أتمتة سير العمل والكفاءة: أن نصبح فريقًا من رجل واحد يتمتع بالذكاء الاصطناعي

المكاسب:

• فهو يقيس الوظائف القياسية والمتكررة ويحدد المرشحين للتشغيل الآلي.
• ينشئ قوالب قابلة لإعادة الاستخدام مع مناطق التخصيص.
• فهو يحافظ على طبقة من الموافقة البشرية على كل مخرجات تذهب إلى العميل.

الحد الأكبر للعاملين المستقلين هو الوقت: 24 ساعة في اليوم، وربما 8 ساعات للعمل. خلف الموظف بأجر يوجد فريق محاسبة ومساعد وتسويق. وراء المستقل هو نفسه فقط. ولهذا السبب فإن أتمتة سير العمل - الإعداد مرة واحدة والتشغيل تلقائيًا أو بنقرة واحدة، بدلاً من القيام بالمهام المتكررة يدويًا واحدة تلو الأخرى - هي مسألة بقاء، وليست ترفًا، بالنسبة للموظف المستقل. هناك مفهومان أساسيان في هذه الوحدة. الأول هو المهمة المتكررة: المهام التي تقوم بها بنفس الطريقة تقريبًا مع كل عميل، في كل مشروع - كتابة المقترحات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإعداد الفواتير، والمشاركة على وسائل التواصل الاجتماعي. والثاني هو القالب: وهو اشتقاق هذه المهام المتكررة من هيكل جاهز بدلاً من القيام بها من الصفر في كل مرة. يعد الذكاء الاصطناعي (AI) أسرع طريقة لإنشاء هذه الأنماط وتحسينها بشكل مستمر. الهدف واضح: تحرير وقتك الثمين من التكرار منخفض القيمة وتخصيصه للعمل الذي يدر المال بالفعل ويستمتع به.

أين تبدأ الأتمتة؟ قياس أولا

بدلاً من الغوص بشكل أعمى في الأتمتة، انظر أولاً إلى أين يتجه وقتك. دوّن ملاحظة تقريبية عن العمل الذي قمت به لمدة أسبوع؛ ثم تخلص منها بسؤالين: "هل تتكرر هذه الوظيفة كثيرًا؟" و"هل يمكن توحيد هذا العمل؟" الوظائف التي تكون الإجابتان فيها "نعم" هي الوظائف المرشحة الأولى للأتمتة. لا تحاول أتمتة المهام الإبداعية والمختلفة في كل مرة (خبرتك الرئيسية)؛ حمايتهم. تستهدف الأتمتة مهامك المملة، وليس أنت.

نوع العمل

ملاءمة للأتمتة

النهج

كتابة الاقتباس / البريد الإلكتروني

عالية

قالب الذكاء الاصطناعي + التخصيص

الفاتورة/تذكير

عالية

قالب + تذكير بالتقويم

الخطوط العريضة للمحتوى

متوسطة

مسودة الذكاء الاصطناعي + التحرير اليدوي

الوظيفة التخصصية الرئيسية

منخفض

باليد منظمة العفو الدولية تدعم فقط

علاقة الثقة مع العميل

لا شيء

أبدا أتمتة

نصيحة: إذا كنت قد فعلت شيئًا يدويًا للمرة الثالثة، فتوقف للمرة الرابعة وقم باستنسله. الوظيفة التي تقول "لن تأتي مرة أخرى" تعود دائمًا إلى العمل الحر. يستغرق تثبيت القالب الأول 20 دقيقة؛ كل استخدام لاحق يقلل إلى دقيقتين.

خطوة بخطوة: إعداد نظام التشغيل الآلي باستخدام الذكاء الاصطناعي

1. جرد الوقت. اكتب عملك لمدة أسبوع؛ وضع علامة على تلك المتكررة والمعيارية.
2. أولوية. اختر 3 مهام متكررة تستهلك معظم الوقت.
3. القوالب. قم بإنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام (هيكل عظمي + حقول لملءها) باستخدام الذكاء الاصطناعي لكل منها.
4. مجالات التخصيص ضع علامة [بين قوسين مربعين] على ما سيتغير في القالب في كل مرة.
5. مكتبة. جمع القوالب في مكان واحد؛ أطلق عليها اسم "عرض الأسعار"، و"المتابعة"، و"التذكير بالفاتورة".
6. تحسين. إصلاح الجزء الذي لا يعمل مع كل استخدام؛ القوالب هي وثائق حية.

