የሰው ኃይል ፖሊሲ እና የውስጥ ግንኙነት ጽሑፎች

ትርፍ፡

• ከ AI ጋር መዋቅር እና ግልጽነት ያላቸው የፖሊሲ እና የአሰራር ጽሑፎች የመጀመሪያ ረቂቆችን የማዘጋጀት ችሎታ
• ማስታወቂያዎችን፣ ኢሜይሎችን እና ሚስጥራዊነት ያላቸው የውስጥ ግንኙነት ጽሑፎችን በትክክለኛው ቃና እና ርህራሄ የማዘጋጀት ችሎታ
• በህጋዊ እና ሚስጥራዊነት ባላቸው የፖሊሲ ጽሑፎች ላይ የባለሙያ/የህጋዊ ፍቃድ የሚያስፈልገው ሂደት የመመስረት ችሎታ

HR የኩባንያው ድምጽ እና ደንብ አውጪ ነው. HR ከእረፍት ፖሊሲዎች እስከ የሩቅ የስራ ህጎች፣ ከዲሲፕሊን ሂደቶች እስከ የበዓል ማስታወቂያዎች፣ ደብዳቤዎችን ከማሳሳት እስከ መግለጫዎችን ማዋቀር ድረስ ያለማቋረጥ ጽሑፎችን ያዘጋጃል። ከእነዚህ ጽሑፎች ውስጥ አንዳንዶቹ ህጋዊ ውጤቶች አሏቸው, ሌሎች ደግሞ የኩባንያውን ባህል እና የሰራተኞችን ሞራል በቀጥታ ይቀርፃሉ. አርቴፊሻል ኢንተለጀንስ (AI) ፈጣን እና ተከታታይ የሁለቱም የጽሁፍ አይነቶች የመጀመሪያ ረቂቆችን ያዘጋጃል። ነገር ግን በፖሊሲ ጽሑፎች ውስጥ የ AI ሚና እና በማስታወቂያ ጽሑፎች ውስጥ ያለው ሚና በጣም የተለያየ ነው; በዚህ ክፍል ውስጥ፣ ይህንን ልዩነት እናብራራለን እና በሁለቱም አካባቢዎች እንዴት በደህና መስራት እንደምንችል እንማራለን።

ጥቂት ቃላቶች፡ ፖሊሲ ሰራተኞችን የሚያስተሳስር የጽሁፍ ህግ፣ ብዙ ጊዜ ህጋዊ መሰረት ያለው ነው። የአሰራር ሂደት ፖሊሲን እንዴት መተግበር እንደሚቻል ደረጃ በደረጃ የሚያብራራ ሰነድ ነው። የውስጥ ግንኙነት ሁሉም የኩባንያው ማስታወቂያዎች፣ ኢሜሎች እና መረጃዎች ለሰራተኞቹ ነው። ቶን የጽሑፉ ስሜታዊ ቀለም እና መደበኛነት ነው; ተመሳሳይ መረጃ ከተለያዩ ድምፆች ጋር በጣም በተለየ መንገድ ይገነዘባል.

የውስጥ ግንኙነቶች፡ AI's Confort Zone

AI እንደ ማስታወቂያዎች ፣ ኢሜይሎች ፣ እንኳን ደስ ያለዎት እና የምስጋና መልእክቶች ባሉ ጽሁፎች ውስጥ በነፃነት መጠቀም ይቻላል ። አደጋው ዝቅተኛ ነው, ጥቅሙ ከፍተኛ ነው. እዚህ ያለው እውነተኛ ችሎታ ድምጹን በትክክል ማግኘት ነው።

