Prozessverbesserung: Lean Management, Engpassanalyse und Simulation

Gewinne:

• Fähigkeit, die Konzepte von Prozessabbildung, Wertstrom und Engpass zu verstehen und künstliche Intelligenz zu nutzen, um Prozessanalysen und Verbesserungsideen zu generieren
• Fähigkeit, Ursachenanalysen (5 Gründe, Fischgrätenmuster) und Szenariensimulationsentwürfe mit Unterstützung künstlicher Intelligenz vorzubereiten
• Verständnis dafür, dass die praktische Durchführbarkeit und die Auswirkungen der durch künstliche Intelligenz vorgeschlagenen Verbesserung auf die Patientensicherheit von der Teamüberprüfung abhängen.

Das, worüber sich ein Patient in einem Krankenhaus am meisten beschwert, ist oft nicht die Behandlung, sondern das Warten und die Verwirrung: die Warteschlange bei der Registrierung, das Hin- und Herschicken für eine Untersuchung, das erneute Anstehen für die Ergebnisse. Die meisten davon sind keine medizinische Notwendigkeit, sondern das Ergebnis eines schlecht konzipierten Prozesses. Unter Prozessverbesserung versteht man die Disziplin, den Ablauf zu verbessern, indem die Arbeitsschritte sichtbar gemacht und Verschwendung und Verzögerungen reduziert werden. In dieser Einheit werden wir künstliche Intelligenz bei der Prozessabbildung, der Erkennung von Engpässen, der Ursachenanalyse und der Szenariosimulation einsetzen. Grenze: KI generiert Ideen für Analyse und Verbesserung; Die praktische Durchführbarkeit und die Auswirkungen der Empfehlung auf die Patientensicherheit hängen jedoch von der Validierung durch das Team ab.

Lean Management und Grundkonzepte

Lean Management ist ein Ansatz, bei dem jeder Schritt daraufhin überprüft wird, ob er einen Mehrwert für den Patienten darstellt, und Verschwendung vermieden wird, die keinen Mehrwert schafft (Warten, unnötiger Transport, Nacharbeit). Beim Wertstrom-Mapping werden alle Schritte eines Prozesses von Anfang bis Ende sowie die Warte-/Bearbeitungszeit für jeden Schritt visualisiert. Der Engpass ist der Schritt mit der geringsten Kapazität, der die Geschwindigkeit des gesamten Prozesses bestimmt; Es ist wie das schwächste Glied in einer Kette. Der wichtigste Grundsatz besteht darin, dass sich die Verbesserungsbemühungen zuerst auf den Engpass konzentrieren sollten, da die Beschleunigung einer Stufe außerhalb des Engpasses nicht den gesamten Durchfluss beschleunigt – das Wasser fließt immer noch so schnell, wie es durch das engste Rohr fließt.

Um die Ursache des Problems zu finden, gibt es zwei klassische Tools. Bei den 5 Warums geht es darum, vom oberflächlichen Symptom zur Grundursache zu gelangen, indem fünfmal hintereinander nach dem „Warum“ eines Problems gefragt wird. Ein Fischgrätendiagramm (Ishikawa) bildet die möglichen Ursachen eines Problems ab, indem es sie in Kategorien (Mensch, Methode, Material, Maschine, Umgebung) unterteilt. Es gibt auch Simulation: Modellierung einer Prozessänderung auf Szenario-für-Szenario-Basis, um zu sehen, „was passieren würde, wenn wir dies tun würden“, bevor wir sie tatsächlich umsetzen. In all diesen Tools generiert KI Entwürfe und Ideen.

Prozessverbesserungen im Gesundheitswesen unterliegen einer einzigartigen Einschränkung, die sie von anderen Branchen unterscheidet: Geschwindigkeit ist nicht immer gut. Einen Schritt zu überspringen und die Produktion in einer Fabrik zu beschleunigen, bringt Gewinn; In einem Krankenhaus kann das Überspringen eines Kontrollschritts und die Beschleunigung des Prozesses das Leben eines Patienten kosten. Eliminieren Sie also bei der Verbesserung jeden Schritt mit zwei Fragen: „Bietet dieser Schritt einen Mehrwert für den Patienten?“ und „Ist dieser Schritt eine Sicherheitsbarriere?“ Die erste Frage findet Verschwendung; Die zweite Frage schützt die Unberührbaren. Ein angehaltener oder wiederholter Auftrag, der keinen Mehrwert bringt, kann leicht eliminiert werden; Aber es ist auch dann geschützt, wenn eine Sicherheitsbarriere (Arzneimittel-Doppelkontrolle, Patientenauthentifizierung, Zeitüberschreitungskontrolle bei chirurgischen Eingriffen) es verlangsamt, im besten Fall geschieht dies durch eine schnellere Methode. KI ist bei der ersten Frage sehr gut; Nur das Team, das sich auf dem Gebiet auskennt, kann die zweite Frage souverän beantworten.