طبقة "الموافقة البشرية": حزام أمان الأتمتة

إن أخطر حلم للأتمتة هو فكرة "جعل كل شيء يعمل بشكل كامل من تلقاء نفسه". في العمل الحر، لا ينبغي لأي شيء يذهب إلى العميل أن يمر عبر أعين البشر. النموذج الصحيح هو: يقوم الذكاء الاصطناعي والقوالب بإعداد المسودة، ثم توافق عليها وترسلها. وهذا ما يسمى "الإنسان في الحلقة". على سبيل المثال، يقوم الذكاء الاصطناعي بصياغة استجابة تلقائية للعميل، ولكن أنت من يضغط على إرسال. تحميك هذه القاعدة الواحدة من المعلومات الخاطئة والأسلوب غير المناسب وفشل السرية مع الحفاظ على سرعة الأتمتة. إن التضحية بالثقة من أجل السرعة هي أغلى مقايضة في العمل الحر.

ثلاث حالات صغيرة

الحالة 1 - توفير مكتبة النماذج 6 ساعات أسبوعيًا. كان مدير وسائل التواصل الاجتماعي يكتب المقترحات والموجزات والتقارير لكل عميل من الصفر. قام بإنشاء 8 قوالب أساسية باستخدام الذكاء الاصطناعي ووضع علامة على مناطق التخصيص. وبحلول نهاية الشهر الأول، انخفض الوقت الذي يقضيه في العمل الإداري من حوالي 10 ساعات أسبوعيًا إلى 4 ساعات؛ لقد خصص الـ 6 ساعات التي حصل عليها للعثور على عملاء جدد.

الحالة 2 - أدى فشل الأتمتة الكامل إلى فقدان العملاء. قام أحد المستشارين بإعداد استجابات الذكاء الاصطناعي المؤتمتة بالكامل لرسائل البريد الإلكتروني الواردة، متجاوزًا طبقة التأكيد. أرسل الذكاء الاصطناعي استجابة آلية وغير ذات صلة لشكوى حساسة؛ العميل "هل وجهتني إلى الروبوت؟" قال وغادر. الدرس المستفاد: تجاوز التحقق البشري من السرعة هو الاختصار الأكثر تكلفة.

الحالة 3 - أتمتة الفواتير تقلل من المدفوعات المتأخرة. قامت إحدى المترجمات بتوحيد فواتيرها وتذكيرات الدفع المهذبة باستخدام قوالب الذكاء الاصطناعي وتعيين التذكيرات في التقويم الخاص بها. انخفضت المدفوعات المتأخرة بشكل كبير بفضل التذكيرات المنتظمة والمهنية؛ وانخفض متوسط ​​فترة التحصيل من 40 يومًا إلى 22 يومًا. بدون أي محادثات صعبة، فقط بسبب النظام.

أربعة قوالب قابلة للنسخ

1) تخصيص جرد الوقت لمرشحي التشغيل الآلي:

دورك: مستشار الإنتاجية. قم بالاطلاع على قائمة المهام الأسبوعية الخاصة بي واسأل "هل تتكرر بشكل متكرر؟" و"هل يمكن توحيدها؟" سجلهم بالأسئلة. قم بتسليط الضوء على أولئك الذين يجيبون بنعم على كليهما كمرشحين للأتمتة/النماذج والتوصية بهم حسب الأولوية. المتراكمة: [قائمة].

2) مولد قالب قابل لإعادة الاستخدام:

قم بإنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام للمهمة المتكررة التالية: [الوظيفة]. حدد الحقول التي ستتغير في كل مرة باستخدام [الأقواس المربعة]. حافظ على القالب مرنًا لكن واضحًا؛ أضف عبارات "التحقق قبل الاستخدام" في النهاية.

3) مسودة الرد التلقائي (للتقديم المعتمد):

قم بصياغة الرد الذي سأوافق عليه قبل إرساله للرسائل الواردة من النوع التالي (لن يتم إرساله تلقائيًا): [نوع الرسالة]. النغمة: احترافية، دافئة. اترك [FILL] مكان التخصيص.