የእርስዎ ሚና፡ የኮርፖሬት ኮሙኒኬሽን ስፔሻሊስት፡ ተግባር፡ የሚከተለውን ማስታወቂያ ለሰራተኞች እንደ ኢሜል ይፃፉ፡ ርዕሰ ጉዳይ፡ ወደ አዲስ ድብልቅ የስራ ዝግጅት ሽግግር (ቢሮ በሳምንት 2 ቀን) ቃና፡ ግልጽ፣ አወንታዊ፣ ሰራተኛ ላይ ያተኮረ። የለውጡን ምክንያት እና ጥቅም ያብራሩ። ርዝመት፡ አጭር፣ በጥይት ነጥቦች ሊቃኝ የሚችል። ጥያቄዎቹ የሚተላለፉበት መጨረሻ ላይ ይግለጹ. ደንብ፡ ትክክለኛውን ቀን/ሰው/አካባቢ መረጃ [SQUARE BRACKETS] ይተው እና እኔ እሞላዋለሁ።

ጠቃሚ ምክር: ሁልጊዜ በውስጣዊ ግንኙነት ውስጥ ያለውን ድምጽ ይግለጹ: "ግልጽ እና አወንታዊ", "ስሜታዊ", "መደበኛ ግን ሞቅ ያለ", ወዘተ. ተመሳሳይ መረጃ ለመጥፎ ዜናዎች (ለምሳሌ, ጥቅም መቁረጥ) እና መልካም ዜና (ለምሳሌ, አዲስ ጥቅሞች) ሙሉ ለሙሉ በተለየ ድምጽ መቅረብ አለበት. AI ድምጹን በሚያስደንቅ ሁኔታ ያዘጋጃል - ግን ከተናገሩት ብቻ።

ወደ ሚስጥራዊነት ያለው ዜና (ገደብ፣ ለውጥ፣ መጥፎ ዜና) ሲመጣ፣ የመተሳሰብ እና ግልጽነት ሚዛን መምታት ወሳኝ ነው።

የሚከተሉትን ስሱ ዜናዎችን ለሰራተኞች የሚገልጽ ጽሑፍ ይጻፉ። ዜና፡- የዘንድሮው የአፈጻጸም ቦነስ በጀት ከአምናው ያነሰ ነው። ቃና፡ ሐቀኛ፣ ርኅሩኅ እንጂ ተከላካይ አይደለም። እውነትን በማለዘብ አትደብቁት ነገር ግን ተስፋ እና የወደፊት እይታን ስጡ። ውንጀላ ወይም ቀዝቃዛ አትሁን። ለሠራተኛው "ለምን" ለሚለው ጥያቄ በአክብሮት መልስ ይስጡ።

የፖሊሲ ጽሑፎች፡ AI's mindful Space

እንደ ፈቃድ፣ ተግሣጽ፣ የትርፍ ሰዓት እና የውሂብ ግላዊነት ያሉ መመሪያዎች በሕግ አስገዳጅ ናቸው። እዚህ, AI ረቂቁን ያመነጫል, ነገር ግን ጽሑፉ በቀጥታ ተግባራዊ አይሆንም. ደህንነቱ የተጠበቀ የደረጃ በደረጃ ሂደት;

1. ረቂቁን አጽንዖት ይስጡ. ለ AI “ይህ ረቂቅ እንጂ የመጨረሻው ጽሑፍ አይደለም” ንገሩት።
2. አወቃቀሩን ይስጡ. ዓላማ፣ ወሰን፣ ትርጓሜዎች፣ ደንቦች፣ ሂደት፣ ልዩ ሁኔታዎች።
3. የሕግ ሐረጎችን ምልክት ያድርጉ። ከተሰራው ይልቅ "አረጋግጥ" መለያ።
4. የኩባንያ-ተኮር መረጃ ባዶ ይተዉት። ቁጥሮቹን እና ሰዓቱን ይሞላሉ.
5. የባለሙያ/የህግ ይሁንታ ያግኙ። ይህ እርምጃ ሊዘለል አይችልም.

