المكاسب:
- القدرة على إعداد المسودات الأولى لنصوص السياسات والإجراءات بهيكل ووضوح باستخدام الذكاء الاصطناعي
- القدرة على إنتاج الإعلانات ورسائل البريد الإلكتروني ونصوص الاتصال الداخلية الحساسة بالأسلوب المناسب والتعاطف
- القدرة على إنشاء عملية تتطلب موافقة الخبراء/القانونية على نصوص السياسة القانونية والحساسة
الموارد البشرية هي صوت الشركة وكذلك صانع القواعد. تنتج الموارد البشرية نصوصًا باستمرار، بدءًا من سياسات الإجازات إلى قواعد العمل عن بُعد، ومن العمليات التأديبية إلى إعلانات العطلات، ومن خطابات الرفع إلى بيانات إعادة الهيكلة. بعض هذه النصوص لها عواقب قانونية، في حين أن البعض الآخر يشكل بشكل مباشر ثقافة الشركة ومعنويات الموظفين. يُنتج الذكاء الاصطناعي (AI) مسودات أولية سريعة ومتسقة لكلا النوعين من النصوص. لكن دور الذكاء الاصطناعي في نصوص السياسات ودوره في نصوص الإعلانات مختلفان تمامًا؛ وفي هذه الوحدة سنوضح هذا التمييز ونتعلم كيفية العمل بأمان في كلا المجالين.
بعض المصطلحات: السياسة هي قاعدة مكتوبة، غالبًا ما تكون ذات أساس قانوني، تلزم الموظفين. الإجراء هو مستند يشرح خطوة بخطوة كيفية تنفيذ السياسة. الاتصال الداخلي هو كافة إعلانات الشركة ورسائل البريد الإلكتروني والمعلومات التي ترسلها إلى موظفيها. النغمة هي اللون العاطفي والشكلي للنص؛ يتم إدراك نفس المعلومات بشكل مختلف تمامًا مع نغمات مختلفة.
الاتصالات الداخلية: منطقة الراحة للذكاء الاصطناعي
يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي بحرية في النصوص مثل الإعلانات ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل التهنئة والشكر؛ المخاطر منخفضة، والفوائد عالية. المهارة الحقيقية هنا هي الحصول على النغمة الصحيحة.
دورك: أخصائي اتصالات مؤسسية. المهمة: اكتب الإعلان التالي كرسالة بريد إلكتروني للموظفين. الموضوع: الانتقال إلى ترتيب عمل مختلط جديد (المكتب يومين في الأسبوع) اللهجة: واضحة وإيجابية وتركز على الموظف. اشرح مبررات التغيير وفوائده. الطول: قصير، يمكن مسحه بنقاط نقطية. حدد في النهاية المكان الذي يجب إعادة توجيه الأسئلة إليه. القاعدة: اترك معلومات التاريخ/الشخص/الموقع المحددة [أقواس مربعة] وسأملأها.
نصيحة: حدد دائمًا لهجة التواصل الداخلي: "واضحة وإيجابية"، "متعاطفة"، "رسمية ولكن دافئة"، وما إلى ذلك. يجب تسليم المعلومات نفسها بنبرة مختلفة تمامًا للأخبار السيئة (على سبيل المثال، خفض الفوائد) والأخبار الجيدة (على سبيل المثال، المزايا الجديدة). يحدد الذكاء الاصطناعي النغمة بشكل جيد بشكل مدهش، ولكن فقط إذا قلتها.
عندما يتعلق الأمر بالأخبار الحساسة (القيود، التغيير، الأخبار السيئة)، فإن تحقيق توازن بين التعاطف والشفافية أمر بالغ الأهمية:
اكتب نصًا يعلن فيه عن الأخبار الحساسة التالية للموظفين. الأخبار: ميزانية مكافآت الأداء لهذا العام أقل من العام الماضي. اللهجة: صادقة ومتعاطفة وليست دفاعية. لا تخفي الحقيقة بتليينها، بل امنح الأمل والنظرة المستقبلية. لا تكن اتهاميًا أو باردًا. أعط إجابة محترمة لسؤال الموظف "لماذا".
نصوص السياسة: الفضاء الواعي للذكاء الاصطناعي
تعتبر السياسات مثل الإجازة والانضباط والعمل الإضافي وخصوصية البيانات ملزمة قانونًا. هنا، يقوم الذكاء الاصطناعي بإصدار المسودة، لكن النص لا يتم تطبيقه بشكل مباشر أبدًا. عملية آمنة خطوة بخطوة:
- التأكيد على المسودة. قل لمنظمة العفو الدولية "هذه مسودة وليست النص النهائي".