4) قائمة مراجعة العملية:

قم بتقسيم خطوات هذا المشروع المتكرر من البداية إلى النهاية في قائمة مرجعية حتى لا تفوت أيًا منها: [نوع المشروع]. ضع مربع "مكتمل" في كل خطوة وقم بوضع علامة على نقاط التحقق الهامة بشكل منفصل.

موجه ضعيف / موجه قوي

ضعيف: "أتمتة عملي".

النتيجة: نصيحة عامة غامضة وغير قابلة للتنفيذ ولا تناسب سير عملك الفعلي.

Strong: "دورك هو مستشار إنتاجية. أنا مترجم مستقل. في كل وظيفة جديدة، أفعل ما يلي يدويًا: كتابة عروض الأسعار، ورسالة تسليم الملف، وتذكير الفاتورة والدفع. أنتج قوالب قابلة لإعادة الاستخدام لهذه المهام الأربع، وضع علامة على الحقول المتغيرة في كل منها باستخدام [قوسين مربعين] وأضف قائمة مرجعية مكونة من 2-3 عناصر في نهاية كل قالب سأقوم بفحصها قبل إرسالها."

النتيجة: قوالب حقيقية ذات مناطق تخصيص وتحكم أمني يمكنك استخدامها مباشرة.

يأتي الاختلاف من إعطاء الذكاء الاصطناعي عملك المتكرر الفعلي وطلب طبقة الموافقة.

الأخطاء الشائعة

• محاولة أتمتة العمل الإبداعي. تستهدف الأتمتة التكرار، وليس خبرتك.
• تجاوز موافقة الإنسان. لا شيء يذهب إلى العميل يجب أن يمر عبر عينيك.
• قم بتعيين القالب مرة واحدة ونسيانه. القوالب حية؛ أصلح الجزء الذي لا يعمل.
• أتمتة كل شيء في وقت واحد. ابدأ بالمهام 2-3 التي تستهلك معظم الوقت.
• أتمتة البيانات السرية. لا تعطي أسرار العملاء للتدفقات الآلية.

تنبيه: عند سكب بيانات العميل (البريد الإلكتروني، الاسم، المستند) في أدوات التشغيل الآلي، تعرف على أين تذهب هذه البيانات. تقوم بعض أدوات الأتمتة والذكاء الاصطناعي بتخزين البيانات أو يمكن استخدامها في التدريب. بالنسبة للتدفقات التي تحتوي على معلومات سرية عن العميل، قم بإخفاء هوية البيانات أو قم بتنفيذ هذه الخطوة يدويًا.

باختصار

تعمل الأتمتة على تحويل الموظف المستقل إلى فريق مكون من رجل واحد: قوالب متكررة ومهام قياسية وتوفر وقتًا ثمينًا للعمل الفعلي. قم بالقياس أولاً، وحدد التكرارات الأكثر استهلاكًا للوقت، ثم قم بوضع القالب والتحسين. لكن القاعدة الذهبية تظل قائمة: يقوم الذكاء الاصطناعي بإعداد المسودة، ويوافق عليها الإنسان. لا تضحي بالثقة من أجل السرعة؛ يجب أن تزيدك الأتمتة من مسؤوليتك، لا أن تلغيها.

مهمة التطبيق

قم بتدوين ملاحظة تقريبية عن العمل الذي قمت به لمدة أسبوع. 1. عزل مرشحي الأتمتة باستخدام القالب. حدد المهمة الأولى التي تستهلك معظم الوقت، وأنشئ قالبًا قابلاً لإعادة الاستخدام باستخدام القالب 2، وأضف قائمة مرجعية باستخدام القالب 4. استخدم هذا القالب في وظيفتك الحقيقية التالية وقم بقياس مقدار الوقت الذي توفره.

قائمة مرجعية

• [ ] قمت بقياس وقتي وحددت المهام القياسية المتكررة.
• [ ] اخترت الوظائف 2-3 التي تستهلك معظم الوقت للتشغيل الآلي.
• [ ] لقد قمت بإنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام ووضعت علامة على مناطق التخصيص.
• [ ] قمت بجمع القوالب الخاصة بي في مكتبة واحدة.
• [ ] أحافظ على طبقة الموافقة البشرية لكل مخرجات تذهب إلى العميل.
• [ ] أقوم بإخفاء هوية البيانات السرية في تدفقات الأتمتة.