Schritt für Schritt: Prozessverbesserung mit KI

1. Ordnen Sie den Prozess zu. Notieren Sie anonym die Schritte, die Reihenfolge und die geschätzte Zeit für jeden Schritt. Bitten Sie die KI, eine reguläre Flusskarte zu entwerfen.
2. Finden Sie den Engpass. Bei welchem ​​Schritt kommt es zu der längsten Wartezeit/Warteschlange? Bitten Sie die KI, es zu markieren.
3. Gehen Sie der Ursache auf den Grund. 5 Gründe für Engpässe und Fischgrätenskizze.
4. Generieren Sie Verbesserungsideen. Holen Sie sich Vorschläge, die Schritte eliminieren, die keinen Mehrwert schaffen und den Engpass vergrößern.
5. Szenariosimulation. Lassen Sie sie Szenarien modellieren: „Was passiert, wenn wir diesen Schritt entfernen / ihn parallel ausführen“.
6. Teamüberprüfung. Das Team vor Ort (Arzt, Pflegepersonal, Techniker) bewertet und genehmigt den Vorschlag im Hinblick auf Machbarkeit und Patientensicherheit.

Achtung: Eine von der KI vorgeschlagene „Beschleunigung“ kann die Patientensicherheit beeinträchtigen – beispielsweise verkürzt das Entfernen eines Kontrollschritts die Zeit, erhöht aber das Fehlerrisiko. Nicht jede Verbesserung wird umgesetzt, ohne vom Team auf ihre Auswirkungen auf die Sicherheit getestet zu werden.

drei Mini-Koffer

Fall 1 – Engpass im Labor. In einem Krankenhaus betrug die durchschnittliche Dauer der Bluttestergebnisse 140 Minuten und die Patienten beschwerten sich. Das Qualitätsteam übergab den Prozess Schritt für Schritt (Probenahme, Transport, Abnahme, Analyse, Genehmigung, Berichterstattung) an YZ. YZ zeigte, dass die längste Wartezeit nicht in der „Analyse“, sondern in den Schritten „Probentransport und -annahme“ bestand und 55 Prozent der Gesamtzeit hier verbracht wurden. Die Transportfrequenz wurde erhöht und der Einlass digitalisiert. Die durchschnittliche Zeit verringerte sich von 140 auf 95 Minuten. Der Engpass befand sich an der richtigen Stelle; Der Analysator hat sich überhaupt nicht verändert.

Fall 2 – Heilung am falschen Ort. Eine Einheit erwog die Anschaffung eines teuren neuen Sterilisationsgeräts, um den Ablauf im Operationssaal zu beschleunigen. Als der Wertstrom mit KI extrahiert wurde, zeigte sich, dass der Engpass nicht die Sterilisation, sondern der Schritt „Patientenvorbereitung und Einwilligung“ war. Wenn das Gerät gekauft würde, würde Geld ausgegeben und der Fluss würde sich nicht beschleunigen. Stattdessen wurde der Vorbereitungsprozess neu organisiert; Die totale Wartezeit ist gesunken. Lektion: Eine Verbesserung außerhalb des Engpasses beschleunigt den Gesamtfluss nicht.

Fall 3 – Sicherheitsbremse. YZ schlug vor, „den Schritt zur doppelten Medikamentenkontrolle zu streichen“, um den ambulanten Ablauf zu beschleunigen; das würde die Zeit wirklich verkürzen. Das Team wandte ein: Eine doppelte Kontrolle stelle ein Sicherheitshindernis für den Patienten dar und ihre Beseitigung würde das Risiko von Medikationsfehlern erhöhen. Der Vorschlag wurde abgelehnt; Stattdessen wurde eine Methode gewählt, die die Kontrolle beschleunigt (Barcode). Die KI sah Geschwindigkeit, konnte aber die Sicherheit nicht abwägen; Die Teamvalidierung war entscheidend.

Vier kopierbare Vorlagen

1) Wertstrom-Mapping:

Ihre Rolle: Assistent des Prozessverbesserungsspezialisten. Nachfolgend sind die Schritte eines Prozesses und die geschätzte Bearbeitungs-/Wartezeit für jeden Schritt aufgeführt (anonym). Aufgabe: Ordnen Sie die Schritte in einem übersichtlichen Flussdiagramm an, subtrahieren Sie den Prozentsatz jedes Schritts von der Gesamtzeit und markieren Sie die beiden Schritte, die am längsten gedauert haben. Machen Sie keine Zeit gut; Benutze, was ich dir gebe.

2) Engpass + 5 Gründe:

Der Schritt, der am längsten dauert, ist „Probentransport und -annahme“. Entwerfen Sie eine 5-Warum-Analyse für diesen Engpass: Schlagen Sie mögliche Antworten auf jedes „Warum“ vor und gehen Sie der Grundursache auf den Grund. Schlagen Sie dann drei Verbesserungen vor, um diese Grundursache zu beheben und Arbeiten zu eliminieren, die keinen Mehrwert schaffen. Geben Sie an, dass es sich hierbei um Hypothesen handelt und Feldtests erforderlich sind.

