Печалби:
- Способност за създаване на конструктивни чернови за обратна връзка за изпълнението въз основа на конкретни наблюдения
- Способност за структуриране на балансирана, справедлива и ориентирана към развитието обратна връзка със SBI, STAR и подобни рамки
- Проект на AI в обратна връзка, като е в състояние да запази ролята на човешкото решение и отговорност
Обратната връзка за представянето е най-трудната задача за мениджърите. Повечето хора могат да дадат положителна обратна връзка; Предизвикателството е да се комуникират областите на подобрение по конструктивен, конкретен и честен начин. Лошо формулираната обратна връзка може да демотивира, да създаде отбранителна позиция или дори да загуби служител. Изкуственият интелект (AI) е мощна помощ при правилното рамкиране на обратната връзка и омекотяването на езика. Но неизменният принцип на това звено е следният: съдържанието на обратната връзка трябва да се основава на реално наблюдение, а решението и отговорността трябва да останат на лицето. AI пише чернова; Човек дава и притежава обратната връзка.
Няколко термина: Обратната връзка е комуникация, която отразява въздействието на поведението върху дадено лице. Прегледът на изпълнението е официален преглед на период; Обикновено води до промоции и бонуси. SBI е рамка, която структурира обратната връзка по оста Ситуация-Поведение-Въздействие. STAR е структура, която описва дадено събитие като Ситуация-Задача-Действие-Резултат и се използва както при интервюта, така и при оценка.
Конструктивна обратна връзка със SBI Framework
Ефективната обратна връзка е насочена към поведението, а не към човека. „Ти си безотговорен“ е преценка и задейства защита; „Фактът, че последните три доклада бяха оставени до последния момент, наложи отбора“ е наблюдение и може да се обсъжда. Дайте на AI вашите наблюдения и го рамкирайте. Процес стъпка по стъпка:
- Съберете наблюдения. Конкретни събития, дати, ефекти. (Тази стъпка е изцяло ваша отговорност.)
- Изберете рамката. SBI, STAR или баланс „силни страни + място за подобрение“.
- Изготви черновата. На език, фокусиран върху поведението, без обвинения.
- Справедливост и проверка на фактите. Фактически и балансиран ли е проектът?
- Подгответе се за интервюто. Възможни реакции и отговори.
- Дайте обратна връзка. Човекът ръководи разговора; AI не участва в разговор.
Вашата роля: опитен бизнес партньор в областта на човешките ресурси. Задача: Трансформирайте следните наблюдения в конструктивен план за обратна връзка в рамките на SBI (ситуация-поведение-влияние). Тон: уважителен, ориентиран към растеж, необвинителен. Поддържайте всяка точка конкретна; фокусирайте се върху поведението, а не върху личността. Дайте както силни страни, така и области на развитие в баланс.<observations>- Последните 3 доклада за проекта бяха оставени за последния ден, екипът трябваше да изчака- Клиентът беше много подготвен в презентацията си, дойде положителна обратна връзка (задоволство 9/10)- Той прекъсна мнението на колегата си два пъти на срещата на екипа</observations>
Съвет: Включете както силните страни, така и областите за подобрение в обратната връзка. Обратната връзка, която изброява само негативното, се чувства несправедлива; Ако някой говори само положителни неща, това няма да доведе до развитие. В примера по-горе включването на положителното представяне установява този баланс. Но не механизирайте „сандвича с похвали“ (единствена критика, поставена между две похвали); служителите забелязват този модел.
Най-критичното правило: Наблюдението идва от вас
AI не може да генерира данни за ефективността; Той просто изразява наблюдението, което сте въвели. Искането за обратна връзка без наблюдение кара модела да измисля твърдения, които изглеждат разумни, но не са верни - това е както несправедливо, така и опасно. Оформянето на кариера на служител само защото „ИИ е написал това“ е неприемливо.
Правилен поток:1) ВИЕ: въведете конкретни наблюдения (дата, събитие, въздействие, цифри, ако има такива)2) AI: преведете ги на конструктивен език и рамка3) ВИЕ: прегледайте черновата, потвърдете нейната вярност4) ВИЕ: дайте обратна връзка и водете разговора
стъпка
Собственик
Какво е (наблюдение/данни)
Мениджър / Човешки ресурси
Как да изразя (чернова)
ИИ
Потвърждение на истината и справедливостта
Мениджър / Човешки ресурси
разговор за обратна връзка
Мениджър (човек)
Резултати (промоция, бонус, PIP)
Мениджър (човек)
Подготовка за трудни разговори и самооценка
AI също ви помага да се подготвите за разговора за обратна връзка. Репетирането на труден разговор предварително ще ви помогне да останете спокойни в истинския разговор:
Мисля, че служителят може да е отбранителен, когато дава тази обратна връзка. Запишете 3 възможни реакции и предложете конструктивен, спокоен отговор на всяка. Целта ми не е да обвинявам, а да намерим решение заедно. Освен това предложете неутрално начално изречение, което ще започне разговора.