የእርስዎ ሚና፡ የሰው ኃይል ፖሊሲ ጸሐፊ ተግባር፡ ለዓመታዊ ዕረፍት ፖሊሲ ረቂቅ ፍጠር። መዋቅር፡ ዓላማ፣ ወሰን፣ ትርጓሜዎች፣ የፍቃድ መብት፣ የጥያቄ ሂደት፣ የፈቃድ ፍሰት፣ ልዩ ሁኔታዎች። ደንብ፡ የሕግ መግለጫዎችን እና የቆይታ ጊዜዎችን [በደንቡ መሠረት አረጋግጥ] በሚለው መለያ ምልክት አድርግ። አንድ የተወሰነ የሕግ አንቀፅ ወይም ጊዜ መግጠም; እርግጠኛ እንዳልሆንክ ግልጽ አድርግ። ይህ ረቂቅ እንጂ የመጨረሻው ጽሑፍ አይደለም።

ሞዴሉ ጥሩ ማዕቀፍ እዚህ ያስቀምጣል (“የዓመታዊ ክፍያ ፈቃድ የሚወሰነው በሠራተኛው ከፍተኛ ደረጃ ነው”) ነገር ግን የሕግ ዝርዝሮችን ከማዘጋጀት በግልጽ የተገደበ ነው። እንዲሁም የነባር ፖሊሲን ድክመቶች መጠየቅ ትችላለህ፡-

በዚህ ረቂቅ የእረፍት ፖሊሲ ውስጥ የጎደሉትን ወይም ግልጽ ያልሆኑትን ነጥቦች ይዘርዝሩ፡- የትኞቹ ሁኔታዎች ያልተገለጹ ናቸው? (ለምሳሌ የግማሽ ቀን እረፍት፣ ይቅርታ የተደረገበት ፈቃድ) - የትኛው መግለጫ ከአንድ በላይ ትርጉም ክፍት ነው? - ሰራተኛውን ግራ የሚያጋቡ ነጥቦች ምንድን ናቸው? ሃሳብ ያቅርቡ፣ ነገር ግን የህግ ጊዜ/አንቀጽ አያካሂዱ። ግልጽ ካልሆነ "አረጋግጥ" ይበሉ።

ሶስት ሚኒ ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የቃና ኃይል. አንድ ኩባንያ በብርድ፣ አስፈላጊ በሆነ መንገድ ወደ ቢሮው ለመመለስ መወሰኑን ያሳወቀ ሲሆን ሰራተኞቹ ምላሽ ሰጥተዋል። HR ተመሳሳዩን መረጃ ከ AI ጋር በአዛኝነት እና ምክንያታዊ በሆነ ድምጽ እንደገና ጻፈ፡ የውሳኔው ምክንያት፣ ጥቅሙ እና የጥያቄ ቻናል ታክለዋል። ከሁለተኛው ማስታወቂያ በኋላ, በውስጣዊው ሰርጥ ውስጥ ያሉ አሉታዊ አስተያየቶች ቁጥር በከፍተኛ ሁኔታ ቀንሷል.

ጉዳይ 2 - የውሸት ንጥረ ነገር አደጋ. አንድ የሰው ሃይል ኤክስፐርት AI "የእረፍት ፖሊሲን እንዲጽፍ" በቀጥታ ነግሮታል; ጽሑፉ አሳማኝ ነገር ግን የተሳሳተ የዓመት ፈቃድ ጊዜ ይዟል። እንደ እድል ሆኖ፣ በህጋዊ የፀደቀው ደረጃ ላይ ተይዟል። ከዚህ ክስተት በኋላ ቡድኑ በሁሉም የመመሪያ ጥያቄዎች ላይ "[በደንቡ መሰረት አረጋግጥ]" እና "የፋብሪካ" ገደቦችን ደረጃውን የጠበቀ ነው።

ጉዳይ 3 - ማቅለል. ማንም ሰው በከባድ ህጋዊ ቋንቋ የተጻፈ ባለ 6 ገጽ የርቀት ፖሊሲ እያነበበ አልነበረም። HR AI ጽሑፉን “ትርጉሙን አትለውጡ፣ ግልጽነትን ብቻ አሻሽል” በሚለው ገደብ እንዲቀልለው አድርጓል። ሰነዱ ወደ 2 ገፆች ዝቅ ብሏል፣ የንባብ መጠኑ ጨምሯል፣ እና በሰዎች የተቀበሉት ተደጋጋሚ ጥያቄዎች ብዛት በግምት በአንድ ሶስተኛ ቀንሷል።