- إعطاء الهيكل. الغرض والنطاق والتعاريف والقواعد والعملية والاستثناءات.
- ضع علامة على العبارات القانونية. تسمية "التحقق" بدلاً من التسمية المختلقة.
- اترك المعلومات الخاصة بالشركة فارغة. قمت بملء الأرقام والأوقات.
- الحصول على موافقة الخبراء/القانونية. لا يمكن تخطي هذه الخطوة.
دورك: كاتب سياسة الموارد البشرية. المهمة: إنشاء مسودة لسياسة الإجازة السنوية. الهيكل: الغرض، والنطاق، والتعريفات، واستحقاق الإجازة، وعملية الطلب، وتدفق الموافقة، والاستثناءات. القاعدة: ضع علامة على البيانات والمدد القانونية باستخدام علامة [التحقق وفقًا للتنظيم]. ملاءمة مادة معينة من القانون أو الفترة؛ وضح أنك غير متأكد. هذه مسودة وليست النص النهائي.
ويضع النموذج إطارًا جيدًا هنا ("يتم تحديد الإجازة السنوية مدفوعة الأجر حسب أقدمية الموظف [التحقق من التنظيم]")، ولكن من الواضح أنها مقيدة بتكوين التفاصيل القانونية. يمكنك أيضًا التشكيك في أوجه القصور في السياسة الحالية:
قم بإدراج النقاط المفقودة أو غير الواضحة في مسودة سياسة الإجازة هذه: - ما هي المواقف التي تظل غير محددة؟ (مثال: إجازة نصف يوم، إجازة بعذر) - ما هي العبارة التي تقبل أكثر من تفسير؟ - ما هي النقاط التي قد تربك الموظف؟ تقديم اقتراح، ولكن لا يشكل المدة القانونية/المادة؛ إذا كان الأمر غير واضح، فقل "تحقق".
ثلاث حالات صغيرة
الحالة 1 - قوة النغمة. أعلنت إحدى الشركات قرارها بالعودة إلى المكتب بطريقة باردة وحتمية، وكان رد فعل الموظفين. أعاد قسم الموارد البشرية كتابة نفس المعلومات باستخدام الذكاء الاصطناعي بنبرة متعاطفة ومعقولة: تمت إضافة سبب القرار وفائدته وقناة الأسئلة. وبعد الإعلان الثاني انخفض عدد التعليقات السلبية في القناة الداخلية بشكل ملحوظ.
الحالة 2 - خطر المواد المزيفة. وطلب أحد خبراء الموارد البشرية من منظمة العفو الدولية بشكل مباشر "كتابة سياسة الإجازات"؛ وتضمن النص فترة إجازة سنوية مقنعة ولكنها غير صحيحة. ولحسن الحظ، تم القبض عليه أثناء خطوة الموافقة القانونية. بعد هذه الحادثة، قام الفريق بتوحيد قيود "[التحقق وفقًا للائحة]" و"التصنيع" لجميع مطالبات السياسة.
الحالة 3 - التبسيط. لم يكن أحد يقرأ سياسة العمل عن بعد المكونة من 6 صفحات والمكتوبة بلغة قانونية ثقيلة. طلبت إدارة الموارد البشرية من الذكاء الاصطناعي تبسيط النص مع القيد "لا تغير المعنى، فقط قم بتحسين الوضوح"؛ تم تقليص الوثيقة إلى صفحتين، وزاد معدل القراءة، وانخفض عدد الأسئلة المتكررة التي يتلقاها قسم الموارد البشرية بمقدار الثلث تقريبًا.
موجه ضعيف / موجه قوي
مطالبة ضعيفة: اكتب لنا سياسة الأذونات.
النتيجة: نص يبدو حقيقياً لكنه قد يحتوي على فترات وبنود قانونية غير صحيحة، ويكون خطيراً إذا تم استخدامه بشكل مباشر.
مطالبة قوية: [التركيز على المخطط التفصيلي + البنية الواضحة + قيد "وضع علامة على البيان القانوني، لا تختلقه" + ترك المعلومات الخاصة بالشركة فارغة بين قوسين معقوفين]
النتيجة: مسودة آمنة تم إعدادها للمراجعة، ووضع علامة على المخاطر، وجاهزة لموافقة الخبراء.