3) Szenariosimulation:

Im aktuellen Prozess beträgt die Gesamtzeit 140 Minuten, der Engpassschritt dauert 60 Minuten und wird von einer einzelnen Person erledigt. Modellieren Sie die folgenden Szenarien: (1) Wenn wir diesem Schritt eine zweite Person hinzufügen, (2) wenn wir den Schritt parallel ausführen, (3) wenn wir den Schritt digitalisieren und auf 20 Minuten reduzieren, wie hoch wird die Gesamtzeit sein? Notieren Sie die geschätzte Dauer und Annahmen für jedes Szenario.

4) Fischgrätenskizze:

Erstellen Sie eine Fischgrätenskizze (Ishikawa) für das Problem „Wartezeit in der Ambulanz ist lang“: Listen Sie mögliche Ursachen in den Kategorien Mensch, Methode, Material, Maschine, Umwelt auf. 2-3 Artikel für jede Kategorie. Geben Sie an, dass es sich um einen Brainstorming-Entwurf handelt, der mit dem Team überprüft wird.

Schwache Eingabeaufforderung / Starke Eingabeaufforderung

Schwache Eingabeaufforderung:

Beschleunigen Sie unseren ambulanten Klinikprozess.

Es gibt keine Schritte, keine Dauer, der Engpass ist nicht klar; KI vermittelt allgemeine Klischees und zielt an die falsche Stelle.

Kraftvolle Aufforderung:

Nachfolgend finden Sie die Schritte und Dauer des ambulanten Klinikprozesses (anonym). Finden Sie den Engpass entsprechend seinem Anteil an der Gesamtzeit, analysieren Sie 5 Warums für diesen Schritt und schlagen Sie 3 Verbesserungen vor, die Arbeiten eliminieren, die keinen Mehrwert schaffen. Beachten Sie auch die Auswirkungen auf die Patientensicherheit für jede Empfehlung. Wir empfehlen, Stufen zu entfernen, die Sicherheitsbarrieren darstellen.

Fahrzeug

wofür

Ausgabe

Wertstrom

Machen Sie den Prozess sichtbar

Schrittdauerkarte

Engpassanalyse

die Einschränkung finden

engste Stufe

5 Gründe

Der Ursache auf den Grund gehen

Wurzel, kein Symptom

Simulation

„Was wäre, wenn“

Szenarioergebnisse

Häufige Fehler

• Verbesserung der Außenseite des Engpasses. Der Gesamtfluss beschleunigt sich nicht, Geld wird verschwendet.
• Behandlung des Symptoms. Wenn Sie die Ursache nicht ermitteln, wird das Problem erneut auftreten.
• Entfernen der Sicherheitsbarriere. Der Schritt zur Kontrolle der Geschwindigkeit beeinträchtigt die Sicherheit des Patienten.
• Die Simulation mit der Realität verwechseln. Das Szenario ist eine Vorhersage; Es wurde im Feldversuch getestet.
• Das Team nicht einbeziehen. Ohne Fachkenntnisse ist der Vorschlag unpraktisch oder gefährlich.

Tipp: Bevor Sie eine Verbesserung im gesamten Unternehmen einführen, testen Sie sie in einem kleinen Pilotprojekt (ein Service, eine Woche) und messen Sie die Vorher-/Nachher-Zeit. Das KI-Szenario mag optimistisch sein; Tatsächliche Pilotdaten zeigen, ob die Empfehlung in der Praxis funktioniert und die Sicherheit nicht beeinträchtigt.

Zusammenfassend

Prozessverbesserungen reduzieren Verschwendung und Verzögerungen und verbessern so das Patientenerlebnis und die Effizienz. KI; Es handelt sich um einen leistungsstarken Ideen- und Blaupausengenerator für die Abbildung von Wertströmen, die Ermittlung von Engpässen, 5 Whys und Fishbones sowie die Szenariosimulation. Aber Verbesserungen sollten sich zunächst auf den Engpass konzentrieren; Eine Beschleunigung außerhalb des Engpasses wird nicht funktionieren. Und nicht jede Empfehlung, insbesondere wenn sie einen Kontrollschritt zur Geschwindigkeit berührt, wird umgesetzt, ohne dass das Team sie auf Patientensicherheit und Durchführbarkeit validiert hat.

Anwendungsaufgabe

Wählen Sie einen einzelnen Prozess Ihrer Institution aus (z. B. Registrierung, Analyse, Entlassung), notieren Sie die Schritte und geschätzten Zeiten. Fragen Sie die KI nach Karten und Grundursachen mit den Vorlagen „Value Stream Mapping“ und „Bottleneck + 5 Whys“. Vergleichen Sie mit Ihrer eigenen Beobachtung, ob der Engpass an der richtigen Stelle ist, und bewerten Sie die Auswirkungen einer vorgeschlagenen Verbesserung auf die Patientensicherheit in 5 Punkten.

Checkliste

• [ ] Habe ich Prozessschritte und Zeiten anonym angegeben?
• [ ] Habe ich mich bei der Verbesserung auf den Engpass konzentriert?
• [ ] Bin ich der Ursache auf den Grund gegangen (bin ich beim Symptom geblieben)?
• [ ] Habe ich die Auswirkungen jeder Empfehlung auf die Patientensicherheit bewertet?
• [ ] Habe ich die Überprüfung von Piloten und Besatzung vor dem Einsatz geplant?