ደካማ ፈጣን/ጠንካራ ፍጥነት

ደካማ ጥያቄ፡የፈቃድ ፖሊሲ ይፃፉልን።

ውጤቱ፡ እውነት የሚመስል ነገር ግን የተሳሳቱ የህግ ወቅቶች እና አንቀጾች ሊይዝ የሚችል እና በቀጥታ ጥቅም ላይ ከዋለ አደገኛ ነው።

ጠንካራ ጥያቄ፡ [አጽንዖት ይዘረዝራል + ግልጽ መዋቅር + “ህጋዊ መግለጫን ምልክት አድርግበት፣ አታስተካክለው” እገዳ + የኩባንያውን የተወሰነ መረጃ በካሬ ቅንፎች ባዶ ይተውት]

ውጤቱ፡ ደህንነቱ የተጠበቀ ረቂቅ ለግምገማ ተዘጋጅቷል፣ አደጋው ምልክት ተደርጎበታል እና ለባለሙያዎች ማረጋገጫ ዝግጁ ነው።

የ AI ሚና በጽሑፍ ዓይነት

የጽሑፍ ዓይነት

የ AI ሚና

አስገዳጅ ደረጃ

ማስታወቂያ / ኢሜል

ሙሉ ዝርዝር ፣ የድምፅ ማስተካከያ

የመረጃ ትክክለኛነት ማረጋገጥ

አከባበር/የውስጥ መልእክት

ነጻ ምርት

የብርሃን ግምገማ

ሚስጥራዊነት ያለው ዜና (መቋረጥ፣ ወዘተ)

ረቂቅ + ቃና

ርህራሄ እና እውነታን መመርመር

የትርፍ ሰዓት መመሪያ

ረቂቅ አጽም

የሕግ/የባለሙያ ፈቃድ

የዲሲፕሊን / የማቋረጥ ሂደት

ልክ አጽም

ህጋዊ ይሁንታ ሊኖረው ይገባል።

ማስጠንቀቂያ፡- ከኤክስፐርት ወይም ከህጋዊ አካል ሳይፀድቅ በአይኤ የተሰራ ማንኛውንም የፖሊሲ ጽሑፍ አታትሙ በሚመለከተው የሰራተኛ ህግ እና የድርጅት ሁኔታ። ሞዴሉ ጊዜው ያለፈበት ወይም የሌላ ሀገር ህግን የሚመለከቱ መረጃዎችን አሳማኝ በሆነ መልኩ ሊያቀርብ ይችላል። የተሳሳተ የእረፍት ጊዜ ወይም የማቋረጥ ሂደት ኩባንያውን ከባድ ህጋዊ አደጋ ላይ ይጥላል. AI የመጀመሪያውን ረቂቅ ያፋጥናል; የሕግ ትክክለኛነት ምንጊዜም የሰው ኃላፊነት ነው።

የተለመዱ ስህተቶች

• መመሪያውን በቀጥታ ማተም. የሕግ ጽሑፉ ያለ ኤክስፐርት ፈቃድ ተግባራዊ መሆን የለበትም።
• AI ህጋዊ ዝርዝሮችን መፍጠር። የቆይታ ጊዜ እና እቃዎች ምልክት ተደርጎባቸዋል እና ያረጋግጡ።
• ድምጹን አለመግለጽ። ድምጹ ካልተገለፀ, ጽሑፉ ቀዝቃዛ ወይም ተገቢ ያልሆነ ይወጣል.
• ትኩስ ትኩስ ዜናዎች። ርህራሄ ማጣት ምላሽ ሰጪነትን እና እምነትን ማጣትን ይፈጥራል።
• AI በኩባንያ ላይ የተወሰነ መረጃ እንዲሞላ ማድረግ። ከካሬ ቅንፎች ጋር ቀኑን/ሰውን/ቁጥሩን ባዶ ይተውት።
• በማቅለል ጊዜ ትርጉሙን መቀየር. "ትርጉም አትቀይር" የሚለውን ገደብ ማከልዎን እርግጠኛ ይሁኑ.