دور الذكاء الاصطناعي حسب نوع النص
نوع النص
دور الذكاء الاصطناعي
خطوة إلزامية
إعلان / البريد الإلكتروني
المخطط التفصيلي الكامل، وتعديل النغمة
التحقق من دقة المعلومات
احتفال / رسالة داخلية
إنتاج مجاني
مراجعة خفيفة
الأخبار الحساسة (انقطاع الخدمة، وما إلى ذلك)
مسودة + نغمة
التعاطف والتحقق من الحقائق
سياسة الإجازة/العمل الإضافي
مشروع هيكل عظمي
موافقة قانونية/خبير
العملية التأديبية/إنهاء الخدمة
مجرد هيكل عظمي
يجب أن يكون لديه موافقة قانونية
تنبيه: لا تنشر أي نص سياسة من إنتاج منظمة العفو الدولية دون موافقة خبير أو وحدة قانونية وفقًا لتشريعات العمل المعمول بها وشروط الشركة. يمكن للنموذج أن يقدم بشكل مقنع معلومات قديمة أو تتعلق بقانون بلد آخر. إن فترة الإجازة أو إجراء الإنهاء غير الصحيح يعرض الشركة لمخاطر قانونية جسيمة. يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع المسودة الأولى؛ إن الصواب القانوني هو دائما مسؤولية الإنسان.
الأخطاء الشائعة
- نشر السياسة مباشرة. ولا ينبغي أن يدخل النص القانوني حيز التنفيذ دون موافقة الخبراء.
- جعل الذكاء الاصطناعي يشكل التفاصيل القانونية. قم بوضع علامة على المدة والعناصر والتحقق منها.
- عدم تحديد النغمة. إذا لم يتم ذكر النغمة، فسيخرج النص إما باردًا أو غير مناسب.
- نقل الأخبار الحساسة ببرود. يؤدي الافتقار إلى التعاطف إلى التفاعل وفقدان الثقة.
- وجود الذكاء الاصطناعي يملأ المعلومات الخاصة بالشركة. اترك التاريخ/الشخص/الرقم فارغًا بين قوسين مربعين.
- - تغيير المعنى مع التبسيط. تأكد من إضافة قيد "عدم تغيير المعنى".
في ملخص
- يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي بحرية في نصوص التواصل الداخلي (الإعلان، البريد الإلكتروني، الاحتفال)؛ تأكد من تحديد النغمة والتحقق من دقة المعلومات.
- تحقيق التوازن بين التعاطف والشفافية في الأخبار الحساسة؛ استخدم لغة محترمة ومفعمة بالأمل دون إخفاء الحقيقة.
- نصوص السياسة (الإجازة، الانضباط، العمل الإضافي) لها عواقب قانونية؛ يقوم الذكاء الاصطناعي بإنتاج المسودات فقط، ولا يدخل النص حيز التنفيذ بشكل مباشر.
- لا تجعل الذكاء الاصطناعي يكيف الصياغة القانونية والمواعيد النهائية؛ وتمييزها بعلامة "التحقق" وتأكيدها من قبل الخبير؛ تقوم بملء المعلومات الخاصة بالشركة.
- لا تنشر أي نص سياسة دون الحصول على موافقة قانونية/موافقة الخبراء؛ يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع عملية الصياغة، والدقة القانونية هي مسؤولية الإنسان.
مهمة التطبيق
إنتاج نصين. الأول هو التواصل الداخلي منخفض المخاطر: اطلب من الذكاء الاصطناعي أن يطبع إعلان تغيير، مع تحديد النبرة ("متعاطفة"، "واضحة وإيجابية") واترك المعلومات الدقيقة فارغة بين قوسين معقوفين. والثاني هو مسودة سياسة عالية المخاطر: اطلب سياسة الإجازة أو العمل عن بعد؛ قم بتمييز التعبيرات القانونية بعلامة "[تحقق]" وفرض قيد "ملفق". ثم قم بإعداد قائمة بكل عبارة تم وضع علامة عليها في مسودة السياسة والتي تحتاج إلى تأكيد بالتشريع الفعلي/آراء الخبراء.
قائمة مرجعية
- [ ] هل تم تصنيف خطورة نوع النص (اتصال داخلي منخفض أو سياسة عالية) بشكل صحيح؟
- [ ] هل تم ذكر النغمة بوضوح في نص الاتصال الداخلي؟
- [ ] هل اختل توازن التعاطف والشفافية في الأخبار الحساسة؟
- [ ] هل تم وضع علامة على البيانات القانونية في مسودة السياسة وتم وضع قيد "ملفق"؟
- [ ] هل تم ترك التاريخ/الشخص/الرقم الخاص بالشركة فارغًا بين قوسين مربعين؟
- [ ] هل من المقرر الحصول على موافقة قانونية/موافقة الخبراء على نص السياسة؟
- [ ] هل تم استخدام قيد "تغيير المعنى" في التبسيط؟