα στο HR (βιογραφικό σημείωμα, απόδοση, μισθός, υγεία) εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του KVKK. Η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης υπόκειται επίσης σε αυτές τις αρχές.
- Επιλέξτε εταιρικά/εγκεκριμένα εργαλεία που διαθέτουν DPA και δεν χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας στην εκπαίδευση. Μην επικολλάτε ακατέργαστα δεδομένα σε γενικά εργαλεία.
- Περιορισμός σκοπού και ελαχιστοποίηση δεδομένων: επεξεργασία μόνο των απαραίτητων δεδομένων για το σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.
- Η κάλυψη και η ανωνυμοποίηση καθιστούν τις περισσότερες αναλύσεις ασφαλείς. Χρησιμοποιήστε ψευδώνυμο και εύρος αντί για όνομα/TC/πλήρης ημερομηνία.
- Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει προσχέδια σε έγγραφα αποκάλυψης, συγκατάθεσης και διατήρησης. Επαληθεύστε τα νομικά στοιχεία από έναν εμπειρογνώμονα του KVKK και αφήστε την απόφαση που επηρεάζει το άτομο στο πρόσωπο.
Εργασία εφαρμογής
Πάρτε ένα βιογραφικό ή ένα αρχείο υπαλλήλου που έχετε (ή ένα φανταστικό). Πρώτα απαριθμήστε τα πεδία προσωπικών δεδομένων σε αυτό και ρωτήστε "απαιτείται αυτό για ανάλυση;" για το καθένα. Απαντήστε στην ερώτηση. Δημιουργήστε μια ασφαλή έκδοση αφαιρώντας τα περιττά και καλύπτοντας τα απαραίτητα (Υποψήφιος, εύρος ηλικίας, ζώνη μισθών). Ζητήστε από το AI να παράγει μια περίληψη σχετική με την εργασία με μόνο αυτά τα συγκαλυμμένα δεδομένα. Επίσης, συντάξτε ένα σύντομο ενημερωτικό δελτίο υποψηφίου και επισημάνετε τις νομικές δηλώσεις ως "προς επαλήθευση".
λίστα ελέγχου
- [ ] Είναι το εργαλείο που χρησιμοποιείται εταιρικό/εγκεκριμένο και πιστοποιημένο από την DPA;
- [ ] Ελαχιστοποιούνται τα δεδομένα (μόνο υποχρεωτικά πεδία);
- [ ] Είναι καλυμμένα αναγνωριστικά όπως όνομα/ταυτότητα/πλήρης ημερομηνία;
- [ ] Εξαιρούνται από τη διαδικασία δεδομένα ειδικής ποιότητας (υγείας, εγκληματικότητας, θρησκευτικών);
- [ ] Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται μόνο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν;
- [ ] Έχουν καθοριστεί η περίοδος αποθήκευσης και το σχέδιο καταστροφής;
- [ ] Η τελική απόφαση επηρεάζει το άτομο σε ένα άτομο;