በማጠቃለያው

• AI በውስጣዊ የግንኙነት ጽሑፎች (ማስታወቂያ, ኢሜል, ክብረ በዓል) ውስጥ በነፃነት መጠቀም ይቻላል; ድምጹን መግለጽዎን ያረጋግጡ እና የመረጃውን ትክክለኛነት ያረጋግጡ።
• ሚዛኑን የጠበቀ ስሜትን እና ግልጽነትን በሚነካ ዜና ላይ ማመጣጠን; እውነትን ሳትደብቁ አክባሪ እና ተስፋ ሰጪ ቋንቋ ተጠቀም።
• የፖሊሲ ጽሁፎች (ዕረፍት፣ ተግሣጽ፣ የትርፍ ሰዓት) ህጋዊ ውጤቶች አሏቸው። AI ረቂቆችን ብቻ ያዘጋጃል, ጽሑፉ በቀጥታ ተግባራዊ አይሆንም.
• AI ህጋዊ የቃላት አጠቃቀምን እና የግዜ ገደቦችን አያስተካክል; በ "አረጋግጥ" መለያ ምልክት ተደርጎበት እና በባለሙያው የተረጋገጠ; የኩባንያውን የተወሰነ መረጃ ይሞላሉ።
• ያለ ህጋዊ/የባለሙያ ፈቃድ ማንኛውንም የፖሊሲ ጽሑፍ አያትሙ; AI ረቂቅን ያፋጥናል, የህግ ትክክለኛነት የሰው ሃላፊነት ነው.

የመተግበሪያ ተግባር

ሁለት ጽሑፎችን አዘጋጅ. የመጀመሪያው ዝቅተኛ ተጋላጭነት ያለው የውስጥ ግንኙነት ነው፡ AI ለውጥ ማስታወቂያ እንዲወጣ ያድርጉ፣ ድምጹን ("ስሜታዊ፣"ግልፅ እና አወንታዊ") በመግለጽ ትክክለኛውን መረጃ በካሬ ቅንፎች ባዶ ይተዉት። ሁለተኛው ከፍተኛ ስጋት ያለው ረቂቅ ፖሊሲ ነው-የእረፍት ወይም የርቀት የስራ ፖሊሲን ይጠይቁ; የህግ መግለጫዎችን በ"[VERIFY]" መለያ ምልክት ያድርጉ እና "የተሰራ" እገዳን ይጫኑ። ከዚያም እያንዳንዱ ምልክት የተደረገበትን መግለጫ በፖሊሲው ረቂቅ ውስጥ በትክክለኛ ህግ/በባለሙያ አስተያየት መረጋገጥ አለበት።

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [] የጽሑፍ ዓይነት (ዝቅተኛ የውስጥ ግንኙነት ወይም ከፍተኛ ፖለቲካ) አደጋ በትክክል ተከፋፍሏል?
• [ ] ቃና በውስጣዊ የግንኙነት ጽሑፍ ውስጥ በግልፅ ተቀምጧል?
• [ ] ስሜታዊ በሆኑ ዜናዎች ውስጥ የመተሳሰብ እና ግልጽነት ሚዛን ተመትቷል?
• [ ] የህግ መግለጫዎች በፖሊሲው ረቂቅ ላይ ምልክት ተደርጎባቸዋል እና "የተሰራ" እገዳ ተጥሎባቸዋል?
• [ ] የኩባንያው የተወሰነ ቀን/ሰው/ቁጥር በካሬ ቅንፎች ባዶ ቀርቷል?
• [ ] ለመመሪያው ጽሑፍ ህጋዊ/የባለሙያ ማፅደቅ ታቅዷል?
• [] የ"ትርጉም ለውጥ" ገደብ ለማቃለል ጥቅም ላይ ውሏል?