Можете също така да помогнете на служителя да структурира своята самооценка:
Вашата роля: кариерен треньор. Задача: Подгответе насочващ шаблон с 6 въпроса, който ще помогне на служител да напише самооценка в края на срока. Въпросите трябва да използват структурата STAR (ситуация-задача-действие-резултат) и да поставят под въпрос постиженията и областите на развитие по балансиран начин.
Три мини калъфа
Случай 1 — От суровост към градивност. „Винаги закъсняваш, не си надежден“, се казва в скица на един мениджър. AI преведе същото наблюдение със SBI в „крайният срок за последните 3 доставки наруши плана на екипа; нека заедно установим ритъм на доставка.“ Вместо да се защити, служителят говори за решение; През следващото тримесечие броят на закъснелите доставки е намалял от 3 на 0.
Случай 2 — Последователно калибриране. В екип от 12 души всеки мениджър пишеше различно; Някои наричаха всички „перфектни“, други не харесваха никого. HR накара AI да подготви обща рубрика за оценка и примерна банка за изявления. На срещата за калибриране несъответствието между резултатите намаля значително и броят на възраженията намаля наполовина.
Случай 3 — Спестяване на време. Срочната оценка на отдел от 30 души отне на мениджъра 2 пълни дни. AI намали наполовина времето, като преведе действителните наблюдения на всеки служител в проекта на SBI; Мениджърът посвети времето, което спести, за персонализиране на чернови и провеждане на интервюта. Качеството не е намаляло, напротив постоянството се е увеличило.
Слаба подкана / Силна подкана
Слаба подкана: Напишете оценка на представянето на този служител.
Резултат: Тъй като AI не знае действителната производителност, той произвежда общи, кухи или дори измислени твърдения; несправедливо и рисковано.
Силна подкана: [действителни наблюдения (дата/събитие/въздействие/номер) + рамка SBI или STAR + тон + „фокус върху поведението“ + „балансирайте силните страни и областта на развитие“ + ограничение „не добавяйте нищо, за което не сте сигурни“]
Резултатът: конструктивен, балансиран, директно използваем план, базиран на вашите наблюдения.
Внимание: Не препращайте генерираната от AI чернова на служителя такава, каквато е, без изобщо да я прочетете. Дори ако очертанията се основават на вашите наблюдения, дали езикът е подходящ, честен и персонализиран за контекста на служителя и вашите взаимоотношения – само вие знаете това. Окончателната оценка на представянето и последствията от него (повдигане, бонус, план за развитие на представянето) винаги са отговорност на мениджъра. Това е същият принцип на критично за безопасността одобрение в инженерството: AI продукцията не е заместител на одобрението от компетентен човек.
Често срещани грешки
- Питане без наблюдение. AI прави; Обратната връзка трябва да се основава на реални събития.
- Атакуваща личност. Не казвайте „мързелив сте“, кажете „това поведение създаде този ефект“.
- Еднопосочна обратна връзка. Само негативното е несправедливо, само положителното е неефективно.
- Изпратете черновата такава, каквато е. Персонализирането и контролът на справедливостта са задължителни.
- Базирайки резултата на AI. „ИИ отбеляза такъв резултат“ не е нито етично, нито правно защитимо.
- Несигурна бъдеща стъпка. Обратната връзка трябва да завърши с конкретна и съгласувана следваща стъпка.
В обобщение
- Фокусирайте обратната връзка върху поведението, а не върху човека; Нека AI структурира проекта с рамка като SBI (ситуация-поведение-влияние) или STAR.
- Съдържанието винаги трябва да се основава на вашите действителни наблюдения; Питането без наблюдение ще накара AI да компенсира.
- Балансирайте силните страни и областите на развитие; Еднопосочната обратна връзка е или несправедлива, или неефективна.
- Подгответе се за трудни разговори и самооценка с AI, но човекът винаги води разговора.
- Не препращайте черновата, без да я прочетете; Окончателната оценка, одобрението за справедливост и последствията (промоция/бонус) са отговорност на мениджъра.
Задача за приложение
Напишете 4-5 конкретни наблюдения (дата, събитие, въздействие, брой, ако е възможно) от последното тримесечие за (или въображаем) служител, когото управлявате. Накарайте AI да ги преведе в балансирана чернова за обратна връзка в рамките на SBI. След това ги накарайте да произведат „3 възможни защитни реакции и отговори“. И накрая, проверете черновата за справедливост и реализъм: всяко изречение базирано ли е на наблюдение, има ли силни страни, ясна ли е следващата стъпка? Ако има дори едно изфабрикувано твърдение, премахнете го.
контролен списък
- [ ] Обратната връзка базирана ли е на реални, конкретни наблюдения?
- [ ] Езикът фокусиран ли е върху поведението, а не върху личността?
- [ ] Балансирани ли са силните страни и областите за развитие?
- [ ] Използвана ли е рамка като SBI/STAR?
- [ ] Черновата персонализирана ли е и проверена ли е за справедливост?
- [ ] Има ли конкретна, разбираема следваща стъпка?
- [ ] Човекът остава ли крайното решение и отговорност?